Управление проектами

Управление  проектами

1. Жизненный  цикл и структура  проекта

Проект - это ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией.

Общие признаки проектов:

1. они направлены на  достижение конкретных целей; 

2. они включают в  себя координированное выполнение  взаимосвязанных действий;

3.они имеют ограниченную  протяженность во времени, с  определенным началом и концом;

4. они в определенной  степени неповторимы и уникальны.

Управление  проектом - это планирование, координация и контроль работ по проекту для достижения его целей в рамках заданного бюджета и сроков, с надлежащим качеством

Именно эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект. Под управлением  проектом подразумевается деятельность, направленная на реализацию  проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).

Для того чтобы справиться с ограничениями по времени используются методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из под контроля. Для выполнения работ требуется их ресурсное обеспечение и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).

Из трех основных ограничений труднее всего контролировать ограничения по заданным результатам проекта. Проблема заключается в том, что задания часто трудно и формулировать, и контролировать. Для решения данных проблем используются, в частности, методы управления качеством работ.

При определении содержания проекта учитываются 2 элемента: содержание продукта проекта (включает цели, результаты проекта, их определение и описание) и содержание работ проекта.

Методы структуризации проекта: 1. сверху вниз (определяют общие  задачи, затем детализация), 2. снизу вверх (частные задачи – их объединение)

Жизненный цикл проекта используется:

• Для определения начала и конца проекта;
• Для исследования целесообразности проекта;
• Для определения того, что должно быть сделано на каждой фазе проекта (цели - продукты).

Типичный жизненный  цикл проекта, как видно на рисунке, состоит из четырех фаз: 

1. Начальная фаза (концепция). 
2. Фаза разработки. 
3. Фаза реализации.
4. Фаза завершения.

 

 

Фаза  концепции посвящена разработке концепции проекта и включает в себя:

1. Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование).
2. Выявление потребности в изменениях (в проекте).
3. Определение проекта:
• цели, задачи, результаты;
• основные требования, ограничительные условия, критерии;
• уровень риска;
• окружение проекта, потенциальные участники;
• требуемое время, ресурсы, средства и др.

4. Определение и сравнительная оценка альтернатив.

5. Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

В фазе разработки разрабатываются основные компоненты проекта, и осуществляется подготовка к его реализации.

Основные работы этой фазы:

1. Назначение руководителя  проекта и формирование команды  проекта, в первую очередь ключевых  членов команды.

2. Развитие концепции  и разработка основного содержания  проекта:

• конечный результат(ы) и продукт(ы),
• стандарты качества,
• структура проекта,
• основные работы,
• требуемые ресурсы.

3.Структурное планирование, в т.ч.: календарные планы и  укрупненные графики работ и  обеспечения, смета и бюджет  проекта, потребность в ресурсах,  определение и распределение рисков.

4.Представление проектной разработки.

5. Получение одобрения на продолжение работ по проекту.

В фазе реализации выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта. Данная фаза включает в себя:

1. Организацию и проведение торгов, заключение контрактов

2. Полный ввод в  действие разработанной системы  УП.

3. Организацию выполнения  работ.

4. Ввод в действие  средств и способов коммуникации  и связи участников проекта.

5. Ввод в действие  системы стимулирования (участников) проекта.

6. Детальное проектирование  и технические спецификации.

7. Оперативное планирование  работ.

8. Установление системы  информационного контроля за  ходом работ.

9. Организацию и управление  материально-техническим обеспечением  работ, в т.ч. запасами, закупками.

10. Выполнение работ,  предусмотренных проектом (в т.ч.  производство строительно - монтажных  и пуско-наладочных работ).

11. Руководство, координация  работ, согласование темпов, мониторинг  прогресса, прогноз состояния,  оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

• ход работ, их темпы,
• качество работ и проекта,
• продолжительность и сроки,
• стоимость и другие показатели.

12. Решение возникающих  проблем и задач.

В завершающей  фазе (или фазе окончания) проекта достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы:

• Испытания окончательного продукта(ов) проекта.
• Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.
• Оценка результатов проекта и подведение итогов.
• Подготовка итоговых документов.
• Закрытие работ и проекта.
• Разрешение конфликтных ситуаций.
• Реализация оставшихся ресурсов.
• Расформирование команды проекта.

 

Структура проекта должна удовлетворять следующим требованиям:

1. Совокупность элементов каждого уровня иерархии декомпозиции проекта должна представлять весь проект.
2. Уровни декомпозиции различаются между собой степенью детализации.

