Управление проектами

ВВЕДЕНИЕ

В отечественной практике это понятие  до недавнего времени использовалось преимущественно в технической  сфере. Под «проектом» обычно подразумевалась  разработка документации для создания каких-либо зданий или сооружений.

А сам процесс разработки назывался проектированием.

В зарубежных странах для обозначения  данного процесса проектирования использовался  другой термин - designing (дизайн, проектирование здания, разработка изделия), а понятие project (проект) трактуется более широко.

Существует ряд определений понятия «проект», каждое из которых имеет право на существование. Специалисты по управлению проектами пользуются тем из них, что наиболее подходит к решаемой ими задаче.

США, Институт Управления Проектами (PMI): «Проект - некоторое предприятие  с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта».

Великобритания, Английская Ассоциация проект-менеджеров: «Проект - это отдельное  предприятие с определенными  целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов».

Германия, DIN 69901: «Проект - это предприятие (намерение), которое в значительной степени характеризуется неповторимостью  условий в их совокупности, например:

задание цели;

временные, финансовые, людские и  другие ограничения;

разграничения от других намерений;

специфическая для проекта организация  его осуществления».

Мировой Банк, «Оперативное руководство» № 2.20: «Понятие «проект» обозначает комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных  для достижения, в течение заданного периода времени и при установленном бюджете, поставленных задач с четко определенными целями».

Целью данной дипломной работы является изучение процесса управления проектами  и рассмотрение на конкретном примере  деятельность организации по управлению проектами.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Основные признаки  и характеристики проекта

1.1.1 Определение понятия  «проект»

В отечественной практике это понятие  до недавнего времени использовалось преимущественно в технической  сфере. Под «проектом» обычно подразумевалась разработка документации для создания каких-либо зданий или сооружений.

А сам процесс разработки назывался  проектированием.

В зарубежных странах для обозначения  данного процесса проектирования использовался  другой термин - designing (дизайн, проектирование здания, разработка изделия), а понятие project (проект) трактуется более широко.

Существует ряд определений  понятия «проект», каждое из которых  имеет право на существование. Специалисты  по управлению проектами пользуются тем из них, что наиболее подходит к решаемой ими задаче.

США, Институт Управления Проектами (PMI): «Проект - некоторое предприятие  с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта».

Великобритания, Английская Ассоциация проект-менеджеров: «Проект - это отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов».

Германия, DIN 69901: «Проект - это предприятие (намерение), которое в значительной степени характеризуется неповторимостью условий в их совокупности, например:

задание цели;

временные, финансовые, людские и  другие ограничения;

разграничения от других намерений;

специфическая для проекта организация  его осуществления».

Мировой Банк, «Оперативное руководство» № 2.20: «Понятие «проект» обозначает комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения, в течение заданного периода времени и при установленном бюджете, поставленных задач с четко определенными целями».

На основании приведенных  определений мы можем выделить общие признаки проекта:

изменения - основное содержание проекта;

ограниченная  во времени цель;

ограниченная  временная продолжительность проекта;

бюджет  проекта;

ограниченность  требуемых ресурсов;

новизна;

комплексность;

правовое и организационное  обеспечение проекта;

разграничение с другими намерениями  и видами деятельности.

В самом общем виде схема проекта  представлена на рис. 1. В следующих  главах мы подробно рассмотрим все  элементы проекта, представленные на данной схеме.

Рис. 1 - Общая схема проекта

1.1.2 Причины и этапы  возникновения системы управления  проектами

В основе методов управления проектами  лежат методики сетевого планирования, разработанные в конце 50-х годов  в США. В 1956 г. М. Уолкер из фирмы "Дюпон", исследуя возможности более эффективного использования принадлежащей фирме вычислительной машины Univac, объединил свои усилия с Д. Келли из группы планирования капитального строительства фирмы "Ремингтон Рэнд". Они попытались использовать ЭВМ для составления планов-графиков крупных комплексов работ по модернизации заводов фирмы "Дюпон". В результате был создан рациональный и простой метод описания проекта с использованием ЭВМ. Первоначально он был назван методом Уолкера-Келли, а позже получил название Метода Критического Пути - МКП (или CPM - Critical Path Method).

