Анализ системы документооборота ОАО «Сбербанк России»

К концу 2012 года, когда проект будет закончен, в системе будут работать более 30 тысяч сотрудников. Внедрение СЭОДО осуществляется в Центральном аппарате и во всех 17 территориальных банках - от Санкт-Петербурга до Хабаровска, что влечет за собой огромный объем информации, проходящей через систему. Суммарный документооборот только Центрального аппарата составляет более миллиона офисных документов в год. С учетом документооборота внутри территориальных банков и межфилиального обмена эта цифра возрастает на порядок.

После детального анализа рынка систем электронного документооборота, как российских, так и зарубежных, конкурсная комиссия Сбербанка выбрала платформу DocsVision, которую доверила для внедрения компании Digital Design. Основными критериями выбора были наличие в решении расширенных функций контроля поручений, быстрого поиска документов и поручений, наличие возможности выполнять согласование, подписание/утверждение проектов документов с мобильных устройств, а также возможности масштабирования решения.

Внедряемая СЭОДО обеспечивает комплексную автоматизацию, прозрачность и качество процессов офисного документооборота, снижение трудозатрат на работу с документами. В системе будут обрабатываться входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция, включая служебные записки, приказы, распоряжения, договоры и т.д. Одна из важных функций системы - контроль исполнения поручений. Система автоматизирует как внутренний документооборот в территориальных банках и Центральном аппарате, так и сквозные процессы документооборота между Центральным аппаратом и территориальными банками. Банковские документы останутся, разумеется, в ведении АБС.

В Центральном аппарате СЭОДО заменит две предыдущие системы регистрации документов - «Делопроизводство» и «Документ». Решение интегрируется с другими информационными системами, уже работающими в Сбербанке, в том числе с системой управления сертификатами пользователей для обеспечения использования электронной цифровой подписи. Это позволяет Сбербанку уже сейчас заменить некоторые виды бумажных документов на электронные, а в перспективе - полностью перейти на безбумажный электронный документооборот.

Действия пользователей в системе организованы при помощи специальных автоматизированных рабочих мест - АРМ. Эти приложения были созданы с учетом специфики деятельности различных категорий сотрудников. Они обеспечивают упрощенный доступ к тем функциям, которые востребованы в наибольшей степени для той или иной категории. В настоящее время в СЭОДО используются АРМ регистратора, делопроизводителя, исполнителя и руководителя.

АРМ руководителя предоставляет единую точку доступа ко всей необходимой информации. Оно учитывает такие особенности деятельности топ-менеджеров банка, как отсутствие свободного времени, напряженный график, частые командировки и выездные мероприятия и позволяет работать как в online, так и в offline режиме. Главной «изюминкой» проекта является реализация рабочего места не только на рабочих станциях и ноутбуках под управлением Windows, но и на планшетах iPad. Сейчас с этим приложением на планшетах работают руководители департаментов и все члены правления Сбербанка. В будущем планируется расширение масштабов использования АРМ руководителя.

Внедрение СЭОДО в Сбербанке еще не закончено, и подводить окончательные итоги рано. Однако предварительные результаты видны уже сейчас. Благодаря централизованному хранению документов в электронном виде ощутимо уменьшилось время, затрачиваемое сотрудниками банка на их поиск. Время доведения документа до конечного исполнителя сократилось в несколько раз, а наличие прозрачной системы контроля исполнительской дисциплины и отчетности о ходе исполнения позволило значительно снизить количество невыполненных поручений. Только по этим показателям можно уже с уверенностью сказать, что проект успешен.

Волго-Вятский банк Сбербанка России внедряет безбумажную технологию работы с корпоративными клиентами с использованием автоматизированной системы «Клиент-Сбербанк». Теперь организациям, заключившим соответствующее соглашение, платежные документы на зачисление и списание средств, поступившие по системе «Клиент-Сбербанк», не дублируются на бумажных носителях. Первыми на безбумажную технологию перешли клиенты Сормовского отделения Сбербанка в Нижнем Новгороде. На полный электронный документооборот было переведено более половины юридических лиц, обслуживающихся в отделении, в том числе крупное предприятие ОАО «Завод „Красное Сормово“», которое ежемесячно проводит до 1 тыс. платежных документов.

Помимо экономии трудозатрат сотрудников банка и расходных материалов, переход не безбумажную технологию позволяет клиентам существенно сэкономить на обслуживании счета, которое обойдется на 25% дешевле, чем при использовании бумажных документов.

Помимо этого, Западно-Сибирский банк ОАО «Сбербанк России» и Тюменская областная нотариальная палата заключили Договор об организации электронного документооборота при предоставлении информации по запросам нотариусов. Подписи под документом поставили заместитель председателя Западно-Сибирского банка Сбербанка России и президент Тюменской областной нотариальной палаты.

Предметом договора является организация работы по электронному документообороту при предоставлении Банком ответов на запросы нотариусов по вкладам (счетам) умерших владельцев вкладов (счетов), открытым в филиалах Банка, расположенных на территории  г. Тюмени и юга Тюменской области.

В соответствии с условиями договора Нотариальная палата будет осуществлять формирование и передачу в Банк Электронного Запроса, заверенного ЭЦП сотрудника Нотариальной палаты. Банк на основании полученного Электронного Запроса предоставляет Нотариальной палате информацию в виде Электронного Ответа на запрос, заверенного ЭЦП сотрудника Банка.

Теперь документооборот между банком и нотариальной палатой будет осуществляться в электронном виде, что существенно ускорит процесс обработки запросов о наличии счетов и завещательных распоряжений умерших вкладчиков, позволит обеспечить быструю доставку документов независимо от удаленности территорий.

