Создание корпоративной информационной системы для транспортно-экспедиционных предприятий

2.5. Развитие системы

Система InterLogistics является системой, развивающейся в соответствии с требованиями рынка транспортно-экспедиционных услуг и своих клиентов, что является залогом успеха всех информационных продуктов. Отличительной особенностью системы является её открытость и большие возможности развития: посредством разработки на заказ, а также за счет внедрения готовых решений Oracle или сторонних производителей. Техническая поддержка программного обеспечения от компании Oracle обеспечивает доступ к специализированному техническому ресурсу, возможностью бесплатного обновления версий технологических продуктов Oracle и критических исправлений. Система InterLogistics, как уже было сказано ранее, может быть совместимой с другими информационными системами, что способствует развитию функциональных возможностей по учету данных, по их представлению и анализу. Легкое масштабирование системы позволяет работать с информационной системой посредством стандартного веб-браузера.

Благодаря последнему аспекту, постоянно появляются новые бесплатные веб-сервисы в рамках данной информационной системы, такие как:

• веб-сервис расчета оптимального маршрута;
• веб-сервис для заполнения формы r600 и печати накладной на бланке;
• веб-сервис расчета оптимальной загрузки кузова транспортного средства (различные виды упаковки продукции и виды грузов).

Последний был создан ещё осенью 2010, к весне 2011 года он был отрегулирован, были устранены ошибки, была повышена эффективность. Весной автомобильные дороги были закрыты на месяц (причем в каждом регионе по-разному) для полностью загруженных грузовых авто с полуприцепом тоннажем 20 тонн кубатурой 82 м3 и более, если они ехали не с продуктами питания. С любым другим грузом тоннаж не должен был превышать 5 тонн на ось, то есть машина не могла перевозить более 10 тонн за один рейс. Более того если размещение груза в полуприцепе было неправильным, тогда при прохождении авто грузовых весов, водителю выписывали штрафы, которые  порой в десять или двенадцать раз превышали стоимость перевозки.

В рамках ТЭК ООО «Ивкомтрейд» система InterLogistics в течение короткого периода времени «обрастет» необходимыми для успешного функционирования веб-сервисами, которые полностью смогут автоматизировать работу сотрудников диспетчерского отдела. Также в планах генерального директора создать филиал компании сначала в городе Санкт-Петербурге, который является одним из крупнейших транспортных узлов России, затем в Москве, Екатеринбурге, Новосибирске. Система InterLogistics позволяет эффективно удаленно управлять филиалами компаний.

Выводы по разделу 2

Со стороны сотрудников ТЭК ООО «Ивкомтрейд» были выявлены требования, предъявляемые ими к создаваемой системе.

Структура создаваемой ИСУ представлена рисунком 2.1.

Схема создаваемой ИСУ ТЭК представлена рисунком 2.2.

Создаваемая ИСУ будет состоять из следующих основных функциональных блоков, каждому из которых было дано описание:

1. Работа с Исполнителями.
2. Работа с Заказчиками.
3. Работа над договорами-заявками.
4. Контроль рейса.
5. Расчетные показатели.
6. Календарь событий.
7. Финансовый контроль.
8. Справочники.

ИСУ ТЭК ООО «Ивкомтрейд» будет иметь три системных модуля, каждому из которых было приведено описание:

1. Отчеты.
2. Документооборот.
3. Разграничение прав доступа.

Была приведена логика функционирования создаваемой ИСУ.

Были описаны и классифицированы объекты, важные для работы ИСУ:

1. Клиенты-исполнители.

2. Клиенты-заказчики.

3. Диспетчера.

4. Бухгалтерия.

5. Заказы.

6. Грузовой автотранспорт.

7. Водители.

Также было описано, какую необходимую информацию по заказам должен предоставлять интерфейс ИСУ.

В качестве основных тенденций развития создаваемой ИСУ в будущем было отмечено создание веб-сервисов, позволяющих сократить до минимума ручной труд диспетчерского отдела, и развития компании – путем создания филиалов в крупных транспортных узлах России и управление ими посредством развития создаваемой ИСУ.

 

3. РАСЧЕТ экономической эффективности

3.1. Источники экономической  эффективности

Внедрение новой системы на предприятии нужно обосновать с точки зрения экономической эффективности, для этого необходимо оценить её источники.

