Выставочная деятельность в туризме

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ организационно-выставочной  деятельности

 

Для посещения выставок ООО «Эспотур» предоставляет  широкий спектр услуг:

 

• Бронирование отелей.

• Помощь и консультации по оформлению документов для получения визы.

• Трансфер из аэропорта и обратно.

• Услуги профессиональных переводчиков.

• Приобретение входных билетов на выставку и пригласительных на мероприятия в рамках выставок по специальным ценам.

• Организация конференций и семинаров.

• Помощь в организации встреч с представителями иностранных предприятий – потенциальными партнёрами в удобное время в любой стране мира.

• Подготовка программы отдыха во время деловой поездки: экскурсии, ужины в известных ресторанах и др

• Резервирование и заказ экспоместа на выставке..

• Предоставление перечня компаний-перевозчиков для транспортировки оборудования и товара на зарубежную выставку.

• Заказ дополнительного оборудования в короткие сроки.

• Организация проведения семинара, конференции в отеле или выставочном центре:  аренда конференц-зала, переговорных комнат с функциями офиса, необходимого оборудования, перевод, сопровождение.

• Организация тематических встреч и поездок во время проведения выставки.

• Услуги бизнес-центра на выставке и многое другое.

 

Таким образом, специалисты  компании «Эспотур» разработают оптимальную программу посещения или участия в выставке, обеспечат перелет, проживание в гостинице, получение виз, транспорт, входные билеты, спланируют программу культурных мероприятий.

 

 

В обязанности «Экспотур» как исполнителя входит:

 

• обеспечение заказчика оборудованным выставочным стендом в 
рамках единой общероссийской экспозиции для размещения и распространения рекламно-выставочных материалов с организацией переговорного процесса согласно спецификации.

 Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади. Выставочный стенд за счет своей архитектуры должен представлять собой просторное помещение, удобное для получения информации для посетителей и по существу дела, и лично для персонала. Успех обеспечивают компетентный персонал стенда и соответствующий

своим функциям ход работы выставки;

 

• обеспечение внесения информации от заказчика в каталог выставки

основываясь на сведениях  и материалах, полученных от заказчика;

 

• обеспечение строительства на данной площади выставочных 
конструкций, проведение монтажных и демонтажных, электромонтажных работ, 
предоставление выставочной мебели и специального электротехнического 
оборудования;

 

• предоставление заказчику по окончанию работ акта приемки-сдачи 
работ.

 

Сумма, составляющая цену контракта, подлежит перечислению на расчетный  счет ООО «Экспотур» в следующем порядке:

 

- предоплата в размере  30% от цены контракта перечисляется  на расчетный счет ООО «Экспотур»;

 

- по окончательным  результатам работ по выставке  на основании 
утвержденного заказчиком акта производится оплата оставшейся суммы контракта.

 

По окончании выполнения работ по участию в выставке ООО  «Экспотур» представляет заказчику акт сдачи-приемки работ, предусмотренных условиями 
контракта. Заказчик в течение 10 дней со дня получения акта сдачи приемки работ 
обязан его подписать или направить мотивированный отказ от приемки работ. В случае получения мотивированного отказа заказчика, сторонами составляется двухсторонний акт.

 

ООО «Экспотур» в случае нарушения им срока выполнения работ по 
контракту, перечисляет пени в размере 1/300 ставки рефинансирования 
Центрального банка Российской Федерации от общей стоимости работ за 
каждый день просрочки, но не свыше 25% от общей стоимости работ.

 

Стороны освобождаются  от ответственности за частичное  или полное 
неисполнение обязательств по контракту, если это неисполнение явилось 
следствием обстоятельств непреодолимой силы. В этом случае стороны в 10- 
дневный срок со дня наступления таких обстоятельств, проводят переговоры о 
дальнейших действиях относительно исполнения обязательств по контракту.

 

Расторжение контракта  оформляется двусторонним актом  о прекращении взаимных обязательств по контракту и не освобождает стороны от обязанностей урегулирования взаимных расчетов.

