Функціональний аналіз організаційної структури та основних підсистем підприємства на прикладі ПАТ трест «Київміськбуд-1»

Основні документи, що супроводжують даний бізнес-процес:

• Журнал реєстрації заявок на продукцію;
• Сертифікат на продукцію;
• Договір на виготовлення продукції;
• Протоколи переговорів по опрацюванню інформації про продукцію;
• Графіки платежів;
• Журнал реєстрації договорів.
• Інші.

 

Висновок до ІІ розділу

Схема структури управління акціонерним товариством має риси “німецької” системи корпоративного управління, передбачає наявність окремих органів з наглядовими функціями.

Кожен структурний підрозділ займається виконанням окремих обов’язків, які покладені на нього, але діють вони узгоджено один з одним.

Для забезпечення ефективного функціонування підприємства, кожен повинен знати і виконувати свої функції обов’язки. Для цього використовують посадові інструкції, з якими працівника ознайомлюють при прийнятті на роботу. Посадова інструкція — це обов'язковий кадровий документ, ґрунтується на положенні про структурний підрозділ. Посадова інструкція є саме тим документом, в якому визначено конкретні завдання та обов’язки працівника, його права та відповідальність.

За сучасних умов мінливого бізнес-середовища головним завданням підприємства стає швидке реагування на зміни і відповідне впровадження адекватних заходів в організації і веденні власної підприємницької діяльності.

Дедалі популярнішим стає визначення взаємозв'язків всередині підприємства на виокремленні в організації бізнес-процесів, тобто процесів, що наскрізно проходять через усі рівні організації і відповідають за будь-яку певну дію від початку і до кінця.

Бізнес-процес являє собою сукупність бізнес-операцій, певну кількість внутрішніх видів діяльності, що починаються з одного або більше входів і закінчуються створенням продукції, необхідної клієнту.

Виробнича діяльність підприємства супроводжується великою кількістю різних бізнес-процесів, навіть, при здійсненні простих операцій. У своїй роботі я описала 2 бізнес-процеси: бізнес-процес на закупку виробничих матеріалів, бізнес-процес на створення продукції на замовлення.

Всі операції від найпростіших до найсерйозніших оформлюються документально. Це полегшує здійснення контролю за виконанням всіх операцій на підприємстві. 
Розділ 3 Характеристика окремих підсистем організації та рекомендації з підвищення їх ефективності

Підприємство ПАТ трест «Київміськбуд-1», як і інші організації за своєю структурою поділяється на декілька підсистем. Кожна підсистема займається певною діяльністю, має свій центр управління але функціонує у взаємній залежності одна від одної. Тобто дії кожної підсистеми спрямовані на досягнення цілей організації. Поділ на підсистеми полегшує управління підприємством, оскільки масштаби діяльності тресту є дуже великими. Основні підсистеми ПАТ трест «Київміськбуд-1»:

Матеріально-технічна (виробнича) підсистема;

Управлінська підсистема;

Фінансово-економічна підсистема;

Маркетингова підсистема;

Підсистема збуту і логістики;

Соціально-психологічна і кадрова підсистема.

Характеристика матеріально-технічної підсистеми

Для здійснення виробничої, торговельної чи іншої господарської діяльності будь-яке підприємство повинно має матеріально-технічні ресурси, що являють собою підсистему підприємства.

Елементами матеріально-технічної підсистеми підприємства є всі основні фонди, що знаходяться в його розпорядженні, а також обігові фонди (сировина, паливо та інші матеріальні ресурси).

Підприємство володіє основними засобами вартістю (з врахуванням зносу станом на кінець 3 кварталу 2014 року) 60794 тис грн., що включаються в себе майже всі групи основних засобів: це земельні ділянки, будівлі і споруди, різноманітні транспортні засоби (машини, що використовуються у виробництві для перевезень, звичайні автомобілі для потреб управлінського персоналу), офісні машини, меблі, дорога побутова техніка, інвентарна тара, різноманітний інвентар та ін.

Обігові фонди (на той же період) складають 98808 тис. грн.

