Документационное обеспечение деятельности службы кадров

– правильно  оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

– обеспечить хранение и оперативное использование  документов в текущей деятельности;

– предотвратить  негативные последствия для своих  работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае – избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

– предотвратить  возможность несанкционированного использования информации.

В целом законодательную  и нормативно-методическую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников, условно можно разделить на несколько групп.

К первой группе относятся федеральные нормативные  акты, касающиеся вопросов трудового  права работников. Одним из значимых документов, входящих в данную группу является  Конституция, которая  является главным документом государства и «имеет высшую юридическую силу».

Затем следует Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) [5]. Трудовой кодекс внёс некоторые дополнения и изменения в систему кадровых документов, но принципиально и по существу не поменял её. Она осталась стабильной, отражающей трудовые отношения между работником и работодателем.

Ст. 5 Трудового  кодекса по-прежнему определяет систему  нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях [3] (КоАП РФ) в ряде статей касается нарушений в сфере кадровой документации, персональных данных и др.

Например, ст. 13.11 КоАП РФ говорит, что нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) – влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей; на должностных лиц – от пятисот до одной тысячи рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Гражданский кодекс Российской Федерации [2] (ГК РФ) также уделяет внимание вопросам ДОУ: учредительные документы юридического лица (ст. 52), учреждение общества с ограниченной ответственностью и его учредительный документ (ст. 89), учредительные документы ассоциаций и союзов (ст. 122), бездокументарные ценные бумаги (ст. 149), последствия неисполнения обязанности передать принадлежности и документы, относящиеся к товару (ст. 464), техническая документация и смета (ст. 743), внесение изменений в техническую документацию (ст. 744), документы и другая информация, предоставляемые экспедитору (ст. 804), отказ в принятии документов (ст. 871), проекты официальных документов, символов и знаков (ст. 1264), внесение изменений в документы заявки на изобретение, полезную модель или промышленный образец (ст. 1378), право ознакомления с документами заявки на товарный знак (ст. 1493), экспертиза заявки на товарный знак и внесение изменений в документы заявки (ст. 1497), экспертиза заявки на наименование места происхождения товара и внесение изменений в документы заявки (ст. 1523).

На документационное обеспечение кадровой деятельности и документационного обеспечения управления кадрами значительное влияние оказывают законодательные акты.

В федеральном законе РФ «О коммерческой тайне» раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст. 11), положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающие работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными [8].

В федеральном  законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации,  информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия [11].

Персональным  данным и их защите полностью посвящен федеральный закон «О персональных данных». Цель Закона – «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну». Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст. 1 закона, в которой говориться, что законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные [9].

К важнейшим  законодательным актам, затрагивающим  процесс документирования, следует отнести и законы Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» и федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации». Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего, напомним, что ст. 68 Конституции РФ устанавливает: «государственным языком Российской Федерации на всей её территории является русский язык».

Ст. 16-19 Закона «О языках народов Российской Федерации» посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации, а ст. 3 федерального закона «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.

Учитывая, что  службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором даётся определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нём изложены требования  к составу  содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

Исходя из требований закона к структуре текста обращения, фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д.

В законе прописана  технология работы с обращениями: регистрация (по ст. 8 «в течение трёх дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу»), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением.

Федеральный закон  «Об архивном деле в Российской Федерации» [13] определяет учёт и сроки хранения архивных документов, комплектование архивов архивными документами, доступ к архивным документам и их использование.

Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» [10] устанавливает перечень лиц, имеющих право на трудовую пенсию; виды трудовых пенсий и их размеры; условия назначения трудовых пенсий; страховой стаж; назначение, перерасчёт размеров, выплату и доставку трудовых пенсий.

Для кадровых служб, обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов значительно расширен, так как правовое положение государственных гражданских служащих определяется федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации» и федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а также указами Президента РФ [32].

Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении  перечня сведений конфиденциального характера»  содержит кадровую информацию  о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях [14].

Постановление «О порядке утверждения Единого  тарифно-квалификационного справочника  работ и профессий рабочих, единого  квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов и служащих» [20] содержит тарифно-квалификационные характеристики основных видов работ по профессиям, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих.

Постановление «О трудовых книжках» [18] определяет порядок введения трудовых книжек нового образца.

Постановление «Об утверждении  Инструкции по заполнению трудовых книжек»  [16] утверждает Инструкцию по заполнению трудовых книжек, форму приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, форму книги учёта движения книжек и вкладышей в них.

Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации, и руководствоваться ими при оформлении трудовых отношений.

Ко второй группе относятся нормативно-методические документы по труду, учёту, делопроизводству по кадрам, классификации и стандартизации кадровой документации и архивному делу: [31]

– квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

– типовые правила  внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;

– межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров;

– инструкция по заполнению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях;

 

 

– общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО); информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); органов государственной власти и управления (ОКОГУ); объектов административно-территориального деления (ОКАТО); специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);

– государственные стандарты (ГОСТ Р 51142-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; и др.);

– перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения [31].

К третьей группе относятся  локальные нормативные акты работодателя.

По отношению к кадровому  делопроизводству наиболее важными представляются требования ст. 8 ТК  РФ о локальных нормативных актах.

Работодатели, за исключением  работодателей физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные  акты, содержащие нормы трудового  права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных  Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

 

Коллективным  договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных  нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Локальные нормативные  акты, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным  трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 Кодекса порядка учёта мнению представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяется трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения:

– штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);

– правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);

– положение  о персональных данных работника (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

– график сменности (ст. 103 ТК РФ);

– график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

– положение  о системе заработной платы и  премирования (ст. 135 ТК РФ);

– положение о нормах труда (ст. 162 ТК РФ).

Основным локальным  нормативным актом в сфере  работы с документами является Инструкция  по кадровому делопроизводству. Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации, учитывается специфика организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции [40].

 

Инструкция  состоит из нескольких частей: общие  положения, тематические разделы и приложения.

Наряду с  локальными нормативными актами, предусмотренными ТК РФ, работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников организации [35].

Разработка  локальных нормативных актов  должна осуществляться с учётом следующих требований: [31]

1) локальные  нормативные акты, регламентирующие  режим и условия труда, принимаются работодателем с учётом мнения представительного органа работников (ст.ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190 ТК РФ);