Совершенствование планирования закупочной деятельности ООО «Гаруда» на внешнем рынке

1. Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех  заказов по номерам и отображается  статус каждого заказа - выполнен/не  выполнен.

2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.

3. Товарный реестр, показывающий  все закупки каждого основного  вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер  заказа на закупку).

4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.

 

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию планирования закупочной деятельности ООО «Гаруда» на внешнем рынке

 

1. Выбор и обоснование метода разработки плана закупок предприятия

 

Использование инициативного метода принятия решений, на основе личного опыта коммерческого директора может стать причиной упущенной прибыли для предприятия, поэтому управление закупочной деятельностью должно базироваться на информации, полученной с помощью специализированного программного обеспечения.

В данном случае элементарное и эффективное управление закупками можно осуществлять с помощью Microsoft Excel. Преимущество данного метода заключается в доступности программного продукта и эффективности его применения в конкретном случае.

В данной работе будет рассмотрен способ оперативного планирования закупочной деятельности с помощью программы Microsoft Excel. Данная программа присутствует на всех компьютерах, так как устанавливается в составе офисного пакета, как правило, сразу после инсталляции операционной системы от Microsoft. Для выполнения задач, связанных с планированием достаточно общей эрудиции и некоторого знакомства с программой MS Excel. При этом никаких дополнительных затрат от пользователя не требуется.

В качестве планируемого периода будет рассмотрен отрезок времени  в один год. Подобный подход позволит руководству компании «видеть» перспективы на среднесрочный период времени (год) и увязывать их с общей стратегией деятельности компании в этом периоде и позволит держать складские остатки под четким контролем, не допуская необоснованного роста объемов складских запасов, также как и роста упущенной выгоды компании.

 Но, учитывая, что для анализа и составления плана будет использована информация текущего года, то получившейся план будет урезан до 8 месяцев и, будет отображать период времени до конца текущего года (май-декабрь 2008 года). Так как план будет нести экспериментальный рекомендательный характер, основой для принятия решения послужат показатели экономической эффективности его применения в месяце последующем за отчетным (май 2008 года), а также в последнем месяце текущего года и соответственно планируемого периода. Впоследствии, руководитель сможет принять решение о целесообразности применения такого способа планирования, его развития и доработки в текущем году и введения его как обязательного инструмента коммерческой деятельности в последующем году. Планово-учетной единицей будет выбран месяц, поскольку это наиболее оптимальный вариант для использования его инструментами программного продукта, для анализа показателей и расчета наиболее достоверных результатов. Помимо этого такой план можно будет оперативно редактировать по информации текущего периода.

Порядок и последовательность разработки плана:

1. Обоснование целей деятельности.

В конкретном случае предприятие имеет налаженную устойчивую специфику производственной структуры, которая обеспечивает доставку продукции от поставщика до конкретного потребителя. Поэтому в данной работе будет представлено план-предложение, которое позволит максимизировать предприятию его прибыль, отталкиваясь от имеющихся ресурсов производственной структуры. Максимизация прибыли в данном случае подразумевает под собой выявление возможной дополнительной прибыли при помощи прогнозирования и устранение возможных потерь прибыли, основываясь на отчетном периоде. Учитывая возможности внутренней среды хозяйствования, данный план будет представлять собой расчет экономического эффекта как числового выражения поставленной задачи.

2. Сбор информации.

Для проведения анализа и прогнозирования потребуются следующая информация:

• Объем продаж в натуральном выражении по каждой товарной позиции;
• Объем продаж в стоимостном выражении по каждой товарной позиции;
• Цены реализации по каждой товарной позиции в отчетных и планируемых периодах;
• Количество совершенных сделок по номенклатурным позициям.

Данную информацию было несложно получить из ежемесячных отчетов объемов продаж, которые ведутся на предприятии в программе 1С: Торговля + Склад.

3. Проведение экономического анализа.

В данной работе будут использоваться два инструмента анализа: ABC - анализ и XYZ - анализ.

