Функціональний аналіз організаційної структури та основних підсистем підприємства на прикладі ПАТ трест «Київміськбуд-1»

Посадова інструкція ― це документ, який регламентує організаційно-правовий статус працівників і визначає їх конкретні завдання та обов’язки, права, повноваження, відповідальність, знання та кваліфікацію, які необхідні для забезпечення ефективної роботи працівників. Вимоги посадових інструкцій враховуються під час добору кандидатів на вільні посади, переведенні на іншу роботу, атестації працівників та притягненні їх до дисциплінарної відповідальності в разі невиконання чи неналежного виконання обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.

На практиці роботодавці досить часто покладають обов’язки складання посадових інструкцій на працівників відділу кадрів. Проте останні не можуть та й не повинні знати всіх нюансів роботи за кожною посадою, тому й доручати розробку таких інструкцій кадровикам недоцільно. Набагато ефективніше буде, якщо посадові інструкції складатимуть керівники структурних підрозділів для посад (професій) працівників у відповідності до штатного розпису. А от затверджувати такі інструкції обов’язково має роботодавець чи уповноважена ним особа. Слід зазначити, що візи юрисконсульта (юриста) не є обов’язковими під час затвердження посадових інструкцій, оскільки у законодавстві не міститься такої вимоги. Водночас необхідно зважати на те, що у разі виникнення суперечностей між найманим працівником і роботодавцем щодо невідповідності, наприклад, положень посадової інструкції та чинної кваліфікаційної характеристики, комісія по трудових спорах або суд враховуватиме такий факт не на користь останньої сторони. Тому роботодавцю бажано все ж таки погоджувати посадові інструкції з фахівцями у сфері трудового законодавства, користуючись послугами приватних юристів у разі відсутності такої посади на власному підприємстві.

Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені у штатному розписі (виняток можуть становити окремі керівники, правове становище яких визначено у статуті підприємства чи в Положенні про структурний підрозділ, де зазначено основні завдання, обов’язки, права та відповідальність цих керівників).

Посадова інструкція є саме тим документом, в якому визначено конкретні завдання та обов’язки працівника, його права та відповідальність. Ознайомлення працівника з нею під підпис виключить можливі питання при виникненні спору про зміст його трудових функцій, а також під час вирішення трудового спору у зв’язку з порушенням працівником трудових обов’язків.

Зазвичай, посадова особа, яка є відповідальною за кадрові питання на підприємстві (інспектор з кадрів, начальник відділу кадрів тощо) веде обліковий журнал, в якому кожен із найманих працівників після ознайомлення з посадовою інструкцією залишає свій підпис із зазначенням дати.

Під час введення до штатного розпису нових посад слід паралельно розробити й відповідні посадові інструкції.

Слід звернути увагу на те, що розробляючи посадові інструкцій, необхідно звертати увагу на правомірність використання тих чи інших посад (професій), оскільки останні обов’язково повинні відповідати чинному Класифікатору професій.

 

2.3. Поняття  та суть бізнес-процесів на  підприємстві

За сучасних умов мінливого бізнес-середовища головним завданням підприємства стає швидке реагування на зміни і відповідне впровадження адекватних заходів в організації і веденні власної підприємницької діяльності. Аналіз ринку і потреб споживачів, моніторинг змін в їх перевагах і поведінці стали основними, стратегічно важливими процесами підприємства, що визначають усю подальшу його діяльність щодо створення продукту, його виробництва, доведення до споживача й одержання прибутку.

Більшість організацій сьогодні побудовано за функціями і рівнями ієрархії. Науковий підхід до управління, розроблений Ф. Тейлором, є найкращим вираженням цих ідей. Він стверджував, що робота може бути виконана найбільш продуктивно, якщо розбити її на прості елементи і якщо люди, особливо робітники, розподіляються керівниками і спеціалізуються на конкретній простій частині роботи. Природним наслідком цих поглядів стало поширення функціональних організаційних структур.

Хоча функціональне управління широко використовується, вже давно визнано, що воно породжує значні труднощі. Зокрема, різні функціональні підрозділи підприємства часто мають дуже вузький погляд на його діяльність і не зацікавлені в тому, що їх безпосередньо не стосується. Обмін інформацією також часто значною мірою гальмується через надмірну схильність до бюрократичних звичок передавати повідомлення нагору по ланцюжку.

З огляду на це сьогодні дедалі популярнішим стає визначення взаємозв'язків всередині підприємства на виокремленні в організації не певних підрозділів, виконуючих визначені функції, а так званих бізнес-процесів, тобто процесів, що наскрізно проходять через усі рівні організації і відповідають за будь-яку певну дію від початку і до кінця.

