Контроль в системе управления производством: его сущность, цель, функции и задачи

Способы контроля определяются при  подготовке к его осуществлению, составлении рабочего плана ревизионной  группы (плана ожидаемых контрольных  действий). Как правило, сплошным способом проверяют операции, связанные с  движением денежных средств в кассе, у подотчетных лиц и на счетах в банках, расчетами по возмещению материального ущерба, отнесением затрат и издержек на финансовые результаты субъектов хозяйствования. Вместе с тем если выборочной проверкой в процессе осуществления контроля вскрываются серьезные нарушения или злоупотребления, то контрольные действия на данном участке деятельности предприятия проводятся сплошным способом.

Источниками информации для документального  контроля служат:

первичные документы, включая технические носители информации; регистры бухгалтерского учета (машинограммы, журналы-ордера, ведомости аналитического учета и др.), данные оперативного учета, бухгалтерская и статистическая отчетность; плановая, нормативная, технологическая и другая документация. В зависимости от целей контроля и состояния-бухгалтерского учета для оценки совершенных финансовых операций и хозяйственных действий используются различные по содержанию приемы документального контроля.

Классификация методических приемов  документального контроля опирается на внутренне присущую ему последовательность контрольных действий и их логическую взаимосвязь. Исходя из этого критерия, в числе основных приемов документального контроля следует выделить:

• формальную проверку;

• арифметическую проверку;

• экономическую проверку;

• встречную проверку;

• прием обратного счета (обратная калькуляция);

• оценку законности и обоснованности финансовых и хозяйственных 

операции  по данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета;

• балансовые увязки движения материальных ценностей (прием контрольного сличения);

Формальная  проверку-проверка, в процессе которой  документы проверяются на соответствие формам, содержащимся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а также заполнены ли в них все обязательные реквизиты. В соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 г. № 3321-ХД «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона Республики Беларусь от 25 июня 2001 года № 42-3) к таким реквизитам относятся:

- наименование, номер документа, дата и место его составления;

- содержание и основание совершения  хозяйственной операции, ее измерение   и   оценка  в   натуральных,   количественных  и  де нежных показателях;

-должности  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность ее оформления, фамилии, инициалы и личные подписи;

Арифметическая  проверка -проверка, в процессе которой  устанавливается правильность арифметических подсчетов, выполненных при оформлении и обработке 

исследуемых документов;

Экономическая проверка - проверка, цель которой состоит  в определении экономической  целесообразности выполненных операций, влияния полученных результатов  от этих операций на конечные результаты хозяйствования контролируемых организаций  и предприятий;

Встречная проверка - проверку, которая представляет собой сличение первичных документов или учетных записей проверяемого субъекта хозяйствования с одноименными или взаимосвязанными данными у  предприятий и организаций, с  которыми ревизуемый объект имеет хозяйственные связи.

Основой этого приема является то, что первичные  документы при совершении финансовых операций и хозяйственных процессов  составляются в нескольких  экземплярах, а отдельные операции оформляются дополнительными документами. Эти документы, как правило, приложены к отчетам (реестрам) материально ответственных лиц. Все это открывает широкие возможности для использования приема встречной проверки с целью уточнения достоверности совершенных операций - контролируется содержание одних и тех же документов, только в разных организациях;

Прием обратного счета (обратная калькуляция) заключается в предварительной  экспертной проверке материальных затрат с целью последующего определения (обратным счетом) величины необоснованных списаний сырья и материалов на производство определенных видов продукции, которые ко времени осуществления контрольных действий большей частью или полностью имеются в наличии на складах предприятия-изготовителя или у его покупателей. Использованию этого приема обычно предшествует мотивированная экспертная оценка специалистов о действительных затратах сырья и материалов на изготовление данного вида продукции. Приемом обратного счета определяют в процессе контроля количество и стоимость материалов, излишне отнесенных к затратам производства. Для этого число фактически выпущенных изделий данного вида за период, предшествующий проверке, умножают на разность между фактическим списанием материалов на единицу продукции и реальными нормами материальных затрат согласно заключению экспертов. Однако при проверке следует иметь в виду, что не всегда можно распространить на реализованную часть продукции нормативы материальных затрат, установленные технической экспертизой для имеющихся на складах или в торговой сети остатков изделий, так как возможны отклонения от параметров уже реализованных изделий в сравнении с теми, которые подвергались экспертизе;

