Перспективные направления совершенствования информационного обеспечения управления

Важным требованием, предъявляемым к информации, следует считать лаконичность сообщений при максимальной нагрузке. Лаконичность повышает их насыщенность, сокращает время на передачу и восприятие информации. Однако лаконичность не должна достигаться в ущерб полноте, достоверности и детализации.

Перспективным направлением в устранении этого недостатка является научная разработка программ отбора и отражения достаточно полной, достоверной и детальной информации в однозначно понимаемых терминах, несущих максимальную смысловую нагрузку. Тем самым достигается концентрированное, доступное изложение сложного содержания социальных явлений и процессов, целям отражения и познания которых служит информация.

В заключение отметим, что конфиденциальная информация относится к информации ограниченного доступа. Правовой режим последней в нормативных правовых актах недостаточно определен.[5]

Для определения конфиденциальной информации используются различные термины, каждый из которых не является точным и корректным: «коммерческая тайна», «служебная тайна», «инсайдерская информация», «профессиональная тайна» и пр.

Информация может считаться служебной тайной лишь в том случае, если она обладает рядом признаков:

- ее субъектами могут являться исключительно государственные или муниципальные служащие;

- к ней может относиться лишь та конфиденциальная информация, которая становится известной лицам в силу исполнения профессиональных обязанностей, связанных с государственной или муниципальной службой;

- у нее особый качественный состав.

Таким образом, понятие «информация» с точки зрения информационного обеспечения управления - это адекватные, полные, точные, систематизированные, оптимально детализированные и формализованные, лаконичные, логически корректные, достоверные сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления, необходимые и достаточные для решения стратегических, оперативно- тактических и профилактических задач, стоящих перед органами управления.

1.2. Характеристика и классификация

информационных систем в управлении

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. В основе лежит обмен информацией. Поэтому любая система управления содержит информационную систему (ИС).

Итак выше мы уже говорили о том, что  любой организацией (компанией) невозможно эффективно управлять без оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации, которая является основой процесса управления. Качество управления во многом зависит от совершенства работы с информацией и требует четкой организации таких процессов, как ее сбор, анализ и обработка. Однако, чтобы отбирать только необходимую информацию для управления, компания должна уметь определять важность или второстепенность обрабатываемой информации. Ключевыми также считаются процессы упорядочения коммуникаций и обмена информацией в рамках компании.

В процессе управления участвуют как минимум два субъекта – «управляющий» (структура управления) и «управляемый» (структура исполнения) (рис. 1).

                            ┌──────────┐

     Информация             │Структура │

    ┌──────────────────────>│управления│

    │для управления         └────┬─────┘

    │                            │

                            │

    │                            │

    │                            │Управленческое

    │                            │воздействие

    │                            │

    │                            │

    │                           \│/

    │                       ┌──────────┐

    │                       │Структура │

    └───────────────────────┤исполнения│

                            └──────────┘

Рис. 1. Обмен информацией в процессе управления

Структура управления получает от структуры исполнения информацию о состоянии заданных ей технико-экономических параметров в процессе хозяйственной деятельности (выполнения функций структурой подчинения). На основе полученной информации структура управления формирует управленческое воздействие, которое тоже носит информационный характер, и передает его структуре исполнения.

При циклическом информационном взаимодействии субъектов (управленческой и исполнительной структур) происходит управление определенной областью, в качестве которой могут выступать финансы, продажи, производство, персонал и др. Управление этими областями осуществляется в рамках управленческого процесса, который имеет общую структуру независимо от объекта управления (рис. 2).

                       ┌────────────────────────────┐

                       │         Установка          │

              ┌───────>│           целей            │─────────┐

              │        └────────────────────────────┘         │

              │                                               │

              │                                              \│/

┌─────────────┴─────────────┐                  ┌──────────────┴────────────┐

│       Управленческое      │                  │        Планирование       │

│         воздействие       │─────────────────>│                           │

└─────────────┬─────────────┘                  └──────────────┬────────────┘

             /│\                                              │

              │                                               │

              │                                              \│/

┌─────────────┴─────────────┐                  ┌──────────────┴────────────┐

│         Контроль и        │                  │         Исполнение        │

│          анализ           │<─────────────────┤                           │

└───────────────────────────┘                  └───────────────────────────┘

Рис. 2. Структура процесса управления

При выполнении данного процесса сначала формулируются цели, затем планируются действия по их достижению. Когда планы утверждены и согласованы, они исполняются. Результаты исполнения контролируются и анализируются. На основе результатов анализа формируется управленческое воздействие, которое представляет собой либо новый план действий, либо новые цели. Далее процесс повторяется.

Для функционирования процесса требуется участие сотрудников, совместно действующих по определенным правилам (регламентам) и обменивающихся между собой необходимой информацией также по определенным правилам. Подобный информационный обмен обеспечивается информационными управленческими системами (ИУС)[6].

ИУС позволяют решать сразу несколько информационных задач. Они, с одной стороны, регламентируют процессы сбора, анализа и обработки информации, с другой - определяют коммуникационные каналы, по которым эта информация распространяется. В результате управление определенной областью (например, продажами) происходит по понятным и предсказуемым принципам, а не стихийно.