 

В случае одностороннего приостановления или прекращения  работ по 
контракту, расторжения контракта по вине или инициативе ООО «Экспотур», не вызванных нарушениями заказчиком условий контракта, произведенные заказчиком по контракту расходы возмещаются в полном объеме в месячный срок.

 

В ходе разработки контракта  ООО «Экспотур» составляет спецификацию по организации выставочных стендов для заказчика.

 

Спецификация может  выглядеть следующим образом:

 

1. Аренда выставочной площади 250 кв.м. на выставке «ИНТУРМАРКЕТ»

2. Формирование и оборудование стенда, аренда стендовых панелей, электрооборудования, выставочной мебели, коврового покрытия, монтаж, демонтаж, принадлежности, в том числе:

- ковровое покрытие - 250 кв.м.

- осветительные лампы  - 100 шт.

- информационные стойки - 50 шт.

- силовые розетки - 10 шт.

- электроснабжение, соединительные  провода, электрощит

- выставочные полки  - 16 шт.

- полка-шкаф - 6 шт.

- переговорный стол - 50 шт.

- стандартный стул - 150 шт.

- стеновые панели, 120 шт.

- баннеры и надписи  на стойками - 50 шт.

- монтаж конструкций  и оборудования

- демонтаж

 

2.3. Предложения по  совершенствованию выставочной  деятельности ООО «Экспотур»

 

 

 

Организационный процесс  при участии в выставке делится на три этапа: предвыставочная работа, работа на выставке и работа после выставки.

 

Даже если открытие выставки еще очень далеко, подготовку к  ней следует уже начинать. Процедура  подготовки к ярмарке-выставке занимает, как правило, от 20 до 52 недель в зависимости от размеров предприятия, места проведения мероприятия и многообразия поставленных целей.

В плане сроков выполнения работ должны быть отражены все виды деятельности – в зависимости  от конкретных задач – в четкой временной последовательности. Разработке плана предшествует составление подробного перечня отдельных действий с параллельной оценкой сроков, требующихся для выполнения каждого из них в отдельности. Необходимо отметить, что основанием для составления такого перечня служат ограничительные сроки – обязательные даты представления необходимых документов. Затраты времени на реализацию конкретных задач тоже должны быть рассчитаны. Вместе с датами исполнения и завершения работ учитываются все сроки, которые только могут быть запланированы заранее, включая установленные устроителем выставки периоды монтажа и разборки.

 

Общее количество необходимого времени обусловлено теми сферами  деятельности, которые требуют планирования на долгий срок (концепция стенда, экспонаты). Остальные виды работ рассчитываются с некоторым заделом, т.е. дата начала данной работы может изменяться в соответствии с необходимыми для ее выполнения действиями.

 

План нужно составить  так, чтобы в него вошли все  те важнейшие условия, без выполнения которых не обойтись, чтобы по-настоящему подготовиться к выставке.

 

В плане предусматривается:

• определение значения выставки в системе маркетинга;

• конкретизация целей участия в выставке;

• сбор информации о проводимых в стране или других странах выставках,

• представляющих для фирмы интерес;

• оценка группы клиентов-посетителей;

• отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке;

• составление сметы расходов;

• организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режим работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т.д.

 

По мнению авторов, метод  сетевого планирования, основанный на теории графов как метод оценки и  корректировки планов, полностью  применим при подготовке и проведении выставочно-ярмарочных мероприятий. Сетевой  метод – как сумма приемов и способов, позволяющих на основе применения сетевого графика (сетевой модели) рационально осуществлять весь управленческий процесс, то есть организовывать, оценивать, контролировать и корректировать весь комплекс работ, который должен проводиться параллельно. Он позволяет:

 

• во-первых, наглядно представить организационную и технологическую

 

последовательность выполнения операций и установить взаимосвязь  между ними;

• во-вторых, обеспечить четкую координацию операций различной степени сложности, выявить операции, от которых зависит продолжительность всей работы (то есть организационного мероприятия), и сосредоточить внимание на своевременном выполнении каждой операции;

• в-третьих, эффективно использовать денежные и материальные ресурсы.