Исходя из первого  требования суммарное значение характеристик  проекта (объемы работ, стоимость, потребляемые ресурсы, количество исполнителей и др.) на каждом уровне структуры проекта должны совпадать.

 Нижний уровень  декомпозиции проекта должен  содержать такие элементы работ,  на основе которых могут быть  определены количественные значения характеристик работ, необходимые и достаточные для оперативного управления проектом.

Структура проекта или, точнее, структурная модель (схема) проекта может иметь различную  степень детализации и отражать различные аспекты проекта.

Принципами  декомпозиции могут служить:

■     компоненты объекта (товара, услуги), получаемого  в результате   реализации проекта;

■     этапы  жизненного цикла проекта, его основные фазы;

■     подразделения  организационной структуры организации, выполняющей проект;

■     географическое   размещение   для   пространственно   распределенных проектов.

На практике при построении структурных моделей часто используют одновременно несколько принципов  декомпозиции.

Вне зависимости от выбранного принципа декомпозиции существуют некоторые  общие правила построения структурной схемы проекта.

Нижний уровень иерархической  декомпозиции проекта содержит самый  подробный перечень работ проекта. Нижние уровни иерархических структур проекта независимо от принципа декомпозиции проекта совпадают между собой, в противном случае это означает, что проект не полностью представлен своими работами или представлен избыточными работами, которые не входят в состав проекта.

Нет строгой регламентации  по числу уровней иерархии структуры  проекта. Число уровней обычно колеблется в пределах от 6 до 8 в зависимости от сложности, масштабов проекта и других его характеристик.

Верхние уровни структурной  декомпозиции работ проекта ориентированы  на результаты и (или) фазы жизненного цикла проекта, а нижние уровни отражают дальнейшую детализацию с ориентацией на работы проекта вплоть до работ конкретного исполнителя.

 

 

2. Управление  процессом подготовки проекта:  аналитико-прогностический этап

 

Организация работ на стадии разработки проекта.

На стадии разработки (прединвестиционной фазе) выполняются следующие виды работ:

• определение инвестиционных возможностей и выдвижение бизнес-идеи;
• анализ альтернативных вариантов проекта и предварительный выбор проекта;
• подготовка проекта - разработка предварительного технико-экономического (ПТЭО) и технико-экономического обоснования (ТЭО);
• функциональные исследования по проекту;
• заключение по проекту и решение об инвестировании (оценочное заключение).

Такое постадийное выполнение прединвестиционной фазы позволяет  производить поэтапную проверку бизнес-идеи и оценивать альтернативные варианты решений.

Бизнес-идея в общем  виде отражает основные цели проекта.

Таким образом, процесс  разработки проекта начинается с  формирования его концепции.

Процесс формирования концепции  проекта принято делить на следующие этапы:

1. Формулировка целей, достижение которых обеспечивается реализацией проекта.
2. Формулировка предварительных альтернативных вариантов (сценариев развития проекта), удовлетворяющих целям инвестора.
3. Отбор вариантов проекта, приемлемых с точки зрения  сроков реализации и других условий.

Разработка концепции  проекта предусматривает выполнение следующих действий:

- обоснование целей  проекта на основе изучения  рынка и анализа производственных  резервов;

- предварительную оценку  стоимости проекта и прогноз увеличения оборотного капитала;

- оценку продолжительности  инвестиционного процесса и собственно  реализации проекта, срока начала  эксплуатации проекта; 

- прогноз увеличения  капитала от реализации проекта;

- определение источников (инвесторов) и размеров финансирования;

• определение основных характеристик проекта.

К числу последних  можно отнести:

• наличие альтернативных технических решений;
• спрос на продукцию проекта;
• продолжительность проекта, и в том числе, его инвестиционной фазы;
• оценку уровня базовых, текущих и прогнозных цен на продукцию или услуги проекта;
• перспективы экспорта продукции проекта;
• сложность проекта;
• объем и состав нормативной и проектно-сметной документации;
• инвестиционный климат в районе реализации проекта;
• соотношение затрат и результатов проекта.

На основе этих характеристик  производится предварительный анализ осуществимости проекта. Для этой цели можно использовать различного рода экспертные системы.

  Концепция проекта  во многом определяется стратегическими  целями его инициаторов. Формирование концепции крупного проекта - это сложный процесс, требующий всесторонней подготовки. Для разработки различных аспектов концепции проекта  формируются рабочие группы: