Управління персоналу на ПП тепло-сервіс

Пропозиції та рекомендації щодо вдосконалення організаційної структури управління

  У сучасних умовах, стаючи об'єктом товарно-грошових  відносин, що володіє економічною  самостійністю і повністю відповідає  за результати своєї господарської діяльності, організація повинна сформувати у себе систему управління, яка забезпечує їй високу ефективність робот.

У процесі формування організаційної структури управління нами вирішуються наступні завдання:

1) визначення типу структури  управління.

2) визначення характеру  підлеглості між ланками організації. На дану задачу проектування організаційної структури управління районної адміністрації необхідно звернути найбільшу увагу. Саме тут буде проведено кардинальну зміну підпорядкованості всіх ланок управлінської структури.

  У кінцевому підсумку, встановлюються управлінські функції для кожного структурного підрозділу, потоки інформації, взаємозв'язки і документообіг, повноваження, відповідальність і права підрозділів та працівників.

Організація в нових умовах самостійно формує цілі і задачі, розробляє стратегію і політику свого розвитку, вишукує необхідні для їх реалізації засоби, набирає працівників, вирішує безліч різних питань, у тому числі і структурні. До них можна віднести такі, як створення, ліквідація, злиття, поділ підрозділів, реорганізація виробничої та перебудова організаційної структури управління.

  Будь-яка перебудова  структури управління підприємства вимагає оцінки, перш за все з точки зору досягнення поставлених цілей. В умовах сучасної економіки, що розвивається, реорганізація направлена найчастіше на те, щоб шляхом вдосконалення системи управління підвищити ефективність роботи організації. При цьому головними показниками поліпшення є скорочення витрат, більш гнучкий стиль управління. Важливим критерієм оцінки організаційної структури управління є її сприйняття людьми, яким належить працювати в нових умовах.

  У кризовий період  для організації зміни в структурі  управління можуть бути спрямовані  на створення умов для виживання  за рахунок більш раціонального  використання ресурсів, зниження  витрат і більш гнучкого пристосування  до зовнішнього середовища .Незалежно від причин обов'язково постане питання про розширення повноважень на нижніх рівнях ієрархії управління і підвищення виробничо-господарської самостійності підрозділів, що входять до складу Лозівської районної державної адміністрації.

  Вдосконалення організаційної  структури управління набуває  форму пошуку альтернативного  рішення між централізацією і децентралізацією владних функцій. Бажання знайти прийнятне угоду між централізованим і децентралізованим управлінням приводить до необхідності створити таку систему управління, яка характеризується централізованою розробкою вдосконалення організації та господарської політики з децентралізованим оперативним управлінням. Для посилення функції управління використовують: групи нововведень, програмно-цільовий підхід, матричні структури. Але найбільшу увагу заслуговує використання концепції стратегічних господарських підрозділів організації при проектуванні організаційних структур управління. Тут у повній мірі реалізуються принципи: централізації розробки стратегії і децентралізації процесу її реалізації, забезпечення гнучкості та адаптивності управління, залучення до процесу управління широкого кола управлінців всіх рівнів.

  Аналіз наявних тенденцій  сучасного соціально-політичного та економічного життя країни свідчить, що процес підтримки системи державного управління у стабільному та дієвому стані є складним і відповідальним, адже існує багато чинників, що здійснюють дестабілізуючий вплив на ефективне функціонування організаційної структури організації. Це як зовнішно-, так і внутрішньоіманентні чинники. Що стосується безпосередньо Лозівської районної державної адміністрації то такими руйнівними чинниками є порушення виконавської дисципліни та відсутність належного її контролю, відсутність чіткої системи планування та моніторингу результативності. На жаль, основна нормативно-правова база забезпечення виконавської дисципліни державних службовців в Україні сформована переважно ще в 2003-2004 рр. і суттєво застаріла. Її основою є чинний Закон України „Про державну службу”, прийнятий ще в 1993 р. Останній же варіант нової редакції цього Закону Верховною Радою України обґрунтовано відхилений, оскільки вимагає детального доопрацювання [16].

1. Планування роботи районної  державної адміністрації та всіх її службовців.

З метою підвищення ефективності роботи Лозівської районної державної адміністрації необхідно запровадити планування результатів роботи, управління їх досягненням та оцінку результатів порівняно з запланованим, що мають відповідати як завданням організації, так і завданням державної політики.

