Формы и модели управления информационно-коммуникационной деятельностью (ИКД) организации как открытой социально-экономической системы

1.3 Информация  и коммуникация в организации:  классификация, функции, роль  и значение в системе организационных  процессов

 

Дать однозначное определение  понятию «информация» представляется достаточно сложным, поскольку в  зависимости от конкретной практической сферы использования данная категория  приобретает некоторые особенности, свойственные именно этой области применения и во многом специфические. Тем не менее, можно выделить ряд общих  признаков, позволяющих определить понятие «информация», охарактеризовать его наиболее важные стороны, проявляющиеся  при любом практическом применении.

В самом общем виде информация, согласно определению Н. Винера - «это обозначение содержания, полученного  из внешнего мира в процессе приспособления к нему…»[13,стр.28];

Приведем еще несколько  примеров определения информации, характеризующие  многообразие ее проявлений:

«Информация - коммуникация и связь, в процессе которых устраняется неопределенность» (Шеннон).

«Ценность информации - приращение вероятности достижения цели в результате использования данной информации»[14,стр.44].

«Информация - это данные, которые были определенным образом организованы и использованы».

«Информация - положительное  приращение знаний относительно отражаемого  объекта у определенного наблюдателя  в рамках определенной задачи».

«Информация - это те продукты или услуги, которые предназначены  их производителем для передачи знаний в максимально доступной для  потенциального потребителя форме»[15,стр.49].

Впервые на федеральном законодательном  уровне понятие "информация" было дано в законе «Об информации, информатизации и защите информации" от 25 января 1995 года. "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления».

Информации уделялось  особое внимание и в экономической  науке, и в теории ожидаемой полезности. В рамках неоклассического течения  экономической теории Эрроу К. трактовал информацию как «самостоятельное благо, полезность, которого состоит в уменьшении неопределенности». В теории ожидаемой полезности имеющаяся у субъекта информация проявлялась в знании вероятности, с которой им будет получена та или иная полезность.

С позиций управления под  информацией понимаются сведения о  системе, объекте управления и внешней  среде, используемые для постановки и реализации управленческих задач, включающих адаптацию и выживание  объекта управления. Из этого определения  следует, что понятие «информация» предполагает полезность сведений. Полезность в данном контексте можно трактовать как получение новых дополнительных знаний о системе, ее элементах и  внешней среде, которые могут  быть использованы в процессе управления.

Наиболее развитыми направлениями  экономического исследования феномена информации в настоящее время  являются теории информационной экономики, а также экономики информации.

В информационной экономике  хозяйственная деятельность - «это главным образом производство и  применение информации с целью сделать  все другие формы производства более  эффективными и тем самым создать  больше материального богатства».

Среди ученых нет однозначной  трактовки места информационной экономики. Одни выделяют ее в качестве нового типа экономики, имеющей собственную  базу, другие - связывают с более  высокой ступенью развития индустриального  общества, третьи - считают переходной экономикой, которая лишь к концу  первой трети 21 века сможет стать самостоятельным  оригинальным типом экономики.

До последнего времени  информация не рассматривалась экономической  наукой в качестве производственного  ресурса, не включалась в экономический  потенциал общества и не учитывалась  при оценке национального богатства  государств.

Обычно под фактором производства понимают производственный ресурс, становящийся элементом процесса производства. Традиционно  исследователи выделяют четыре фактора  производства: землю, труд, капитал  и предпринимательскую активность. Однако даже эти четыре фактора не всегда были общепринятыми. Так, марксистская политическая экономия долгое время не признавала предпринимательство, что было обусловлено идеологическими мотивами.

Со временем одни факторы  производства уступали место новым. Так произошло с землей и трудом, уступившим место капиталу. Этот процесс  может быть связан с уменьшающейся  предельной отдачей от использования  «старых» факторов. В связи с этим возникает вопрос, будет ли информационный фактор определять будущее развитие экономической системы.

В настоящее время, когда  количество только научно-технической  информации, циркулирующей в обществе, удваивается каждые двадцать месяцев, большинство исследователей склонны  считать, что информация становится одним из стратегических производственных факторов.

На это же указывают  в своих трудах многие классики теории информационного общества: «С сокращением  рабочего времени и с уменьшением  роли производственного рабочего становится ясно, что знание и способы его  практического применения замещают труд в качестве источника прибавочной  стоимости. В этом смысле как труд и капитал были центральными переменными  в индустриальном обществе, так информация и знания стали решающими переменными  информационного общества».

К сожалению, до сих пор  не разработаны общепризнанные модели, адекватно описывающие работу систем производства и распределения информации. Также отсутствуют четкие однозначные  определения большинства явлений, связанных с экономикой информации и информацией в экономике. Во многом это объясняется тем, что  даже в наиболее развитых странах  проявление воздействия информационных факторов на экономические закономерности не может рассматриваться как  законченный процесс, и грань, определяющая случайные тенденции от устоявшихся  закономерностей, не всегда может быть четко прослежена.

Говоря о феномене информации применительно к организации  и управленческим процессам, следует  понимать ее как сведения о значимых фактах (лицах, действиях, событиях), которые служат основой для принятия организационных решений, а также для подготовки предложений и рекомендаций. Информация - основа управления организацией, связующее звено всех управленческих процессов: планирования, реализации, координирования, оценки, контроля, корректировки и т.д. Кроме этого, информация является полноценным рыночным механизмом, который наряду с ценой и полезностью влияет на определение оптимального и равновесного состояния организации как экономической системы, при этом становясь одним из наиболее важных факторов в конкурентной борьбе.

