Аудит и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

На соответствующих документах необходимо было установить наличие обязательных реквизитов - наличие в товарном чеке штампа магазина, даты, наименования приобретенного товара затруднило бы контроль реальности факта приобретения товара в магазине или производственного назначения этих расходов. Закупки в организации в проверяемом периоде не проводились.

Необходима проверка расчетов с подотчетными лицами по командировкам для признания факта служебной командировки и проверки обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

Служебной командировкой  признается поездка работника предприятия  по распоряжению руководителя в другую местность в служебных целях.

Не считаются командировками:

- служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижный характер;

- обусловленные производственной необходимостью поездки работников, отношения которых с предприятием регламентированы не трудовым, а гражданско-правовым договором (подряда, поручения и т.п.).

Проверяя авансовые  отчеты по командировкам организации, было установлено наличие командировочных удостоверений с указаниями целей командировок с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты были утверждены руководителем предприятия.

Проверка осуществлялась путем сопоставления данных авансового отчета с данными приложенных  к отчету первичных документов и  расчетов суточных. Была подтверждена правильность определения сроков командировок, размера суточных в пределах норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно при этом определялись по данным приложенных проездных документов воздушного, железнодорожного, водного и автомобильного транспорта общего пользования (кроме такси). Если были бы расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых с первой по четвертую группам тарифных ставок на суднах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету первого класса, то они должны были быть оформлены распоряжением руководителя об оплате.

В стоимость проезда  включаются также обязательное страхование, которое списывается в ОАО «Павловский сахарный завод» на затраты по командировке. Затраты за пользование постельными принадлежностями были подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билете.

Расходы на проживание при  этом возмещались командированному на основе подтверждающих документов и в полном размере относились на себестоимость продукции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

 

Обобщая результаты проверки учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Павловский сахарный завод», проведенной выборочным методом, делаем следующие выводы:

1. В ОАО «Павловский сахарный завод» отсутствует установленный приказом руководителя круг лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. Выдача денег под отчет производится только лицам, которые отчитались по ранее полученным суммам.

3. Фактические списания подотчетных сумм соответствует целям, на которые были выданы деньги.

4. Приказы, распоряжения о направлении работников ОАО «Павловский сахарный завод» в командировку составлены правильно и имеются в наличии.

5. В командировочных  удостоверениях присутствуют отметки  о месте пребывания в командировке.

6. ОАО «Павловский сахарный завод» самостоятельно на основании постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» разработало Положение о командировках, в котором установило размер суточных по России 1 500 руб., порядок документооборота при направлении работников в командировки и иные моменты.

7. В исследуемой организации суточные освобождаются от налога на доходы физических лиц в пределах следующих норм:

- не более 700 руб. - за  каждый день нахождения в командировке внутри страны;

- не более 2 500 руб. - за каждый день нахождения в командировке за пределами Российской Федерации

8. Суммы налога на  добавленную стоимость включаются  в стоимость товарно-материальных  ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм. С 2008 года ОАО «Павловский сахарный завод» не платит в бюджет налог на добавленную стоимость, налог на прибыль в связи с признанием его несостоятельным (банкротом) и открытием конкурсного производства.

9. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете на предприятии не обнаружено.

10. Аналитический учет представительских расходов в организации ведется в пределах норм и сверх норм.

11. Выведение остатков на конец отчетного периода на предприятии производится правильно.

12. Обнаружено полное соответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» и других регистрах.

13. Обнаружена некорректно  составленная бухгалтерская запись по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Такая запись не предусмотрена Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 08.11.2010 № 142н). При приобретении материалов через подотчетное лицо счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» не используется, так как обязательств перед поставщиком не возникает. Данная операция затрагивает только организацию и ее сотрудника.

Нами было составлено заключение по учету расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Павловский сахарный завод».

Проводилась выборочная проверка документов по расчетам с  подотчетными лицами организации ОАО «Павловский сахарный завод» за период с 1 января по сентября 2011 г. включительно. Документы по расчетам с подотчетными лицами включают в себя:

- кассовую книгу;

- заявления на выдачу  денег из кассы;

- приказы о командировках;

- командировочные удостоверения;

- авансовые отчеты;

- накладные;

- счет - фактуры;

- приходные кассовые  ордера;

- расходные кассовые  ордера;

- платежные ведомости.

Ответственность за подготовку и представление этих документов несет главный бухгалтер ОАО «Павловский сахарный завод».