  Стратегічний план  та річний план Лозівської районної державної адміністрації мають бути основою запровадження системи стратегічного планування, забезпечать послідовність та логічність при виконанні завдань, покладених на даний орган виконавчої влади.

  Основою для ефективного  функціонування Лозівської районної  державної адміністрації має стати чітка система планування, яка має об'єднати індивідуальні плани кожного службовця у плани роботи структурних підрозділів, їх - у стратегічні плани усієї організації.

2. Контроль виконавської  дисципліни службовців.

Важливим напрямом розвитку контролю має стати впровадження стандартів оцінювання фактично досягнутих результатів. Крім того, одним із дієвих засобів підвищення ефективності праці робітників безсумнівно виступає створення не менш ефективної системи контролю виконавської дисципліни, оцінювання якості впровадження управлінських рішень та надання управлінських послуг населенню.

  Контроль має бути  зосереджений не на дотриманні  процедур і виконанні процесів, а на досягненні конкретних  запланованих результатів, які можна реально оцінити. Така парадигма зорієнтує діяльність контролюючих органів на впровадження у свою практику елементів функціонального аудиту, покликаного з'ясувати недоліки в організації роботи кожного структурного підрозділу чи працівника.

  Важливим елементом  організації контролю виконавської  дисципліни, який вже почав впроваджуватись, однак вимагає подальшого вдосконалення  на основі задіяння інноваційних науково обґрунтованих механізмів, виступає моніторинг документообігу.

3. Організація праці службовців.

Підвищенню виконавської дисципліни працівників Лозівської районної державної адміністрації значною мірою будуть сприяти не лише адміністративні заходи екстенсивного характеру на кшталт збільшення штатної чисельності працівників чи посилення контролю за їх роботою, а й заходи, спрямовані на інтенсифікацію праці робітників, у тому числі заходів, насамперед таких, як організація робочого місця і належне технічне забезпечення, дотримання елементарних умов гігієни праці та відпочинку працівників.

  У зв'язку з цим доцільно проводити регулярні обстеження в кожному структурному підрозділі організації на предмет дотримання культури праці, зокрема організації робочих місць робітників, їх технічного забезпечення відповідно до стандартів гігієни праці та функціональних обов'язків.

4. Оцінювання персоналу.

Найкращі системи оцінювання персоналу приречені на невдачу, якщо вони не сприймаються належним чином. Якщо до них ставитися як до рутинної процедури, вони перетворюються на ритуал і відтак ніколи не досягатимуть визначеної мети. Отже, найголовніше - визначити цілі системи оцінювання роботи персоналу і створити необхідні умови для її мотивації та сприйняття.

5. Управління якістю роботи  працівників.

Завданням побудови системи управління якістю є створення умов, які гарантували б належну якість послуг. Оскільки якість послуг Лозівської районної державної адміністрації формується в рамках внутрішніх процесів, для створення таких умов необхідно створити ефективну систему управління цими процесами - це і є система управління якістю.

  При побудові системи  управління якістю повинен визначити  види діяльності (процеси), які необхідні  для виконання покладених функцій  і задоволення споживачів і для кожного виду діяльності визначити та задокументувати:

- хто відповідає за  його виконання;

- як він виконується (з  потрібним рівнем деталізації);

- як він узгоджений  з іншими видами діяльності (які  передають йому інформацію або  отримують від нього);

- як він аналізується  та управляється керівництвом  підрозділів (яка інформація передається керівництву, як вона розглядається, які рішення приймаються).

Побудова системи управління якістю забезпечує:

- підвищення якості послуг районної адміністрації, забезпечення її стабільності;

- зменшення неефективних  витрат бюджетних коштів, усунення  робіт, що не створюють цінностей;

- підвищення прозорості діяльності районної адміністрації для громадян;

- спрощення роботи персоналу  районної адміністрації за рахунок кращої організації та розподілу відповідальності;

- покращення гнучкості  та керованості організацією, можливості  її спрямування на нові пріоритети та завдання;

- зменшення кількості  помилок, внутрішніх конфліктів, скарг  споживачів.

