Комплексы документов

Персональные  документные ресурсы, как и документальные фонды предприятий, учреждений, организаций, подвижны. Они тоже постоянно пополняются  и одновременно утрачивают часть документированной информации, которая уничтожается за минованием надобностей. Однако небольшая, наиболее ценная часть персональных документных ресурсов передаётся на постоянное хранение в государственные архивы, библиотеки, музеи. Например, в фонде Российской государственной библиотеки имеется свыше 60 крупных бывших личных собраний. Среди них находится, в частности, ставшая первоосновой этой библиотеки коллекция манускриптов древних книг, монет, произведений искусства, других ценнейших документов из различных стран, собранная в начале XIX века государственным канцлером графом Н.П.Румянцевым. Основой Научной библиотеки Томского государственного университета послужили книжные собрания графа А.Г.Строганова, академика А.В.Никитенко, президента Академии наук Ф.П.Литке, поэта В.А.Жуковского и других.

Наиболее ценные персональные ресурсы в нашей  стране (свыше 6 тыс. документных собраний) находится на государственном учёте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Архивные комплексы

 

Естественным  продолжением всякого учреждения, организации, предприятия, а в ряде случаев – их самостоятельными структурными подразделениями, отделёнными от текущего делопроизводства, являются архивы (от лат. archivum). Согласно стандартизованному определению, архив – это «организация или её структурное подразделение, осуществляющее приём и хранение архивных документов (рукописей, писем, фотографий и т.д.), в том числе какого-либо отдельного лица.

Архивы учреждений, организаций, предприятий аккумулируют документированную информацию, входящую, как уже отмечалось, в состав соответствующих документальных фондов. В случае, если документы из таких документальных фондов предаются на постоянное хранение в государственные архивы, они становятся частью архивных информационных ресурсов, состоящих из множества различных архивных фондов. То же самое происходит и с персональными документными ресурсами, попадающими на постоянное хранение в государственные архивы.

Архивный фонд представляет собой совокупность архивных документов, исторически или логически  связанных между собой. Различают следующие виды архивных фондов (их определения в архивном деле в большинстве случаев стандартизованы¹²):

• архивный фонд учреждения, организации, предприятия – это комплексы документов, образовавшихся в деятельности одного такого фондообразователя. В случае, если предприятия, учреждения, организации продолжают функционировать, их архивные фонды в государственном архиве постоянно пополняются;
• объединённый архивный фонд – это архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи. В числе такого рода связей могут быть: выполнение однородных функций, местонахождение, подчинённость, общность делопроизводства, единство содержания документальных материалов;
• архивный фонд личного происхождения – это архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;
• архивная коллекция – совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединённых по одному или нескольким признакам. Среди таких признаков могут быть: тематический, хронологический, авторский, номинальный и другие.

Таким образом, классификация архивных фондов осуществляется в зависимости от фондообразователя  и особенностей организации документов.

Архивные документы  постоянного хранения в масштабах  страны образуют Архивный фонд Российской Федерации – «исторически сложившуюся  и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».

В свою очередь, Архивный фонд РФ – это неотъемлемая часть мирового информационного  богатства.

Организация документов и  дел (единиц хранения) Архивного фонда  РФ осуществляется по следующим основным признакам:

• по формам собственности (государственная, муниципальная, негосударственная часть Архивного фонда РФ);
• по видам носителей, способам и технике закрепления информации (письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеофонограммы, документы на машинных носителях (электронные документы);
• по срокам хранения (постоянного и временного, а также депозитарного хранения).

Кроме того, организация  документов Архивного фонда РФ осуществляется на трёх уровнях:

• в пределах Архивного фонда государства;
• в пределах архива;
• в пределах архивного фонда.

В соответствии с Федеральным законом «Об  архивном деле в Российской Федерации» Архивный фонд РФ включает документы, относящиеся к государственной  собственности, к собственности  субъекта Федерации, к муниципальной  собственности и к частной собственности.