АВС - анализ будет использован, для того чтобы классифицировать товарную номенклатуру на три группы «А», «В», «С». Самая важная группа «А», согласно принципу Парето, будет самой маленькой по количеству наименований товаров. И наоборот, самая большая группа товаров по количеству наименований «С» будет состоять из наименее важных товаров. Соответственно упрощается задача управления складскими запасами. Вместо того чтобы тратить одинаковое время (или ресурсы) на управление всем объемом запасов, что нерационально, основное внимание (и время) уделяется немногочисленным важным товарам. «Важность» товара определяется по какому-то определенному признаку или комбинации признаков. В качестве таких признаков будут выступать: количество сделок с данным товаром и объем реализации товара в продажных ценах.

Метод XYZ - анализа позволяет произвести классификацию товарно-материальных запасов компании в зависимости от стабильности их продаж. Чем стабильнее продажи товара, тем точнее их можно прогнозировать.

При проведении XYZ  - анализа осуществляется группировка товарно-материальных запасов в порядке возрастания коэффициента вариации, который характеризует степень отклонения от среднего значения.

4. Составление прогнозов.

С помощью MS Excel можно осуществлять прогнозирование объемов сбыта регулярно потребляемых товаров. Целям прогнозирования служат статистические функции Excel: ПРЕДСКАЗ, ТЕНДЕНЦИЯ, РОСТ.

Функция ПРЕДСКАЗ, основываясь на известных значениях величин X и Y, вычисляет будущее значение величины Y для заданного значения X. Для вычисления будущего значения в функции ПРЕДСКАЗ применяется модель линейной регрессии вида: Y=aX+b.

5. Составление плана.

Непосредственно составление плана закупок на планируемый период с разбиением по месяцам. Данный план будет основываться на подробном анализе товарной номенклатуры, прогнозе спроса на товары с устойчивым спросом и корректировкой по показателю уровня обслуживания клиентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Проведение АВС - анализа.

 

Для решения практических задач управления товарно-материальными запасами АВС - анализа по какому-то одному классификационному признаку недостаточно. Осуществляя классификацию товаров только по одному признаку, будет  упрощено решение какой-то одной логистической задачи, но при этом может быть проигнорирована другая задача. Например, выбрав в качестве классификационного признака количество сделок с товаром, будут оптимизированы складские запасы по ассортименту и по объему запасов в натуральном выражении. С другой стороны, выбрав в качестве классификационного признака объем реализации в ценах приобретения, будут оптимизированы складские запасы в стоимостном выражении, но, скорее всего, ухудшатся показатели уровня обслуживания клиентов.

Для того, чтобы избежать таких конфликтов применяют многопараметрический АВС - анализ. В данном случае – анализ по двум классификационным признакам.

Порядок проведения АВС - анализа.

1. Выбор объекта анализа. Для целей управления запасами в качестве объекта анализа выбирается номенклатурная позиция «вид продукции».
2. Выбор классификационного признака. Для управления запасами в качестве классификационных признаков будут выбраны: количество сделок за отчетный период и объём реализации в стоимостном выражении за отчетный период по конкретному виду продукции.
3. Ранжирование объектов анализа в порядке убывания классификационного признака.
4. Расчет доли показателя в общем объеме данного показателя и доли показателя в общем объеме показателя нарастающим итогом.
5. Разбиение по группам. При анализе по признаку «количество сделок за период» объекты разбиваются на три группы: «А», «В» и «С». При анализе по признаку «объем реализации за период» объекты разбиваются по группам: «As», «Bs» и «Cs». Затем результаты анализа по двум классификационным признакам обобщаются, и объект разбивается по группам: «AAs», «ABs», «ACs», «BAs», «BBs», «BCs», «CAs», «CBs», «CCs».

Анализ по признаку «количество сделок за период», по признаку «объём реализации за период» представлены в Приложении №1и №2 соответственно, двухпараметрический анализ представлен в Приложении №3 и №4.

