Учёт денежных средств

При заполнении бланка документа должно обеспечиваться одновременное оформление не менее одной копии либо бланк документа должен иметь отрывные части, исправления не допускаются. Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы.

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем. Проставление серии и номера на бланке документа, изготовленного типографским способом, осуществляется изготовителем бланков. Дублирование серии и номера на бланке документа не допускается, за исключением серии и номера, наносимых на копию (отрывные части) бланка документа. Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов. Если в соответствии с законодательством РФ федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм БСО, такие федеральные органы исполнительной власти утверждают указанные формы бланков документов для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платёжных карт без применения ККТ. Кроме того, действующие БСО документ продляет до 1 декабря.

Организации, применяющие  ККТ, обязаны осуществлять её регистрацию в налоговых органах, применять её в исправном состоянии, опломбированную в установленном порядке, обеспечивающую фиксацию расчётных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти (также заменять накопители фискальной памяти с участием представителей налоговых органов), выдавать клиентам при осуществлении наличных денежных расчётов отпечатанные кассовые чеки (в момент оплаты), обеспечивать ведение и хранение документации, связанной с приобретением, регистрацией и перерегистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к ней.

При расчётах с покупателями и поставщиками организации должны соблюдать установленный предельный размер расчётов наличными деньгами в РФ по одной сделке (т.е. в рамках одного договора). Согласно Указанию ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчётов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц с учетом указанного предела.  Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. За его несоблюдение – наложение административного штрафа на организацию (например, за неприменение ККТ). Контроль организаций по выполнению ими указанного порядка, правил организации наличного денежного обращения осуществляют банки, в которых данные организации обслуживаются (не реже раза в год). Материалы проверок оформляются справкой по форме 0408026 (приложение 8 к Положению ЦБ РФ от 05.01.1998 № 14-П), и при необходимости копии справок направляются в налоговые органы по месту учёта организации для применения к ним мер финансовой и административной ответственности.

1.3. Документальное  оформление движения денежных  средств в кассе

Движение денежных средств  в кассе организации состоит из двух основных стадий: стадии поступления (прихода) денежных средств в кассу и стадии выбытия (расхода) их из кассы.

К основным способам поступления  наличных денежных средств в кассу  организации относятся:

• поступление из банка по чеку на выплату заработной платы сотрудникам, на хозяйственные, операционные, командировочные расходы;
• поступление в виде выручки от покупателей и заказчиков за отгруженные товары, продукцию (выполненные работы, оказанные услуги);
• поступление в виде кредитов или займов, полученных от кредитных или других организаций;
• поступление в виде возврата авансов или займов, ранее выданных другим организациям;
• поступление наличных денежных средств при осуществлении операций, связанных с расчётами по оплате труда персонала организации, с персоналом по прочим операциям, с учредителями и др.

Поступающие в кассу  организации наличные денежные средства в первую очередь должны сдаваться  на расчётный счёт организации в  банке. В остальных случаях они  могут выдаваться (расходоваться) из кассы на следующие цели:

• под отчёт на хозяйственные и операционные нужды;
• на командировочные расходы;
• на выплату заработной платы;
• на выплату пособий по социальному страхованию;
• на выдачу займов (ссуд) работникам организации;
• на выплату компенсаций за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;
• на закупку товарно-материальных ценностей и др.

Для оформления и учёта  хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены  следующие унифицированные формы  первичной учётной документации по учёту кассовых операций:

Помимо указанных выше форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, утверждённых постановлением  Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учёту результатов инвентаризации», каждая организация обязана использовать также документы, формы которых установлены ЦБ РФ, в частности кассовую заявку (форма по ОКУД № 0408027 - Приложение 10 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 № 14-П: утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол № 47) и денежный чек (форма КНД 1152017).

Наличные денежные средства организация, как правило, получает со своего расчётного счёта, открытого  в обслуживающем банке. Для получения их со счёта на заработную плату и иные расходы организациям необходимо ежеквартально представлять в обслуживающие банки кассовые заявки. До наступления очередного (следующего) квартала организация в текущем квартале составляет и подаёт заявку в банк, в ней показываются источники поступления наличных денежных средств в организацию и направления их расходования в течение квартала. Заявка подаётся в банк в двух экземплярах, один из которых с отметкой банка затем возвращается организации и хранится в бухгалтерии. Поступление и расход наличных денег раскрываются в ней с разбивкой данных за соответствующий квартал прошлого года, предыдущий квартал и предполагаемые прогнозные значения на следующий квартал. Кассовая заявка подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, заверяется печатью организации.

