Аудит и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

Так как внутренние расчетные  операции в ОАО «Павловский сахарный завод» производятся наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов организации, они относятся к зонам с повышенным контрольным риском, и их проверке необходимо уделять особое внимание.

Целью проверки внутренних расчетов ОАО «Павловский сахарный завод» явилось формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по внутренним расчетным операциям, и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.

Практические цели проверки внутренних расчетных операций заключались  в установлении:

- полноты – все ли операции внутренних расчетов организации учтены в бухгалтерской отчетности, не существует ли неучтенных расчетов;

- существования - существуют ли в организации обязательства по подотчетным суммам на дату составления баланса и существенна ли эта сумма обязательств;

- прав и обязанностей - правомерны и верны ли суммы обязательств по внутренним расчетам исходя из трех критериев (формальности, законности и действительности);

- оценки - оценены ли обязательства организации по расчетам с подотчетными лицами в соответствии с требованиями нормативных актов;

- точности – правильно ли произведены начисления и удержания через заработную плату, расчет суточных по командировкам, соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета операций;

- ограничения учетного  периода – все ли обязательства организации по расчетам отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;

- предоставления и  раскрытия – все ли обязательства организации по расчетам раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по учету и отчетности.

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами стали:

1. Обоснованность выдачи авансов в подотчет (проверка наличия на предприятии списка лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденного приказом по предприятию; проверка выдачи новых авансов лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам; проверка правильности оформления документов при направлении работников в командировки).
2. Своевременность представления авансовых отчетов.
3. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм.
4. Обоснованность включения в состав затрат.
5. Правильность налогообложения (проверка правильности начисления налога на доходы физических лиц на суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия; проверка организации аналитического учета командировочных и представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения).
6. Отражение в учете расчетов с подотчетными лицами.

Исходя из поставленных целей и задач, объектами аудита явились показатели отчетности, отражающие состояние расчетов с подотчетными лицами, это:

• прочие дебиторы (дебетовое сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
• кредиторская задолженность (кредитовое сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Основные документы, которые  были подвергнуты изучению в ОАО «Павловский сахарный завод» при проверке расчетов с подотчетными лицами:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации  авансовых отчетов;

- приказы о направлении  сотрудников в командировку;

- список лиц, которым  разрешено получение наличных  денег из кассы;

- приказы об утверждении смет представительских расходов.

С 01.01.2007 изменен порядок  документального оформления расчетов с подотчетными лицами. Организация  имеет право оформить командировку либо приказом, либо командировочным  удостоверением. Командиро-ванному  лицу возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и обратно, а также выплачиваются суточные.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят также свое отражение  в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- баланс предприятия;

- отчет о движении  денежных средств;

- Главная книга;

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами.

В ходе проверки необходимо было получить достаточную уверенность в том, что перечисленные показатели отчетности ОАО «Павловский сахарный завод» не содержат существенных ошибок. Для сбора доказательств использовалась информационная база, формируемая из различных источников. Приступая к проверке, был скомплектован пакет документов, регистры синтетического учета и первичные документы, необходимые для проверки внутренних расчетных операций.

Пакет нормативных документов, регулирующих установленные правила ведения бухгалтерского учета и налогообложения внутренних расчетных операций, был сформирован с учетом специфики деятельности ОАО «Павловский сахарный завод». Регистры синтетического и аналитического учета по счетам учета внутренних расчетов - это журнал-ордер № 7.

 

 

3.2 Оценка организации  синтетического и аналитического  учета расчетов с подотчетными лицами

 

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего  контроля при ведении расчетов с  подотчетными лицами для аудитора могут  стать:

- отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

- несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

- отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

- несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

- задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

- списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

- отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

- отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

- отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

- выдача денег под отчет лицам, не являющимся работником предприятия, без соответствующего основания.

 

Таблица 2 - Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами

Содержание вопроса	Содержание ответа	Выводы и решения  аудитора
А	1	2
1. Имеется ли на  пред-приятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Отсутствует круг лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды	Внутренний контроль за расходованием и целевым использова-нием денежных средств из кассы предприятия ослаблен
2. Выдаются ли новые авансы лицам, не отчи-тавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Не выдаются новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Соблюдается пункт 11 Порядка ведения касс-совых операций в РФ лицам, не отчитав-шимся за полученные ранее суммы под отчет, не выдаются новые авансы
3. Оформляются ли пись-менные  распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки	Письменные распоря-жения руководителя при направлении работников в командировки оформляются	Приказы о направ-лении работников в командировки офор-мляются в установ-ленном законом порядке
4. Облагаются ли суточные  налогом на доходы физи – ческих лиц	Суточные освобожда-ются от налога на доходы физических лиц в пределах следующих норм: - не более 700 руб. - за  каждый день нахожде-ния в командировке внутри страны; - не более 2 500 руб. - за каждый день нахожде-ния в командировке за пределами Российской Федерации	Согласно абзаца 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ

 

 

Продолжение таблицы 2

 

А	1	2
5. Организован ли анали-тический  учет коман-дировочных расходов  в пределах и сверх норм  для целей налогообложения	Аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм ведется	Согласно абзаца 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ
6. Производится ли  расчет сумм, причитающихся работнику  на коман-дировку	Производится выдача подотчетных сумм, не превышающих необ-ходимые	В соответствии с пун-ктом 11 Порядка веде-ния кассовых опера-ций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, свя-занные со служебными командировками, про-изводится в суммах, не превышающих необ-ходимые

 

Ответственность за ведение  учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Павловский сахарный завод» возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами был использован вопросник.

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия делаются следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. Соблюдается пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, согласно которому лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, не выдаются новые авансы
3. Приказы о направлении работников в командировки оформляются в установленном порядке.

4. Согласно абз. 10 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ суточные освобождаются от налога на доходы физических лиц в пределах следующих норм:

- не более 700 руб. - за  каждый день нахождения в командировке  внутри страны;

- не более 2 500 руб. - за каждый день нахождения в командировке за пределами Российской Федерации

5. Ведется учет командировочных  сумм в пределах и сверх  норм для целей налогообложения.

6. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, не превышающих необходимые (в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

Результаты опроса дают определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют сделать  основной вывод – о том, насколько удовлетворителен или неудовлетворителен порядок расчетов с подотчетными лицами.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разрабатывается определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных  лиц без представления соответствующих  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании Налогового кодекса РФ главы 23 «Налог на доходы физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Законность и целесообразность расходов на хозяйственно-операционные нужды в ОАО «Павловский сахарный завод» была определена путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов. Необходимо было установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненных работ, актов закупок и т.п.).