Создание корпоративной информационной системы для транспортно-экспедиционных предприятий

1. Клиент-исполнитель («черный»; «серый»; «белый»). Для точной оценки репутации клиента-исполнителя используется история его предыдущего сотрудничества, его честность, компетентность. «Черный» – компания участвовала в преступных махинациях или не выполнила заказ, или очень плохо выполнила заказ, что повлекло за собой возложение на ТЭК со стороны заказчика штрафных санкций. «Серый» – компания неплохо выполнила заказ, однако были какие-то неприятные моменты во время работы (неуважение, например, к сотрудникам ТЭК). «Белый» – самый надежный, всегда хорошо выполняющий заказы без каких-либо проблем или неприятных ситуаций  Комбинации этих признаков определяют политику компании в отношении клиентов-исполнителей.
2. Клиент-заказчик («черный»; «серый»; «белый»). Для точной оценки репутации клиента-заказчика используется история его предыдущего сотрудничества с другими ТЭК в частности, его честность, компетентность, платежеспособность. «Черный» – компания участвовала в преступных махинациях или не предоставила заказ, или не оплатила заказ, или оплатила не вовремя, что повлекло за собой возложение на ТЭК со стороны исполнителя штрафных санкций. «Серый» – компания иногда оплачивает услуги с задержкой. «Белый» – самый надежный, всегда предоставляются заказы в соответствии с заявками, оплачиваются вовремя или досрочно. Комбинации этих признаков определяют политику компании в отношении клиентов-заказчиков.
3. Диспетчер (диспетчер; старший диспетчер). Большая часть сотрудников компании специализируется на работе с потенциальными ключевыми клиентами и с компаниями, уже давно сотрудничающими с ТЭК ООО «Икомтрейд».
4. Бухгалтерский отдел (бухгалтер; главный бухгалтер.). Для стимулирования активности исполнения заказов клиентами-исполнителями, например, производится досрочная безналичная или наличная оплата услуг (о принципах настойки будет сказано ниже). Среди параметров, влияющих на получение и исполнение заказа также часто присутствует и сумма заказа, часто она имеет решающее значение. Постоянный клиент, делающий средние по степени выгодности для ТЭК заказы, гораздо важнее дли фирмы, чем разовый, оставивший заявку, на доставку груза по ставке в два, к примеру, раз больше обычной суммы доставки по данному маршруту товар на большую сумму и требующий к себе индивидуального подхода. Поэтому включение данного параметра зависит от принятой в конкретной фирме политики построения отношений с клиентами.

Для сотрудничества компаний с ТЭК ООО «Ивкомтрейд», а тем более получение привилегированного отношения со стороны её работников или вне регламентного сотрудничества (то есть выполнения всех заказов, обеспечение выгодной работой всех единиц транспорта) необходимо достаточно соответствия условиям хотя бы по одному из перечисленных параметров (таблица 2.1).

Таблица 2.1.

Доступ к сотрудничеству с ТЭК ООО «Ивкомтрейд»

Таблица 2.1. Доступ к сотрудничеству с ТЭК ООО «Ивкомтрейд»

Номер исходящей заявки – это номер заказа, который присваивается автоматически системой, с нового календарного года нумерация начинается заново. Оценка клиента-исполнителя – это характеристика репутации компании-исполнителя согласно имеющимся у ТЭК ООО «Ивкомтрейд» данным. Оценка клиента-заказчика – аналогично оценке клиента-исполнителя, то есть характеристика репутации компании-заказчика согласно имеющимся у ТЭК ООО «Ивкомтрейд» данным. Диспетчер, ответственный за исполнение заявки – это сотрудник диспетчерского отдела, несущий ответственность за исполнение заказа, то есть «закрепленный» за данным заказом. Сотрудник бухгалтерского отдела, ответственный за финансовый контроль – это работник бухгалтерии, обеспечивающий надзор за своевременностью финансовых операций между клиентом-исполнителем и ООО «Ивкомтрейд» и клиентом-заказчиком ООО «Ивкомтрейд»  и работающий с соответствующей документацией. Сумма дохода компании ООО «Ивкомтрейд» – это критерий отбора согласно потенциальному доходу ООО «Ивкомтрейд» по данному конкретному заказу. Доступ к сотрудничеству – это принятие решения на основе суммы факторов, перечисленных в таблице.

