Документационное обеспечение деятельности службы кадров

Отдел кадров  ЦБС в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые в ЦБС.

Кроме Устава вопросы  документационного обеспечения  управления регламентируются такими организационно-правовыми  документами, как должностная инструкция, положение об отделе кадров и пр.  (см. табл. 1).

Таблица 1

Организационно-правовые документы ЦБС

Название  документа	Отсутствующие (-)/  имеющиеся  (+)
Должностные инструкции работников отдела	+
Инструкция  по заполнению трудовых книжек	-
Инструкция  по кадровому делопроизводству	-
Инструкция  по работе с конфиденциальными документами	-
Правила работы ведомственного архива	+
Положение о  службе кадров	+
Положение о  защите персональных данных	-
Положение о  премировании	+
Положение о работе с персональными данными	+
Положение об оплате труда	+
Положение об охране труда	+
Правила внутреннего  трудового распорядка	+
Штатное расписание	+

 

Из таблицы  видно, что в отделе кадров библиотеки отсутствуют такие организационно-правовые документы, регламентирующие документационное обеспечение управления кадровой службы, как Инструкция по кадровому делопроизводству ЦБС, Инструкция по работе с конфиденциальными документами, Положение о защите персональных данных и пр., что не может не сказаться на качестве и эффективности системы ДОУ деятельности отдела кадров.

В ходе подготовки документов к архивному хранению специалист по кадрам руководствуется номенклатурой дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Трудовой распорядок сотрудников ЦБС определён Правилами внутреннего трудового распорядка. Данный нормативный документ  является локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации²⁰.

 Как видим,  документационное обеспечение кадровой  службы регламентируется организационно-правовыми  документами, разработанными на уровне самого учреждения, лишь комплексное использование вышеперечисленных организационных документов сегодня  может обеспечить качество документирования и организации работы с документами. Постоянное обновление законодательных и нормативно-методических документов обязывает работников кадровых служб регулярно следить за происходящими изменениями в правилах делопроизводства и отражать их в  разрабатываемых локальных организационно-правовых документах.

3.3.Анализ кадровой документации  отдела кадров ЦБС: особенности  составления и оформления

 

    Одна из основных обязанностей отдела кадров  – оформление  и ведение документации, фиксирующей трудовую деятельность работника, т. е. документирование. В ходе документирования кадровой деятельности ЦБС составляются  следующие системы документов:

– организационно-кадровая документация – Положение об организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, различные инструкции,  регламентирующие работу кадров, должностные инструкции, положение о персонале, штатное расписание, договора и пр.;

– распорядительная  документация – приказы, распоряжения, протоколы и личному составу;

– информационно-справочная документация – письма, акты, докладные и объяснительные записки и т. п.;

– документация по личному составу – трудовые книжки, личные карточки по форме Т-2, личные дела, личные счета по заработной плате, автобиографии, характеристики,  рекомендации и пр.

 В рамках  нашей работы мы проанализировали  особенности составления всех  перечисленных комплексов документов.

  В обследуемом  отделе кадров при документировании  используется общий бланк и бланк писем.

Анализ  основных бланков (бланка организации и бланка письма) показал, что они соответствуют   основным  требованиям государственного стандарта Р 6.30-2003.

Бланк  организации  включает в себя постоянную информацию  об авторе документа, характеризующего его как  создателя официального  письменного документа. Общий бланк в зависимости от учредительных документов содержит следующие реквизиты: наименование организации  (автора документа),  отметку для  проставления даты  и номера документа,  место составления  или издания  документа (географический пункт) (см. рис. 1).

 

ТАТАРСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ   Муниципаль  мәдәният учреждениесе «Казан шәһәренең  үзәкләштерелгән  китапханәләре  системасы»   420043, ул. Вишневского, 10 Тел. 238-33-10 E-mail: cbs-kazan@yandex.ru

РЕСПУБЛИКА  ТАТАРСТАН   Муниципальное учреждение культуры «Централизованная  библиотечная система г. Казани»   420043, ул. Вишневского, 10 Тел. 238-33-10 E-mail: cbs-kazan@yandex.ru

 

 

Бланк письма библиотеки, предназначенный для общения с внешним миром,  содержит такие реквизиты, как:  наименование организации (автора документа),  справочные данные об организации,  код организации по ОКПО, основной государственный  регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН),  отметка для регистрации номера и даты документа, отметка для ссылки на номер и дату документа.

 

Бланк письма  используется специалистом по кадрам  в большинстве своем для документного общения с внешним миром, а общий бланк применяется для оформления документов, используемых  внутри библиотечной системы.

На бланках библиотеки используется как продольное, так и угловое расположение реквизитов. Так, анализ документации показал, что при оформлении распорядительной документации используется продольное расположение реквизитов, а при оформлении писем, доверенности, должностных инструкций угловое расположение реквизитов. В целом выбор способа размещения реквизитов осуществляется при разработке бланка каждой организацией самостоятельно.