Проаналізувавши баланс підприємства за останні декілька років я зробила висновок:

Підприємство володіє значною кількістю основних фондів, що є гарною базою і гарантією фінансового забезпечення, проте основні фонди мають властивість зношуватись, що знижує їх вартість і якість. Оновлення основних фондів за останні 3 роки не спостерігалось (було незначне) і вартість цих фондів постійно знижується, відповідно, знижується рівень фінансового забезпечення підприємства. Обігові фонди в основному залежать від об’ємів робіт підприємства і коливаються в межах виробничої потреби в них.

Для покращення стану матеріально-технічної підсистеми для ПАТ трест «Київміськбуд-1» я б порадила провести такі дії:

здійснити поточний ремонт виробничих приміщень;

технічне переозброєння виробництва.

Поточний ремонт виробничих приміщень дасть змогу замінити зношені деталі машин, устаткування, ліквідуються незначні дефекти, несправності і поломки з метою підтримки в робочому стані машин, устаткування тощо.

Технічне переозброєння дозволить підвищити техніко-економічний рівень окремих виробництв, цехів і дільниць на основі впровадження передової техніки і технології, механізації й автоматизації виробництва, модернізації і заміни застарілого та фізично зношеного устаткування на нове, продуктивніше, а також  вдосконалити загальнозаводське господарство і діяльність допоміжних служб.

Всі ці дії сприятимуть покращенню умов праці робітників і, відповідно, результативності діяльності. Рівень фінансового забезпечення підприємства підвищиться.

Управлінська підсистема

Як вже говорилося вище, публічне акціонерне товариство має складну управлінську структуру. Великі масштаби діяльності потребують створення такої сітки різних підсистем і відділів. На даному конкретному підприємстві управлінська підсистема складається з декількох основних функціональних ланок, які мають у своєму підпорядкуванні декілька відділів. Кожен відділ спрямований на вужчу спеціалізацію, але вся їх діяльність спрямована на виконання функцій їх безпосередньо керівного підрозділу. Ефективність функціонування управлінської підсистеми полягає в створенні якісної системи передачі інформації від керівника до підлеглого. Це залежить і від точності викладеної інформації, і від правильності та швидкості її сприйняття, вірності трактування і т.п. також немалу роль відіграє кваліфікація і досвід працівників, які задіяні в опрацюванні інформації. На даному підприємстві колектив створено з висококваліфікованих кадрів, добре налагоджена система передачі підпорядкування від керівника до підлеглого. Кожен знає своє місце і свої обов’язки.

Звісно, ідеальних систем не буває, тож для підвищення ефективності функціонування управлінської підсистеми я б порадила провести такі дії:

Створити систему передачі інформації спеціально для даного підприємства, яка б була під лаштована під особливості саме його організаційної структури і особливостей виробничої діяльності. Це «дороге задоволення», але якщо зробити цю систему грамотно, можна було б уникнути багатьох проблем з затримкою розпоряджень, наказів чи якихось інших, здавалось би, дрібних моментів, але які мають значний вплив на ефективність виробничої системи. Коротко кажучи, система окупиться і створюватиме додану вартість.

Фінансово-економічна підсистема

Управління фінансово-економічною підсистемою в поточному й перспективному періоді передбачає розробку фінансової стратегії діяльності підприємства, аналіз, планування і контроль за реалізацією управлінських рішень. Дане підприємство здійснює свою діяльність в будівельній сфері. Дана галузь є фінансово ємною і ризиковою, тому до функціонування фінансово-економічної підсистеми керівництво підходить з особливою обережністю і вимогливістю.

Фінансово-економічна підсистема дозволяє більш ефективно вирішувати виробничі (програма виробництва і збуту, якість виробничих, матеріальних, фінансових ресурсів, місце розміщення виробництва, його потужність), економічні (структура доходів та витрат, прибуток, рентабельність, дивіденди), фінансові цілі (платоспроможність, ліквідність, фінансова стійкість, інвестування, фінансування, фінансова структура) господарюючого суб’єкта. Крім того, дозволяє виявляти й аналізувати взаємозв’язки між цілями підприємства та координувати їх.

Основні принципи функціонування фінансово-економічної підсистеми в ПАТ трест «Київміськбуд-1»:

• інтегрованість із загальною системою управління підприємством;
• комплексний характер формування управлінських рішень;
• високий динамізм управління;
• варіантність підходів до розробки окремих управлінських рішень;
• орієнтованість на стратегічні цілі розвитку підприємства.

Для підвищення ефективності функціонування підприємства необхідно спрямувати його фінансову діяльність на забезпечення систематичного надходження та ефективного використання фінансових ресурсів, досягнення раціонального співвідношення власних і залучених коштів, дотримання розрахункової і кредитної дисципліни, фінансової стійкості.

Маркетингова підсистема

Основна роль маркетингової підсистеми полягає в напрацюванні найбільш ефективних шляхів просування товару (будівельної продукції) на ринок і доведення його до споживача, ретельному і всебічному вивченні ринку, а також активному впливі на ринок, формуванні потреб і уподобань покупців, організації діяльності фірми з розробки, виробництва і збуту товарів на основі вивчення запитів споживачів із метою одержання високого прибутку. Пов'язати виробника й споживача, допомогти їм знайти один одного.

Шляхи покращення маркетингової підсистеми полягають в застосуванні нових маркетингових прийомів поширення інформації про будівельну продукцію фірми, освоєння нових ринків збуту (орієнтація на фінансові можливості більшості громадян), оригінальність методів донесення інформації про фірму і продукцію (вміння виділитись) і т.п.

 

Підсистема збуту і логістики

Для надання транспортних послуг підприємство має кваліфікованих спеціалістів, які трудяться в таких виробничих підрозділах управління як транспортний цех, дільниця вантажопідіймальних механізмів, кранів, дільниця спеціальної будівельної і землерийної техніки, де налічується більше 120 одиниць автотранспортної, вантажопідйомної, землерийної і іншої спецтехніки.

ПАТ рест «Київміськбуд-1» імені М.П.Загороднього виконує такі роботи:

експлуатація баштових кранів кваліфікованим, атестованим персоналом, проведення навантажувально-розвантажувальних і будівельних робіт вантажопідіймальними кранами (Дозвіл і 1417.05.30-45.31.3);

монтаж, демонтаж, налагодження і експлуатація вантажопасажирських підйомників і платформ (Дозвіл і 172.06.32-45.21.1);

ремонт, технічне обслуговування баштових кранів, підйомників;

заливка бетоном споруджуваних фундаментних масивів (в тому числі і для встановлення баштових кранів), бетонних підлог, плит;

виготовлення і встановлення анкерних кріплень баштових кранів;

ліквідація (розбивка) залізобетонних масивів, фундаментів, плит;

облаштування котлованів під нульовий цикл, траншей для підземних комунікацій;

відсипка земляного полотна для будівництва доріг і благоустрій прилеглих територій;

влаштування цементно-грунтових шарів полотна і благоустрій;

вантажоперевезення, перевезення будівельних матеріалів, будівельного сміття;

перевезення власним транспортом негабаритних машин, механізмів, контейнерів, будівельних побутових приміщень;

перевезення власним транспортом ваговитих вантажів вантажопідйомністю до 40 т, гусеничної і дорожньої будівельної техніки.

 

