Выставочная деятельность в туризме

Ежегодные вложения американской промышленности в торговые выставки составляют 60 млрд. долл. США, что позволяет  привлечь к ним внимание 60 млн. посетителей. В стране каждый год проводится более 10 тыс. региональных, национальных и международных выставок, в которых принимают участие около 50 тыс. компаний. Свыше 40% этих выставок считаются крупными: они привлекают в среднем почти по 27 тысяч посетителей.

 

Американские специалисты  выставочного бизнеса утверждают, что  на торговые выставки тратится больше денег, чем на рекламные объявления в журналах, радио и наружную рекламу, и только телевидение и газеты превосходят выставочный бизнес своим бюджетом.

 

Американская выставочная  элита раньше европейской осознала необходимость взаимопроникновения  выставочного и конгрессного бизнеса  и при создании выставочных комплексов стала применять строительные решения, позволяющие осуществлять выставочную и конгрессную деятельность в одном комплексе и/или иметь легко трансформируемые площади для проведения как выставок, так и различного рода общественных мероприятий, в том числе конгрессов, конференций, съездов партий, увеселительных мероприятий и т.п. В 1997 г., по данным ICCA (международной ассоциации конгрессов и конференций), 10% всех международных конференций было проведено в Северной Америке. Только в Нью-Йорке было проведено свыше 400 конференций. Почти в половине названий американских выставочных структур содержится указание на их одновременное предназначение для конгрессной или публичной деятельности (convention, civic, conference и т.д.).

 

Возможное решение проблемы:

 

• формирование постоянной стендовой команды;

• тщательный отбор среди сотрудников предприятия руководителя стендовой команды с исключительным набором личных и профессиональных качеств и наделенного определенными полномочиями;

• регулярные тренинги стендовой команды с привлечением широкого круга

 

 

специалистов предприятия  и психологов;

• разработка специальной системы поощрения членов стендовой команды;

• разработка выставочного брендбука, описывающего цели, задачи, обязанности, речевые модули и методологию отчетности по результатам выставки;

• современные авторы теорий мотивации сосредотачивают своё внимание на эмоциональной составляющей работы и важности не только со стороны организации уделять внимание мотивам сотрудников, но и необходимости каждому человеку осознанно управлять своей мотивацией, относиться внимательно к своему эмоциональному настроению, контролировать его и поддерживать его в тонусе. Собственно выставка так коротка, что максимального эффекта можно достичь только при наивысшем эмоциональном подъеме, повышенной концентрации внимания и обостренном чувстве ответственности.

 

Дуг МакЛин (Doug MacLean), президент  компании MacLean Marketing (Колумбия, Южная  Каролина), специализирующейся на консультациях  и обучении в сфере торговых выставок, называет незначительные, и едва заметные проступки персонала миной под  эффективность экспозиции. Опросы, проведенные Чикагским Центром исследований выставочной индустрии (CEIR), показывают, что 60% посетителей выставок придают важнейшее значение личному общению с персоналом стенда. Чарльз Паппас (Charles Pappas) в своей статье «Семь хитрых способов, которыми персонал экспозиции саботирует ваш стенд» (Seven Sneaky Ways Exhibit Staff Sabotages Your Booth) на богатом материале множества выставок проанализировал мнения экспертов по поведенческим проблемам команды стендистов.

 

Подбор и квалификация кадров для работы в выставочной деятельности

 

Масштабная площадь  выставочного стенда, его яркий и  креативный дизайн и даже имя компании – все это может обеспечить успешное участие в выставке, но лишь наполовину. Многое зависит от людей, работающих на стенде, которые на время выставки становятся лицом компании и во многом несут ответственность за эффективность участия. Именно поэтому особое внимание должно уделяться подбору и квалификации кадров для работы в выставочной деятельности.

