Документационное обеспечение деятельности службы кадров

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. Это диктуется не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации штатов и т. д.

Системы автоматизации кадрового делопроизводства обладают следующими возможностями:

– ввода, подготовки и редактирования документов;

– составление  документов на основе типовых шаблонов – унифицированных форм, хранящихся  в памяти  ПК;

– ввода и обработки  сведений о документах (их регистрация);

– осуществление контроля исполнения документов;

– систематизация документов, формирования папок дел;

– хранения и  поиска  необходимых документов или информации из них;

– обмена документами  с руководителем и сотрудниками  в режиме одновременного  доступа;

– пересылка  документов адресату;

 

– разграничения  доступа к информации;

– экспертизы ценности документов и их архивирования;

– составление  отчетных, аналитических и других данных;

– создание  единого архива электронных документов [46].

Кадровые информационные технологии (кадроведческие технологии) – совокупность методов и организационных  процедур, направленных на оптимизацию принимаемых кадровых решений.

Лидирующие  позиции по количеству внедрений информационных систем в управлении персоналом, занимают системы, базирующиеся на финансовой составляющей, и интегрированные с общей системой финансового и бухгалтерского учёта компании. Среди этих систем, можно выделить такие, как: «Босс-кадровик», «1С: Зарплата и кадры», Platinum, Ultima-S, Scala, «Галактика», «Парус», «БЭСТ», «Инфософт». Хорошо решая задачи, стоящие перед финансовой службой компании, такие программы, к сожалению, не учитывают потребности в области собственно управления персоналом [32].

При выборе системы  для внедрения компании-потребителю  необходимо задаться вопросом, для  каких целей ей необходима система, какие задачи она будет решать, и будет ли это просто автоматизация  кадрового делопроизводства и документооборота или же компания желает перевести на новую ступень весь процесс управления персоналом?

По мнению Д.В. Силантьева, классифицировать программы, предназначенные для кадровых служб, можно по нескольким признакам: стоимости, функциональности, объемам продаж продукта. Однако корректнее использовать некий обобщенный, сравнительно-типологический критерий, по которому программы разбиваются на три группы:

– модули кадровых служб в комплексных системах управления предприятием (ERP.системах);

– универсальные  программные продукты, выпущенные российскими разработчиками;

– небольшие  программы, не претендующие на полноценную  автоматизацию кадрового делопроизводства [32].

Сегодня рынок программ для автоматизации кадрового учета только начинает развиваться. Разработчики чувствуют сильный интерес со стороны предприятий самого разного масштаба и видов деятельности. Это стимулирует дополнительные вложения в разработку и продвижение новых продуктов. Нет сомнений, что в дальнейшем предложений на рынке будет все больше – автоматизация кадрового учета становится насущной необходимостью [39].

Но практика показывает, что внедрение информационных систем, автоматизация документирования кадровой деятельности предприятий не приносит результата из-за проблем, связанных с человеческим фактором. Любое предприятие, уже прошедшее через этапы внедрения или компания-провайдер таких услуг согласятся с тем, что основная трудность, подстерегающая компании, заключена в явном или скрытом сопротивлении персонала готовящимся изменениям, в нежелании сотрудников компании принимать на себя ответственность и стандартизировать (типизировать) свою повседневную работу.

Способ борьбы с подобным отношением сотрудников  – проведение установочных занятий, на которых им продемонстрируют положительные  изменения в их работе. Каждый человек, участвующий во внедрении, должен быть уверен в необходимости (пользе) этого процесса именно для него, и тогда руководству компании и специалистам по внедрению не придётся ломать голову над тем как «побороть инертные массы».

Как видим, кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

ГЛАВА 2. МЕТОДОЛОГИЯ И МЕТОДИКА ИССЛЕДОВАНИЯ

 

Программой  исследования называют изложение теоретико-методологических предпосылок в соответствии с  основными целями работы и гипотез  исследования с указанием правил процедуры, а также логической последовательности операций для проверки гипотез. Программа исследования является концептуальной схемой исследования, которая содержит общий логический план, на основе которого осуществляется переход от теоретических положений к использованию методов исследования, регистрации и анализа данных [34].

2.1 Методологический блок исследования

Исходным пунктом исследования любого типа  является проблемная ситуация. Ее наиболее важными сторонами являются  гносеологическая и предметная.

Гносеологическая  сторона  характеризует  имеющийся  объем  знаний,  которыми располагает  исследователь для решения  конкретной  проблемы библиотечного дела,  содержит оценку   соответствия  этих знаний  практическим действиям, необходимым  для эффективной  деятельности  библиотеки  по удовлетворению читательских потребностей. Другими словами,  гносеологическая  сторона  фиксирует и описывает  дефицит  социологической информации, касающейся  любого  содержания  библиотечно-информационного обслуживания:  ресурсов, информационных потребностей и форм  предоставления  ресурсов  пользователям. Это – «знание о незнании».

Другая сторона  проблемной  ситуации называется  предметной и связана  с реальными  отношениями, складывающимися  в  процессе организации библиотечного  дела  или деятельности  конкретной  библиотеки:  отношения  между  различными  группами  персонала библиотеки, взаимоотношениями персонала  библиотеки  с читателями по поводу  качества обслуживания, отношениями  с конкретными  на рынке  библиотечно-информационных  услуг, отношениями  с партнерами  и спонсорами библиотеки. Эти отношения  могут  касаться интересов  различных  читательских групп по поводу  комплектования, приоритетного обслуживания, если оно имеет место, оказания услуг на бесплатной  или  коммерческой основе и т.д.