Балансовые увязки движения материальных ценностей (прием контрольного сличения). Сущность приема состоит в том, что  поступление отдельных видов ценностей за межинвентаризационный период (включая их остатки при предыдущей инвентаризации) сопоставляют с их расходом за этот же период и остатками по инвентаризационной ведомости на момент проверки. Превышение документированного расхода и исходящих остатков определенных видов ценностей над их поступлением (с учетом входящих остатков) может быть результатом выписки бестоварных расходных документов или реализации не оприходованных материальных ценностей, завышения цен и других злоупотреблений. В основе этого приема документального контроля находится формула балансовой увязки, сущность которой состоит в следующем: остаток материальных ценноетей на начало контролируемого периода вместе с поступлением этих ценностей за контролируемый период всегда равен сумме реализованных ценностей в контролируемом периоде вместе с остатками таких ценностей на конец этого же периода. Балансовые увязки движения материальных ценностей в основном используют там, где бухгалтерский учет материальных ценностей осуществляется по наименованиям без указания сортов,, марок, номеров и других признаков, обусловливающих разные цены, при запущенности аналитического учета по отдельным наименованиям, сортам материальных ценностей, а также в тех случаях, когда у проверяемого субъекта

хозяйствования необоснованно  ведется только суммовой учет. Для  установления достоверности совершенных  операций проверяющие в обязательном порядке должны восстановить количественно-суммовой учет. В этих целях исследуются  все первичные документы по приходу и расходу в отчетном периоде, который подвергнут проверке. Таким образом определяются контрольные количество и сумма по материальным цен-ностям, ставшими объектами контроля. Контрольные цифры, полученные расчетным путем, сопоставляются с данными по отдельным наименованиям материальных ценностей, установленными при осуществлении контрольных действий в период проверки;

Умелое применение методов и  приемов на практике способствует достижению максимальных результатов в выполнении аудиторами своих функций.

Эффективность аудиторской работы во многом зависит не только от знания методов и приемов проверки, но и от правильного их сочетания  в соответствии с поставленными  задачами. Приемы документальной проверки применяют не только в различном  сочетании, но и с различными приемами фактической проверки, а также с логическим исследованием финансово-хозяйственных ситуаций.        .-'

При проведении аудиторской проверки аудитор в праве выбирать самостоятельно как методы получения аудиторских  доказательств, так и способы и приемы проведения самой проверки, что безусловно говорит о самостоятельности аудитора, его компетентности в данных вопросах, а также о том, что аудитор реально принимает на себя риск неправильности выбранных методов и ставит его в один ряд с теми должностными лицами которых он проверяет, так как они тоже несут риски того, что при проверке могут быть как обнаружены, так и не обнаружены существенные искажения бухгалтерской финансовой отчетности.

ПЛАНИРОВАНИЕ КОНТРОЛЬНО-РЕВИЗИОННОЙ  РАБОТЫ

Содержание плана контрольно-ревизионной работы должно быть сориентировано на контроль максимально возможного числа предприятий при высоком качестве ревизий и проверок с наименьшими затратами, т. е. с соблюдением принципа экономичности контроля. Оно зависит от видов и объема намечаемых работ, а также от индивидуальных качеств и навыков рантиков контролирующих органов. Наряду с этим при планировании контрольно-ревизионной работы следует учитывать ряд общих положений. Так, в план должна включаться вся предстоящая работа, благодаря чему будет обеспечиваться его полнота. Поэтому в контролирующих органах составляется несколько планов:

план работы контрольно-ревизионной  службы на год (полугодие);

план проведения комплексных ревизий  на год (полугодие); 

план проведения тематических проверок. 

Кроме того, при планировании контрольно-ревизионной  работы должен быть обеспечен комплексный  подход. Это связано с тем, что  в проведении комплексных ревизий  принимают участие специалисты  различных функциональных отделов  и важно определить участки проверки и объем работ каждого из них, разграничить круг проверяемых вопросов, установить сроки представления материалов ревизий.

Правильно организованное планирование контрольно-ревизионной работы должно обеспечивать: сосредоточение усилий ревизоров на основных направлениях развития национальной экономики; создание условий для совершенствования деятельности ревизоров, обмена передовым опытом и повышения квалификации; эффективное использование рабочего времени работников контролирующих служб; ритмичное проведение ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности при высоком их качестве и действенности и др.