 

«Стендист – это работник предприятия, откомандированный на выставку, обслуживающий определенный участок с экспонатами и выполняющий обязанности, связанные с целями организации его рабочего места на выставке» – такое определение дал в своей книге «Основы менеджмента выставочной деятельности» Владимир Петелин. Однако активное развитие выставочного бизнеса в России и рост конкуренции изменили функции стендистов и повысили требования к работе выставочной команды.

 

При отборе кандидатов необходимо обратить внимание на их:

• умение и желание общаться с людьми;

• выносливость;

• привлекательную внешность;

• профессиональную компетентность;

• психологические навыки;

• хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное

• условие – языка страны проведения выставки).

 

Помимо основного намечают запасной состав стендистов. До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются  такие вопросы, как:

 

• тематика выставки;

• цели участия в выставке;

• перечень предоставляемых услуг;

• основные новинки;

• задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д);

• план стенда;

• закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

• распорядок работы;

• время нахождения руководства фирмы на стенде;

• основные категории предполагаемых посетителей;

• модели поведения с каждой категорией посетителей;

• формы регистрации посетителей;

• формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

 

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания, работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.

 

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые  для его работы на стенде документы  и информацию, размещенные в одной  или двух папках. Одна может содержать  сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.). В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист.

 

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на

 

отведенном ему по расписанию месте. Он должен солидно  и аккуратно выглядеть, желательно в выдержанном общем стиле. Это  может быть фирменная униформа с  символикой, кепочки, значки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Подводя итоги дипломной  работы, ожжем сделать следующие  выводы:

 

На современном этапе  экономических преобразований в  Российской Федерации выставочно-ярмарочная деятельность превратилась в заметный сегмент рынка. В стране создана выставочная индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную инфраструктуру, материально-техническую базу, специализированные кадры.

 

Позитивную роль в  развитии выставочно-ярмарочной деятельности играют:

 

• положительные изменения в экономике;

• восстановление и развитие межрегиональных и кооперационных связей;

• увеличение объема инвестиций в российскую экономику;

• рост числа выставочных организаций и, как следствие, образование конкурентной среды,

• стимулирующей повышение уровня выставочного сервиса и современной выставочной инфраструктуры;

• повышение внимания федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Федерации к проблемам выставочно-ярмарочной деятельности.

 

Выставочные мероприятия  занимают особое место в туристском маркетинге, предоставляя туристскому  предприятию возможность одновременного распространения и получения  необходимой для соответствующей  деятельности информации. Они помогают: оценить развитие отрасли, правильно сориентироваться в ценовой политике, перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который может выражаться как в расширении клиентской базы туристской фирмы, так и в количестве заключенных договоров с турагентствами и поставщиками туристских услуг. Преимущество также состоит и в том, что туристское предприятие (экспонент) обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки в праздник при помощи, например, организации шоу-программ, викторин, лотерей.

 

Ценность исследований на выставках состоит в том, что  они:

 

• дают возможность получить большой объем данных быстрее и дешевле, нежели в обычных условиях;

• позволяют достичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременный массовый сбор данных;

• позволяют отслеживать динамику различных показателей, а число таких трендов может быть достаточно велико, поскольку проводятся с определенной периодичностью и по конкретной тематике;

• позволяют определить новые тенденции в развитии рынка, выявить образовавшиеся ниши и сосредоточить внимание на изучении тех сегментов, которые представляются самыми перспективными.

 

Процесс участия туристической  фирмы в работе выставки можно  условно подразделить на ряд этапов:

 

1. принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке;

 

2. определение целей участия фирмы в работе выставки;

 

3. выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма;

 

4.подготовительно-организационный период;

 

5. разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке;

 

6. работа в ходе функционирования выставки;

 

7. подведение итогов участия фирмы в работе выставки после ее окончания.

