Управление трудовыми ресурсами

Введение

 

 

Изменения, происходящие в  мировом экономическом сообществе в последние десятилетия, характеризуются  постоянным ужесточением конкуренции. В рыночных условиях деятельность предприятий  невозможно защитить от воздействия  факторов риска приводящих к неустойчивому  функционированию. Необходимость выживания на мировом и внутрироссийском рынке в условиях развивающегося постиндустриального общества требует совершенствования в подготовке и переподготовке кадров.

Подготовка кадров в офисной  деятельности - практически непрерывный процесс, который может заключаться как в новых концепциях, например концепции «обучающегося предприятия», так и в стандартных подходах. как например, различные семинары, обучение в институтах повышения квалификации высшего персонала или переподготовка рабочих. Квалификация рабочих в современных условиях характеризуется такими признаками, как глубокие общеобразовательные технические и профессиональные знания, мастерство и профессиональная подвижность. Уровень развития рабочей силы непосредственно связан с изменением и совершенствованием технического базиса производства. Научно-технический прогресс в современных условиях влияет на всю систему производственных сил, затрагивая в первую очередь человека как главную производительную силу общества с его способностью трудиться, создавать материальные блага, меняя содержание и условия трудовой деятельности, место человека в производстве. НТП порождает новые отрасли промышленности  и углубляет специализацию производства. Это обуславливает возникновение новых профессий и специальностей и в то же время ведет к исчезновению профессий, связанных с отмирающим видом производства и труда. Интенсификация с использованием роботов, автоматизированных систем машин, электронной и микропроцессорной техники меняет функциональное содержание труда. Все большее значение в автоматизированном производстве  приобретают более сложные функции с повышенными затратами умственной энергии (расчет, контроль, управление, техническое обслуживание машин и наблюдение за их работой). Все это приводит к изменению профессионально - квалификационного состава работников. Также в условиях современного производства все больше возрастает значение психологического фактора рабочей силы, интеллектуальной деятельности работника, роста его производственной и общей культуры, умения воспринимать и обрабатывать научную информацию. В свою очередь рост культурно-технического уровня трудящихся является одним из важнейших условий обеспечивающих поступательный процесс общества. Влияние профессиональной подготовки рабочих на экономический рост состоит в том, что работники, обладающие необходимым объемом знаний, умений и навыков, обеспечивают более высокую производительность и качество труда при рациональном использовании материальных ресурсов. Еще одним важным моментом является характерная особенность современного производства использование ЭВМ, что требует дальнейшего совершенствования подготовки кадров к овладению этой техникой. Причем важной проблемой является необходимость изыскания и использования новых форм и методов подготовки кадров для работы с новейшей техникой, освоение которой имеет существенное значение для повышения эффективности . В связи с этим изменяется и сам процесс подготовки рабочих кадров. Целостная система подготовки кадров обеспечивающая воспроизводство квалифицированной рабочей силы в соответствии с потребностями развития производства и его постоянного технического обновления, должна быть рассчитана на то, чтобы воздействовать на каждого работника в ходе всей его трудовой деятельности. Каждая ступень обучения призвана быть продолжением предыдущей и в наибольшей степени отвечать как способностям и возможностям работника, так и потребностям производств.

Все это говорит о необходимости  проведения научных исследований, связанных  с разработкой направлений и  методов совершенствования организации подготовки и переподготовки кадров в сфере офисной деятельности.

По степени разработанности проблемы, можно сделать следующие выводы. Развивающееся производство, научно-технический прогресс определили необходимость формирования концепции непрерывного профессионального образования, ее эволюции. Эти проблемы исследуются в многочисленных трудах отечественных и зарубежных ученых (А. Владиславьев, Е. Антосенков, А, Кочкина, Ю. Кокин, Т. Кидд, Т. Штульц. И д.р)

Значительно меньшее внимание в экономической литературе обращается на  исследование одной из важнейших  составляющих непрерывного профессионального образования – переподготовку рабочих кадров ( Ю. Богомолов, А. Косаев, Ю.Одегов и т.д.)

