Перспективные направления совершенствования информационного обеспечения управления

1.3. Особенности информационного обеспечения

государственных органов власти

Сегодня информационное обеспечение правомерно рассматривать как одну из функций государственного управления. Так, Г.В. Атаманчук отмечает: «Особую подгруппу специфических функций управления составляют внутренние управленческие функции государственных органов: обеспечение законности, подготовка и повышение квалификации государственных служащих, компьютеризация, информационное обеспечение т.д.»[9]

Понятие «информационное обеспечение», по нашему мнению, несколько шире по содержанию, чем понятие «информационные технологии», под которыми понимаются процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов (ст.2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»)[10]

В процессе информационного обеспечения осуществляются следующие действия:

1. Ввод и передача информации в следующих системах: глобальные сети; ведомственные и местные компьютерные сети; система передачи бумажных документов; системы телефонной, радио- и телеграфной связи; каналы СМИ.

2. Хранение информации. Основные требования к данному этапу работы с информацией состоят в обеспечении следующих свойств у хранимых данных: целостность; предметная ориентация;  интегрированность; неизменность во времени; многоуровневая систематизация информации.

3. Обработка и анализ информации в целях удовлетворения потребностей в ней. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. В свою очередь, информационные запросы могут носить формализованный и общий характер. В отличие от общих запросов, которые заключаются в требовании освещения обстановки в пространстве, во времени, по задачам и по кругу лиц, формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации. Выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в дальнейшем – автоматизировать.[11]

В процессе обработки информации производятся следующие действия: преобразование информации, т.е. представление ее в нужной форме; интерпретация информации как совокупности определенных проблем; аналитическая работа с неструктурированной информацией; прогнозирование ситуации на основании полученной информации; моделирование ситуаций; поддержка принятия решений.

4. Предоставление информации.

В результате обработки и систематизации информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления, исполнителям и средствам массовой информации.

В сфере информационного обеспечения  можно выделить:

1) процесс обращения информации, включающий в себя: производство и распространение информации; формирование информационных ресурсов, подготовку информационных продуктов и предоставление информационных ресурсов; поиск, получение и потребление информации;

2) процесс обеспечения обращения информации, включающий в себя: создание и внедрение информационных технологий и средств их обеспечения; регулирование процесса обращения информации; создание и применение средств и механизмов информационной безопасности.

Как отмечается в юридической литературе, информационное обеспечение выполняет следующие задачи:[12]

- определение потребителей информации, ее состава, периодичности, циркуляции, форм представления;

- определение источников информации и способов доступа к ним;

- унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между субъектами, участвующими в процессе информационного обеспечения;

- организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков, развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства;

- организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);

- формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;

- формирование и применение порядка взаимодействия информационной системы и управляющих субъектов, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки общей стратегии;

- организация обратной связи.

В процессе информационного обеспечения  возникают разнообразные информационные управленческие отношения.

Совокупность субъектов, участвующих в информационном обеспечении, образует стабильную формальную организационную структуру, которая получает ресурсы из определенной среды и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Эта организационная структура, как и любая организация, существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, индивидуальными субъектами, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними.

Информация порождается соответствующими средами. В зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяется внутренняя и внешняя информация.

Внутренние источники информации - это, как правило, элементы организационной структуры. Они формируют информацию, связанную с осуществлением повседневной оперативно-служебной деятельности, плановую, контрольную, учетную, технологическую, аналитическую и другую информацию.

Информация внутренней среды, как правило, точная, полная, она отражает фактическое состояние элементов организационной структуры пограничного органа. Она обрабатывается с помощью строго стандартных формализованных процедур.

Внешняя среда - это прежде всего организационно-управленческая деятельность, которая обеспечивает принятие решений, т.е. реализацию функций, возложенных на государственные органы.

Обе стороны существуют в органическом единстве, при котором, однако, определяющее значение имеет внутренняя содержательная сторона деятельности. Все организационно-управленческие структуры и функции в конечном счете должны обеспечивать реализацию функций, возложенных на пограничные органы. Любая абсолютизация организационно-управленческой функции в ущерб содержательной может нанести существенный ущерб качеству пограничной деятельности.

Информационное обеспечение можно определить как комплекс социально-экономических, научно-технических, управленческих мероприятий по созданию информационной среды для реализации функций государственного органа. В информационную среду обеспечения принятия решений входят источники информации, информационные ресурсы, процедуры обращения информации и пользователи. Информационные ресурсы, процедуры обращения информации и пользователи информации (субъекты государственных органов) в совокупности образуют информационную систему структуры, обеспечивающей организацию деятельности государственного органа управления

Управление процессом информационного обеспечения означает оценку информационных потребностей по каждому направлению деятельности государственных органов и в рамках каждой функции управления; регулирование документооборота внутри структуры и вне; его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных; преодоление проблемы несовместимости типов данных; построение системы управления данными и т.п.

В этой сфере наиболее сложными проблемами являются:

- разработка методологии количественной и качественной оценки информационных ресурсов;

- прогнозирование потребностей в информации[13].

Поэтому информационное обеспечение предполагает совершенствование его административно-правовой организации, проведение организационных, научно-исследовательских и других мероприятий по повышению его эффективности.