Получение наличных денежных средств из банка осуществляется на основании надлежащим образом  оформленного документа специальной  формы – денежного чека. Обслуживающий  банк выдаёт организации денежные чеки в виде чековой книжки, содержащей, как правило, 25 или 50 чеков. Эту книжку банк выдаст на основании заявления организации, взимая определённую плату за каждую выданную книжку. Выданные чековые книжки и номера чеков фиксируются в «Карточке с образцами подписей и оттиска печатей» данной организации.

Денежный чек представляет собой приказ организации обслуживающему банку о выдаче с расчётного счёта организации указанной в чеке суммы наличных денег.

Каждый отдельный чек  состоит из корешка и отрезной части (собственно чека) с контрольной маркой, расположенной в верхнем правом углу чека. Все эти части одного конкретного чека имеют одинаковый порядковый номер (буквенные и цифровые коды), например, чек АЛ 1233598.

При выдаче чековой книжки банк на лицевой стороне каждого чека указывает данные о чекодателе (наименование организации и номер её расчётного счёта) и ставит штамп с названием банка на месте реквизита «наименование учреждения банка».

Для получения наличных денег по чеку организация должна заполнить чек. Порядок его заполнения, как правило, указывается на обороте обложки чековой книжки. Одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты его корешка. В соответствии с установленным порядком заполнения все записи на корешке чека и непосредственно на чеке производятся от руки чернилами или шариковой ручкой чёрного или синего цвета.

Корешок заполненного чека остаётся в чековой книжке, а отрезная часть представляется в банк для  получения наличных денег. После их выплат чек остаётся в кассе банка. Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают чек недействительным. Если допущена ошибка при составлении чека, то его перечёркивают, и на нём делается надпись «Аннулирован». Аннулированный (испорченный) чек должен остаться в чековой книжке. Затем заполняется новый (следующий по номеру) чек. Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки организация-чекодатель обязана хранить не менее трёх лет. В случае закрытия расчётного счёта организация обязана возвратить банку полученные им ранее чековые книжки с неиспользованными корешками и чеками с указанием в сопроводительном письме номеров неиспользованных чеков.

Поступление наличных денежных средств в кассу организации, в том числе по чеку, оформляют приходными кассовыми ордерами (форма КО-1). Приходный кассовый ордер (ПКО) состоит из 2 частей: самого ПКО и квитанции к нему. ПКО применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приём наличных денег по ПКО может производиться только в день их составления. Лица, вносящие наличные денежные средства, представляют в бухгалтерию организации сопроводительные документы (кассовые и товарные чеки, авансовые отчёты и т.п.), отражающие совершённые хозяйственные операции. На основании представленных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которые подписываются главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. При составлении ПКО ему присваивается очередной порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форме КО-3). Как правило, нумерация ПКО² начинается с начала года с порядкового номера один и продолжается до конца текущего года. При реализации товаров (работ, услуг) с применением ККТ допускается составление первичного учётного документа не реже одного раза в день по окончании дня на основании кассовых чеков.

При получении ПКО  кассир обязан проверить также соответствие хозяйственной операции, указанной  в ПКО, наименованию операции в квитанции  к нему. При приёме денег кассир обязан проверить соответствие сумм вносимых денежных средств суммам, указанным в сопроводительных документах, ПКО и квитанции к нему. После получения наличных денежных средств ПКО и квитанция к нему немедленно подписываются кассиром, а квитанция к ордеру заверяется печатью (штампом) кассира. Подписанная и заверенная печатью квитанция к ПКО вручается кассиром лицу, внесшему наличные деньги, или прикладывается к выписке из банка (при поступлении наличных денег по чеку). Операции по поступлению денежных документов в кассу организации также оформляются приходными кассовыми ордерами.

Выдача наличных денег из кассы  организации производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или другим надлежаще оформленным документам. К ним относятся, например, платёжные и расчётно-платёжные ведомости, по которым выдаётся заработная плата работникам организации, заявления на выдачу денег и др.

Расходный кассовый ордер (РКО) применяется  для оформления выдачи наличных денег  из кассы организации как в  условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выдача наличных по РКО может производиться только в день их составления. На основании представленных документов работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре РКО, который подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. В тех случаях, когда на прилагаемых к РКО документах, заявлениях и др., имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на этих ордерах необязательна.

При выдаче денег по РКО или заменяющему  его документу отдельному лицу кассир обязан потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер  документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий РКО документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, расписываются в соответствующей графе платёжных документов, однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем РКО, не производится. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платёжной (расчётно-платёжной) ведомости сумма прописью не указывается.