Источниками экономической эффективности являются:

1. Снижение уровня ручного труда и бумажного документооборота до минимально возможного позволяет сократить трудозатраты и повысить производительность труда сотрудников за счет высвобождения времени, которое раньше уходило на формирование и составление документов (во внедряемой системе имеются: шаблоны типовых документов, используемых при работе в ТЭК; расчетный модуль, позволяющий сделать все необходимые расчеты по перевозке груза; также в системе позволяет формировать транспортные документы и аналитические отчеты, а также выпускать полный комплект сопроводительных документов на перевозку).
2. Использование календарного модуля позволяет напоминать заказчикам о дате оплаты оказанных им услуг и получать денежные средства в точно срок (увеличение денежных потоков, отсутствие дефицита «живых» денег). Как и большинство ТЭК, ООО «Ивкомтрейд» оплачивает услуги исполнителей заказов сразу же по получении на руки документов, подтверждающих перевозку груза. Тогда как от заказчиков компания может получить оплату своих услуг через неделю, месяц, а по некоторым договорам даже через два месяца. Иначе говоря, при отсутствии средств на расчетном счете, компания практически не сможет работать. Внедряемая система позволит избежать дефицита денежных средств и не потерять постоянных клиентов-перевозчиков. Но, основной экономический эффект  от использования данного модуля заключается в том, что его применение позволит избежать таких непредвиденных расходов, как выплата штрафных санкций перевозчикам за просроченные платежи, которые составляют 15% от общей суммы фрахта (ставки).
3. Использование модуля рассылки и модуля географического позиционирования позволяет сократить эксплуатационные расходы и  время поиска оптимального решения, а также реализовать функции контроля перевозки груза и информирования клиентов о статусе доставки грузов. Сейчас диспетчера тратят огромное количество времени и денежных средств компании на сбор и передачу необходимой для работы информации о местонахождении автотранспорта и свободных грузов. На данный момент это происходит посредством стационарной и мобильной телефонной связи (в значительно степени) и Интернет-соединения (затраты на которое значительно ниже расходов на телефонную связь). Внедряемая система позволит сократить данные расходы практически вдвое, так как для данных целей в основном будет использоваться Интернет-соединение.
4. Применение жестко регламентированных прав доступа каждого из пользователей к данным компании, использование функциональности для журнализации всех изменений, которые производились каждым из пользователей и возможность применения ЭЦП позволят обеспечить необходимый уровень безопасности данных, являющихся коммерческой тайной. При «утечке» подобной информации компания может быстро стать банкротом (конкуренты начнут перебивать тарифы на перевозку грузов).

Таким образом, внедрение рассмотренной системы InterLogistics не только удовлетворяет всем требованиям (перечисленным ранее в подразделе 2.1), но и устранит недостатки в работе компании (описанные в первом разделе в подразделе 1.3), к тому же её внедрение обеспечит достижение значительного экономического эффекта.

3.2. Анализ затрат на создание ИСУ на базе платформы InterLogistics

В данном пункте будет использована методика оценки совокупных затрат на эксплуатацию и создание информационной системы.

Затраты на создание включают в себя:

• затраты на абонентскую плату;
• затраты на приобретение программных и технических средств;
• затраты на проектирование, развертывание системы;
• затраты на электроэнергию;
• затраты на организацию и поддержку постоянного и скоростного интернет-соединения;
• затраты на обучение персонала;
• прочие затраты.

В статье «затраты на абонентскую плату» отражается абонентская плата за использование платформы InterLogistics, которая составляет 0 рублей в месяц.

Для использования системы необходимо соответствующее техническое и аппаратное обеспечение, в подразделе 1.5 было сделано подробное описание данного оборудования. Также было отмечено, что оборудование было установлено в первом квартале 2011 года, что произошло значительно недавно, и так как оно удовлетворяет системным требованиям создаваемой ИСУ и ещё не подвержено сильному моральному и физическому износу, нет смысла его заменять. Отсюда следует, что затраты на приобретение техническое и аппаратное обеспечение также равны 0 рублей.

Однако, как нами было сказано ранее, платформа InterLogistics является бесплатной открытой платформой, однако для работы с ней необходимо приобрести программные средства компании Oracle. Применяемая операционная система Lynex. Данные расходы, считающиеся единовременными, представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1

 

Наименование	Количество	Цена, тыс. руб.	Стоимость, тыс. руб.
Техническая поддержка для Oracle Standart Edition One (5)	3	40,006	120,018
Настройка резервного копирования данных Oracle Database Standart Edition One	1	10,5	10,5
Итого	-	-	130,518

Таблица 3.1. Затраты на приобретение программных средств.

