Отчет по практике в ОАО «Ростелеком»

В настоящее время на территории Мурманской области действует порядка 7 операторов телематических услуг связи  и рассматриваются в качестве конкурентов: ОАО «МТС», ОАО «Вымпелком», ОАО «Мегафон», а также местные ООО «Мурманские мультисервисные сети», ОАО «Колателеком» и др.

Основными контактными аудиториями финансовой сферы являются акционеры. Компания ОАО «Ростелеком» добивается благорасположения этих аудиторий, публикуя годовые отчеты, давая ответы на вопросы, касающиеся всей финансовой деятельности, и представляя финансовому сообществу доказательства своей финансовой устойчивости.

ОАО «Ростелеком» заинтересована в том, чтобы средства массовой информации больше и лучше освещали ее деятельность. Для работы со СМИ создан сектор информационно-аналитического обеспечения.

С целью информирования и мотивирования членов своих внутренних контактных аудиторий, т.е. персонала, компания издает информационную газету «Мой Ростелеком», организовывает корпоративные выезды на природу и различные корпоративные мероприятия и праздники. Когда рабочие и служащие хорошо настроены по отношению к собственной фирме, их позитивное отношение распространяется и на другие контактные аудитории.

По результатам проведенного анализа можно утверждать, что компания развивается в правильном направлении и занимает ведущую позицию на площадке поставщиков услуг связи. Для удержания и сохранения своих позиций на рынке, компании необходимо строить свою «империю» связи по стране, а именно, расширять сферу действия своих предложений на рынке услуг, повышать рентабельность предприятия, улучшать качество предложений своих услуг связи. В настоящее время Компанией  разработан план по выходу на рынок мобильной связи.

 

4.3 Система управления.

 

Система управления представляет собой совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

Исходя из вышеизложенного, структуру управления Компании можно отнести к органическому типу, который характеризуется индивидуальной ответственностью каждого работника за общий результат. Главным свойством структур такого типа является присущая им способность сравнительно легко менять свою форму, приспосабливаться к новым условиям, органически вписываться в систему управления.

Развитие практики корпоративного управления в Компании является одной из приоритетных задач руководства Компании. Эффективность корпоративного управления Ростелекома обеспечивается поддержанием устойчивой системы взаимоотношений в Компании, позволяющей достичь баланса между экономическими и социальными целями, между интересами Компании, ее акционеров и других заинтересованных лиц.

В своей повседневной практике корпоративного управления Ростелеком действует с учетом признанных российских и мировых стандартов, рекомендаций независимых рейтинговых агентств и консультантов в области совершенствования такой практики. Следование высоким стандартам корпоративного управления и раскрытия информации в Компании позволяет создать атмосферу доверия и уверенности между всеми участниками корпоративного управления, повышает эффективность принятия управленческих решений, что в долгосрочной перспективе ведет к повышению инвестиционной привлекательности Компании.

Структура управления Компанией

В соответствии с Уставом Ростелекома управление Компанией осуществляется:

• Общим собранием акционеров – высшим органом управления Компании;
• Советом директоров, который избирается Общим собранием акционеров Компании для осуществления стратегического руководства Компанией;
• Президентом и Правлением , которых назначает Совет директоров Ростелекома в целях обеспечения повседневного оперативного управления Компанией.

В настоящее время Компания интенсивно проводит реорганизацию с целью повышения конкурентоспособности Объединенной компании, за счет создания возможности предоставления всех видов телекоммуникационных услуг в национальных масштабах. Необходимость в ней возникла из-за постоянно меняющихся условий внешней среды, и как следствие внутренних преобразований путем снижения численности персонала, оптимизации структуры филиалов и улучшения прозрачности основной деятельности.

Задачи реорганизации:

• увеличение гибкости и оперативности принятия решений за счет централизации управления и устранения дублирующих функций;
• Увеличение доходной части за счет повышения роли коммерческой деятельности;
• Оптимизация расходов за счет строительства единой инфраструктуры и централизованной закупки оборудования;
• Развитие привлекательности объединенной компании как работодателя;
• Повышение ликвидности акций объединенной компании;
• Рост кредитного рейтинга объединенной компании.

У Объединенного «Ростелекома» после реорганизации Группы компаний «Связьинвест» есть все возможности завоевать лидирующие позиции на мировой арене, заявил глава Минкомсвязи России Игорь Щёголев. По словам министра, «только интегрированная компания может стать успешной на телекоммуникационном рынке, который сейчас находится на переломном этапе, когда просто услуги связи перестают быть магическим ключиком, открывающим двери в будущее». Такая компания появится в результате объединения всех активов «Связьинвеста» на базе национального оператора дальней связи «Ростелеком».

Как известно, целью существования любого бизнеса является извлечение максимальной прибыли для его владельцев в течение продолжительного периода времени. Поэтому владелец стремится к увеличению объема выручки и снижению издержек производства. Таким образом, основной задачей является повышение экономической эффективности своего бизнеса (рентабельности).