Анализ экономической  литературы убеждает в недостаточном  внимании исследователей к важному  звену – подготовке и переподготовке рабочих кадров, что в существенной мере предопределяет и неудовлетворительное состояние практических решений  в этой области. Между тем коренные изменения социально экономических  условий, развитие рынка труда ставят все новые вопросы перед теорией  подготовки и переподготовки кадров. Это явилось определяющим при выборе темы дипломной работы.

Цель дипломной работы – оценка эффективности организации подготовки и переподготовки кадров в офисной деятельности в ОАО «Мобильные ТелеСистемы» и разработка рекомендации по её повышению.

Исходя из поставленной цели, в работе необходимо решить следующие  задачи:

- изучить понятийный аппарат  офисной деятельности;

- рассмотреть теоретические  аспекты организации подготовки  и переподготовки кадров;

- выявить ключевые направления  организации подготовки и переподготовки  кадров;

- представить общую характеристику  ОАО «Мобильные ТелеСистемы»;

- изучить зарубежный опыт  и дать рекомендации для организации  с учетом российской действительности;

- разработать программу  мероприятий для усовершенствования организации подготовки кадров.

Предметом исследования является организация подготовки и переподготовки кадров.

Объект исследования - анализ организации подготовки и переподготовки кадров в офисной деятельности.

Методологической основой  написания данной работы послужили  законодательные и нормативные  документы, действующие в Российской Федерации, а так же специальная  литература по исследуемой проблеме отечественных и зарубежных авторов  В.В. Адамчука, А.Я. Кибанова,  Б.М. Генкина, Ю.Г. Одегова и т.д.

Работа состоит из трех глав. В первый главе описаны теоретические  аспекты изучения организации подготовки и переподготовки кадров в офисной деятельности. Во второй главе описан анализ подготовки и переподготовки кадров в организации. В третьей описаны основные направления совершенствования организации подготовки и переподготовки кадров в организации в условиях рыночной экономики.

 

1. Теоретические аспекты изучения организации подготовки и переподготовки кадров в офисной деятельности

 

1.1 Понятие офисной деятельности

 

 

Существует несколько подходов к определению понятия "офис". Если рассматривать толкования, приводимые в словарях, то понятие офис может определять канцелярию, справочное бюро ( inquiry office ), редакцию ( editorial office ), издательство ( publishing office ), учреждение ( public office ), головную контору объединения или предприятия, ведомство, государственный архив ( record office ), заводоуправление, министерство (см . Foreign Office , UK , Office of Education , USA ).

В американский словаре термин "офис" определяет как "место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью"[1].

На практике сложилось несколько  подходов к определению понятия  офиса. В широком смысле, офис- это организация, на входе и выходе которой - "бумаги", являющиеся :

- письмом или заключением (или визой), фиксирующим решение, принятое должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.),

- договором (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.) с некоторым юридическим или физическим лицом,

- распорядительным или учетным документом, выпущенным для фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.), и т.п.

Более узкий подход к определению  понятия офиса, заключается в  следующем. Офис - это организация типа канцелярии, функция которой - получать и выпускать документы, а также - отслеживать их движение. Причем данное определение зачастую основывается на толковании понятия документ как любого сообщения, передаваемого между участниками бизнес-процесса [2].

Офисы представляют собой системы  деловых связей со сложными потоками информации. Традиционно считается, что главными функциями офиса  является организация документооборота и работа канцелярии. Однако, основываясь  на том, что в общем случае офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их перемещения, но решения, имеющие  ценность для клиента офиса, далее  офис будет рассматриваться как  полнофункциональное предприятие.

Для определения содержания понятия «офисная деятельность»  необходимо обратиться к рассмотрению категорий, так или иначе связанных с определяемым понятием. Исходным здесь является «система управления», основными образующими понятиями - «система» и «управление». При всей их важности для современной науки до сих пор они не имеют общепринятых формальных определений. Понятие «система» широко распространено в научной литературе по различным отраслям знаний. Каждый автор, определяя это понятие, подчеркивает ту сторону, те аспекты, которые его интересуют и которые он исследует. Тем не менее можно сформулировать требования, которым должен удовлетворять объект, чтобы он рассматривался в качестве системы.