Например, если областью управления являются финансы компании, то постановка целей и планирование могут выглядеть как определение перечня показателей, установленных на определенный период в виде бюджетов (планов на период). Информация о значениях данных показателей должна быть доведена до исполнительной структуры (центров финансовой ответственности), которая будет исполнять эти бюджеты. Результаты выполнения хозяйственных операций исполнительной структурой в виде структурированной информации должны учитываться и накапливаться в информационной системе (учет фактических данных). Накопленная фактическая информация сравнивается с плановой и анализируется. В результате анализа можно установить, например, получили ли мы запланированную прибыль или были превышены расходы и по какой статье. Для реализации подобного управления финансами необходима информационная система, поддерживающая данный процесс, т.е. информационная система с функционалом бюджетного управления.

Если областью управления являются продажи, то в результате постановки целей, например, могут быть сформулированы такие показатели, как объемы продаж, доли рынка, проценты узнаваемости продуктов (брендов), уровни лояльности покупателей и т.п. Доведенные до маркетинговых и коммерческих структур цели должны быть преобразованы в планы мероприятий, которые будут реализовываться этими же исполнительными структурами. Результаты работы (продажи, маркетинговые измерения и т.п.) фиксируются в информационной системе. Менеджмент (управляющая структура) анализирует результаты работы, сравнивая их с плановыми значениями, и определяет, достигнуты ли запланированные показатели. На основе результатов анализа он формирует дальнейшие планы работы. Подобная функциональность реализуется в информационных системах класса CRM (Customer Relationship Management).

Таким образом, какой бы областью не требовалось управлять в рамках системы управления, наличие соответствующей информационной управленческой системы является необходимым условием, если компания хочет быть эффективной.

Более распространено следующее определение информационной системы – это связанный набор аппаратных и программных средств, информационных ресурсов, а также управленческого персонала, осуществляющих информационные процессы для подготовки решений.[7]

В основе функционирования ИС лежит информационная технология, которая является связующим звеном между всеми её компонентами.

Рассмотрим для примера цели создания информационной системы в экономике:

- обеспечить выживаемость и дееспособность фирмы;

- обеспечение работников оперативной информацией, способствующей более эффективному трудовому процессу;

- соблюдение адресности информации;

- устранение неразберихи в получении информации и ее использовании;

- расширение функций предприятия в соответствии с требованиями рынка.

Основные принципы построения информационной системы:

- иерархия (подчиненность задач и использования источников данных);

- принцип агрегированности данных (учет запросов на разных уровнях);

- избыточность (построение с учетом не только текущих, но и будущих задач);

- конфиденциальность;

- адаптивность к изменяющимся запросам;

- согласованность и информационное единство (определяется разработкой системы показателей, в которой исключалась бы возможность несогласованных действий и вывод неправильной информации);

- открытость системы (для пополнения данных).

В зависимости от сферы деятельности, характера задач и выполняемых управленческим персоналом должностных функций информационные системы (ИС) можно условно классифицировать по следующим признакам[8]:

1.      По виду решаемых задач:

- корпоративные, региональные и другие ИС, предназначенные для управления предприятиями, организациями, офисами, корпорациями и т.д. К этому же классу можно причислить информационно-справочные системы, ориентированные на поиск информации в различных средах (архивах, библиотеках, фондах корпоративной системы, Интернете и т.д.);

- вычислительные системы – предназначены для решения математических (технических) задач (например, управление робототехническими комплексами, средствами связи, транспортом, летательными аппаратами и т.д.). К классу вычислительных систем можно отнести также системы управления непрерывными и дискретными технологическими процессами, а также САПР – системы автоматизации проектирования машин и строительных сооружений.

2. По отраслевой принадлежности: ИС промышленности, ИС транспорта, ИС связи и т.д. Каждая отрасль имеет специфику объекта управления, которая должна учитываться в процессе создания ИС.

3. По виду объекта управления:

- предназначенные для управления собственным объектом - корпоративные ИС (КИС). Это системы для решения задач управления предприятием, концерном, синдикатом и т.д. Как правило, КИС обслуживает крупные территориально распределенные организации, состоящие из нескольких уровней управления, и охватывают в большинстве случаев всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия, в том числе филиалы и дочерние фирмы, входящие в холдинговые компании и концерны;

- не имеющие собственных объектов управления – региональные ИС, к которым относятся налоговые, банковские, страховые, финансовые и статистические системы, предназначенные, с одной стороны, для обслуживания КИС, а с другой – для получения от них необходимых данных, которые после обобщения позволяют управлять регионом и страной в целом.

4. По уровню интеллектуальности:

- высокоинтеллектуальные – системы, построенные на OLTR  и OLAR- технологиях (хранилища данных). Особое место в данном классе занимают автоматизированные системы обучения (пассивность и невозможность учета индивидуальных особенностей обучаемых).

Приведенная классификация отражает лишь часть существующих на сегодня ИС. Со временем появляются новые системы, которые трудно учесть в одной какой-либо системе классификации. Главная опасность «неудачного внедрения» информационной системы кроется в том, что ее начинают внедрять, не разобравшись, какую зашитую в ней логику управления она нам навязывает, соответствует ли эта логика целям предприятия, способно ли предприятие ее реализовать или какой ценой и т.п.