Повысить рентабельность можно, либо увеличивая выручку, либо снижая затраты. В современных условиях, где существует жесткая конкуренция за потребителя и перенасыщенность рынка, повышать оборот и цены на предоставляемые услуги крайне затруднительно, поэтому одним из важнейших способов повышения эффективности производства является снижение затрат.

Так, одной из статей расходов, которую можно сокращать в определенных пределах, является расходы на персонал. Они включают в себя не только ФОТ и отчисления из него, но также:

• Расходы на соцпакет  и льготы для работников;
• Расходы на производственное обучение и переподготовку сотрудников;
• Расходы на подбор кандидатов и наем на работу;
• Расходы на обеспечение техники безопасности;
• Стоимость содержания рабочих мест, включая стоимость спецодежды, освещения, отопления, уборки рабочих мест и т. д.;
• Прочие виды расходов на персонал.

Проводя оптимизацию численности персонала, сокращается не только фонд оплаты труда и отчисления из него, но и все остальные расходы, связанные с персоналом.

Суть оптимизации заключается в необходимости сведения к минимуму численности персонала при выполнении двух ограничений:

• Должно быть обеспечено гарантированное качественное выполнение заданной производственной программы;
• Затраты на персонал не должны превышать некоторую заранее заданную величину.

Особенно важно подчеркнуть, что сокращение численности персонала должно проходить без снижения эффективности производства. Это достигается внедрением новой техники и технологии на производстве, а также оптимизацией деловых процессов в аппарате управления.

Ответственность за соблюдение порядка сокращения численности или штата работников несет начальник управления по работе с персоналом.

Контроль над проведением данной процедуры осуществляется управлением по работе с персоналом ОАО «Ростелеком».

Как говорилось выше, в данный момент в компании, проводится оптимизация численности персонала и продлится еще год. За 2013 год численность работников, принадлежащих к Мурманскому филиалу, была сокращена на 140 человек.

В связи с этим, функции и часть обязанностей сокращенных единиц, легли на продолжающий работать персонал. Однако на производстве интенсивно вводится в эксплуатацию новое оборудование. Рабочие места оборудуются средствами вычислительной техники, т.е. делается все максимально возможное для облегчения труда работника.

 

4.4 Документооборот 

 

Документ – носитель управленческой информации, оперативно-производственного и административного характеров.

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения их использования, отправки или сдачи его в дело.

В документообороте МФ ОАО «Ростелеком» присутствует три основных потока документации:

• Поступающая из других организаций (входящая);
• Отправленная в другие организации (исходящая);
• Создаваемая внутри организации и используемая работниками в управлении (внутренняя).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

• Первичную обработку;
• Предварительное рассмотрение;
• Регистрацию;
• Рассмотрение руководством;
• Передачу на исполнение.

В организации службу документооборота представляет самостоятельное структурное подразделение при административно-хозяйственном управлении. Референт должен принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте. Иначе, эти документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, с указанием причины возврата. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично».

Предварительное рассмотрение документов проводится работником ОД с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение директору организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения или же конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителя передаются по назначению документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это делается с целью освобождения руководителя от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения(ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в ОД, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое им управленческое решение по данному документу. После заполнения рег.формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения передачи документов контролируется ОД. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ОД. Если документ должен использоваться несколькими подразделениями или должностными лицами, делают рассылку по всем назначениям по электронной почте.

Исполнительные документы подшиваются в деле вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки, ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант докумета после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовые отправления и сдают в отделение связи.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с должностными лицами и руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения исполнителям, далее по эл.почте идет рассылка с пометкой «для сведения», либо «принять к руководству». Оригинал документа подшивается в дело.

Отдел делопроизводства ведет систематический учет количества всех обрабатываемых документов, т.е. учитывает объем документооборота. Данные заносятся в соответствующую таблицу ежедневно, ежеквартально и ежегодно в ОД.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения истинной численности отдела.

В Компании введена в действие Единая система электронного документооборота (ЕСЭД «Ростелеком»), которая значительно упрощает процесс оборота документов и их обработки.

ЕСЭД предназначена для автоматизации процессов организационно-распорядительного документооборота Корпоративного центра ОАО «Ростелеком» в соответствии с нормами делопроизводства и существующими регламентами с целью сокращения сроков согласования документов и обеспечения прозрачности работы с документами.

Система предназначена для автоматизации следующих видов деятельности:

• работа с организационно – распорядительными документами – создание и размещение в хранилище проектов документов, согласование документов с использованием типовых маршрутов прохождения документов, рассылка документов между подразделениями, хранение и архивирование документов;

• работа с закупочными документами – предоставление пользователям системы возможности согласовывать и хранить заявки на реализацию закупки в рамках требований Федерального закона РФ от 18.07.2011 г. № 223-ФЗ; сокращение сроков согласования заявок на закупку; создание единого хранилища документов по закупочной деятельности;