При составлении  перечисленных выше функциональных систем работники службы кадров применяют  различные способы и средства документирования. Так, при  записи информации используются как электронные, так и ручные способы документирования. Ручной способ фиксирования информации чаще всего применяется при составлении информационно-справочных  документов, а именно  при   написании заявлений, расписок, докладных и объяснительных записок, на основании которых издаются распорядительные документы по личному составу.  Документы составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office XL.

Анализ составленных кадровых документов обследуемого предприятия показал, что реквизиты, определяющих юридическую силу документа,  присутствуют.

Анализ организационно-распорядительной документации свидетельствует о том, что при оформлении документов, перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке в целом соблюдаются нормы, установленные в законодательных и нормативно-методических документах, в документах встречаются лишь незначительные нарушения.

  Так, исследование  кадровой документации показало, что при оформлении и составлении документов чаще всего  встречаются ошибки,  связанные с расположением реквизитов, отражающих обработку и движение документов (адресат (15), резолюция (17),  заголовок к тексу (18), отметка о контроле (19), отметка о  наличии приложении (21),  визы согласования документа (24), отметка о заверении копии (26), отметка об исполнителе (27), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28), отметка о поступлении документа в организацию (29), идентификатор электронной копии документа (30).

Реквизиты бланка (код организации (04),  ОГРН (05) , ИНН/КПП (06), код формы документа (07), наименование организации (08), справочные данные об организации (09), наименование вида документа (10), место составления или издания документа (14)…) и реквизиты, определяющие  юридическую силу документа (автор документа (08), регистрационный номер документа (12), дата документа (11), гриф утверждения документа (16), наименование вида документа (10), текст документа (20), подпись (22), гриф согласования документа (23), оттиск печати (25),  оформляются без каких-либо нарушений.

В ходе нашего исследования мы проанализировали организационно-кадровые документы, являющиеся обязательными  для организации трудовой  деятельности  и юридического оформления деятельности  службы кадров. В процессе организационной деятельности кадровой деятельности  в библиотеке формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус  организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное  содержание  деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.  Анализ организационных документов показал, что они по  оформлению реквизитов отвечают, предъявляемым в нормативных документах требованиям. 

 

 

Больше всего  ошибок работниками кадровой службы допускаются при документировании распорядительной деятельности, так  как при составлении распорядительных документов не используется унифицированная  форма первичной учетной документации. В частности, ошибки допускаются при оформлении следующих реквизитов: «отметки об исполнителе»,  «заголовка к тексту», ОКУД, ОКПО и пр. Поэтому одним из важнейших условий совершенствования кадровой документации является использование Унифицированных  первичных учетных форм. Применение  унифицированных форм  первичной  учетной документации  является обязательным  как с точки зрения трудового законодательства РФ, так и Закона «О бухгалтерском учете».

Так, с точки зрения трудового законодательства, унифицированные формы применяются в таких стандартных ситуациях,  как:

– прием на работу;

– перевод на другую должность;

– увольнение с работы;

– предоставление отпусков;

– применение поощрений и дисциплинарных взысканий в отношении сотрудников;

– командирование.

Издание первичной учетной документации в отделе кадров  осуществляется на основе  информационно-справочных документов: заявлений, актов, справок, докладных, служебных и объяснительных записок и др. 

Документы этой системы играют  служебную роль по отношению  к организационно-правовым и распорядительным  документам. Справочно-информационные документы не обязывают  действовать   строго определенным образом, как  распорядительные документы, но сообщают  сведения, побуждающие принимать  определенные  решения, иначе говоря, инициируя  управленческие решения, позволяя  выбрать тот или  иной способ  управленческого воздействия. 

Как видим, анализ ошибок допускаемых при оформлении и составлении документов, свидетельствует  о важности  использования работникам службы кадров нормативно-методических документов, регламентирующих вопросы документирования.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Система кадровой документации выполняет множество  функций по управлению коллективом.  Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемлять интересы работника. Правильная организация кадровых дел избавит руководителя от проблем с работниками, минимизирует количество трудовых споров.

 По своему  функциональному назначению кадровое  делопроизводство осуществляет связь кадрового документооборота современной организации с требованиями действующего трудового законодательства.

Управление ЦБС неизбежно требует создание многих видов документов, без которых невозможно решать задачи управления, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения деятельности библиотеки. Важную роль здесь играют трудовые отношения.

Регулируя трудовые отношения, кадровые документы содержат информацию, обладающую высокой социальной, коммерческой и юридической значимостью. Соответственно и отношение к ведению кадрового делопроизводства должно быть чрезвычайно серьезным, поскольку от правильности ведения кадрового делопроизводства во многом зависит адекватность регулирования трудовых правоотношений в коллективе и соблюдение работодателем норм права, поэтому огромное внимание необходимо уделит правильному составлению и оформлению документов.