Процеси взагалі — це систематичне, послідовне визначення функціональних операцій, які приносять специфічний результат, це послідовність пов'язаних операцій або завдань, що потрібні для досягнення результату.

Поняття «бізнес-процес» є багатозначним, і на сучасному етапі не існує єдино прийнятого його визначення. Формалізовано можна вважати, що це якийсь обмежений комплекс діяльності, що характеризується такими поняттями, як «вхід», «процес», «вихід», «управління», «постачальник процесу», «клієнт процесу».

Бізнес-процес являє собою сукупність бізнес-операцій, певну кількість внутрішніх видів діяльності, що починаються з одного або більше входів і закінчуються створенням продукції, необхідної клієнту (клієнт — не обов'язково зовнішній відносно підприємства споживач, це може бути підрозділ організації або конкретний працівник). Призначення кожного бізнес-процесу полягає в тому, аби запропонувати клієнтові продукцію, що задовольняє його за вартістю, довговічністю, сервісом та якістю. Під продукцією в такому разі розуміється результат бізнесу, що має матеріальну або нематеріальну цінність для конкретного клієнта.

Також бізнес-процеси визначають як сукупність різних видів діяльності, у рамках якої «на вході» використовуються один чи більше видів ресурсів, а в результаті цієї діяльності на «виході» створюється продукт, що становить цінність для споживача.

Бізнес-процеси є безперервними, мають певні входи (постачання ресурсів, виникнення ідеї бізнесу, ідеї нового продукту, послуги тощо) і виходи у вигляді продукту, що задовольняє потреби споживачів. Таким чином бізнес-процес охоплює всю організацію, зверху до низу.

Бізнес-процес відбувається не сам по собі, він управляється (тобто організується, планується, контролюється) і реалізується конкретним виконавцем (групою). У бізнес-процесі задіяна низка учасників (окремих фахівців або груп). На вході процесу учасником є постачальник процесу, тобто той, хто надає вхідні ресурси (вхідні ресурси можуть бути результатом попереднього процесу). Приклад: для обробки деталі (процес) на вхід має надійти заготівка, постачальником процесу є склад матеріалів, а постачання заготівок — складським процесом.

Основні категорії бізнес-процесів, що найчастіше трапляються в організаціях, такі:

• Розробка продуктів — охоплює процеси обробки вимог, потреб і очікувань замовників і розробки продуктів і послуг, що задовольняють цим вимогам.
• Маркетинг і збут — реклама та інші види просування товарів, ціноутворення, пакування і документація. Процеси збуту включають залучення нових і обслуговування наявних замовників, а також усі процеси, пов'язані з продажем товарів.
• Постачання — полягає у придбанні матеріалів і послуг.
• Виробництво — процеси, що перетворюють входи, отримані від процесу постачання, у виходи, що пропонуються для збуту. В обслуговуючих організаціях включає процеси, за допомогою яких замовнику надаються послуги.
• Сервіс — усі післяпродажні види діяльності, що виконуються для обслуговування, ремонту, відновлення і модернізації проданих раніше продуктів.
• Доставка — процеси з перевезення і доставляння продуктів до замовника.
• Управління — процеси стратегічного управління, бізнес-планування і фінансового контролю.

Забезпечення — процеси, що забезпечують управління персоналом, юридичний супровід, відповідність вимогам охорони навколишнього середовища, охорони праці і техніки безпеки, а також утримання будівель, підготовку персоналу та інші внутрішні процеси [4]. 
 

Схема бізнес-процесу на закупку виробничих матеріалів

 

 

 

Опис бізнес-процесу на закупку виробничих матеріалів

Виробнича діяльність підприємства супроводжується великою кількістю різних бізнес-процесів, навіть, при здійсненні простих операцій. На прикладі бізнес-процесу на закупку матеріалів я представлю взаємозв’язки і участь різних відділів підприємства в ньому.