Прежде всего это целостность объекта. Любое образование, любое множество объектов может быть названо системой, если его рассмотрение как целого оправдано с какой-либо точки зрения и может помочь ответить на поставленный вопрос, решить сформулированную задачу. Естественно, что временем существования такой системы является период, в течение которого ставится и решается задача. Объект, образующий систему, продолжает существовать, но он будет образовывать уже другую систему в соответствии с новыми задачами изучения. Таким образом, всегда необходимо определить цель изучения, критерий, обусловливающий существование данного объекта как целого. Наличие такого критерия является вторым необходимым условием, рассмотрения объекта как системы.

Третье условие - рассматриваемый  объект должен быть частью, подсистемой  некоторой большей системы, что  позволяет определить, с какими другими  объектами и каким образом  он взаимодействует.

Последнее, четвертое условие, необходимое для рассмотрения объекта  как системы, - возможность разбиения  его на части, на подсистемы. Это  позволяет выяснить, какие связи  и взаимодействия между составляющими  объект элементами обеспечивают его  единство, существование как целого.

Офисная деятельность - это определенным образом организованная в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых обеспечивает условия эффективного выполнения управленческой деятельности для конкретной системы, управления [3]. Это определение предполагает наличие следующих структурных характеристик офисной деятельности:

- офисная деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, определяемых совокупностью параметров размещения офиса: количеством мест локализации (одно или несколько), их иерархической соподчиненностью (центральный или филиал) и прочими показателями функционирования офиса в пространстве;

- офисная деятельность  осуществляется в течение определенного  временного интервала, т. е.  обладает совокупностью временных  параметров: моментами начала и  окончания осуществления, чередованием  периодов с различными интенсивностями  своей реализации, прочими показателями  функционирования офиса во времени;

- офисная деятельность  реализуется людьми, для которых  она полностью или частично  является основным видом деятельности, что характеризуется составом  соответствующего персонала, его  квалификацией и стажем, распределением  прав и обязанностей и т.  п.;

- содержание офисной деятельности  определяется задачами обеспечения  условий для эффективной реализации  управленческой деятельности - управляемого  по отношению к офисной деятельности  процесса.

Подход к анализу проблем  офиса как к системе, перерабатывающей информацию, был исторически первым, возникшим как перенесение на эту более широкую область  опыта применения ЭВМ в построении управленческих информационных систем. В общем процессе развития информационной технологии информа­ционному подходу соответствует этап создания централизованных систем обработки данных. Несмотря на недостаточную эффективность, информационный подход был полезен на начальных этапах автоматизации и позволил приступить к внедрению автоматизированных систем в офисах.

Кадровые характеристики офисной деятельности определяются свойствами персонала, ее осуществляющего. Здесь можно выделить следующие  параметры:

- количество специалистов;

- состав специалистов;

- уровень специализации;

- уровень квалификации;

- стаж работы;

- общие параметры, характеризующие  работу с кадрами.

Количество специалистов, осуществляющих офисную деятельность, полностью определяется объемом  и масштабами управленческой деятельности, которая, в свою очередь, зависит  от сложности управляемого процесса. По мере перехода от элементарных управляемых процессов к глобальным с повышением уровня сложности управляющих систем число таких специалистов увеличивается, с необходимостью ставя задачи специализации, кооперации и определения необходимой квалификации при осуществлении офисной деятельности.

Состав специалистов, выполняющих  задачи в рамках офисной деятельности, определяется необходимым ее объемом  в конкретных пространственных и  временных конфигурациях управленческой деятельности соответствующими нормативными документами (квалификационными справочниками) и может включать в себя как  собственно управленческий персонал (лиц, принимающих и готовящих решения), так и персонал, обеспечивающий информационную и организационную поддержку  процесса выработки и принятия решения.