25 марта 2011 года в Тюмени  было подписано соглашение между  УФНС России по Тюменской области  и Сбербанком России об электронном  взаимодействии. Переход на электронный обмен между УФНС России по Тюменской области и Западно – Сибирским банком Сбербанка России в первые же дни показал результаты. Уже за первый день было направлено в Сбербанк 21 запрос и почти мгновенно получено 15 ответов. Оперативное получение сведений в разы повышает уровень проводимых налоговыми органами контрольных мероприятий. Только в прошлом, 2011 году, количество запросов от УФНС России по Тюменской области в адрес Сбербанка достигло 40 тысяч. В ответ приходит не меньшее количество документов: это и выписки по расчетным счетам, уведомления об открытии и закрытии счетов, о приостановлении банковских операций (в случае с должниками) и так далее. Заключенное соглашение остановило поток курсирующей туда-сюда бумаги – все операции проводятся с помощью компьютерной техники и специальных программ, что, позволяет и налоговикам, и налогоплательщикам выиграть с разных точек зрения. Речь идет об экономии времени (до сих пор все документы направлялись в Банк почтой, обратно они возвращались тем же путем), ну и, соответственно, материальных средств – все – таки услуги по пересылке документов стоят денег.

Создание СЭОДО идет поэтапно. Внедрение в Центральном аппарате началось в августе 2010 года, затем постепенно ее стали внедрять в территориальных банках. На сегодняшний день в Центральном аппарате СЭОДО переведена в промышленную эксплуатацию. К ней подключено более 8 тысяч пользователей, ею обрабатывается более го тысяч документов в день. В промышленную эксплуатацию также введены СЭОДО в Северо-Западном, Московском, Среднерусском, Поволжском, Уральском и Юго-Западном банках. До конца 2012 года к ним присоединятся оставшиеся 12 территориальных банков. Таким образом, весь проект по созданию крупнейшей российской системы электронного документооборота в банковском секторе на несколько десятков тысяч пользователей будет реализован менее чем за три года.

В качестве системы документооборота в ОАО «Сбербанк» используется Microsoft Outlook  - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Outlook может использоваться  как отдельное приложение, так  и выступать в роли клиента  для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные  функции для совместной работы  пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование  и резервирование времени общих  встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой  для организации документооборота, так как они обеспечены системой  разработки пользовательских плагинов  и скриптов, с помощью которых  возможно программирование дополнительных  функций документооборота.

 

 

 

 

2.4. Разработка  рекомендаций для совершенствования  системы электронного документооборота ОАО «Сбербанк России» и их экономическое обоснование

 

 

 

На основе анализа общих требований, выдвигаемых руководством банка к системе управления документооборотом и процессами, выделим основные требования для системы электронного документооборота.

Во – первых, система должна быть масштабируемой и обеспечивать стабильную работу с удаленными офисами. Она должна иметь простой интерфейс, для того чтобы снизить временные и финансовые затраты на обучение сотрудников. Система электронного документооборота, используемая в Сбербанке является интуитивно понятной и не вызывает у сотрудников никаких серьезных сложностей в работе.

Немаловажна скорость обработки данных, то есть открытие документов в системе, обработка информации, передача данных, а также реализация оперативного создания отчетов по документообороту и по отдельным документам. Сотрудники должны иметь возможность самостоятельно настраивать маршруты обработки данных, что немало важно.

Также необходимо обеспечить интеграцию системы документооборота с внутренними банковскими системами или их частями, например с единой клиентской базой, справочником сотрудников, справочником контрагентов. Выполнение этого требования будет означать, что система документооборота является и учетной системой с соответствующими возможностями.

Необходимо также ввести разграничение прав доступа к документам системы, в целях обеспечения должного уровня безопасности. Достаточно серьезное внимание следует уделить разделенному хранению данных в системе и разграничению прав доступа.

Кроме всего вышесказанного, необходимо добавить в существующую систему документооборота возможность применения электронной подписи, то есть специального реквизита электронного документа, предназначенного для его защиты от подделки, получаемого в результате криптографического преобразования информации и позволяющего в дальнейшем идентифицировать владельца сертификата ключа, а также по мимо этого, установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Объем бумажного документооборота в Сбербанке возрастает с каждым днем. Расходы на бумажный документооборот и хранение архивов включаются в стоимость банковских продуктов, что приводит к их удорожанию для потребителя.

Меры по снижению административной нагрузки на кредитные организации предусмотрены в Стратегии развития банковского сектора Российской Федерации на период до 2015 года. Одной из них является оптимизация отчетности кредитных организаций и создание условий для перехода к представлению информации преимущественно на электронных носителях.

Бизнес – процессы банковского документооборота можно условно разделить на типичные и специализированные, то есть связанные непосредственно с банковской деятельностью. Типичный документооборот как технологический процесс можно разделить на несколько потоков, которые обеспечивают прямую и обратную связь в подразделениях, а именно входящий, внутренний и исходящий потоки.

В особую группу специализированного банковского документооборота необходимо выделить документы и процессы, которые связаны с предоставлением банковских услуг и продажей банковских продуктов: кредитных и дебетовых карт, кредитов (потребительское и бизнес-кредитование), заключение договоров по депозитам, а также расчетно-кассовое обслуживание юридических лиц и многое другое. Особое внимание следует уделить организации той части специализированного документооборота, которая обеспечивает предоставление услуги, связанной с большим потоком обращений клиентов, сбором, обработкой и анализом информации, высокой конкуренции на рынке данной услуги.[26, c. 103]

Для примера рассмотрим процесс подачи заявки на пластиковую карту. Изобразим в нотации Cross Functional Flowchart  схему данного процесса, рисунок 2.8.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.8. Схема процесса подачи заявки на пластиковую карту