  Можна сказати, що йдеться не про розробку окремої системи управління якістю, а про вдосконалення та формалізацію звичайної системи управління організацією. Для ефективної реалізації цього проекту керувати їм повинен особисто перший керівник організації, а залучатися до нього повинні усі керівники структурних підрозділів. Адже у подальшому ця система повинна стати інструментом, за допомогою якого керівництво буде планувати та оцінювати діяльність районної адміністрації, забезпечувати досягнення встановлених цілей, приймати управлінські рішення тощо.

6. Збільшити можливість  забезпечення реалізації суміжних  функцій.

Для підвищення відповідальності за роботу працівників в організації потрібно чітко окреслити коло обов'язків кожного структурного підрозділу в цілому та працівника зокрема. Одним з найефективніших шляхів вирішення цієї проблеми є: зобов'язати керівника кожного структурного підрозділу повідомляти заступнику голови або голову районної державної адміністрації про існування спірного питання, яке відноситься до функціональних обов'язків декількох підрозділів. При цьому, керівник або його заступник повинен чітко визначити виконавця та коло його обов'язків по спірному питанню. У подальшому, кожний структурний підрозділ повинен керуватися вже прийнятими вказівками керівництва при аналогічній ситуації [17].

                                                                                          

 

                                        

 

 

Штатний розклад ПП«Тепло-сервіс» представлено в таблиці 3.1

Посада	Кількість робітників	Оклад, грн.	Фонд заробітної плати грн.
Директор	1	6000	6000
Бухгалтер	1	4500	4500
Економіст	1	4300	4300
Інженер	2	3400	6800
Теплотехнік	2	2500	5000
Майстер	4	2450	9800
Прибиральниця	2	1500	3000
Продавець	2	2350	4700
Менеджер з персоналу	1	4000	4000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 ПPOЕКTHO-PЕКOMЕНДAЦІЙНИЙ POЗДIЛ        

4.1  Шляхи вдосконалення менеджменту персонала  ПП « Тепло-сервіс» 

Особистий план роботи менеджера

При плануванні використання свого робочого часу керівник організації повинен чітко визначати форми своєї участі у виконанні основних функцій всього апарату управління. Згідно з цим здійснюється розподіл праці між керівником і апаратом управління.

Загальний фонд робочого часу працівників апарату управління складається із витрат на виконання корисної роботи, непродуктивної роботи, але необхідної (підготовка, пересування тощо), а також втрат робочого часу (чекання у приймальних вищого керівництва, чекання транспорту тощо).

Корисний час — це час, використаний на різні роботи, склад яких залежить від сфери діяльності і рівня керівника. У результаті досліджень одержано дані про витрати часу за 24 показниками, що характеризують види діяльності керівників і менеджерів торговельних фірм.

Менеджер здійснює безпосередній вплив на підлеглих. Він контролює, бере участь у реалізації всіх функцій управління. Ця участь може бути прямою або непрямою, повною або частковою.

Пряму і повну участь менеджер здійснює при реалізації функцій загального керівництва. Він розробляє головні напрями і стратегію діяльності підприємства, регулює і координує роботу усіх основних служб і підрозділів, визначає мету функціонування і перспективи розвитку персоналу, узгоджує дії між ними, забезпечує зв'язки з зовнішнім середовищем.

Непряму та часткову участь менеджер здійснює при реалізації усіх інших функцій управління: технологічному керівництві, оперативному регулюванні виробничих процесів тощо. Виконання цих функцій здійснюють лінійні та функціональні менеджери організації. Тут   керівник тільки затверджує або схвалює розроблені спеціалістами проекти рішень, заходи; заслуховує звіти відповідних служб; здійснює огляд виробничих ланок; підбір і, розстановку персоналу;особистий контроль за роботою підлеглих.

Апарат управління буде ефективніше працювати у тих організаціях, де ке-рівник вважає своїм першочерговим завданням створення найбільш сприятливих умов для самостійної роботи усіх служб управління.

За сучасних умов ринкових відносин у роботі менеджерів зростають витрати часу на координування і об'єднання зусиль різних підрозділів і служб у єдину систему управління організації.

Чим вище рівень менеджера, тим більшу вагу займає функція загального керівництва.

Важливою умовою раціонального використання робочого часу менеджера є планування особистої роботи.

У особистому плані роботи менеджер визначає: