Создание корпоративной информационной системы для транспортно-экспедиционных предприятий

• В части финансового планирования и учета:

• планирование затрат и прибылей по каждой перевозке или этапу за счет применения тарифов компании и подрядных организаций;
• учет выставленных счетов и контроль оплаты.

Также существуют следующие ключевые особенности системы:

1. Единое информационное пространство системы – все филиалы и службы компании работают с едиными данными, при этом отсутствует проблема целостности данных и их дублирования.
2. Информационная безопасность – доступные пользователю действия жестко регламентированы правами доступа – ролью пользователя. Привилегированные пользователи могут самостоятельно, через интерфейс системы создавать новые роли или изменять существующие.
3. Пользователи работают со «своими» данными. Все изменения данных журнализируются – в любой момент можно получить информацию о пользователе, изменившем данные, времени и характере изменений.
4. Информационная система настраивается под бизнес-процессы, а не наоборот.
5. Новые возможности для бизнеса – возможность расчета ключевых показателей эффективности (KPI) сотрудников, подразделений, филиалов, компании в целом – в информационной системе учитывается вся информация, связанная с процессом планирования и реализации перевозки.
6. Возможность работы с информационной системой через web-интерфейс.
7. Открытая архитектура – можно развивать функционал силами собственных специалистов.
8. Выпускаемые документы и отчеты могут разрабатываться сотрудниками компании самостоятельно.
9. Отсутствие затрат, связанных с подключением новых пользователей системы, так как информационная система не лицензируется по пользовательским местам.
10. Широкие возможности развития функционала – как за счет заказной разработки, так и за счет внедрения готовых решений Oracle или сторонних производителей.
11. Техническая поддержка программного обеспечения от Oracle – доступ к специализированному техническому ресурсу, возможностью бесплатного обновления версий технологических продуктов Oracle и критических исправлений.
12. Легкое масштабирование системы – работа с информационной системой осуществляется посредством стандартного веб-браузера.
13. Платформа InterLogistics является открытой, возможна интеграция с информационными системами сторонних производителей, развитие функциональных возможностей, как по учету данных, так и по их представлению и анализу. [5]

На основании детального рассмотрения перечисленных выше систем является очевидным, что все описанные программные продукты успешно применяются в транспортно-экспедиционных компаниях и учитывают все особенности организации работы такой организации. Однако система SIKE.Автопарк является также продуктом, предназначенным для торговых организаций и производственных предприятий, использующих автотранспорт для собственных нужд. На основании этого можно предположить, что она имеет функциональные возможности для реализации автоматизации множества функций, которые отсутствуют на нашем предприятии, и, возможно, будут мешать пользователям, следовательно, данный программный продукт нам не подходит, так как не является простым в использовании.

Все остальные перечисленные системы полностью решили бы проблемы ТЭК «Ивкомтрейд», перечисленные в пункте 1.3. Однако системы «Экспедитор+» и InterLogistics имеют возможность интеграции с бухгалтерскими и другими программами, а так же возможность индивидуальной настройки программы. Очень важным критерием при выборе ПО для ТЭК является наличие web-интеграции, в виду того, что наличие активного подключения к сети Интернет необходимо для успешной работы сотрудников ТЭК, а так же важным качеством системы, которое идеально удовлетворяет специфике работы персонала диспетчерского отдела, является возможность удаленного доступа. 

На основе произведенного анализа систем, предлагаемых современным отечественным рынком КИС для ТЭК, мы можем сделать вывод, о том что самым подходящим программным продуктом является платформа InterLogistics.

1.5. Обоснование выбора  аппаратного и технического обеспечения

После выбора новой информационной системы предприятия, необходимо рассмотреть имеющееся аппаратное и техническое обеспечение, его соответствие требованиям информационной системы и его моральный износ. 

В четвертом квартале 2010 года компания произвела обновление имеющегося на предприятии компьютерного оборудования. На предприятии всего 13 рабочих мест, каждое из которых оснащено современным персональным компьютером (генеральный директор, его секретарь-референт, главный бухгалтер, бухгалтер, 8 сотрудников диспетчерского отдела, сотрудник информационного отдела) и сервер, соответственно потребность в  обновлении ЭВМ (электронно-вычислительных машин) отпадает.  В кабинете директора, отдела бухгалтерии, информационного отдела и секретаря-референта имеется по одному многофункциональному устройству (МФУ). В диспетчерском отделе находится два МФУ. Ранее двух машин не хватало для обеспечения быстрой работы сотрудников отдела в виду большого количества бумажного документооборота. Однако использование новой информационной системы позволит перенести большую часть бумажного документооборота в электронный, поэтому острая потребность в увеличении количества МФУ исчезает. Конфигурации рабочих станций – Intel Pentium G820 (socket 1155), 4 GB RAM, 250 GB HDD.

Также в четвертом квартале 2010 года на предприятии была создана локальная сеть топологии типа звезда с применением центральной базы данных, для чего в ноябре были приобретены следующие расходные материалы и новое оборудование: кабель витая пара UTP 5E торговой марки Rexant для подключения рабочих станций к коммутатору 2960с 
маршрутизатору 881w.

Конфигурация сервера – Intel Core i5 2500K, 12 GB RAM, 2 HDD 1 TB Sata 3 в RAID 1. База данных располагается на сервере, который находится в кабинете сотрудника информационного отдела и равноудален от всех других точек доступа, поэтому в четвертом квартале 2010 года было также закуплено оборудование в кабинет информационного отдела.

В виду вышеперечисленных аспектов техническое и аппаратное обеспечение целесообразно оставить прежним.

Выводы по разделу 1

ТЭК ООО «Ивкомтрейд» имеет следующую организационную структуру, представленную в виде схемы на рисунке 1.1.

Схема информационных потоков между подразделениями предприятия представлена в виде схемы на рисунке 1.2.

Выявлены следующие недостатки в работе применяемых на предприятии систем:

1. Высокая доля бумажного документооборота во всех отделах и между ними.
2. Низкий уровень безопасности при работе с электронными и с бумажными документами. Бумажные документы передаются по назначению через любого из сотрудников. Большой процент ошибок. Отсутствие шифрования. ЭЦП используется только при работе с системой Банк-Клиент.
3. Так называемая «лоскутная автоматизация», то есть несколько программных продуктов выполняют функции, дублирующие друг друга.
4. Проблемы с синхронизацией.
5. Частично автоматизирована работа лишь отдела бухгалтерии (посредством применения таких систем как «1С:Бухгалтерия 7.7», «Бизнес-Пак», Банк-Клиента ЗАО АКБ «Инвесторгбанк» филиал «Вознесенский»). Документооборот за пределами за пределами бухгалтерии из электронного снова переходит в бумажный.
6. Высокая доля ручного труда, особенно в диспетчерском отделе.

Были рассмотрены предложения современного отечественного рынка IT-технологий. Наиболее оптимальным решением для ТЭК является КИС на основе открытой платформы InterLogistics.

Техническое и аппаратное обеспечение, обновленное в четвертом квартале 2010 года, целесообразно оставить на предприятии прежним.

2. Практическая реализация  комплекса задач

2.1. Требования к будущей системе

Новая система InterLogistics является для ТЭК ООО «Ивкомтрейд» большим прыжком из прошлого века, погруженного в бесконечное перебирание бумажек в поиске нужного решения, в сегодняшний век информационных технологий, где все создается для сокращения времени на ручной труд и увеличения времени на умственный, для получения быстрых ответов на вопросы. Такой резкий прогресс обязывает новыми глазами взглянуть на работу сотрудников компании, оценить зачем им нужна новая система. Поэтому вполне логично будет сформировать перечень требований сотрудников к системе и разделить его на следующие группы: требования со стороны директора, требования со стороны сотрудников диспетчерского отдела, требования со стороны персонала отдела бухгалтерии, требования со стороны специалиста по внедрению.

Директор ТЭК ООО «Ивкомтрейд» имеет требования к системе, которые основаны на его прямых обязанностях управления, планирования и контроля всех процессов, происходящих в компании, поэтому система должна:

• позволить снизить уровень ручного труда до минимально возможного;
• иметь возможность для создания, использования электронной базы данных предприятия;
• позволять формировать сводные отчеты, относительно каждого сотрудника, по различным характеристикам (например: проданные услуги за рабочий день, привлеченные контрагенты, использование личного автотранспорта, использование привлеченного автотранспорта и т.д.), чтобы обеспечить «прозрачность» работы сотрудников для руководства;
• обеспечить возможность применения электронно-цифровой подписи;
• обеспечить максимально возможный уровень сохранности данных, являющихся коммерческой тайной ТЭК (заказчики, перевозчики и т.д.);
• позволить максимально автоматизировать работу сотрудников диспетчерского отдела (как ключевых работников ТЭК);
• иметь возможность удаленного доступа;
• иметь простой, понятный и доступный интерфейс;
• обеспечивать согласованность действий различных подразделений компании;
• обеспечивать своевременное информирование сотрудников о каких-либо произошедших изменениях в их непосредственной работе, работе отделов и компании в целом;
• обеспечивать высокую скорость работы.

Сотрудники бухгалтерии для выполнения своих прямых должностных обязанностей, указанных в подразделе 1.1, используют такие системы как: 1С:Бухгалтерия 7.7, «Бизнес Пак» и Клиент-Банк «ИнвестТоргБанк». Однако в подразделе 1.3 объясняется, что при использовании системы 1С:Бухгалтерия 7.7 необходимость в использовании системы «Бизнес Пак» отпадает, так как  происходит дублирование выполняемых функций. Исходя из этого, система должна:

• позволять сотрудникам бухгалтерии работать с ранее внедренными системами (соответственно исключить дублирование операций);
• иметь функциональные возможности переноса баз данных из внедренных ранее систем в будущую систему без потерь;
• позволять производить плановую и фактическую калькуляцию доходов и расходов по оказанным услугам;
• обеспечивать возможность ведения истории отношений и взаиморасчетов с контрагентами;
• позволять производить контроль оплаты, как заказчикам, так и исполнителям;
• обеспечивать ведение статистического и финансового анализа (эффективность работы сотрудника, отдела, маржа по различным заказчикам и перевозчикам, анализ трудозатрат на выполнение определенного заказа);
• позволять значительно снизить долю ручного труда;
• иметь простой, легко осваиваемый интерфейс. [16]

Диспетчерский отдел ТЭК «Ивкомтрейд» является ключевым подразделением предприятия. Новая система предназначена в основном для автоматизации работы диспетчеров, поэтому, с их точки зрения, система должна:

• позволять вести учет собственных транспортных средств, включая историю изменений;
• позволять вести базы данных привлеченных и собственных транспортных средств с широким набором характеристик (вид, марка, грузоподъемность, объем, владелец, место регистрации, № ПТС и т.д.);
• иметь функциональные возможности для ведения реестра заявок на перевозку, назначение исполнителей по заявке (сотрудников компании или подрядных организаций);
• иметь функциональные возможности для автоматического составления  типовых договоров-заявок на оказание услуги;
• производить автоматический расчет стоимости перевозки на основании действующих в компании тарифов;
• позволять вести реестр контрагентов, включая их реквизиты, договора, историю сотрудничества, электронные копии необходимых для сотрудничества документов, пакет оказываемых ими услуг;
• позволять производить поэтапное планирование перевозок и контроль на каждом из этих этапов;
• обеспечивать формирование транспортных документов и аналитических отчетов, а также выпуск полного комплекта сопроводительных документов на перевозку;
• обеспечивать комплектацию сборных грузов и планирование регулярных перевозок;
• позволять производить деление контрагентов на группы в зависимости от степени доверия к ним;
• обеспечивать ведение учета местонахождения собственного и привлеченного транспорта;
• иметь функциональные возможности ведения электронного журнала диспетчера, на основании которого будут составляться ежедневные отчеты об эффективности его работы (для предоставления директору), рассчитываться заработная плата и так далее;
• иметь функциональные возможности для массового оповещения различных групп контрагентов при появлении интересующих их данных;
• обеспечивать сохранность и неприкосновенность клиентских баз одного диспетчера для других сотрудников отдела.

С точки зрения специалиста по внедрению система, внедряемая в ТЭК «Ивкомтрейд», должна:

• быть совместимой с теми информационными системами, которые уже применяются на предприятии;
• иметь простой, легкоосваиваемый интерфейс;
• иметь жестко регламентированные права доступа каждого из пользователей к данным;
• быть простой для понимания при обучении сотрудников ТЭК;
• быть отказоустойчивой;
• иметь функциональность для журнализации всех изменений, которые производились каждым из пользователей;
• быть web-интегрируемой;
• содержать модуль рассылки;
• содержать расчетный модуль;
• содержать набор шаблонов типовых документов;
• иметь модуль географического позиционирования;
• иметь календарный модуль;
• иметь возможность применения ЭЦП;
• содержать функцию отслеживания ошибок пользователей.