Ревизия кассовых операций и денежных документов

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Ревизия кассовой дисциплины

 

1.1 Задачи и источники

 

Денежные средства организации  – это наиболее подвижные и  легкореализуемые активы. Завершая кругооборот  средств хозяйства и будучи исходным пунктом нового кругооборота, денежные операции носят массовый характер применения и наиболее уязвимы с точки  зрения различного рода нарушений и  злоупотреблений.

Операции, связанные с  движением денежных средств, должны проверяться, как правило, сплошным методом.

Основная цель проверки –  законность, достоверность и хозяйственная  целесообразность совершенных операций на счетах, отражающих движения денежных средств.

В зависимости от вида денежных средств детализируются цели проверки и используемые документы как  источник информации.

В составе денежных средств наиболее подвижный характер имеют наличные деньги, движение которых  совершается посредствам кассовых операций. Последние охватывают такие  хозяйственные факты, как выдачу заработной платы, значительную часть  административно-хозяйственных расходов, операции по подотчетным суммам и  т.д.

Операции с денежной наличностью  требуют тщательной проверки, осуществляемой четко разработанными методами.

Выявление злоупотреблений  являются одной из важнейших задач  ревизии кассовых операций. Необходимо не только выявить факты недостач (хищений), но и определить условия, которые их подготовили, способствовали им и мешали их своевременному выявлению.

Контроль  соблюдения кассовой дисциплины делится на внутренний и внешний.

Внутренний  контроль осуществляется силами самой  организации. Такой контроль может  проводить бухгалтерия организации  или служба внутреннего аудита (ревизионная комиссия).

Осуществление внутреннего контроля кассовых операций в самой организации целесообразно с двух позиций. С одной стороны, он позволяет обеспечить достоверность остатков по денежным счетам в бухгалтерской отчетности организации и документально подтвердить наличие и состояние денежных средств. С другой — снизить риск обнаружения нарушений соблюдения кассовой и банковской дисциплины в организации со стороны государственных контролирующих  органов  и  предотвратить штрафные санкции.

Внутренний  контроль кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины может осуществляться как в период проведения очередной инвентаризации кассы, так и на этапе подготовки годового бухгалтерского баланса в период обязательной инвентаризации кассовой наличности [3, с. 18].

Ревизия кассы и кассовых операций проводится по трем основным направлениям:

- инвентаризация денежной  наличности;

- проверка полноты и  своевременности оприходования  денежных средств, поступивших  в кассу;

- проверка правильности  списания денег в расход.

Основной задачей ревизии кассы и кассовых операций является проверка:

- обеспечения сохранности наличных денег и денежных документов, находящихся в кассе организации;

- правильности оформления кассовых документов и их достоверности;

- полноты и своевременности оприходования по кассе денег, полученных в учреждении банка, и других поступлений в кассу организации;

- соблюдения лимита денег в кассе и выдачи их в подотчет на командировочные, хозяйственные, операционные расходы и другие нужды;

- расходования денег, полученных в учреждении банка, но целевому назначению;

- правильности и своевременности отражения кассовых операций на счетах бухгалтерского учета и ведения кассовой книги;

- соблюдения кассовой дисциплины при кассовых операциях;

- правильности осуществления расчетов наличными денежными средствами;

- состояния контроля за сохранностью наличных денег и денежных документов в кассе [2, с. 139].

Источниками информации в ходе проверки являются:

- бухгалтерский баланс;

- отчет о движении денежных средств;

- приложение к бухгалтерскому балансу;

- главная книга;

- ведомость учета  финансово-расчетных операций по  счету 50;

- кассовая книга;

- отчеты кассира с приложенными к ним приходными и расходными кассовыми ордерами и расчетными и расчетно-платежными ведомостями на выплату заработной платы, пособий и т.п.;

 - чековая книжка для получения денежных средств;

- выписки банка;

- приказы, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;

- учетная политика организации;

- должностная инструкция кассира;

- материалы инвентаризации;

- перечень лиц, которым могут выдаваться денежные средства в подотчет на хозяйственно-операционные расходы и размер таких сумм;

- график инвентаризаций денежных средств и денежных документов;

- другие документы для учета по счету 50 [7, с. 173].

 

1.2 Обзор нормативных документов по теме исследования

 

Как известно, операции с наличными денежными средствами носят самый распространенный и  массовый характер. Поэтому кассовые операции являются таким участком деятельности, который наиболее подвержен различного рода нарушениям и даже злоупотреблениям.

В связи с этим разработано  большое количество нормативно-правовых актов и инструктивных материалов с целью как можно более  полного и точного освещения  обязанностей материально-ответственных  лиц и их ответственности в  случае нарушения законодательства, которыми обязан руководствоваться  как бухгалтер-кассир, так и ревизор  при проверке соблюдения кассовой дисциплины.

 Одни из них  обязательны к применению (Закон  Республики Беларусь от 18 октября  1994 г. № 3321-ХII «О бухгалтерском учете и отчетности», Закон Республики Беларусь от 8 ноября 1994 г. № 3373-ХII «Об аудиторской деятельности»), другие носят рекомендательный характер (Постановление Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 6 апреля  2004 г. № 28 «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях и инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях»).

Порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в  наличных белорусских рублях, а также  организация контроля за соблюдением  порядка ведения кассовых операций в белорусских рублях установлены  «Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь» от 17 января 2008 № 4, а также «Правилами организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь», утвержденными Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24 августа 2007 № 166.

«Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь», утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28 июня 2004 № 98, устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организацию контроля за соблюдением порядка ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте.

Нарушение установленного порядка  ведения кассовых операций влечет ответственность  согласно статье 11.7 Кодекс Республики Беларусь «Об административных правонарушениях» от 21 апреля 2003 г. - наложение штрафа на должностное лицо или кассира  юридического лица либо индивидуального  предпринимателя в размере от четырех до двадцати базовых величин. То же деяние, совершенное повторно в течение одного года после наложения  административного взыскания за такое же нарушение, влечет наложение  штрафа в размере от двадцати до тридцати базовых величин.

Правила ведения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями  книги учета проверок (ревизий), форма  книги учета проверок (ревизий) утверждены Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 09 октября 2007 № 1284.

Постановление Министерства Финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180 «Об утверждении инструкции по инвентаризации активов и обязательств и признании утратившим силу нормативного правового акта Министерства Финансов Республики Беларусь»  устанавливает единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете.

Постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 1 марта  2006 г. № 18 «Об утверждении инструкции о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной  деятельности организаций, находящихся  в подчинении Министерства сельского  хозяйства и продовольствия Республики Беларусь» утвержден порядок  организации и проведения ревизии  кассовых операций.

Расчеты между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями  в Республике Беларусь в наличных белорусских рублях утверждены Приказом Президента Республики Беларусь от 29 июня 2000 г. № 359 «Об утверждении порядка  расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями  Республики Беларусь (извлечение)».

Бланки квитанции формы  КВ-1, приходного кассового ордера формы  КО-1, талона формы 20-фс и порядок  их заполнения утверждены Приказом Министерства Финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г.  № 311 «Об утверждении бланков  унифицированных форм первичной  учетной документации».

Бланки специализированных форм товарно-транспортных накладных  ТТН-1 (растениеводство, молоко, скот и  другие) и накладная - приходный ордер  на отпуск ценностей за наличный расчет РП-4 утверждены Постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 1 апреля 2002 г. № 8 «Об утверждении специализированных форм товарно-транспортных, товарных накладных  и приемных квитанций».

Порядок приобретения, уничтожения  и возврата бракованных и замены ошибочно приобретенных бланков  строгой отчетности субъектами хозяйствования утвержден Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства Связи Республики Беларусь от 16 апреля 2002 г. № 61/47/7 «Об утверждении инструкции о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в государственном реестре бланков строгой отчетности».

 

1.3 Ревизия кассовой дисциплины

 

Основными способами проведения ревизии кассовой дисциплины являются сравнение, наблюдение и  анализ. Для их осуществления используются приёмы фактического и документального контроля.

К приёмам фактического контроля относятся инвентаризация, то есть проверка фактического наличия денежных средств и документов в кассе, а также обследование кассового  хозяйства (заключается в сборе  информации, которая не может быть получена в ходе документальной проверки).

Что касается приёмов документального  контроля, то к ним можно отнести формальную проверку (к примеру, проверка заполнения приходных кассовых ордеров); арифметическую проверку (например, правильно ли пересчитана сумма поступившей валюты на национальную денежную единицу, исходя из курса НБ РБ на дату оприходования валюты); логическую и экономическую проверку (действительно ли было целесообразно выдать директору на хозяйственные нужды под отчёт крупную сумму наличности, к примеру, в 20 базовых величин); нормативно-правовую проверку (например, кассир не имеет право выдать подотчётному лицу новую сумму, если предыдущая задолженность этого лица не была погашена); встречную проверку (сопоставляются  записи в учётных регистрах, относящиеся к данной хозяйственной операции) и проверку документов по данным корреспондирующих счетов.

Проверка  правильности ведения кассовых операций  производится  сплошным способом.  Начиная со  дня   окончания   предыдущей   ревизии   (аудиторской проверки) все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. 

Ревизия кассовых операций производится в такой  последовательности:

- инвентаризация  кассы и обследование условий  хранения денежных средств;

- проверка  правильности документального оформления  операций;

-проверка  полноты и своевременности оприходования  денежных средств;

- проверка  правильности списания денег  в расход;

- проверка  соблюдения кассовой и финансовой  дисциплины;

- проверка  правильности отражения операций  на счетах бухгалтерского учета;

- оформление  результатов проверки [1, с. 284].

Проверка кассовых операций начинается, как правило, с инвентаризации кассы, которая должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия ревизора на предприятие. И это естественно, так как инвентаризация является основным приемом фактического контроля при проверке кассовых операций, позволяет наглядно оценить соблюдение кассиром законодательства и насколько ответственно он подходит к своим обязанностям.