Аудит планировался и  проводился таким образом, чтобы  получить разумную уверенность в  том, что расчеты с подотчетными лицами не содержат существенных искажений. Аудит проводился на выборочной основе. Проведенный аудит предоставляет достаточные основания для выражения моего мнения о достоверности во всех существенных отношениях расчетов с подотчетными лицами и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

По нашему мнению, учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Павловский сахарный завод» отражает достоверно во всех существенных отношениях финансовое положение на 30 сентября 2011 г. и результаты финансово-хозяйственной деятельности за период с 1 января по 30 сентября 2011 г. включительно в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

 

 

Заключение

 

При помощи бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Цель настоящей работы - изучение организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и разработка мероприятий по устранению выявленных нарушений. Исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи:

- изучить теоретический материал, нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;

- проанализировать организацию бухгалтерского учета на исследуемом предприятии;

- разработать мероприятия по устранению выявленных нарушений.

Объектом исследования является открытое акционерное общество «Павловский сахарный завод».

ОАО «Павловский сахарный завод» осуществляет следующие виды деятельности на основании устава:

- переработка сахарной  свеклы и сахара-сырца;

- производство сахара, патоки, жмыха, спирта, дрожжей, лимонной кислоты, кондитерских изделий и другой продукции;

- оптовая торговля  сахаром и др.

ОАО «Павловский сахарный завод» производит и продает следующую  продукцию: вату сахарную, дробилки сахара, заменители сахара, сахар-песок, сахар-песок  рафинированный. Рынком, на котором ОАО «Павловский сахарный завод» осуществляет свою деятельность, является российский.

На конец 3 квартала 2011 года в исследуемой организации среднесписочная численность работников составляет 140 чел.

Первоначальная стоимость  основных средств в 2010 г. выросла незначительно по сравнению с 2008 г. Коэффициент износа основных средств в 2010 г. составил 0,78. Это значит, что основные средства исследуемой организации самортизированы на 78 %.

Оборотные средства ОАО  «Павловский сахарный завод» выросли за исследуемый период почти в 2 раза. В основном это произошло за счет роста дебиторской задолженности на 57,7 %. На конец 2010 г. размер дебиторской задолженности составлял более 2 млрд. руб.

На конец 2010 г. размер кредиторской задолженности ОАО  «Павловский сахарный завод» составил 1 531 856 тыс. руб., что выше этого показателя в 2008 г. в 2,38 раза.

Просроченная кредиторская задолженность возникла вследствие неоплаты поставленной продукции, предоплаты за непоставленное сырье.

Выручка от продажи товаров, продукции, работ, услуг в исследуемом периоде снизилась значительно – на 72,6 %.

В 2010 г. была получена прибыль  от продаж в сумме более 44 млн. руб. Но по причине значительных прочих расходов организация не получила чистой прибыли, хотя рентабельность продаж в 2010 г. составила 20,95 %. За 9 месяцев 2011 г. значение показателя рентабельности продаж снизилось на 13,03 пункта и составил 7,92 %. Чистый убыток составил 41 754 тыс. руб.

На величину убытка оказывает  влияние большая сумма прочих расходов. В 2010 г. основную долю в общей сумме прочих расходов – 49 % - занимают расходы на ремонт и содержание имущественного комплекса – почти 71 млн. руб.

В 2008 г. в отношении ОАО «Павловский сахарный завод» началась процедура банкротства. Заявление о бакротстве подал сам завод.

Решением Арбитражного суда Краснодарского края от 16 июня 2010 г. по делу № А-32-25479/2008-2/1518-Б ОАО «Павловский сахарный завод» признано несостоятельным (банкротом), открыто конкурсное производство.

Важную роль в организации  системы управления в ОАО «Павловский сахарный завод» играет бухгалтерский учет.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением (службой), возглавляемой главным бухгалтером.

Главный бухгалтер (или руководитель) обеспечивает контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых организацией бухгалтерских операций, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности организации совместно с другими подразделениями и службами по данным бухучета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутренних резервов.

Основные приемы и  методы ведения бухгалтерского учета  закреплены в учетной политике организации, утвержденной руководителем.

Учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Павловский сахарный завод» ведется на счете  71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждому подотчетному лицу.

Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера и авансовые отчеты.

Нами была проведена  проверка учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Павловский сахарный завод» за 9 месяцев 2011 г. В ходе проверки было выявлено:

1. В ОАО «Павловский сахарный завод» отсутствует установленный приказом руководителя круг лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. Выдача денег под отчет производится только лицам, которые отчитались по ранее полученным суммам.