Соціально-психологічна і кадрова підсистема очолює роботу із забезпечення підприємства кадрами робітників та службовців необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації згідно з рівнем та профілем отриманої ними підготовки та діловими якостями. Керує розробкою перспективних і річних планів комплектування підприємства кадрами з урахуванням перспектив його розвитку, зміни складу працюючих у зв'язку з впровадженням нової техніки і технології, механізації та автоматизації виробничих процесів, а також пуском виробничих об'єктів. Бере участь у роботі з прогнозування і визначення потреби в кадрах на основі планів економічного і соціального розвитку підприємства. Приймає трудящих з питань найму, звільнення, перекладу, контролює розміщення й правильність використання працівників у підрозділах підприємства. Забезпечує прийом, розміщення молодих фахівців і молодих робочих відповідно до отриманої ними в навчальному закладі спеціальністю; спільно з керівниками підрозділів організовує проведення їх стажування та виховної роботи. Систематично вивчає ділові якості та інші індивідуальні особливості фахівців підприємства з метою підбору кадрів на заміщення посад, що входять у номенклатуру керівника підприємства, і створення резерву на висунення; здійснює контроль за його оновленням та поповненням, сприяє формуванню складу керівних кадрів із затвердженого резерву, забезпечує підвищення кваліфікації фахівців, зарахованих до резерву, і підготовку їх до роботи на керівних посадах. Забезпечує підготовку документів, необхідних для призначення пенсій працівникам підприємства і їх сім'ям, а також подання їх в орган соціального забезпечення; організовує розробку і вживання заходів, спрямованих на вдосконалення керування кадрами на основі впровадження відповідної підсистеми АСУ, системи добору та розстановки кадрів, яка забезпечує відбір найбільш підготовлених працівників для ефективного виконання ними своїх обов'язків, профвідбір і профадаптацію кадрів, їх професійно-кваліфікаційне просування. Організовує табельний облік, складання і виконання графіків відпусток, контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку; розробляє заходи щодо поліпшення трудової дисципліни і зниження втрат робочого часу, контролює їх виконання. Забезпечує складання встановленої звітності з обліку особового складу і роботі з кадрами. Також керує на підприємстві соціологічною роботою, спрямованою на посилення впливу соціальних факторів на підвищення продуктивності праці та ефективності виробництва, поліпшення якості продукції та робіт (послуг), вдосконалення організації стимулювання праці та соціальної структури, а також на стабілізацію трудових колективів, розвиток трудової і соціальної активності працівників . Організує підготовку зведених розділів з усього комплексу заходів соціального розвитку, що входять в проекти перспективних і річних планів діяльності підприємства, з урахуванням перспектив розвитку та інтенсифікації виробництва, матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Визначає завдання соціологічних і соціально-психологічних досліджень; організовує підготовку пропозицій з використання соціальних резервів підвищення ефективності виробництва; розробляє заходи щодо закріплення кадрів та стабілізації трудових колективів, підвищення задоволеності працею і посилення його творчого характеру. Бере участь в експертизі проектів будівництва і реконструкції об'єктів виробничого та невиробничого призначення з метою забезпечення обліку в них соціальних вимог і нормативів, в організації проведення експериментів з соціальних аспектів удосконалення господарського механізму. На основі результатів соціологічних та соціально-психологічних досліджень виявляє найбільш ефективні форми поєднання особистих, колективних та суспільних інтересів. Керує роботою з підвищення соціальної ролі особистості і вдосконалення стилю і методів управління з урахуванням зростаючого значення людського фактора в розвитку виробництва, по створенню сприятливого соціально-психологічного клімату в трудових колективах, їх стабілізації, а також розробці соціальних заходів щодо зміцнення трудової і виробничої дисципліни, підвищенню відповідальності за виконання виробничих завдань. Організує вивчення соціальних аспектів науково-технічного прогресу, соціально-психологічного забезпечення впровадження робототехніки і гнучких автоматизованих виробництв, скорочення важкої і малокваліфікованої ручної праці, аналізу перетворень у праці та їх впливу на розвиток особистості і трудових колективів. Розробляє і впроваджує пропозиції щодо вдосконалення розподілу праці і методів праці, створення безпечних і сприятливих умов виробництва, раціональних режимів праці та відпочинку, посилення ролі моральних і матеріальних стимулів у збільшенні кількісних та поліпшення якісних показників роботи, підвищення змістовності, привабливості, престижності і культури праці. Бере участь у розробці заходів щодо створення умов для найбільш повного використання творчих здібностей працюючих, розвитку трудової і соціальної активності, підвищення культурно-технічного рівня працівників, посилення їх ролі в управлінні виробництвом. Організує пропаганду соціологічних і психологічних знань серед працівників підприємства, вивчення соціально-психологічних методів управління соціальними процесами, надання методичної допомоги підрозділам у розробленні заходів із соціального розвитку трудових колективів, а також координує їх діяльність з виявлення і використання соціальних резервів виробництва і реалізації цільових комплексних соціальних програм.