1. Входом в даний бізнес-процес є надходження інформації про залишки матеріалів від управління закупкою виробничих матеріалів комірнику і подача заявок на закупку потрібних матеріалів (при необхідності).
2. Комірник передає у відділ закупок інформацію про наявність (або недостачу) потрібних матеріалів. Логіст здійснює обробку інформації на виробничі матеріали і розрахунок закупок, виходячи з прийнятого лімітованого залишку на забезпечення виробництва.
3. Логіст передає документи з інформацією про наявних і потенційних постачальників на виробничі матеріали директору.
4. Директор здійснює аналізує погоджує вартості на виробничі матеріали, необхідні для виконання заявок. Якщо постачальника погоджено, то процес йде далі, якщо не погоджено, то директор повертає у відділ закупок заявки на повторний вибір постачальника і його затвердження.
5. При затвердженні постачальника документи, затверджені директором, переходять до відділу поставок. В даному відділі оформлюються замовлення на виробничі матеріали по обраним постачальникам. Попередньо погоджуються терміни поставок з постачальниками.
6. Постачальник матеріалів представляє рахунки на поставку виробничих матеріалів згідно отриманим поставкам. Ці документи надходять до бухгалтерії.
7. В бухгалтерії складаються графіки платежів на закупку виробничих матеріалів (визначення черговості і термінів платежів)
8. Бухгалтерія передає опрацьовані документи з рахунками та графіками поставок до відділу постачання.
9. У відділі постачання здійснюється аналіз і погодження платежів на виробничі матеріали. Якщо дана інформація не погоджена, то керівник відділу постачання повертає в бухгалтерію документи на переопрацювання.
10. Визначені графіки і рахунки погоджуються і затверджуються керівником відділу постачання і надходять до касира (бухгалтерія) і здійснюється оформлення планових платежів на виробничі матеріали в системі «банк-клієнт».
11. Після проведення платежів відбувається погодження термінів, об’ємів і часу поставки виробничих матеріалів з постачальником. Дане опрацювання здійснюється у відділі збуту.
12. Далі документи з визначеними об’ємами і оплаченими рахунками (згідно умов договору) надходять до постачальника, який здійснює оформлення супровідної документації на поставку матеріалів.
13. Постачальник оформлює для комірника чи підзвітної особи прихідних документів на отримання виробничих матеріалів. Ці документи надходять до керівника відділу постачання
14. Відділ постачання інформує комірника про надходження партії виробничих матеріалів від постачальника.
15. Здійснюється контроль поставки матеріалів (попередній візуальний контроль якості).
16. Комірник здійснює контроль поставки по кількості.
17. У відділі закупок логіст здійснює зняття копій документів по супровідній документації на отримання партії матеріалів.
18. Керівник відділу постачання передає копії супровідної документації в бухгалтерію.
19. Комірник складу приймає партію матеріалів, оформлює і розміщує їх на складі. Це є виходом з даного бізнес-процесу.

Кожна операція в бізнес-процесі супроводжується письмовим затвердженням – відповідним документом. Основні види документів, що присутні в бізнес-процесі на закупку виробничих матеріалів:

• запит у матеріальний відділ про наявність матеріалів на складі;
• звіт про наявність матеріалів на складі;
• рахунки по закупівлі матеріалів;
• об’єми і графіки поставок;
• податкові, витратні, товарно-транспортні накладні;
• сертифікат відповідності;
• документація по результатам контролю якості;
• документи про прийом матеріалів та ін.

 

 

Схема бізнес-процесу на виготовлення продукції на замовлення

 

 

 

 

 

 

Опис бізнес-процесу на виготовлення продукції на замовлення

1. Входом в бізнес-процес є укладення договору на виготовлення продукції. У відділ маркетингу поступає заявка на виготовлення продукції на замовлення. Маркетолог реєструє дану заявку. Далі здійснюється складання специфікації для прорахунку ціни на продукцію за заявкою замовника. Інформація по заявці замовника після складання специфікації передається у виробничий відділ для прорахунку ціни.
2. Головний технолог прораховує ціну по специфікації, після чого здійснюється погодження з замовником технічних питань замовлення. Якщо не погоджено, то здійснюється повторний розрахунок ціни з врахуванням зауважень замовника.
3. Якщо погоджено, то зам директора по виробництву передає специфікацію в комерційний відділ.
4. Зам.директора з комерційної діяльності погоджує вартість продукції з замовником. Якщо не погоджено, то здійснюється повторний прорахунок ціни технологом з новими зауваженнями замовника.
5. Якщо погоджено, то складається і передається замовнику договір на виготовлення продукції.
6. Секретар підприємства отримує і реєструє в журналі вхідної кореспонденції підписаного протоколу до договору.
7. Юрист узгоджує умови договору з замовником. Якщо не погоджено, то документи повертаються до комерційного відділу для внесення змін і поправок.
8. Якщо умови узгоджені і затверджені замовником, то замовнику передається протокол до договору з технічними параметрами, ціною і термінами виконання робіт.
9. Головний бухгалтер складає графіки платежів по договору.
10. Комерційний відділ узгоджує графіки з замовником, якщо не узгоджено, то повертається до бухгалтерії на повторне складання графіку платежів з врахуванням зауважень замовника.
11. Якщо погоджено, то директор підписує протокол договору з замовником.
12. Маркетолог реєструє договір на виготовлення продукції. Це є виходом з бізнес-процесу.