На январь 2001 г. количество архивных документов, являющихся государственной  или муниципальной собственностью, в Архивном фонде РФ составляло 59,4 млн. единиц хранения на различных носителях. Полки с документами имели протяжённость свыше 3 тыс. км. Если учесть, что в подавляющем большинстве ед. хр. (дел) содержатся десятки и сотни отдельных документов, то общее их количество будет измеряться миллиардами. Это – один из самых больших по объёму национальных архивных ресурсов в мире. Для сравнения: в архивах США хранится свыше 1,3 трлн. Документов.

Удельный вес наиболее ценной и информационно насыщенной части Архивного фонда РФ составляет около 20 %. Она сконцентрирована в 14 федеральных архивах и 1 их филиале. Основной объём Архивного фонда РФ (62%) сосредоточен в 240 государственных архивах субъектов Российской Федерации. Остальные 18% Архивного фонда РФ находятся в 2,4 тыс. муниципальных (городских и районных) архивах.

Фонды государственных и  муниципальных архивов Российской Федерации ежегодно увеличиваются в среднем на 1,6 млн. ед. хр., в основном за счёт приёма документов от 119 с лишним тыс. учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками их комплектования.

Кроме собственно архивных документов, в состав государственных  информационных ресурсов Архивного фонда РФ входят свыше 4,4 млн. ед. хр. Различных видов печатной продукции, а также более 800 справочных изданий, 1,4 млн. описей и 67 млн. карточек, содержащих информацию о регистрации, государственном учете, составе и содержании документов Архивного фонда РФ.

Российские  и зарубежные  архивы в последние  десятилетия активно используют в своей многообразной деятельности новые информационные технологии. В  государственных и муниципальных  архивах РФ ведутся свыше 700 баз  данных о составе и содержании документов. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) и Лотмановский институт русской и советской культуры (Германия) ещё в 1996 г. подготовили и выпустили путеводитель по РГАЛИ и на диске типа CD-ROM, содержащий описания почти 3 тыс. фондов (свыше 15 млн. документов). Здесь же были помещены фотоснимки писателей, деятелей культуры и искусства. Пользовательский интерфейс создан на трёх языках: русском, английском и немецком. Наряду с полнотекстовым поиском предусмотрен также информационный поиск по фамилиям лиц, фондообразователям, номерами фондов¹³.

Архивный фонд Российской Федерации представляет собой поливидовой документный  комплекс. Его основу составляют документы на бумажных носителях (97%). Среди них наибольший объём занимает управленческая документация (78%) Удельный вес документов по личному составу – 19%, научно-технической документации – 2% и документов личного происхождения – 1%. Кроме того, имеются все виды технотронных документов (фото-, кино-, фонодокументы, видеофонограммы, микроформы и т.п.). Аудиовизуальная документация (около 5 млн. ед. хр.) хранится главным образом в специализированных архивах, в частности, в Российском государственном архиве кинофотодокументов (РГАКФД), созданном в 1926 г. Наибольший удельный вес (87%) в составе аудиовизуальной документации составляют фотодокумент. На долю кинодокументов приходится 7%, фонодокументов – 5% и видеофонограмм – около 1%¹⁴  .  Наиболее ранними фотодокументами РГАКФД являются семейные альбомы императора Александра II, относящиеся к 1855-1856 гг.

Кроме государственных  архивов (некоторые из них носят  названия Центров документации новейшей истории), государственная часть  Архивного фонда РФ частично находится  на хранении также в библиотеках, обычно в отделах рукописей. Наиболее  крупные отделы такого рода имеются в составе Библиотеки Академии Наук, Российской национальной библиотеки, Российской государственной библиотеки (476 тыс. ед. хр. в середине 1990-х гг.), в ряде вузовских библиотек. Отделы рукописей содержат документы писателей, художников, деятелей науки и т.д. Подобная практика хранения документов присуща и другим странам. К примеру, в Библиотеке конгресса США имеется около 2 млн. ед. хр. на многих языках мира (свыше 36 млн. рукописей). В Британской библиотеке – 200 тыс. единиц хранения¹⁵.

