Перспективные направления совершенствования информационного обеспечения управления

В первую очередь персонал необходимо информировать о следующем:

- о стратегии и перспективах развития организации, ее миссии, долгосрочных и краткосрочных целях;

- о корпоративных ценностях;

- об имидже, который организация стремится создать себе на рынке;

- о всех значимых событиях в жизни организации (победы в конкурсах, присуждение премий, оценки влиятельных лиц);

- о достижениях компании (достижение определенных объемов продаж, количества клиентов, завоевание определенной доли рынка, выход на другие рынки, выпуск новых продуктов, развитие сети и т.д.);

- о кадровых перемещениях (основные назначения и увольнения);

- о персонале (возможность обучения и его итоги, внутренние конкурсы на замещение вакантных мест, критерии и итоги аттестаций, показатели и критерии стимулирования и т.д.);

- о социальных гарантиях персонала и возможностях их получения;

- о внутренней распорядительной документации;

- о нововведениях и их предварительном обсуждении (возможность вносить предложения до принятия окончательного решения);

- о маркетинговой информации (характеристики клиентов, конкурентов, ситуация на рынке);

- о регламентирующих документах (документально и неформально закрепленные правила и процедуры, нормативные документы, должностные инструкции, полномочия и т.д.);

- и другая информация в зависимости от специфики организации.

Эффективная система информирования предполагает построение оптимальных каналов распространения информации, создание правил работы с информацией, контроль соблюдения этих правил, а также разработку и осуществление мероприятий по соблюдению правил работы с информацией. Если система обеспечивает своевременное и без искажения получение информации персоналом, информация не теряется, то это можно считать дополнительным конкурентным преимуществом компании на рынке.

Сотрудники должны верить тому, что информация, которую они получают, точная и отражает самый высокий уровень знания и мышления и их компании. Это особенно важно в отношении информации, распространяемой в организации по иерархии снизу вверх.

Эффективная система информирования предполагает двустороннюю связь. С одной стороны, руководство информирует персонал, а с другой - получает информацию от сотрудников. В процессе работы обмен информацией осуществляется еще и непосредственно между сотрудниками компании и ее подразделениями. Для того чтобы люди могли обмениваться друг с другом информацией, особенно информацией негативного характера, нужна культура общения с высоким уровнем доверия. Недоверие препятствует обмену информацией из-за опасения возможных последствий.

Руководителю следует получать от сотрудников следующую информацию:

- О текущем состоянии дел. Когда руководителем не ведется учет раздаваемых поручений, есть большая вероятность что-то забыть, не проконтролировать. Регулярные отчеты сотрудников о проделанной работе помогают руководителю вести контроль.

- Мнения по изменению установленного порядка деятельности. Интересуясь мнениями сотрудников, с одной стороны, руководитель получает ценную информацию, а с другой стороны, привлекает персонал к управлению компанией, усиливает вовлеченность, формирует чувство причастности к организации.

- Отношения к нововведениям. Анализ предложений и ожиданий сотрудников от нововведений, учтенные в программах их внедрения, помогают уменьшить неизбежное сопротивление.

- Экспертное мнение по разным вопросам. Эта информация помогает руководителю принимать решения и привлекать сотрудников к управлению компанией. Например, руководитель, чтобы принять решение о прохождении новым сотрудником испытательного срока, может попросить некоторых своих подчиненных оценить новичка, написать плюсы и минусы его работы. Проблемы здесь могут возникнуть, если руководитель перекладывает ответственность за принятие решения на специалистов, с которыми он советуется.

Таковы перспективные направления построения эффективной системы

информирования персонала.

3.2. Повышение информационной компетентности

государственных служащих

Процессы информатизации, которые протекают в государстве и обществе, самым непосредственным образом затрагивают и сферу государственной  службы. В силу развития процессов информатизации публичного управления государственные  служащие вовлечены в целую систему информационных правоотношений, поэтому представить себе их контрольно-надзорную, разрешительную, а также юрисдикционную деятельность без получения и использования соответствующей информации практически невозможно. С учетом этого в современный период представляется необходимой разработка новой модели административно-правового регулирования информационных правоотношений в системе государственной службы, которая учитывала бы принципиально новые проблемы глобальной информатизации современного общества.[19]

Так например, в настоящее время информационное обеспечение государственной гражданской службы нуждается в совершенствовании, особенно это касается вопросов информационного обмена как в системе государственной службы в целом, так и в системе государственной гражданской службы в частности.

В настоящее время назрела объективная необходимость пересмотра многих устоявшихся положений относительно информационного обеспечения и информационной открытости государственной гражданской службы, а также внедрения в систему государственно-служебных отношений современных информационных технологий и методов работы с информацией. Новые информационные технологии позволили бы оптимизировать служебную деятельность государственных служащих, а также минимизировать их неоправданные временные затраты на получение, обработку и использование полученной служебной и иной социально значимой информации. Совершенствование информационного обеспечения государственной гражданской службы позволило бы гражданам, институтам гражданского общества, а также самим служащим иметь больше возможностей для получения информации о государственной гражданской службе, которая реализуется в различных министерствах и ведомствах.

Государственная политика в сфере использования информационных технологий в государственном управлении призвана обеспечить координацию деятельности федеральных органов государственной власти по созданию государственных информационных систем и повышение эффективности бюджетных расходов в этой сфере.

Несмотря на то что информационные технологии играют важную роль в управленческой деятельности, отдельные государственные служащие относятся к их использованию и освоению с определенным пренебрежением.

