Выставочно-ярмарочная деятельность турфирм

     Один  из первых вопросов, который возникает  перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера необходим стенд? Размер стенда играет, конечно, определенную представительскую роль, но далеко не ту, которую принято у нас ей отводить. Большую роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но и в их качестве.

     Умение  оригинально оформить стенд, сделать  его интересным для посетителя — это представляется самым главным.

     При организации стендов туристских фирм используются преимущественно две концепции. Одна из них, особенно характерная для стендов фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных стран, делает упор на зрелище. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игровые элементы. Это может быть либо мини-представление (например, «танец живота» всегда обеспечивает успех тунисских стендов), либо игра (например, определить название трех видов вина или же угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране).

     Другая  же концепция отдает предпочтение информации. Стенд такого типа представляет собой не что иное, как достаточно просто, но со вкусом оформленный пункт распространения рекламной продукции и информации. В данных обстоятельствах наиболее существенное значение имеют компетентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.

     Первое, что предстоит сделать фирме  при разработке оформления стенда, это четко определить тематический план своей экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Как показывает опыт, привлекательность стенда всегда достигается броской или, как говорят, «ударной» частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стенда помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их, однако, не должно быть слишком много. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями.

     Вся выставочная экспозиция условно  разбивается на несколько зон:

-  публичную (самую большую по площади, где находятся экспонаты, устанавливаются контакты с посетителями, работают стендисты);

-  рабочую (место для проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);

-  служебную (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, одежды, для отдыха сотрудников, приготовления напитков).

     На  большинстве выставок принято часть  рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Место хранения выбирают в зависимости от объема и количества рекламных материалов. Хранить можно непосредственно на выставочной площади, на специальном открытом стеллаже или в шкафу.

     Реклама для раздачи посетителям может  состоять из рекламных листовок,

буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий. Ее цель — оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

     Помимо  общедоступных материалов на стенде обычно находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, для посещающих стенд руководителей других фирм. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

     Стенд оформляется с помощью отдельных  рекламных элементов:

-  надписей на фризе стенда (название фирмы, товарный знак, в некоторых случаях и телефон);

-  плакатов для оформления стен стенда;

-  экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;

-  мониторов для демонстрации рекламных роликов.

     Основные  цели указанных элементов рекламы  — привлечь посетителей,

заинтересовать  их направлениями деятельности, побудить к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

     Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы может показать, что какие-то решения были не совсем правильными. Бывает не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения. Если же это невозможно, то необходимо учесть ошибки, чтобы не повторить их на следующих выставочных мероприятиях.

     Следует помнить, что любая выставка —  это одновременно и процесс учебы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом меняются методы оформления и дизайн выставок. Именно поэтому очень сложно сформулировать единые рекомендации по эффективному оформлению выставочного стенда. Здесь нет однозначных решений. Самое существенное для туристского предприятия состоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным.

     К числу серьезных проблем, с которыми сталкивается экспонент, относится обеспечение желаемого расположения стенда. Сложность этой проблемы состоит как в том, чтобы ее определить, так и в том, чтобы преодолеть трудности, связанные с существующими обязательствами организаторов выставки.

     Каждая  выставочная экспозиция имеет свои специфические особенности, и выигрышные в одном случае приемы могут «не сработать» в другом. Вместе с тем существуют некоторые общие правила, связанные с направлением естественного движения посетителей от входа к центру против часовой стрелки. Поэтому наиболее выигрышные места — справа от входа и в центре. Выбирая расположение, необходимо учитывать места размещения конкурентов и фирм, устраивающих многолюдные презентации. По возможности следует избегать размещения стенда вдали от выходов и центральных проходов, позади больших колонн и лестниц, в задней части зала и т.п. Соседство с предприятиями питания также имеет свои недостатки, поскольку возле буфетов могут собраться очереди, заслоняющие выставочный стенд. Однако, как свидетельствует практика, это обстоятельство иногда позволяет добиться поразительных результатов, ведь бары привлекают большое количество посетителей, которых можно попытаться заинтересовать своей рядом расположенной экспозицией.

3. Особенности работы персонала туристской фирмы во время выставки

   Особая  роль в обеспечении успеха выставочной  деятельности фирмы принадлежит стендистам — сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. Помимо высоких требований к индивидуальным качествам стендиста (умения и желания общаться с людьми, выносливости, привлекательной внешности) при отборе кандидатов на эту работу необходимо уделить самое серьезное внимание их профессиональной компетентности, психологическим навыкам, хорошему знанию одного или двух иностранных языков (как обязательное условие — языка страны проведения выставки).

   Помимо  основного, намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

   До  начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, на котором рассматриваются такие вопросы, как:

- тематика выставки;

- цели участия в выставке;

- перечень услуг, представляемых на выставке;

- основные новинки;

- задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.);

- план стенда;

- закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

- распорядок работы;

- дни и часы работы руководства фирмы на стенде;

- формы регистрации изменений, замечаний, недостатков во время работы выставки;

- формы регистрации посетителей;

- основные категории посетителей;

- модели поведения с каждой категорией посетителей.

   До  начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, их размещают в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.). В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или, наоборот, только те, в которых он разбирается меньше. Это зависит от организации работы на стенде и личных качеств стендиста.

   Во  время выставки желательно, чтобы  каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте (при необходимости в первые дни работы выставки расписание мест можно изменить для наибольшего удобства работы стендистов).

   Основные  функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

   Успех работы стендиста во многом зависит  от его поведения и внешнего вида. Поэтому в заключение приведем рекомендуемую форму поведения сотрудников на стенде:

-  стендист, стоя, с улыбкой приветствует посетителя (сидящий, а тем более лениво развалившийся в кресле стендист производит неблагоприятное впечатление);

-  его лицо выражает постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;

-  он умеет помочь посетителю начать разговор фразами типа: «Я могу вам помочь ознакомиться с нашей фирмой», «Что вас заинтересовало на нашем стенде?», «Какое направление деятельности вас интересует?» и т.д.;

-  он может дать пояснения об услугах фирмы, ориентируясь на степень подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а, допустим, обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;

-  стендист должен быть одет не только строго и красиво, но и удобно.

   т.о. чем более обоснованно подобран персонал стенда, чем он компетентнее, тем больше шансов на высокие показатели сбыта и налаживание новых  контактов. Целенаправленный выбор  и интенсивное обучение сотрудников  стенда столь же важны, сколько и эффективная презентация товаров, и организация стендового сервиса.

   2.4 Организация стендового сервиса

   По  признанию многих западных бизнесменов, они стараются избегать посещения  тех стендов (даже если там есть интересные предложения), где отсутствуют достаточно комфортные условия для переговоров (приятное освещение, удобная мебель, кондиционер) и деловых услуг  – все то, что способствует успеху переговоров и деловым контактам.

   Стендовые услуги используются не только как  средство облагоражения выставочных  стендов и привлечения дополнительных посетителей, но и как инструмент конкурентной борьбы в достижении коммерческих целей.

   Как показывает выставочная практика России и других стран, специфика стендовых  услуг состоит в том, что они:

   -  выполняются только в период  работы выставки, а значит, а крайне  сжатые сроки;

   -  осуществляются в рамках стенда  экспонента;

   -  мотивированы целями и задачами  экспонента, его отношением к  деловым посетителям;

   - обусловлены особенностями экспонатов, наличием заранее подготовленных  технологий работы;