Документы государственной части Архивного фонда РФ хранятся также в государственных и муниципальных музеях, учреждениях системы Российской академии наук, имеющих отделы рукописей.

Особая роль в формировании и хранении документных  ресурсов страны принадлежит архивам силовых ведомств (Министерству обороны, МВД, ФСБ), а также Российской академии наук, Министерству иностранных дел, осуществляющих так называемое депозитарное хранение. В отличие от других учреждений, они хранят не только документальные, но и архивные фонды, в том числе и фонды всех подведомственных структур. Доступ к значительной части этих ресурсов ограничен. В настоящее время в ведомственных архивах, имеющих право депозитарного хранения, сосредоточено свыше 338,7 млн. ед. хр. Из них в архиве МВД – около 4 млн. дел.

Архивные информационные ресурсы представляют собой огромную ценность, являются частью национального  богатства любой страны прежде всего  потому, что в их составе находятся  преимущественно подлинные, уникальные документы.

 

 

 

Документные ресурсы библиотек и музеев

 

В отличие от архивных ресурсов фонды библиотек (термин «библиотека» от греч. biblion – книга и theke – хранилище) формируются преимущественно из неаутентичных, прошедших процедуру обнародования (опубликования, издания) документов.

Возникновение библиотек относится ко времени  появления письменности. Уже шесть  тысяч лет назад существовали библиотеки в Древнем Шумере, в  которых находилось клинописные  глиняные таблички. Мощный импульс  в своём развитии библиотечные документные  комплексы получили после изобретения книгопечатания.

Ресурсы библиотек  играют важнейшую роль в обеспечении  общественных потребностей в информации. Они во многом определяют уровень  развития той или иной страны и  в этом качестве имеют стратегическое значение.

По экспертным оценкам, в нашей стране насчитывается около 150 тыс. библиотек с совокупным фондом около 2000 млн. ед. хр. В среднем по Российской Федерации одна библиотека приходится на тысячу жителей.

В основе организации  информационных ресурсов библиотек  лежат два главных принципа – отраслевой и территориальный.

Библиотечная  сеть страны включает:

• публичные (общедоступные) библиотеки федеральных, региональных, муниципальных органов. В частности, в субъектах РФ действуют 282 центральные и 49 тыс. муниципальных библиотек;
• систему научно-технических библиотек;
• информационно-библиотечную систему Российской академии наук (375 библиотек);
• библиотечную сеть вузов России. В сфере образования основой всей системы информационных ресурсов традиционно являлись библиотеки, имеющиеся в каждом из российских вузов, с общим фондом свыше 300 млн. ед. хр. В частности, Научная библиотека Томского государственного университета содержит фонды, насчитывающие свыше 3,7 млн. экземпляров изданий разных видов, ежегодно обслуживая до 500 тыс. читателей;
• сеть медицинских библиотек (1500);
• сеть сельскохозяйственных библиотек;
• другие системы (профсоюзные, школьные, армейские, пенитенциарных учреждений и др.).

Самые крупные  национальные библиотеки в нашей  стране – Российская государственная  в Москве с фондом в 42 млн. ед. хр. и Российская национальная в Санкт-Петербурге (32 млн.). Крупнейшей в мире является Библиотека конгресса США – почти 120 млн. ед. хр. более чем на 460 языках, в том числе около 18 млн. книг; длина полок – свыше 500 миль. Некоторые ведущие российские библиотеки выполняют также функции архивов печати, получая обязательные экземпляры выходящих в стране изданий. В частности, Российская государственная библиотека формирует такой фонд с 1934 г. В нём представлены книги, начиная с 1801 года издания¹⁶.

В большинстве  организаций, учреждений, предприятий  имеются собственные библиотеки, функционирующие на правах их структурных  подразделений и являющиеся, таким  образом, составной частью соответствующих  документальных фондов. Нередко такие  библиотеки аккумулируют весьма значительные документные ресурсы. К примеру, в научной библиотеке Государственного архива Российской Федерации имеется свыше 500 тыс. экземпляров книг, брошюр, плакатов, газет и журналов.