Структура и функции службы документационного обеспечения управления в учреждении

- место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения федерального органа исполнительной власти);

- методическую функцию архива федерального органа исполнительной власти, а при необходимости – и соответствующего федерального архива в вопросах формирования дел;

- срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается федеральным органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней);

- работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

- работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);

- условия хранения дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

- порядок учета дел;

- порядок выдачи дел во временное пользование;

- порядок изъятия документов из дела;

- подразделения (Служба делопроизводства, архив федерального органа исполнительной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел.

 

Передача  дел на архивное хранение

В Инструкции по делопроизводству определяется порядок передачи дел  в архив федерального органа исполнительной власти, предусматривающий следующие  условия:

- в архив федерального органа исполнительной власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу;

- передача документов в архив федерального органа исполнительной власти производится по утвержденным описям дела,

- дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

- дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке),передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства, прием дел производится работником архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела);дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что при  ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо, ответственное  за ведение делопроизводства данного  структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий  формирует все имеющиеся документы  в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

2.3 Должностные  инструкции работников службы  ДОУ

Должностная инструкция - нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов[7].

Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются «Типовой инструкции по делопроизводству».

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем  предприятия - в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инструкция главному метрологу».

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и  излагается от третьего лица единственного  или множественного числа. Текст  инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Требования к должностным  инструкциям отдельных категорий  работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми  актами и организационно-распорядительными документами в которых устанавливаются:

- задачи работника (например, для делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

- порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

- профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

- основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе должностной  инструкции «Функции работника» определяются:

- предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

- перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной  инструкции «Обязанности работника» указываются  особенности деятельности:

- связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

- предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

- требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

- касающиеся порядка исполнения поручений;

- затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

Таким образом в разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализируя материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

Документационное обеспечение  управления – очень важный фактор, напрямую влияющий на организацию. Без  строгого документирования, без постоянного  ведения документации, любая компания распадется, так как в ней не будет возможности контролировать деятельность сотрудников и самой  компании в целом.

Одной из важнейших функций  служб документационного обеспечения  управления является организация документооборота, т. е. движения документов с момента  их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность  работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.

При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.

Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15%, для промышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННых ИСТОЧНИКОВ

1. Андреева, В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 375 с.

2. Андреева, В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2006. - 272 с.

3. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления. - Волгоград, 2002. - 80 с.

4. Березина, Н.М. Современное делопроизводство. – 3-е изд. - СПб.: Питер, 2007. -224 с.

5. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.

6. Демин, Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2003 -225 с.

7. Киселев, С.В. Современные офисные технологии: Учебное пособие для 10-11 кл. / С.В. Киселев, И.Л. Киселев. – 2-е изд., стер. - М.: Издательство центр «Академия», 2004. -208 с.

8. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

9. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 591 с.

10. Ларин, М.В. Управление документацией в организации. — М., 2002. – С. 27.

11. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия «Профессиональное образование).

12. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. – 192 с.

13. Соколова, О.В. Настольная книга офис-менеджера / О.В. Соколова - СПб.: Питер, 2006. - 160 с.

14. Сотов, П. В. Делопроизводство: Образцы документов. Инструкции. ГОСТЫ. / П.В. Сотов - М. : Проспект, 2001. - 236 с.

15. Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416с.

 

Приложение 1

Закрытое акционерное общество

«АВРОРА» (ЗАО «АВРОРА»)

ПОЛОЖЕНИЕ

« ___ » ______ 20__г.     №3

Ярославль

О канцелярии

 

 

 

1. Общие положения 

2. Цели и задачи 

3. Функции 

4. Права 

5. Ответственность 

6. Взаимосвязи с другими  структурными подразделениями 

 

Зам. генерального директора

                          Т.Ю. Ефремов 

«« ___ » ______ 20__г

 

С положением ознакомлен:

Начальник ОТИЗ

                              И.О. Лебедев 

« ___ » ______ 20__г

Юрисконсульт 

                          Ф.Ф. Трофимов 

« 16 » января 2010 г

 

В дело № 24-11

Личная подпись  « ___ » ______ 20__г