В этой связи не случайно Президент России на заседании Президиума Государственного Совета по развитию информационного общества в Российской Федерации заявил, что в России не должно оставаться чиновников, не владеющих компьютером. В связи с этим особого внимания заслуживает Закон Франции от 24 ноября 2009 г. «О профессиональной ориентации и подготовке в течение всей жизни».[20]

В целях обеспечения необходимого уровня квалификации государственных служащих по использованию информационных технологий создается система подготовки (переподготовки) кадров, на основе которой осуществляются:

- определение требований к квалификации и навыкам использования информационных технологий для различных категорий государственных служащих;

- внедрение унифицированных процедур оценки квалификации сотрудников;

- развитие инфраструктуры региональных центров по подготовке и повышению квалификации государственных служащих на базе высших учебных заведений;

- разработка и финансирование программ обучения для различных категорий государственных служащих, а также необходимых методических материалов;

- профессиональное обучение и сертификация персонала, ответственного за разработку и внедрение государственных информационных систем и ресурсов;

- улучшение материально-технического обеспечения государственной службы, включая оснащение рабочих мест государственных служащих современной вычислительной техникой, создание в федеральных органах государственной власти учебных компьютерных классов, внедрение технологий дистанционного обучения;

- информирование государственных служащих о передовом опыте и инновациях в сфере информационных технологий;

- создание системы мотивации, поощрения и регламентации процессов использования государственными служащими информационных технологий.

Основными требованиями при обеспечении доступа к информации о деятельности органов власти и управления, а также их служащих являются:

- достоверность предоставляемой информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;

- соблюдение сроков и порядка предоставления информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;

- изъятие из предоставляемой информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления сведений, относящихся к информации ограниченного доступа;

- создание государственными органами, органами местного самоуправления в пределах полномочий организационно-технических и других условий, необходимых для реализации права на доступ к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также создание государственных и муниципальных информационных систем для обслуживания пользователей информации;

- учет расходов, связанных с обеспечением доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, при планировании бюджетного финансирования указанных органов.

Современный государственный служащий любого уровня должен ежечасно, ежеминутно быть готов к ситуации мобильного, компетентного реагирования на обращения граждан, организаций, что предполагает профессионализм и высокий уровень информационной компетентности.

Что бы ни говорили сегодня о недостаточности финансирования процессов информатизации государственных органов власти и проблемах, связанных с их оснащением компьютерной техникой и доступом к сети Интернет, а также прочих преградах на пути ломки сложившихся в предыдущие годы стереотипов взаимоотношений властно-управленческих структур и граждан, организаций, основной камень преткновения информационного развития государственной сферы - это информационная компетентность государственных служащих.

Недостаточный уровень информационной компетентности государственных служащих становится естественной причиной неэффективности государственной службы в плане взаимодействия этого института с гражданами, медленных темпов смены сложившегося забюрократизированного стиля управления. От повышения уровня компетентности государственных служащих сегодня также напрямую зависит эффективность проводимых административных реформ и оптимизация в этой связи административных процессов.

3.3. Обеспечение информационной безопасности организации

Обеспечение информационной безопасности организации является одним из приоритетных направлений деятельности администрации компании в настоящее время. Очевидно, что надежность защиты информации напрямую зависит от ее ценности. Для защиты информации компании требуется комплекс мер, образующих систему.

Правовой элемент является обязательным для любого типа организации и для любой даже самой простой системы защиты информации. При его отсутствии организация не сможет должным образом защитить конфиденциальную информацию, а также привлечь к ответственности лиц, виновных в ее разглашении и утрате. Правовой элемент, то есть меры юридического характера, направлен в основном на надлежащее оформление документов, а также на грамотную работу с персоналом организации, поскольку в основе системы защиты информации лежит человеческий фактор. Вообще, в решении проблемы информационной безопасности организации значительное место занимает выбор эффективных методов работы с персоналом, а вопросы управления персоналом включаются в число главных при обеспечении безопасности информации.[21]

В деле защиты конфиденциальной информации организации от различного вида угроз значительное место занимает персонал предприятия, который может стать как объектом, так и субъектом таких угроз. Необходимо внедрять такую систему управления персоналом, которая бы помогала в деле обеспечения информационной безопасности, играла профилактическую роль по отношению к указанным угрозам. Мотивация сотрудников при разглашении конфиденциальной информации может быть различна. Западные специалисты по обеспечению экономической безопасности считают, что сохранность конфиденциальной информации на 80% зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания персонала.

Для того чтобы защитить информацию, нередко при заключении трудового договора от сотрудника требуется соблюдение такого условия, как неразглашение коммерческой тайны организации. Помимо условий о коммерческой тайне в трудовом договоре не исключена и возможность подписания отдельного документа о защите информации, составляющей коммерческую тайну, что по своей сути является логическим завершением юридического оформления защиты информации на уровне хозяйствующего субъекта.[22]

Так, в организации может существовать локальный нормативный акт, посвященный коммерческой тайне, - положение о коммерческой тайне (далее - Положение). Принимая на работу сотрудника, который будет иметь доступ к закрытой информации, работодатель должен под расписку ознакомить его с действующими в организации локальными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к трудовой функции данного работника (ст. 68 Трудового кодекса РФ; ст.11 Закона о коммерческой тайне), в том числе с Положением. Оно может содержать перечень конфиденциальных сведений, который устанавливает руководитель исходя из специфики работы компании. То есть работник должен быть ознакомлен с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну работодателя, а также с установленным режимом коммерческой тайны и мерами ответственности за его нарушение.