Формальные  требования  к определению  проблемы исследования  сводятся  к следующему:

– необходимо  как можно более строго  отделить  неизвестное, непонятное, «проблематичное» от  уже описанного, объясненного и понятного;

– отделить  существенное для изучения  проблемы от несущественного, сопутствующего, второстепенного;

– следует расчленить  общую проблему  на составляющие ее элементы  и упорядочить их  по уровню  общности и приоритетности [44].

Проблемная ситуация нашего исследования заключается в следующем.

Созданная в  современной России система кадрового делопроизводства явилась прочной основой для развития кадровой документации. Сегодня специалистами-документоведами ведется активная работа, направленная на совершенствование методики документирования и организации работы с кадровыми документами на основе законодательного и нормативно-методического регулирования.

Кадровая документация играет важную роль в жизни любой  организации. Важность правильного  оформления и хранения кадровых документов, защиты в них персональных данных, разработки  нормативного документа, который  определял бы единый подход к составу и правилам составления и оформления кадровой документации и др. актуальных вопросов возрастает.

Сегодня кадровая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом, Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.

Персональную  ответственность за правильное ведение  документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован. В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами занимается структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер.

Актуальность  темы работы обусловлена тем, что документационное обеспечение кадровой деятельности организации любой организационно-правовой формы собственности – важная часть управленческой деятельности организации, так как кадровая документация является основанием для начисления им пенсии, поскольку в ней фиксируется трудовой стаж и размер заработной платы. Все сказанное выше определило актуальность темы нашего исследования.

В ряду факторов, влияющих на качество документации по личному составу, следует назвать и ту объективную специфику документирования кадровой деятельности организации, которая вытекает из ее ведомственной принадлежности или особых условий работы. Оформление специфичных документов регулируется ведомственными подзаконными актами, которые зачастую являются единственным документов, регламентирующим то или иное направление в кадровой работе.

Формулировка  проблемной ситуации исследования  позволяет перейти  к  следующему этапу программы – определению объекта и предмета  исследования.

Объект исследования – это то, на что  направлено знание.  Следовательно, изучению может быть  подвергнут  любой элемент, фрагмент, процесс, любые отношения,  складывающиеся в библиотечном деле или  в конкретной  библиотеке,  порождающие проблемную  ситуацию [44].

Иными словами, объектом может  быть  все то,  что  явно  или неявно  содержит  социальное противоречие  и порождает  проблемную  ситуацию.

Объект  исследования – деятельность отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани».

Помимо  объекта,  выделяется  также предмет  изучения, или  те наиболее  значимые  с практической  или теоретической  точки  зрения  свойства, стороны, особенности объекта, которые подлежат непосредственному изучению. Остальные стороны  или особенности   объекта  то,  что содержит  социальную проблему, поскольку предмет – это  те его  свойства и стороны, которые   наиболее выпукло выражают  несходство интересов  социальных субъектов, личности и организаций, образуют как бы полюса  социального противоречия или конфликта.

Предмет исследования -  это результат  предварительной  аналитической  деятельности, направленной  на  выявление  необходимых  и достаточных  свойств,  особенностей, факторов, сторон, которые следует  изучить для  решения  теоретической или практической  проблемы. Отношения между  объектом и предметом не являются  отношениями  целого и частей, так как определение  предмета, в конечном счете, направлено  на объяснение  и понимание тех явлений, которые  оказывают различные  стороны объекта на проблемную ситуацию [44]. 

Обычно предмет исследования  содержит  в себе  центральный вопрос  проблемы, связанный с предположением  о возможности  обнаружить в нем  закономерность  или центральную  тенденцию.

Предмет  исследования – документирование и организация работы с кадровыми документами в отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани».

На этом этапе  разработки программы  необходимо четко  определить  конечный результат  планируемого  исследования. Как  в теоретико-прикладном, так  и прикладном  исследованиях  формулирование  целей и задач  определяет  всю последующую технологию  работы.  Цели и задачи исследования  необходимо  представить  как взаимосвязанные цепочки («ветви» дерева): решение общих задач  является  средством реализации  общей  цели исследования, а сами общие задачи выступают  в качестве  целей  второго  уровня, которые достигаются с помощью  решения  частных  или вспомогательных задач [44]. 

Цели и задачи  исследования  образуют взаимосвязанные цепочки, в которых  каждое звено служит  средством  удерживания других  звеньев.

Определение  цели исследования  позволяет далее  упорядочить  процесс  научного поиска  в виде  последовательности  решения  основных,  частных, а также дополнительных задач.

Основные и частные задачи  логически связаны, частные –  вытекают  из основных, являются средство  решения   главных вопросов  исследования.

Основные задачи  исследования  отвечают его целевой  установке, дополнительные – ставятся  как  бы  «для  пристрелки», для  подготовки   будущих исследований, проверка побочных, не связанных  с данной   проблемой  гипотез, для решения каких-то  методических  вопросов и т.п.

Итак, как видим,  цель исследования  логически диктует  структуру  его  основных задач,  теоретических  и практических, последние требуют  уточнений  в виде  ряда  частных  программных задач.

Поэтому цель данной работы – изучить документационное обеспечение управления отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани» и возможности его совершенствования.

Исходя из поставленной цели,  нами были определены следующие задачи:

– изучить теоретические основы кадрового делопроизводства;