Аудит и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

Согласно Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденному Банком России 12.10.2011 № 373-П и вступившему в силу с 01.01.2012, выдача подотчетной суммы может быть осуществлена только при условии полного погашения задолженности по ранее полученным подотчетным суммам [14].

 

Учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Павловский сахарный завод» ведется на счете  71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждому подотчетному лицу.

В ОАО «Павловский сахарный завод» за 2010 г. были произведены следующие записи по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение В):

1) выданы из кассы  денежные средства в подотчет:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»   1 533 706,13 руб.

Кредит счета 50 «Касса»                                                1 533 706,13 руб.;

2) возвращены подотчетные  суммы в кассу:

Дебет счета 50 «Касса»                                                   286 354,55 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»   286 354,55 руб.;

3) списаны подотчетные суммы на общехозяйственные расходы:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»           190 903,15 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»   190 903,15 руб.;

4) списана задолженность подотчетных лиц на сумму принятых к учету материалов:

Дебет счета 10 «Материалы»                                            513 623,33 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»    513 623,33 руб.;

5) списана задолженность подотчетных лиц на сумму принятых к учету товаров:

Дебет счета 41 «Товары»                                                    63 634,56 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»      63 634,55 руб.;

6) оплачена задолженность поставщикам за счет подотчетных сумм:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -

                                                                                              504 526,25 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»     504 526,25 руб.

7) оплачены за счет  подотчетных сумм расходы, связанные с продажей основных средств:

Дебет счета 91 «Прочие  доходы и расходы»                    31 817,69 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»      31 817,69 руб.

С 2008 года ОАО «Павловский сахарный завод» не платит в бюджет налог на добавленную стоимость, налог на прибыль в связи с признанием его несостоятельным (банкротом) и открытием конкурсного производства.

Операция № 6 является некорректной. Стоимость материально-производственных запасов, оплаченных подотчетным лицом, должна быть отражена по дебету счетов учета МПЗ и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», так как:

1. Бухгалтерская запись по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не предусмотрена Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 08.11.2010 № 142н).

2. При приобретении материалов через подотчетное лицо счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» не используется, так как обязательств перед поставщиком не возникает. Данная операция затрагивает только организацию и ее сотрудника.

Бухгалтер исследуемой  организации должен был сделать  запись:

Дебет счета 10 «Материалы», счета 41 «Товары»            504 526,25 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»       504 526,25 руб.

ОАО «Павловский сахарный завод» приказом от 10.01.2011 № 5 установило лимит суточных при командировках по России в размере 1 500 руб. Сотрудник Быков Н.Н. находился в командировке 5 дней. За эти дни ему выплачены суточные в размере 7 500 руб.

Бухгалтер ОАО «Павловский сахарный завод» с суммы (1 500 руб. – 700 руб.) х 5 = 4 000 руб. начислил налог на доходы физических лиц в размере 520 руб. (4 000 руб. х 13%).

14 января 2011 г. был издан приказ № 8 о командировке Кузнецова В.И. для приобретения сырья, материалов. Срок командировки Кузнецова В.И. утвержден с 15 по 20 января 2011 г. На основании приказа руководителя из кассы по расходному кассовому ордеру № 7 был выдан аванс Кузнецову В.И. на командировочные расходы в размере 4 000 руб.

21 января 2011 г. Кузнецов В.И. представил в бухгалтерию ОАО «Павловский сахарный завод» авансовый отчет № 6 о расходах по командировке. К авансовому отчету были приложены следующие документы:

1) железнодорожный билет  в одну сторону от 15.01.2011 на сумму       3 320 руб. (в том числе страховой сбор по обязательному страхованию пассажиров);

2) железнодорожный билет в обратную сторону от 19.01.2011 на сумму 3 332 руб. (в том числе страховой сбор по обязательному страхованию пассажиров составит);

3) две квитанции о  пользовании постельными принадлежностями на общую сумму 200 руб.;

4) счет № 90 от 19.01.2011 гостиницы за проживание в течение трех суток на сумму 1 740 руб. (налог на добавленную стоимость в том числе);

5) счет об оплате  междугородних телефонных разговоров  на сумму      1 240 руб. (налог на добавленную стоимость в том числе);

6) счет – фактуру  № 57 на покупку материалов  на сумму 59 000 руб. (налог на добавленную стоимость в том числе).

Организация начисляет  суточные из расчета 1 500 руб. в сутки.

Бухгалтер ОАО «Павловский сахарный завод» произвел в учете следующие бухгалтерские записи:

1. выдан аванс Кузнецову на командировочные расходы, связанные с приобретением материалов:

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»              4 000 руб.

Кредит счета 50 «Касса»                                                          4 000 руб.;

2) расходы на проезд  включены в стоимость купленных  материалов:

Дебет счета 10 «Материалы»                                                    6 852 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»             6 852 руб.;

3) расходы на проживание  включены в стоимость покупки  (НДС в том числе):

Дебет счета 10 «Материалы»                                                  1 740 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»           1 740 руб.;

4) списаны суточные  из расчета 1 500 руб.:

Дебет счета 10 «Материалы»                                                   9 000 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»            9 000 руб.;

5) списаны расходы  на междугородние переговоры (НДС в том числе):

Дебет счета 10 «Материалы»                                                    1 240 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»             1 240 руб.;

6) оприходованы материалы  (НДС не выделяется):

Дебет счета 10 «Материалы»                                                  59 000 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»           59 000 руб.;

7) выдано Кузнецову  в возмещение перерасхода по  авансовому отчету:

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»             81 592 руб.

Кредит счета 50 «Касса»                                                         81 592 руб.

С 2008 года ОАО «Павловский сахарный завод» не платит в бюджет налог на добавленную стоимость, налог на прибыль в связи с признанием его несостоятельным (банкротом) и открытием конкурсного производства.

Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат ОАО «Павловский сахарный завод» на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала – ордера № 7 переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

Служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению руководителя ОАО «Павловский сахарный завод» на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.

Во время командировки за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

ОАО «Павловский сахарный завод» ведет «Журнал учета работников, прибывших в командировку» и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Ответственным за ведение этих журналов является бухгалтер, назначенный приказом руководителя предприятия.

Перед отъездом в командировку работник на основании приказа о  направлении в командировку получает в кассе предприятия аванс. В  расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы  по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, оговорены в приказе руководителя о направлении работника в командировку.

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный  срок сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, а неизрасходованные суммы вернуть в кассу предприятия. Что подтверждает и Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение  с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.

Бухгалтер, проверив авансовый  отчет командированного лица и получив  от него при необходимости пояснения  в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение руководителю в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам. Также возмещаются расходы на оплату следующих дополнительных услуг, предоставляемых гостиницами: телевизор, телефон, холодильник и подобные расходы, связанные с оплатой жилья.

Не возмещаются включенные в счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование мини-баром и прочие расходы, не связанные с оплатой жилья.

Командированному работнику  возмещается плата за бронирование мест в гостинице в размере  до 50 % от стоимости места за сутки.

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути возмещаются в том же порядке. Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.