Параллельно и независимо в военно-морских  силах США был создан метод  анализа и оценки программ PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Данный метод был разработан корпорацией "Локхид" и консалтинговой фирмой "Буз, Аллен энд Гамильтон" для реализации проекта разработки ракетной системы "Поларис", объединяющего около 3800 основных подрядчиков и состоящего из 60 тыс. операций. Использование метода PERT позволило руководству программы точно знать, что требуется делать в каждый момент времени и кто именно должен это делать, а также вероятность своевременного завершения отдельных операций. Руководство программой оказалось настолько успешным, что проект удалось завершить на два года раньше запланированного срока. Благодаря такому успешному началу данный метод управления вскоре стал использоваться для планирования проектов во всех вооруженных силах США. Методика отлично себя зарекомендовала при координации работ, выполняемых различными подрядчиками в рамках крупных проектов по разработке новых видов вооружения.

Крупные промышленные корпорации начали применение подобной методики управления практически одновременно с военными для разработки новых видов продукции  и модернизации производства. Широкое  применение методика планирования работ на основе проекта получила в строительстве. Например, для управления проектом сооружения гидроэлектростанции на реке Черчилль в Ньюфаундленде (полуостров Лабрадор). Стоимость проекта составила 950 млн. долларов. Гидроэлектростанция строилась с 1967 по 1976 г. Этот проект включал более 100 строительных контрактов, причем стоимость некоторых из них достигала 76 млн. долларов. В 1974 году ход работ по проекту опережал расписание на 18 месяцев и укладывался в плановую оценку затрат. Заказчиком проекта была корпорация Churchill Falls Labrador Corp., которая для разработки проекта и управления строительством наняла фирму Acress Canadian Betchel.

По существу, значительный выигрыш  по времени образовался от применения точных математических методов в управлении сложными комплексами работ, что стало возможным благодаря развитию вычислительной техники. Однако, первые ЭВМ были дороги и доступны только крупным организациям. Таким образом, исторически первые проекты представляли из себя грандиозные по масштабам работ, количеству исполнителей и капиталовложениям государственные программы.

Первоначально, крупные компании осуществляли разработку программного обеспечения  для поддержки собственных проектов, но вскоре первые системы управления проектами появились и на рынке программного обеспечения. Системы, стоявшие у истоков планирования, разрабатывались для мощных больших компьютеров и сетей мини-ЭВМ.

Основными показателями систем этого  класса являлись их высокая мощность и, в то же время, способность достаточно детально описывать проекты, используя сложные методы сетевого планирования. Эти системы были ориентированы на высокопрофессиональных менеджеров, управляющих разработкой крупнейших проектов, хорошо знакомых с алгоритмами сетевого планирования и специфической терминологией. Как правило, разработка проекта и консультации по управлению проектом осуществлялись специальными консалтинговыми фирмами.

Этап наиболее бурного развития систем для управления проектами  начался с появлением персональных компьютеров, когда компьютер стал рабочим инструментом для широкого круга руководителей. Значительное расширение круга пользователей управленческих систем породило потребность создания систем для управления проектами нового типа, одним из важнейших показателей таких систем являлась простота использования. Управленческие системы нового поколения разрабатывались как средство управления проектом, понятное любому менеджеру, не требующее специальной подготовки и обеспечивающее легкое и быстрое включение в работу. Time Line принадлежит именно к этому классу систем. Разработчики новых версий систем этого класса, стараясь сохранить внешнюю простоту систем, неизменно расширяли их функциональные возможности и мощность, и при этом сохраняли низкие цены, делавшие системы доступными фирмам практически любого уровня.

В настоящее время в США уже  сложились глубокие традиции использования  систем управления проектами во многих областях жизнедеятельности. Причем, основную долю среди планируемых проектов составляют небольшие по размерам проекты. Например, исследования, проведенные еженедельником InfoWorld, показали, что пятидесяти процентам пользователей в США требуются системы, позволяющие поддерживать планы, состоящие из 500 - 1,000 работ и только 28 процентов пользователей разрабатывают расписания, содержащие более 1,000 работ. Что касается ресурсов, то 38 процентам пользователей приходится управлять 50 - 100 видами ресурсов в рамках проекта, и только 28 процентам пользователей требуется контролировать более чем 100 видов ресурсов. В результате исследований были определены также средние размеры расписаний проектов: для малых проектов - 81 работа и 14 видов ресурсов, для средних -417 работ и 47 видов ресурсов, для крупных проектов - 1,198 работ и 165 видов ресурсов. Данные цифры могут служить отправной точкой для менеджера, обдумывающего полезность перехода на проектную форму управления деятельностью собственной организации. Как видим, применение системы управления проектами на практике может быть эффективным и для очень небольших проектов.