Основные функции информации в организации:

•Экономическая - обеспечивает менеджеров различного уровня сведениями о многообразных экономических процессах, происходящих в организации: производстве, сбыте, стимулировании спроса и т.д.

• Управленческая - информация позволяет принимать решения управляющей подсистеме, таким образом, не допускает значительных отклонений объекта от нормального функционирования.

• Коммуникационная - поддерживается как прямая, так и обратная связь с рынком, потребителем с помощью инструментов PR, рекламы, BTL, стимулирования сбыта и т.д.

• Контролирующая и корректирующая - это функция тесно связана с управленческой функцией. Отчетная информация позволяет оценить происходящие бизнес-процессы в организации на предмет их соответствия достижению поставленных целей и задач, а также в случае необходимости изменять и совершенствовать методы и формы управления.

• Функция управления спросом - стимулирует сбыт и продажи, активизируется при использовании возможностей коммуникаций направленно воздействовать на потребителей.

•Имиджевая - информация об организации, ее деятельности, принципах ведения бизнеса, продуктах, услугах, финансовых показателях - весь этот массив информации создает определенный образ (имидж) организации как экономического субъекта в глазах потребителей и общественности. В любой организации циркулирует огромный массив информации, в связи с этим, вопрос ее классификации становится ключевым.

Классификация с большой  долей условности может быть следующей:

по форме планирования:

- оперативная - срочная  информация, используемая в операционном  планировании; ее разновидностью  является предупреждающая или  сигнальная информация, вид краткосрочного  прогноза.

- стратегическая - используемая в среднесрочном и долгосрочном планировании (отличается от оперативной глубиной и охваченным периодом).

По источнику формирования:

- внутренняя - циркулирующая между управленческим аппаратом и объектом управления. Внутренняя информация возникает в самой системе управления, формируется в пределах организации. Она отражает различные временные интервалы развития объекта управления, содержит сведения о целях, задачах деятельности структурных подразделений, о ходе производственного процесса. Характер, объем и степень детализации этой информации различны. Такая информация, как правило, предназначена для использования внутри самой компании.

- внешняя - информация  о внешней среде организации,  под которой 
понимаются, как отмечалось ранее, экономические и политические субъекты, действующие за пределами компании и отношения с ними. К внешней также можно отнести информацию, собираемую и разрабатываемую статистическими агентствами, различными государственными и общественными организациями, информацию, публикуемую в СМИ; информацию рекламного и коммерческого характера других фирм.

По цели использования:

-отчетно-статистическая - информация, отражающая результаты фактической  деятельности предприятия для  вышестоящих органов управления, структур государственной статистики, налоговой инспекции;

-плановая — для построения тактического и стратегического плана деятельности организации;

-экономическая - это информация, которая возникает и функционирует  в связи с производственно-хозяйственной  деятельностью людей, отражая  объективные закономерности производственных  отношений. Экономическая информация  позволяет провести экономический  анализ и оценить результаты  производственно-хозяйственной и  финансовой деятельности, прогнозировать  экономическое развитие и выбрать  его оптимальный вариант, охватывает  характеристику всех экономических процессов и явлений на предприятии. Экономическая информация может существовать и в виде экономических показателей, отражающих количественную характеристику экономических процессов и явлений.

-рекламная — для продвижения, стимулирования спроса на товары и услуги компании;

-имиджевая - для создания благоприятного образа компании у широкой общественности и ее ключевых групп;

- управленческая - для принятия управленческих решений, это потоки сообщений (данных), характеризующие состояние экономической системы и обеспечивающие управление в соответствии с заданными целями.

По направлению потока:

- восходящая - от более низкого к более высокому организационному уровню;

- нисходящая - коммуникативный поток перемещается от одного уровня в организации к более низкому;

- горизонтальная - между равнозначными организационными уровнями.

По месту использования (по предназначению):

- информация для внутреннего  использования - чаще всего отражает  финансово-хозяйственное состояние  организации. Например, данные о  чистой прибыли, издержках, методах  сбыта, техниках продаж, поставках,  каналах сбыта и т.д.

- информация для внешнего использования — это любая информация для распространения в СМИ, среди действующих и потенциальных клиентов, конкурентов, отраслевого сообщества и для широкой общественности (публики), а также в качестве отчетности для надзорных и контролирующих органов. Информация для внешней среды зачастую подвергается неоднократному согласованию. Это могут быть комментарии руководства компании по проблемам рынка, отрасли, транслируемые в СМИ, информация о новом продукте, услуге, сообщаемая потребителям и широкой общественности (публике). Информация для внешнего использования передается по каналам СМИ, через рекламные материалы (брошюры, листовки, ролики), Интернет-сеть и т.д[16,стр.37].

Вообще категорией «внешняя информация» может называться двоякая  информация: та, которую организация, направляет своим целевым группам  и широкой общественности, и та, которую, наоборот, организация получает извне и на которую она должна быть готова реагировать. Эти два процесса параллельны и неотделимы друг от друга.

Организация не всегда может  контролировать содержание и распространение  информации о своей деятельности. В основном, контролируется та информация, которая готовится внутри организации. Ключевые источники и средства информации с точки зрения возможности их контроля организацией:

неконтролируемые:

- независимые статьи;

- аналитические обзоры  в СМИ;

- репортажи с места  событий;

- информация на Интернет-сайтах (за исключением корпоративного сайта компании).