Таким образом, чтобы заказ (заявка) был принят на исполнение сотрудниками компании, необходимо сначала получить разрешение к сотрудничеству, то есть каждый заказ должен быть «просеян» через данную систему фильтров.

 Классификация заказов

Заказы, выполняемые по различным маршрутным схемам, с различными характеристиками, должны иметь различные регламенты выполнения; соответственно их классификацию также необходимо детально проработать и учесть при разработке системы. Существуют следующие основные варианты.

1. Стандартный заказ на междугороднюю перевозку не опасного груза весом от 0 до 10 тонн и кубатурой не более 60 м3. К данному классу относится одна четвертая основной массы заказов, поступающих в ТЭК ООО «Ивкомтрейд», обладающих наиболее типичными свойствами.
2. Стандартный заказ на междугороднюю перевозку опасного груза весом от 0 до 10 тонн и кубатурой не более 60 м3. К данному классу относится одна восьмая основной массы заказов, поступающих в ТЭК ООО «Ивкомтрейд», обладающих наиболее типичными свойствами.
3. Стандартный заказ на междугороднюю перевозку неопасного груза весом от 10 до 20 тонн и кубатурой от 60 м3 до 90 м3. К данному классу относится одна четвертая основной массы заказов, поступающих в ТЭК ООО «Ивкомтрейд», обладающих наиболее типичными свойствами.
4. Стандартный заказ на междугороднюю перевозку неопасного груза весом от 10 до 20 тонн и кубатурой от 60 м3 до 90 м3, требующего соблюдение температурного режима. К данному классу относится одна четвертая основной массы заказов, поступающих в ТЭК ООО «Ивкомтрейд», обладающих наиболее типичными свойствами
5. Стандартный заказ на междугороднюю перевозку опасного груза весом от 10 до 20 тонн и кубатурой от 60 м3 до 90 м3. К данному классу относится 1/16 основной массы заказов, поступающих в ТЭК ООО «Ивкомтрейд», обладающих наиболее типичными свойствами.
6. Стандартный заказ на перевозку груза весом от 0 до 20 тонн и кубатурой от 0 м3 до 90 м3 по городу или области. К данному классу относится 1/16 основной массы заказов, поступающих в ТЭК ООО «Ивкомтрейд», обладающих наиболее типичными свойствами.

Классификация транспортных средств исполнителей.

У каждого грузового автотранспорта есть свои характеристики относительно того какие грузы и на какие расстояния было бы лучше на не перевозить. Поэтому чтобы облегчить работу сотрудников диспетчерского отдела ТЭК по поиску оптимального решения было решено производить классификацию транспортных средств по типу кузова, кубатуре, тоннажу, по году выпуска машины, что и было сделано в первом квартале 2011 года в картотеке транспортных средств. Некоторые заказчики, перевозящие дорогостоящую продукцию, отказываются от старых машин, например, компании ООО «Азурит 2» (груз: водка), ООО «Компания Аран» (груз: хлопок, бытовая химия, бытовая техника, различное специализированное оборудование (например, для ФГУП Почта России, в том числе и для филиала в городе Иваново).

Классификация водителей исполнителей.

Водитель – это человек, отвечающий за груз во время его перемещения из точки загрузки к точке выгрузке. Исходя их этого, он должен быть ответственным, исполнительным, внимательным на дороге, спокойным, непьющим за рулем. Однако порой этого недостаточно, так как требования по отношению к водителю предъявляет и сторона-заказчик, основные из них следующие:

• отсутствие судимости;
• наличие прописки или регистрации;
• знание русского языка;
• наличие санитарной книжки;
• наличие белого халата.

Водители, так же как и клиенты, ТЭК делятся на «черные», «серые» и «белые» списки:

1. «Черный» список – это водители, имеющие судимость, фигурировавшие в уголовных делах, когда пропадали грузы, безответственные, невнимательные, с неустойчивой психикой, пьющие за рулем, не имеющие прописки и не разговаривающие по-русски.
2. «Серый» – это водители, не имеющие судимость, никогда не фигурировавшие в уголовных делах, когда пропадали грузы, безответственные, невнимательные, с неустойчивой психикой, непьющие за рулем, имеющие прописку или регистрацию, разговаривающие по-русски, не имеющие санитарную книжку и белый халат.
3. «Белые» – водители, которые не имеют судимость, никогда не фигурировали в уголовных делах, когда пропадали грузы, ответственные, внимательные, с устойчивой психикой, непьющие за рулем, имеющие прописку или регистрацию, разговаривающие по-русски, имеющие санитарную книжку и белый халат.