 

Исследование выставочной  деятельности в туризме поведено на материалах компании ООО «Экспотур». Главная цель компании «Экспотур» - создание условий для достойного представления туристского потенциала России на международных выставках. «Экспотур» - организатор «Интурмаркета», крупнейшей туристской выставки в Восточной Европе, проходящей при поддержке Правительства РФ. «Экспотур» выиграла конкурс Федерального Агентства по туризму по организации участия и застройке Объединенного стенда Российской Федерации на всех основных зарубежных и отечественных выставках. «Экспотур» объединяет на едином стенде представителей органов управления туризмом субъектов РФ, крупнейших российских туроператоров и транспортных перевозчиков, представителей гостиниц и музеев, страховых компаний и средств массовой информации, других компании, работающих в туристском бизнесе.

 

Штат компании ООО  «Экспотур» состоит из пяти человек: генеральный директор, бухгалтер, менеджер по российским выставкам и 2 менеджера по зарубежным выставкам.

 

В функции генерального директора входит:

 

• воплощение и координация политики совета директоров компании;

• контроль финансовой ситуации;

• организационные вопросы выставки.

 

В функции генерального менеджера по выставкам входит:

• ведение контрактов;

• координация внутренней и внешней деятельности с целью своевременной

• реализации всех этапов подготовки выставки.

 

Деятельность компании «» характеризуется как прибыльная и высокорентабельная. По итогам 2006г. чистая прибыль составила 6520 тыс.руб., рентабельность деятельности – 35,7%, рентабельность собственного капитала – 99,8%, рентабельность активов – 79,3%. Активы предприятия на 99,4 % представлены оборотными активами, в т.ч. расходы будущих периодов – 48,8%, НДС по приобретенным ценностям – 15,3% , денежные средства – 35,3%. Эффективная деятельность ООО «» объясняется слаженной работой персонала. Производительность труда в 2006г. составила 3648,2 тыс.руб. на 1 человека.

 

Взаимоотношения ООО  «Экспотур» и заказчика регулируются контрактом на оказание услуг, в соответствии с которым ООО «Экспотур» обязуется обеспечить участие заказчика в туристской выставке.

 

В контракте оговариваются  следующие вопросы:

 

• предмет контракта;

• обязанности сторон;

• цена контракта и порядок расчетов;

• порядок приемки работ;

• ответственность сторон;

• срок действия контракта;

• прочие условия;

• юридические адреса и банковские реквизиты сторон;

 

Предложения по совершенствованию  выставочной деятельности ООО «Экспотур» включают три мероприятия.

 

1. Анализ планирования выставочной деятельности в туризме. План нужно составить так, чтобы в него вошли все те важнейшие условия, без выполнения которых не обойтись, чтобы по-настоящему подготовиться к выставке. В плане предусматривается:

 

• определение значения выставки в системе маркетинга;

• конкретизация целей участия в выставке;

• сбор информации о проводимых в стране или других странах выставках, представляющих для фирмы интерес;

• оценка группы клиентов-посетителей;

• отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке;

• составление сметы расходов;

2. Использование зарубежного опыта выставочной деятельности:

• формирование постоянной стендовой команды;

тщательный отбор среди  сотрудников предприятия руководителя стендовой команды с исключительным набором личных и профессиональных качеств и наделенного определенными  полномочиями;

• регулярные тренинги стендовой команды с привлечением широкого круга специалистов предприятия и психологов;

• разработка специальной системы поощрения членов стендовой команды;

разработка выставочного брендбука, описывающего цели, задачи, обязанности, речевые модули и методологию отчетности по результатам выставки;

• современные авторы теорий мотивации сосредотачивают своё внимание на эмоциональной составляющей работы и важности не только со стороны организации уделять внимание мотивам сотрудников, но и необходимости каждому человеку осознанно управлять своей мотивацией, относиться внимательно к своему эмоциональному настроению, контролировать его и поддерживать его в тонусе. Собственно выставка так коротка, что максимального эффекта можно достичь только при наивысшем эмоциональном подъеме, повышенной концентрации внимания и обостренном чувстве ответственности;