Для выполнения этих требований контрольно-ревизионная  служба органа государственного управления и других контролирующих организаций составляет план работы на год (полугодие). План содержит следующие примерные разделы: организация и проведение комплексных ревизий; организация и проведение тематических проверок; подготовка и рассмотрение вопросов на коллегии министерства (другого органа государственного управления); организация ведомственного контроля в подведомствен-ных организациях; проведение семинаров и других форм повышения квалификации работников контрольно-ревизионных служб;

организация стажировки молодых специалистов; обобщение w распространение передового опыта организации и проведения контрольно-ревизионной работы в подведомственных организациях и на предприятиях и т. д.

Одновременно составляется план проведения комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности подконтрольных организаций и предприятий на год (полугодие) (приложение 6). С учетом того, что соответствующими органами государственного управления и иными контролирующими организациями до 1 января планируемого года в Совет по координации контрольной деятельности в Республике Беларусь должен быть представлен утвержденный план проведения ревизий (проверок) подведомственных юридических лиц по установленной форме, утвержденной вышеуказанным Советом, в плане проведения комплексных ревизий предусматривается следующая обязательная информация: наименование объекта проверки; его учетный номер налогоплательщика; адрес объекта проверки (область, рай-он, адрес); тема проверки; срок проведения проверки (месяц начала и окончания проверки); ответственный исполнитель (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона); соисполнители (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона).

План проведения комплексных ревизий  на год (полугодие) конкретизируется путем  составления плана проведения комплексных ревизий на квартал (приложение 7).

При составлении плана проведения ревизий необходимо предусмотреть, чтобы хозяйствующие субъекты были обревизованы не менее одного раза в год, а предприятия,

финансируемые из бюджета, - не менее одного раза в два года. Кроме того, должен быть реализован принцип непрерывности контроля - ревизуемый период должен начинаться от даты окончания предыдущей ревизии и заканчиваться датой составления последнего баланса и выведения результатов инвентаризации, проверкой которых завершается реви-зия. Ревизуемый период, как правило, определяется количеством календарных месяцев, а время проведения ревизии -дней. При определении количества дней, необходимых для проведения ревизии, необходимо учитывать такие факторы, как объем документооборота, уровень автоматизации учета, способ проверки документов (сплошной или выборочный), ревизуемый период, условия работы ревизуемого объекта, вид деятельности и др. Наряду с этим общий срок проведения ревизии (проверки) также определяется исходя из объема работы с учетом конкретных задач и особенностей проверяемого субъекта предпринимательской деятельности и, в соответствии с действующим законодательством, регулирующим порядок организации и проведения ревизий, не должен превышать 30 рабочих дней. Указанный срок может быть продлен руководителем контролирующего органа или его заместителем.

При составлении плана проведения комплексных ревизий необходимо предусмотреть равномерную загрузку специалистов контрольно-ревизионных  служб, а также выделение резерва времени для выполнения внеплановых проверок и заданий, контроля за выполнением решений, принятых по результатам ранее проведенных ревизий и проверок.

При планировании следует исходить из того; что каждый ревизор должен провести в течение года 6-8 ревизий, т. е. не менее двух третей своего рабочего времени занимается непосредственно проведением ревизий и проверок. Остальное рабочее время ревизора должно быть направлено на участие в работе семинаров по изучению передового опыта организации и проведения контрольно-ревизионной работы, ознакомление с новыми нормативными документами и инструктивными материалами, повышение квалификации и т. п.

Наряду с вышеуказанными планами  в контролирующей организации может  составляться план проведения тематических проверок (приложение 8). Для составления этого плана необходима следующая информация: наименование вопросов проверок (тем);

наименование и местонахождение  объектов проверок; сроки проведения; исполнители (фамилия, имя, отчество, должность). Вопросы проверки определяются руководителем контрольно-ревизионной службы совместно с руководителем контролирующей организации и зависят от целого ряда субъективных факторов, которые рассматривались нами ранее.

Планы контрольно-ревизионной работы должны быть конкретными и составляться таким образом, чтобы можно было осуществлять контроль за их исполнением. Необходимо также, чтобы планы работы обеспечивали нормальный режим труда и отдыха специалистов контрольно-ревизионных и функциональных служб, привлекаемых к осуществлению контрольных действий.