ТЭК ООО «Ивкомтрейд» никогда не работает с водителями из «черного» списка, отдавая предпочтение «белому» или в крайнем случае «серому» спискам.

Работа любой фирмы и любого отдела – это живой и творческий процесс, который не всегда можно заключить в строгие рамки правил. И вне регламентные заявки, несмотря на свое название, не являются чем-то экстраординарным – это неотъемлемая часть ежедневной работы любой ТЭК. Как правило, самые важные клиенты сваливаются как снег на голову в самые последние минуты работы, делают огромный заказ и требуют доставить «все это» точно в срок и ни минутой позже. Если масштабы бизнеса не слишком велики и такие ситуации единичны, вопрос решается простым звонком руководителю. Он взвешивает все «за» и «против», оценивает свои ресурсы и принимает решение. Немаловажно в этом процессе то, что на принятое решение влияют такие неформальные факторы, как настроение, самочувствие, занятость в конкретный момент времени и так далее. Звонки в самое «жаркое» время будут поступать в офис в огромном количестве, и на объективную реакцию руководства не всегда приходиться рассчитывать. И все зависит не только от наличия ресурсов транспорта для осуществления доставки, но и от репутации клиента-заказчика, клиента-исполнителя, личности водителя, марки, типа кузова, грузоподъемности, кубатуры, года выпуска и «репутации» автомобиля, поэтому решение должно приниматься всеми ответственными за выполнение заказа функциональными структурами.

Отсутствие ресурсов для выполнения срочного заказа у одного из сотрудников диспетчерского отдела не является окончательным решением по данному вопросу, поэтому есть смысл согласовывать его со всеми сотрудниками подразделениями и тем более с руководителем. По предлагаемой технологии заказы проходят процесс согласования у руководителя диспетчерского отдела и отдела бухгалтерии, которые участвуют в выполнении заказа, последовательно, а затем поступают на стол к руководителю организации.

Интерфейс ИС должен предоставлять всю информацию по заказам, имеющую значение для принятия решения:

• требуемые дата и время доставки;
• название и тип клиента-заказчика;
• название и тип клиента-исполнителя;
• стоимость заказа;
• стоимость исполнения заказа;
• тип оплаты (наличная, безналичная);
• срок оплаты;
• форма оплаты (полная или частичная предоплата);
• условия оплаты (оригиналы товарно-транспортных и товарных накладных на перевозимый груз или  их электронные или факсимильные копии)
• объем и вес заказа;
• адрес доставки;
• дополнительные параметры адреса (направление, сегмент, необходимость пропуска, высота проезда, ограничения по марке автомашины и т. д.);
• требуемое время доставки.

Возможность сортировки и группировки добавит процессу поиска оптимального решения гибкость, и это особенно важно для диспетчерского отдела. Достаточно часто заказы поступают в момент, когда невозможно найти дополнительный транспорт или нет свободных машин в данном районе страны, будут приняты только те из них, которые могут быть относительно безболезненно добавлены в уже сформированные маршрутные листы.

Если от одного из сотрудников подразделений получен отказ, производится проверка поля «Действия в случае отказа диспетчера» и в зависимости от его значения заявка либо автоматически отменяется, либо принимается в работу с измененным значением полей «Требуемая дата комплектации» и «Требуемая дата доставки» на значения, соответствующие установленным регламентам. Для того чтобы застраховаться от человеческого фактора на этапе согласования, в определенный момент, заложенный в алгоритм программы, функция может срабатывать автоматически, обрабатывая все «зависшие» в ней заказы, как будто по ним был получен отказ (непринятие решения до определенного времени, будет равносильно отказу). Тем не менее, каждое ответственное лицо компании должно понимать, что информация открыта для анализа заинтересованным подразделениям (например, бухгалтерскому отделу или высшему руководству) и может потребоваться обоснование.