Проектные работы по развертыванию системы включают в себя целый ряд мероприятий, требующих особых затрат, отраженных в таблице 3.2:

Таблица 3.2

 

Наименование мероприятия	Общие затраты на проведение мероприятий, тыс. руб.
Настройка клиентского сервиса	2
Обучение персонала	4
Описание обновленного регламента работы	7
Создание  удобного интерфейса и расчетного комплекса основных показателей	12
Разработка новых форм документов	6
ИТОГО	31

Таблица 3.2. Затраты на проведение мероприятий по внедрению.

Описание мероприятий:

1. Настройка клиентского сервиса включает в себя конфигурирование виртуального рабочего места, выделение и ограничение прав, формирование личного кабинета для каждого из пользователей среди сотрудников компании, журналирование и программирование сохранения истории абонентского доступа.
2. Обучение сотрудников ТЭК ООО «Ивкомтрейд» необходимо для эффективного использования всех возможностей создаваемой ИСУ. Следует отметить, что выполнение данного пункта подразумевает простои в работе обучаемых, поскольку будет внедрен совершенно новый набор инструментов, необходимый для работы в создаваемой системе. Обучение сотрудников должно быть реализовано с минимальными временными затратами и максимальным эффектом. При определении затрат из расчета месячной заработной платы сотрудников, составляющей данный факт необходимо учесть.
3. Описание нового регламента работы всех отделов компании – является необходимой компонентной составляющей при создании новой системы, обусловленной обязательным наличием регламента, руководящего работой каждого отдельно взятого сотрудника. Создание новой ИСУ не изменило сами рабочие процессы, происходящие в компании, так как создаваемая ИСУ подстраивалась под работу компании, поэтому требуется описание существующего в компании регламента работ с учетом проводимой автоматизации.
4. Создание  удобного интерфейса и расчетного комплекса основных показателей, используемых ранее в работе компании, но рассчитываемых вручную и применяемых в новой ИСУ для ТЭК ООО «Ивкомтрейд».
5. Разработка новых форм документов, применяемых в создаваемой ИСУ для ТЭК ООО «Ивкомтрейд», основывается на уже сформированных ранее документах, используемых ранее на предприятии.

Амортизация = Пст * На / 100%.         (3.1)

Но так как ничего не было приобретено, а закупленное ранее и установленное оборудование  подвергалось ускоренной амортизации и к настоящему моменту полностью самортизировано. Поэтому при норме амортизации равной 20 %:

А = (130518*20%)/100%=26103,6

В статью «Материальные затраты» входят затраты на электроэнергию, необходимые для функционирования системы. Таблица 3.3 приводит информацию по затратам на электроэнергии в год.

Таблица 3.3

Затраты на электроэнергию

Наименование	Единица измерения	Расход в течение года	Цена за единицу измерения, руб. [45]	Затраты за год, тыс. руб.
Электроэнергия	КВт*ч	9300	2,75	25575
ИТОГО	-	-	-	25575

Таблица 3.3. Затраты на электроэнергию.

В статью «затраты на организацию и поддержку постоянного и скоростного интернет-соединения» включаются затраты, связанные с подключением, настройкой, обслуживанием интернета. В виду того, что все работы берет на себя поставщик услуг связи и интернет-услуг. Создаваемая ИСУ будет осуществлять свою работу исключительно через интернет, поэтому необходимо обеспечить доступ к нему с каждого рабочего места пользователей системы. Таблица 3.4 представляет затраты на интернет соединение.

Таблица 3.4

Затраты на интернет-соединение

Наименование	Ежемесячная арендная плата, руб.	Затраты за год, тыс.руб.
Интернет	1000	12
ИТОГО	-	12

Таблица 3.4. Затраты на интернет-соединение.

В статью затрат «Прочие затраты» включаются различные дополнительные платежи связанные с процессом внедрения: платежи по страхованию имущества. Также сюда включаются простои в работе отдела кадров, описанные выше, во время которых будут проводиться обучение персонала. В виду того, что диспетчерский отдел временно не сможет выполнять свои функции в полном объеме, следовательно, предприятие терпит убытки в процессе своей деятельности. Директор ТЭК ООО «Ивкомтрейд» осведомлен о вынужденых потерях, а так же готов единовременно выделить порядка 50 тыс. руб. Таблица 3.5 представляет сводные затраты создании новой ИСУ.