 

Применение сетевого метода безусловно предполагает коллективную работу по составлению подробного перечня  мероприятий и назначению ответственных  за них лиц, т.е. создание на предприятии  организационной структуры, отвечающей за подготовку и участие в выставке.

Зарубежный опыт выставочной  деятельности:

 

 

Выставочная индустрия  является отдельной, причем в развитых странах крупнейшей, отраслью экономики. В США, например, она входит в 25 ведущих  отраслей, принося 100 млрд. долларов в  валовый национальный продукт.

Рассмотрим опыт выставочной  деятельности стран, являющихся лидерами конгрессно-выставочного бизнеса.

 

Германия

 

В Германии создана громадная  выставочная индустрия, которая  десятилетиями вырабатывала свой стиль  и традиции.

 

Немалый доход и много  новых рабочих мест приносят тысячи деловых людей, приезжающих на выставки в Германию. Ежегодно правительство Германии выделяет на выставочную деятельность около 150 млн. ДМ.

 

В Германии ежегодно проходит в среднем около 110–115 специализированных или многоотраслевых выставок. Однако лишь около 20% крупных выставочных мероприятий организуются ежегодно, большинство же выставок проводится раз в два года и реже. Этот период определяется продолжительностью инновационного цикла в соответствующих отраслях. Кроме того, в Германии есть четкая градация отраслевых выставок для специалистов и региональных мероприятий.

 

Франция

 

Сотни ежегодных и  постоянно множащихся региональных, городских, национальных и международных  салонов, выставок, ярмарок, презентаций  и конгрессов, десятки миллионов кв. м арендуемых площадей, сотни тысяч участников и миллионы посетителей – таковы составляющие современного

выставочного бизнеса  Франции.

 

Государственные службы Франции давно поддерживают выставочную  отрасль, приносящую огромные доходы и  стабильную занятость. Арендуемые под выставочные мероприятия площади ежегодно увеличиваются на 10–12%. В 2000 г. число посетителей и участников выставок, ярмарок и конгрессов достигло 11,3 млн. человек. В этих мероприятиях приняли участие около 100 тыс. предприятий, количество которых увеличивается на 7% ежегодно.

 

В государственном владении (или управлении) находятся выставочные  центры Парижа и Лиона.

 

Четкая многотрудная работа главной координационной  структуры выставочного процесса во Франции – Ассоциации «Ярмарки и салоны Франции» – обеспечивает выставочному бизнесу во Франции катализатора научно-технического прогресса, торговли, общественного призвания. В основу этой структуры, являющейся едва ли не самой властной и эффективной в мире, заложены два принципа:

 

• разрешено не все, что предложено;

• признано не все, что разрешено.

 

Эта структура – под  стать высокой государственной  опеке выставочной деятельности. Президент, вице-президенты, финансовый директор, секретарь и 16 администраторов, из которых каждый руководит одним из главных салонов страны, составляют ядро ее командных структур.

 

В число учредителей  и пайщиков входят: Объединение организаторов  ярмарок-выставок, Объединение салонов, Объединение управляющих выставочными парками, Управление статистической проверки. Кроме того, на выработку решений ассоциации оказывает влияние также Федерация выставочных профессий, так как ее членами являются большинство предприятий и фирм-участников ярмарок, выставок и салонов.

 

Великобритания

 

В Великобритании государственный контроль над выставочной деятельностью по сравнению, например, с Германией не столь сильный. В этой стране практически не существует нормативного регулирования торговых выставок. Здесь много частных выставочных центров. Государство владеет лишь главной выставочной структурой – Национальным выставочным центром (NEC) в Бирмингеме.

 

США

В США давно укоренилось  мнение, что торговые выставки –  это прежде всего большой бизнес, притом это самая сложная форма  маркетинга. Массовое развитие производства стало главной причиной развития выставочного дела в стране. Выставки превратились в центры обмена и продажи товаров, услуг, информации и даже персонала. Американские экономисты подсчитали, что для совершения обычной сделки по продаже требуются затраты, в четыре раза превышающие средние расходы на сделку, которая заключается с помощью выставки и оценивается ими в размере около 300 долл.