Перспективные направления совершенствования информационного обеспечения управления

Содержание

Введение   ………………………………………………………………………..  2

Глава 1. Сущность, значение и роль системы информационного

     обеспечения управления

1.1. Роль и значение информации в процессах управления  ………….  5

1.2. . Характеристика и классификация

информационных систем в управлении   ……………………………..   11

1.3. Особенности информационного обеспечения

государственных органов власти   …………………………………….   17

Глава 2. Анализ и проблемы организации информационного

    обеспечения управления

2.1. Негативные тенденции развития системы информационного

обеспечения государственного управления в России  ……………….   22

2.2. Анализ деятельности Управления информационного

и документационного обеспечения Президента РФ   ………………..   26

Глава 3. Перспективные направления совершенствования

    информационного обеспечения управления

3.1. Перспективы построения эффективной системы

информирования персонала   ………………………………………….   32

3.2.  Повышение информационной компетентности

государственных служащих   …………………………………………    36

3.3. Обеспечение информационной безопасности организации ……   40

              Заключение   …………………………………………………………….. 43

Список использованной литературы…………………………………    44

16

Введение

Эффективное управление различными социальными организациями и системами немыслимо без использования информации. Такая ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений.

Успешное развитие современного общества также во многом зависит от широкого применения новейших информационных технологий, позволяющих обрабатывать информацию любого вида с наибольшей эффективностью. Сегодня сложно представить успешную компанию, которая не использовала бы в своей деятельности информационные технологии.

Успех развития любой организации в долгосрочной перспективе во многом определяется качеством системы стратегического управления, эффективность которой, в свою очередь, сильно зависит от информационной поддержки управленческих процессов. Усложнение внутренних и внешних связей в условиях рыночной экономики вынуждает организации изменять стратегию и тактику принимаемых решений, искать новые источники финансирования. В связи с этим возникает ряд проблем в организации информационного обеспечения процесса принятия и реализации управленческих решений.

Опыт последних лет показывает, что решение таких задач, как развитие экономики, повышение эффективности государственного управления, выполнение многих социальных программ, должно основываться на оперативной и достоверной информации с привлечением информационных технологий. Модернизация информационного обеспечения государственного управления реализуется в рамках Федеральной целевой программы «Электронная Россия»[1] на федеральном и региональном уровне.

Цель данной работы – попытка рассмотреть процессы совершенствования системы информационного обеспечения управления. Для раскрытия темы необходимо определить и решить круг вопросов:

- выявить роль и значение информации в процессах управления;

- охарактеризовать и привести классификацию информационных систем в управлении;

- раскрыть особенности информационного обеспечения государственных органов власти; 

- определить негативные тенденции развития системы информационного обеспечения государственного управления в России;

- проанализировать деятельность Управления информационного и документационного обеспечения Президента РФ;

- показать перспективы построения эффективной системы информирования персонала;  

- осветить вопросы повышения информационной компетентности государственных служащих;

- а также затронуть вопросы обеспечения информационной безопасности организации и др.

В структуре работы первая глава носит теоретический характер и посвящена выявлению сущности, значения и роли системы информационного обеспечения управления. Вторая глава носит практический характер и содержит анализ и проблемы организации информационного обеспечения управления. Третья глава содержит характеристику перспективных направлений совершенствования информационного обеспечения управления.

Объектом нашего исследования являются общественные отношения, складывающиеся в процессе функционирования системы информационного обеспечения управления.

Предметом исследования являются непосредственно системы информационного обеспечения в управлении.

Основным методом исследования послужил метод анализа информации.

Гипотеза нашего исследования состоит в том, что  совершенствование системы информационного обеспечения управления является  фактором повышения эффективности управления.

Теоретической базой нашего исследования послужили статьи таких специалистов как Г.Атаманчук, В.Годин, И.Корнеев, Г.Титоренко, В.Коновалова, И.Погодина, В.Попов, Д.Чиков и др. В заключение работы содержатся выводы, сделанные автором после изучения данной темы. В конце работы приведен список использованных источников.

Глава 1. Сущность, значение и роль

системы информационного обеспечения управления

1.1. Роль и значение информации в процессах управления

Управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов информации. Оно включает:

- производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни и т.д.;

- сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;

- аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);

- хранение и поиск информации;

- размножение и распространение информации, передача ее потребителю;

- использование информации;

- контроль за эффективностью использования информации.

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.

По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном - с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации.[2]

Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами.

Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных потоках данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.

Второй фактор, влияющий на использование менеджером полученных данных, касается содержания информационных потоков, поступающих в сферу управления. Они должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность.

Наконец, следует иметь в виду, что использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.

Одним из важнейших требований к информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.

Следует заметить, что избыточность информации имеет как отрицательные, так и положительные стороны.[3] В теории информации есть понятия холостой (бесполезной) и полезной избыточности. Избыточность снижает степень полноты и достоверности. В этом случае она бесполезна. Но избыточность может быть использована для пополнения массивов информации (на будущее), а также для исправления искажений и ошибок. Всякое отсутствие избыточности приводит к большим информационным потерям. Возникает необходимость в повторном обращении к сообщениям, т.е. в искусственном наращивании избыточности. Именно поэтому, организуя каналы поступления информации, надо создавать систему, обеспечивающую контроль поступающих сообщений через другие источники.

Вторым требованием к информации является ее объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.

Третье непременное требование управляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации - точность, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает. Точность неразрывно связана с достоверностью, объективно верным отражением событий, явлений, состояния объекта, окружающей его среды. Детализация, достоверность и полнота взаимосвязаны.

Однако детализация, как и оптимальность, имеет свои пределы. Наступает момент, при котором затраты времени и усилий на получение полной и детальной информации становятся неоправданными с точки зрения поставленных целей. В теории управления констатируется состояние, когда в информационном обеспечении управления возникает момент, при котором детальная, более полная информированность стоит дороже, чем неинформированность.

Для потоков информации типичным является их бессистемность, а отсюда и избыточность не поддающейся обработке информации. Поступая к одним работникам, она часто недооценивается ими с точки зрения потребностей. Несвоевременная передача заинтересованным адресатам полезной информации снижает ее значимость, полноту и достоверность.

В.Г. Афанасьев обращает внимание на то, что между полнотой и оперативностью информации существует объективное противоречие.[4] Чем полнее информация, тем больше усилий и времени затрачивается на ее получение, переработку, анализ, что снижает степень оперативности информации. Отыскание меры достаточной полноты и требуемой оперативности решается различными путями, главный среди которых заключается в совершенствовании информационной системы, включая и материально-технический, и человеческий ее компоненты (речь идет о совершенствовании как техники и технологии работы с информацией, так и профессиональной подготовки людей).

Следует, однако, подчеркнуть, что когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой для управленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному органу управления. А ее эффективное решение возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.

Соблюдению этого очень важного, четвертого по порядку, но не по значению, требования, в решающей степени способствует применение в управленческой деятельности современных информационных технологий.