Естественно, что с расширением  круга пользователей систем проектного менеджмента происходит расширение методов и приемов их использования. Западные компьютерные журналы регулярно  публикуют статьи, посвященные системам для управления проектами, включающие советы пользователям таких систем и анализ использования методики сетевого планирования для решения задач в различных сферах управления.

1.1.3 Классификация проектов. Жизненный цикл проекта и его  основные фазы

Типы и виды проектов.

Проекты, реализуемые в различных областях, разными специалистами имеют значительные различия между собой. Поэтому для выбора того или иного подхода к управлению конкретным проектом предварительно необходимо разобраться с особенностями именно данного типа или вида проекта.

Классификация проектов может быть проведена по различным основаниям. Рассмотрим лишь наиболее распространенные ее варианты:

Типы проектов

Различаются по сферам деятельности, в которых осуществляется проект:

Технический (строительство здания или сооружения, внедрение новой производственной линии, разработка программного обеспечения и т.д.);

Организационный (реформирование существующего  или создание нового предприятия, внедрение  новой системы управления, проведение международной конференции и  т.д.);

Экономический (приватизация предприятия, внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, введение новой системы налогообложения и т.д.);

Социальный (реформирование системы  социального обеспечения, социальная защита необеспеченных слоев населения, преодоление последствий природных и социальных потрясений);

Смешанный (проекты, реализуемые сразу  в нескольких областях деятельности, - к примеру, проект реформирования предприятия, включающий внедрение  системы финансового планирования и бюджетирования, разработку и внедрение специального программного обеспечения и т.д.).

Классы проектов

Различаются по составу, структуре  и предметной области проекта:

Монопроекты - отдельные проекты  различного типа и назначения, имеющие  определенную цель, четко очерченные рамки по финансам, ресурсам, времени, качеству и предполагающие создание единой проектной группы (инвестиционные, инновационные и другие проекты);

Мультипроект - комплексный проект, состоящий из ряда монопроектов и  требующий применения многопроектного  управления (реформирование существующих и создание новых предприятий, разработка и внедрение внутрифирменных систем многопроектного управления);

Мегапроект - целевые программы  развития регионов, отраслей и др. образований, включающие в свой состав ряд моно- и мультипроектов.

Масштабы проектов

В американской практике существует деление проектов по масштабности:

Малые проекты - капиталовложения до $10-15 млн.; трудозатраты 40-50 тыс. человеко-часов. Примеры: опытно - промышленные установки, небольшие промышленные предприятия, модернизация действующих производств.

Мегапроекты - целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными  ресурсами и отпущенными на их выполнение временем. Отличительные  черты: капиталовложения - от $ 1 млрд. и более, нетрадиционные формы финансирования (акционерные, смешанные) - обычно консорциум фирм, трудоемкость - 2 млн. человеко-часов - на проектирование, 15- 20 млн. человеко-часов - на строительство, 5 -7 и более лет - срок реализации.

Виды проектов.

Различаются по характеру предметной области проекта:

Инвестиционный - главная цель - создание или реновация основных фондов организаций, требующие вложения инвестиций;

Инновационный - главная цель - разработка и применение новых технологий, ноу-хау и других нововведений, обеспечивающих развитие организаций;

Научно - исследовательский;

Учебно-образовательный;

Смешанный.

5. По длительности.

Краткосрочный - до 3-х лет;

Среднесрочный - от 3-х до 5-ти лет;

Долгосрочный - свыше 5-ти лет.

Жизненный цикл проекта.

Общепринятого подхода к определению  жизненного цикла проекта, его фаз, стадий и этапов не существует и, вероятно, не может существовать. Так как  все эти характеристики зависят  от специфики конкретного проекта, условий его реализации и опыта  участников. Тем не менее логика и содержание процессов развития проектов имеют много общего и наиболее полно и ясно представлены в схеме жизненного цикла проекта американского Института управления проектами (PMI) (рис.).