Перспективные направления совершенствования информационного обеспечения управления

Необходимо признать, что сегодня отсутствует система внешних стимулов и мотиваций у государственных служащих, которые требовали бы от них достижения соответствующей информационной компетентности. В системе государственной службы нет никакой системы поощрений государственных служащих за использование информационных технологий. Отсутствует единая государственная политика, которая бы стимулировала заинтересованность государственных служащих в повышении личного уровня информационной компетентности.

Итак, на сегодняшний день специалистами в области государственного управления определены негативные тенденции развития системы информационного обеспечения государственного управления в России. Тем не менее имеются примеры успешного функционирования систем информационного обеспечения управления. На наш взгляд, это Управление информационного и

документационного обеспечения Президента Российской Федерации, о котором далее пойдет речь.

2.2. Анализ деятельности Управления информационного

и документационного обеспечения Президента Российской Федерации

В 1998 году Указом Президента Российской Федерации было образовано  Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации (далее - Управление). Управление было организовано на базе Управления делопроизводства Администрации Президента РФ, Архива Президента РФ, Отдела секретного делопроизводства Администрации Президента РФ, Отдела специальной документальной связи Администрации Президента РФ, Отдела информационных баз данных Администрации Президента РФ, Отдела Администрации Президента РФ по программно-техническому обеспечению, Библиотеки Администрации Президента РФ.

Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации является самостоятельным подразделением Администрации Президента Российской Федерации. Первым начальником Управления был назначен Ю.С.Шустицкий, с 23 июня 2008 года начальник Управления – Сергей Николаевич Осипов.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Положением об Администрации Президента Российской Федерации, распоряжениями Администрации Президента Российской Федерации, а также Положением «Об Управлении информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации»[17]

Основными задачами Управления являются:

- организация информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации;

- обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в Администрации Президента Российской Федерации с использованием автоматизированной системы «Делопроизводство»;

- организация работы с секретными документами и шифртелеграммами;

- организация, координация и контроль деятельности по обеспечению защиты сведений, составляющих государственную тайну, в Администрации Президента Российской Федерации;

- организация и координация работ по использованию информационных баз данных;

- организация специальной документальной связи с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, контроль за ее состоянием;

- комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, совещательных и консультативных органов при Президенте Российской Федерации;

- комплектование, обработка, хранение и использование библиотечного фонда Администрации Президента Российской Федерации.

Основными функциями Управления являются:

- выпуск федеральных конституционных законов и федеральных законов, оформление и выпуск указов и распоряжений Президента Российской Федерации, распоряжений Администрации Президента Российской Федерации;

- направление заверенных печатью Управления копий подписанных Президентом Российской Федерации указов и распоряжений Президента Российской Федерации, иных документов, а также выписок из них, осуществляемое по представлениям руководителей самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, согласованным с Государственно-правовым управлением Президента Российской Федерации и соответствующим (согласно установленному распределению обязанностей) заместителем Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;

- подготовка проектов нормативных актов, методических материалов и предложений по вопросам информационного и документационного обеспечения, работы с документами, а также по вопросам архивного дела;

- подготовка сводной номенклатуры дел Администрации Президента Российской Федерации, номенклатуры дел особой важности, совершенно секретных и секретных дел Администрации Президента Российской Федерации;

- учет и отправка поручений Президента Российской Федерации, иных документов Президента Российской Федерации, а также поручений Руководителя Администрации Президента Российской Федерации и его заместителей, других должностных лиц Администрации Президента Российской Федерации;

- разработка и реализация мер по обеспечению защиты сведений, составляющих государственную тайну, и их носителей в Администрации Президента Российской Федерации;

- осуществление мероприятий по обеспечению безопасности специальной документальной связи с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

- формирование перечня сведений, подлежащих засекречиванию в Администрации Президента Российской Федерации, а также перечня должностей работников Администрации Президента Российской Федерации, подлежащих оформлению на допуск к сведениям, составляющим государственную тайну;

- прием, учет, регистрация и отправка служебных документов, в том числе секретных документов и шифртелеграмм;

- контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации Президента Российской Федерации;

- участие в документационном и техническом обеспечении заседаний, совещаний и иных мероприятий, проводимых Президентом Российской Федерации и Руководителем Администрации Президента Российской Федерации;

- прием документов на архивное хранение, обеспечение их учета, научно-технической обработки и сохранности;

- создание страхового фонда архивных документов и обеспечение его сохранности;

- организация использования архивных документов, подготовка предложений о снятии с них грифа секретности;

- методическое руководство службами делопроизводства самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, работниками самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, уполномоченными на выполнение работы с секретными документами и шифртелеграммами, а также подразделениями специальной документальной связи в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

