Аудит и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

Вернувшись из командировки, работник составляет краткий отчет  о поездке, который представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (если оно оформлялось) и авансовым отчетом. Таким образом, служебное задание является также и завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) - это документ, который удостоверяет время и место пребывания в служебной командировке. В командировочном удостоверении необходимо внести отметки о прибытии и выбытии в пункт назначения. Командировочное удостоверение должно быть заверено подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью. Выписывается оно в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении  указываются:

- фамилия, имя и  отчество;

- структурное подразделение;

- должность (специальность,  профессия) командируемого лица;

- цель командировки;

- место назначения (страна, город, организация);

- время командировки (не считая времени нахождения  в пути).

Приказ о направлении  работника в командировку и командировочное удостоверение по сути имеют одно и то же назначение. Поэтому организация может не издавать приказ о командировке, если оформляется командировочное удостоверение, так как дважды подтверждать один факт хозяйственной деятельности нецелесообразно.

При отправке сотрудника в командировку организация должна выдать ему аванс на командировочные расходы. Получить такой аванс может сотрудник, который внесен в список подотчетных лиц фирмы. Поэтому в организации составляют приказ в произвольной форме о назначении подотчетных лиц. В нем же можно оговорить и порядок возврата подотчетных средств, не израсходованных работником во время командировки. Остаток подотчетных средств может быть:

- удержан из текущей заработной  платы сотрудника после завершения  командировки;

- внесен сотрудником наличными  в кассу организации после  утверждения авансового отчета.

Деньги под отчет работникам можно выдавать не только наличными  из кассы организации, но и использовать безналичную форму расчетов.

Согласно пункту 1.6 положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» кредитная организация может выдавать банковские карты следующих типов:

- расчетная карта: позволяет  ее держателю совершать операции  в пределах установленной кредитной организацией - эмитентом суммы денег (расходного лимита). Расчеты осуществляются за счет денег клиента, которые находятся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого в соответствии с договором банковского счета, если денег на счете недостаточно или они отсутствуют (овердрафт);

- кредитная карта: позволяет  держателю совершать операции  за счет денежных средств, предоставленных  кредитной организацией - эмитентом  клиенту в пределах установленного  лимита в соответствии с условиями кредитного договора [13].

В ОАО «Павловский сахарный завод» деньги под отчет работнику выдают только из кассы.

Документы на выдачу денег в ОАО «Павловский сахарный завод» подписывают руководитель Кульчицкий П.Н. и главный бухгалтер предприятия Жогина Г.М.

Наличные суммы выдаются из кассы  по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2) или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя.

Первое, что делает сотрудник, вернувшись из командировки, - составляет авансовый отчет по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

Авансовый отчет составляется в  одном экземпляре подотчетным лицом  и работником бухгалтерии. На оборотной  стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих командировочные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Сотрудник ОАО «Павловский сахарный завод» должен предоставить отчет в течение трех рабочих дней.

Согласно Положения  о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка  России на территории Российской Федерации  № 373-П, утвержденного Банком России 12.10.2011 и вступившим в силу с 01.01.2012, подотчетное лицо должно отчитаться не позднее трех дней с момента выхода на работу или с даты истечения срока, на который были выданы средства, путем заполнения авансового отчета с приложением документов.

Бухгалтерия ОАО «Павловский сахарный завод» проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы в графах 7, 8 указываются суммы расходов, принятые к учету (включая суммы суточных, не подтверждаемых первичными документами). В графе 9 указываются счета или субсчета, на которые дебетуются эти суммы.

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. На основании  данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных  денежных сумм. На дату утверждения авансового отчета списываются в расходы все затраты на командировку (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Непогашенный долг по подотчетным суммам числится за работником на дебете счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и в доход работника не включается. Если организация «простила» долг сотруднику, то такая сумма относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», затем на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и включается в доход сотрудника. При этом эта сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эти суммы не включаются в расходы в целях налогообложения прибыли, поэтому страховые взносы в этом случае начислять не нужно.

Сотруднику, вернувшемуся из командировки, возмещаются расходы  по проезду:

- стоимость проезда  воздушным, железнодорожным, водным  и автомобильным транспортом  общего пользования;

- страховые платежи  по обязательному страхованию  пассажиров на транспорте;

- оплата услуг по  предварительной продаже проездных  документов;

- расходы за пользование  в поездах постельными принадлежностями.

Взнос на обязательное страхование, указанный в билете, включают в  стоимость проезда и относят на затраты организации, а взнос на добровольное страхование железнодорожных пассажиров (оформленное отдельным полисом) относят за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после налогообложения, так как расходы по данному виду страхования не предусмотрены в налоговом учете (п. 16 ст. 255 Налогового кодекса РФ).

Расходы по проезду возмещаются  в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

- железнодорожным транспортом  - в купейном вагоне скорого  фирменного поезда;

- водным транспортом  - в каюте V группы морского  судна регулярных транспортных  линий и линий с комплексным  обслуживанием пассажиров, в каюте  II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом  - в салоне экономического класса;

- автомобильным транспортом  - в автотранспортном средстве  общего пользования (кроме такси).

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику после его выезда в пункт назначения и до дня возвращения. Также возмещаются расходы по проживанию за время вынужденной остановки в пути при наличии подтверждающих документов. Документами, подтверждающими расходы по проживанию, являются счет гостиницы и кассовые чеки.

Для коммерческих организаций  нормативы по оплате найма жилого помещения при командировках  не установлены. Поэтому, снимая номер  в гостинице, работники должны ориентироваться  на требования, установленные работодателем  в отношении предельной стоимости расходов на проживание.

Если командированный  не имеет возможности ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, организация обязана  выплачивать суточные за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Днем отъезда считается день отправления поезда, самолета и т.д., а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Порядок и размер возмещения суточных определяются работодателем самостоятельно и прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

На период командировки за работником организации сохраняется средний заработок. Для командированных работников также сохраняются все гарантии по выплатам, предусмотренные трудовым законодательством. В первую очередь это касается работы в выходные дни и болезни в период командировки.

Суммы среднего заработка  исчисляются в соответствии со статьей 139 Трудового кодекса РФ. Для всех случаев определения размера среднего заработка, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, установлен единый порядок исчисления.

 

2.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

 

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Павловский сахарный завод» подразделяются на три вида.

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до выдачи подотчетной суммы на основании служебной записки от заинтересованного подразделения.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника ОАО «Павловский сахарный завод» в командировку (форма № Т–9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма № Т–10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма № Т–10).

Работнику ОАО «Павловский сахарный завод», командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№ 2 - КО) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида подотчетное лицо ОАО «Павловский сахарный завод» получает самостоятельно во время нахождения в командировке, при приобретении товарно-материальных ценностей, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, товарные чеки, счета, накладные, акты, бланки строгой отчетности, квитанции к приходному кассовому ордеру, счета–фактуры. Кроме того, командированное лицо обязано сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки, обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма № Т–10а). После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером ОАО «Павловский сахарный завод».

Представленные подотчетными лицами авансовые отчеты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии ОАО «Павловский сахарный завод» подвергаются счетной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимаются к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает ее в кассу организации;