Административно-правовая организация информационного обеспечения должна учитывать специфические особенности информационной сферы, быть способной обеспечить бесперебойное обращение информации и информационных ресурсов с учетом информационного и иного противодействия, которое подразумевает предоставление органу управления недостоверной информации с целью затруднить принятие им целесообразного решения или для формирования недостоверных выводов.

Таким образом, информационное обеспечение государственных органов власти имеет свои особенности. Они обусловлены той ролью, которую призваны играть в обществе государственные органы власти.

Глава 2. Анализ и проблемы организации

информационного обеспечения управления

2.1. Негативные тенденции развития системы информационного

обеспечения государственного управления в России

Реализация положений Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)», Концепции внедрения информационных технологий в деятельность федеральных органов исполнительной власти до 2010 года[14] привела к достаточно высокому уровню информатизации органов государственной власти Российской Федерации. Таким образом, в настоящее время фактически сложились необходимые технологические предпосылки для осуществления управленческой деятельности в государственной сфере в совершенно новых условиях. Они позволяют повышать на основе использования инноваций (в нашем случае - информационных технологий) как эффективность деятельности самих органов власти, так и эффективность взаимодействия органов власти с гражданами и институтами формирующегося сегодня в России гражданского общества.

Современная информационно-технологическая основа сформирована и заключается в росте численности сотрудников федеральных органов государственной власти, обеспеченных персональными компьютерами, отвечающими современным требованиям. Имеются компьютерные сети, в том числе и с доступом к сети Интернет. Успешно реализуются проекты внедрения автоматизированных информационных систем в сфере электронного документооборота, формируются базы данных по основным направлениям деятельности федеральных органов государственной власти. Федеральные органы государственной власти создают и используют интернет-сайты для размещения информации о своей деятельности, а также для предоставления услуг и обеспечения интерактивного информационного обслуживания граждан и организаций.

Положительные примеры использования преимуществ информационных технологий уже наработаны целым рядом федеральных министерств и ведомств, в частности Министерством юстиции Российской Федерации, в котором начиная с 2001 г. постепенно вводится Единая система электронного документооборота[15]  Так, в частности, там отмечается, что многие из министерств и ведомств достигли достаточно высокого уровня технологической оснащенности. Практически все чиновники имеют персональные компьютеры, 80% государственных учреждений обеспечены системами бухгалтерского и финансового учета. В Федеральном казначействе и других подразделениях Министерства финансов Российской Федерации используется комплексная система управления государственными финансами. В Министерстве внутренних дел Российской Федерации созданы обширные хранилища отраслевой информации на основе современных информационных технологий. Практически все властные структуры присутствуют в Интернете и имеют свои сайты.

Между тем специалисты отмечают некоторые негативные тенденции развития системы информационного обеспечения государственного управления в России.[16] Прежде всего их информатизация сегодня носит преимущественно технологический характер и не сопровождается оптимизацией административных процессов. Кроме того, уже имеющийся опыт показывает, что сам по себе рост технической оснащенности органов государственной власти не приводит к упрощению и улучшению механизмов принятия административных решений.

Проблемы информационного развития государственных органов власти в Российской Федерации лежат также и в плоскости, связанной с неготовностью к инновационным методам работы части персонала государственной службы. Ведь не секрет, что в связи с отсутствием жестких требований, связанных с обязанностью овладевать в необходимой степени информационными технологиями, значительная часть государственных служащих сегодня игнорируют в этой части, а порой искусственно сдерживают использование информационных технологий в своей профессиональной деятельности. Можно вполне справедливо утверждать, что современные государственные служащие становятся фактором, объективно сдерживающим инновационное развитие государственной сферы.

Институт государственной службы сегодня представлен несколькими категориями государственных служащих, различающихся существенным образом по своему информационному развитию друг от друга. Самая молодая категория государственных служащих, а потому естественным образом адаптированная к применению в своей профессиональной деятельности информационных технологий, находится сегодня в возрасте до 30 - 35 лет. Информационные технологии им понятны, они легко могут использовать их и те преимущества, которые они предоставляют, в своей профессиональной деятельности. Вторая категория государственных служащих приблизительно в возрастной категории от 35 до 40 - 45 лет. Это те государственные служащие, которые не застали начало стремительного развития информационно-телекоммуникационных технологий в годы становления своей профессиональной ориентации и получения образования. Им приходится разбираться в инновациях под названием «информационные технологии», чтобы идти в ногу со временем и не отставать ни в профессиональном, ни в личном развитии. Третья возрастная категория государственных служащих - от 50 лет. Представители данного поколения государственных служащих представляют сегодня собой самую сложную и проблемную в информационном развитии категорию. Для большинства из них информационные технологии во многом остаются чуждым явлением. Эта категория государственных служащих в течение многих лет сформировала модель своей деятельности, в которой место отведено методам и инструментам коммуникаций уже ушедшего XX в. и потому, понятно, устаревшим. Переход же на новый стиль своей деятельности на основе использования информационных технологий происходит медленно и не всегда повсеместно. А ведь следует помнить о том, что значительная часть именно этой категории государственных служащих занимает должности, связанные с принятием управленческих решений.