- организация функционирования автоматизированной системы «Делопроизводство», сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также совершенствование технологической базы данных;

- организация эксплуатации, программно-техническое сопровождение и администрирование локальной вычислительной сети Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, а также обеспечение координации работ по ее модернизации и развитию;

- согласование в пределах компетенции Управления технических заданий на разработку информационных и документационных технологий, внедряемых в самостоятельных подразделениях Администрации Президента Российской Федерации, и участие в приемке этих технологий;

- участие в информационной поддержке мероприятий, проводимых в Ситуационном центре Президента Российской Федерации;

- предоставление абонентам библиотечного фонда Администрации Президента Российской Федерации документов, библиографической, фактографической, аналитической и иной информации;

- формирование фонда и обслуживание кабинетных библиотек Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации и его заместителей;

- изучение отечественного и зарубежного опыта в области документационного обеспечения управления, архивного и библиотечного дела, применения современных информационных технологий и программно-технических комплексов для подготовки и обработки документов;

- выполнение печатных, копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ;

- обеспечение совместно с Управлением делами Президента Российской Федерации бланками, печатями и штампами самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации;

- обучение компьютерным технологиям работников Администрации Президента Российской Федерации;

- оказание самостоятельным подразделениям Администрации Президента Российской Федерации методической и консультативной помощи по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

Управление для осуществления своих задач и функций имеет право:

- запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также от организаций и должностных лиц;

- пользоваться банками данных Администрации Президента Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, а также создавать собственные банки данных;

- привлекать для осуществления отдельных работ ученых и специалистов, в том числе на договорной основе.

Таким образом, Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации занимается организацией информационного и документационного обеспечения Президента и его Администрации. Обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства в Администрации Президента. Организует, координирует и контролирует деятельность по обеспечению защиты сведений, составляющих государственную тайну, в Администрации Президента. Организует специальную документальную связь с органами исполнительной власти субъектов Федерации, контролирует её состояние. Занимается комплектованием, обеспечением сохранности, учёта и использования архивного фонда документов Президента, его Администрации, совещательных и консультативных органов при Президенте; осуществляет комплектование, обработку, хранение и использование библиотечного фонда Администрации Президента.

Глава 3. Перспективные направления совершенствования

информационного обеспечения управления

3.1. Перспективы построения эффективной системы

информирования персонала

Важнейшим инструментом влияния на поведение управляемого объекта, несомненно, является внутренняя информационная политика. Что касается персонала организации, то  если люди, работающие в организации, плохо информированы по вопросам, имеющим для них первостепенное значение, это резко снижает их настрой на работу с высокой отдачей. Информирование работников затрагивает не только технические, но и эмоциональные аспекты работы. Основными требованиями к внутренней информационной политике организации являются следующие:[18]

- сотрудники должны обладать самой свежей детальной и общей информацией по основным ключевым областям, в которых они работают (вся информация должна быть под рукой, «на расстоянии одного нажатия клавиши мышки»);

- к информации должны иметь доступ не только высшее руководство, но и менеджеры среднего звена, а также рядовые сотрудники компании (работники организации не должны ждать, когда им предоставят информацию, правда, при этом должна быть определена черта, разграничивающая доступ и защиту информации);

- информационные системы должны предоставлять персоналу динамичную, достоверную и полную информацию, а не статичные данные;

- информационные системы должны иметь удобный и логичный «интерфейс пользователя» (каждый сотрудник компании должен чувствовать, что система ориентирована именно на его потребности и не требует от него дополнительных усилий);

- сотрудники должны иметь возможность легко отслеживать все ключевые показатели, от которых зависит их эффективность и информированность.

Для построения эффективной системы информирования необходимы:

1) правильное определение содержания и объемов информации, которую надо доводить до персонала и получать от него;

2) правильное определение конкретных получателей информации;

3) время, сроки получения информации, периодичность;

4) адекватные методы донесения информации до конкретных исполнителей;

5) формы предоставления информации от сотрудников руководству, т.к. ошибки в их определении могут привести к потере и искажению информации.

Эффективно работающая система коммуникаций позволяет установить прозрачность во взаимоотношениях между менеджментом компании, транслируемыми целями организации и специалистами, в т.ч. работающими с клиентами. Как следствие - высокая управляемость компании, чуткое реагирование на изменение ситуации на рынке, более высокое качество обслуживания клиентов, повышение мотивации персонала, вовлеченность в управление организацией. С построением системы внутренних коммуникаций создаются единая система ценностей, единый язык и стандарты работы, что наиболее важно для крупных компаний, особенно для тех, кто имеет развитую филиальную сеть.