В связи с тем, что ассортимент продаваемых компанией товаров очень широк, проведём анализ по одной из ранее указанных в работе группе товаров, а именно по группе «маникюрные принадлежности».

 

Результат двухпараметрического анализа представлен в таблице №18.

Таблица 18

Результат двухпараметрического анализа группы «маникюрные принадлежности»

№ по порядку	вид продукции	доля в общем количестве сделок	Доля в общем объеме реализации	Гуппа по двум признакам	Доля в ассортименте нарастающим итогом
9	115/23-27 пилка стеклянная	0,146	0,100	AAs	0,043
1	РЕ 48-SH экстрактор	0,106	0,106	AAs	0,087
20	101-1 пилка радуга	0,102	0,097	AAs	0,130
3	217-3 пилка бумеранг	0,077	0,061	AAs	0,174
15	MSF 702-G набор маникюрный	0,073	0,061	AAs	0,217
22	B5 classic пинцет для наращивания	0,069	0,067	AAs	0,261
21	MC-422-FD-SH пинцет скошенный	0,065	0,075	AAs	0,304
2	K12BAGS/52 ресницы накладные	0,053	0,075	AAs	0,348
11	EJ-401 ножницы педикюрные	0,061	0,042	ABs	0,391
5	sis 17 набор: кусачки + ножницы	0,057	0,048	ABs	0,435
6	1-3412-SH-2mm кусачки	0,024	0,072	BAs	0,478
10	PA-3102 тёрка	0,024	0,022	BBs	0,522
19	105-SM ножницы маникюрные	0,020	0,029	BBs	0,565
16	ins182 кисть для макияжа	0,028	0,015	BCs	0,609
7	ins47 спонж	0,020	0,016	BCs	0,652
4	Prof-1207-N ножницы парикмахерские	0,016	0,014	BCs	0,696
8	Prof-402-NF ножницы филлировочные	0,012	0,031	CBs	0,739
12	135/13-5S пилка стеклянная с 5 стразами	0,012	0,016	CCs	0,783
13	MS 422-FD-G пинцет прямой, золотой	0,008	0,005	CCs	0,826
17	MR 6x6 компактное зеркало	0,008	0,013	CCs	0,870
23	sis21 набор из 5 предметов	0,008	0,009	CCs	0,913
14	PA-16 пемза	0,004	0,011	CCs	0,957
18	2-53-40-SH кусачки	0,004	0,016	CCs	1,000

 

Показатели классификационных признаков в их общем объёме и показатели долей в ассортименте показаны в таблице №19.

Таблица 19

Показатели классификационных признаков в их общем объёме и показатели долей в ассортименте

Гуппа по двум признакам	Доля в общем количестве сделок	Доля в общем объеме реализации	Доля в ассортименте
AAs	0,691	0,642	0,348
ABs	0,118	0,090	0,087
ACs	0,000	0,000	0,000
BAs	0,024	0,072	0,043
BBs	0,045	0,051	0,087
BCs	0,065	0,045	0,130
CAs	0,000	0,000	0,000
CBs	0,012	0,031	0,043
CCs	0,045	0,069	0,261

 

В Приложении №5 представлено графическое отображение результатов двухпараметрического анализа.

Для более эффективного управления запасами необходимо сконцентрировать внимание на видах продукции, которые попали в группу «AAs». Как видно из таблицы №19 разновидности продукции группы «AAs»  занимают 69% в общем количестве сделок и 64% в общем объеме реализации.

Для того чтобы оптимизировать товарные запасы группы «AAs» и составить корректный план продаж необходимо вычислить уровень обслуживания по товарам, попавшим в данную группу. Для этого необходимо проанализировать все сделки по отдельным товарам этой группы и выявить количество не полностью выполненных сделок. Необходимая информация была взята из журнала регистрации заявок покупателей и накладных на отгруженные товары со склада за отчетный период.