Разработка баз данных средствами MS ACCESS

9. Чтобы просмотреть подсказку о параметре диалогового окна, нажмите в 
диалоговом окне кнопку с вопросительным знаком, а затем щелкните на 
нужном параметре.

10. Чтобы просмотреть название кнопки на панели инструментов, задержите указатель мыши на нужной кнопке, пока не отобразится ее название.

 

 

22

5. Создание файла базы данных и таблиц

5.1 Создание файла базы данных

Access хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле. Прежде, чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл пустой базы данных.

После запуска Microsoft Access одновременно с его окном выводится первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую базу данных (рис. 19).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 19. Первое диалоговое окно Access

5.2 Создание файла для новой базы данных

1. В диалоговом окне (рис. 19) выберите переключатель Новая база данных (New Database).
2. Если диалоговое окно не выведено, выполните команду Файл | Создать (File | New) или нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов Базы данных (Database). Access выведет окно Создание (New), представленное на рис. 20.

Рис. 20. Окно создания базы данных

5. В появившемся окне Файл новой базы данных (File New Database) выберите Папка (Save in), в которой требуется разместить файл, например, Курсовой.

7. Введите в поле Имя файла новое имя базы данных Вариант9.

8. Оставьте в поле Тип файла значение по умолчанию Базы данных Microsoft

23

Access (*.mdb) (Microsoft Access Databases (*.mdb)).

9. Нажмите кнопку Создать (Create). В результате открывается окно новое базы данных Вариант9 : база данных (Database) (рис. 21).

Рис. 21. Окно пустой базы данных Вариант9 в окне Access

В окне новой базы данных в разделе Объекты (Objects) представлены в виде вертикального ряда кнопок все объекты, которые могут быть созданы в БД таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. При нажатии какой-либо из этих кнопок в рабочем поле окна отображается список имен объектов соответствующего типа. При создании новой базы данных список для любого выбранного типа объекта пуст. В разделе  Группы (Groups) могут быть созданы пользовательские группы объектов, предназначенные для хранения ссылок на объекты различных типов, объединенные, например, по функциональному назначению.

В окне базы данных представлен ряд кнопок, позволяющих начать выполнение операций по обработке ее объектов:

• первой является кнопка Открыть (Open), если выбрана таблица, форма или запрос, либо кнопка Просмотреть (Preview), если выбран отчет, либо кнопка Запустить (Run), если выбран макрос;
• вторая кнопка — Конструктор (Design) — позволяет перейти в режим доработки любого ранее созданного объекта;
• третья кнопка — Создать (New) — позволяет приступить к созданию нового объекта любого выбранного типа.

Остальные кнопки окна предназначены для удаления выбранного объекта и выбора вида отображения объектов в окне.

5.3 Создание таблицы базы данных

Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

В соответствии с технологией проектирования реляционной базы данных структура каждой таблицы базы данных должна определяться составом реквизитов соответствующего информационного объекта в информационно-логической модели предметной области.

Access предоставляет несколько режимов определения структуры таблиц. Наиболее полно использовать все возможности системы позволяет конструктор таблиц (Design View), с помощью которого можно в диалоговом режиме определить

24

структуру таблицы и установить параметры всех ее элементов.

5.4 Создание структуры таблицы

Начнем создание таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. Основные параметры структуры таблицы, соответствующей информационному объекту ПРЕПОДАВАТЕЛИ, представлены в табл. l. Последовательно зададим имя, тип данных и свойства каждого из полей таблицы.

Таблица 1 Основные параметры структуры таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ

Имя поля	Ключевое поле	Обязательное поле	Тип данных	Размер байт	Число десятичных знаков
Код_Преподавателя	да	да	счетчик	Длинное целое
Фамилия		да	Текстовый	100
Имя		да	Текстовый	50
Отчество		да	Текстовый	50
Ученая_Степень			Числовой	Длинное целое
Должность		да	Числовой	Длинное целое
Стаж			Числовой	Целое

Выберите в окне базы данных (см. рис. 21) объект Таблицы (Tables) и нажмите кнопку Создать (New).

1. В окне Новая таблица (New Table) (рис. 22) выберите строку Конструктор (Design View).

 

 

 

Рис. 22. Диалоговое окно для

выбора режима создания таблицы

 

 

 

 

 

 

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица1 : таблица, в котором определяется структура таблицы базы данных (рис. 23).

 

 

 

 

 

 

Рис. 23. Окно определения структуры новой таблицы в режиме конструктора

 

 

 

 

 

При переходе в режим конструктора таблиц меняется состав команд меню v панель инструментов базы данных заменяется на панель инструментов Конст руктор таблиц (Table Design).

3. Введите в столбец Имя поля (Field Name) в окне конструктора Таблица1 : таблица имена полей Код_Преподавателя, Фамилия, Имя, Отчество,

25

Ученая_Степень, Должность,. Стаж.

4. В столбце Тип данных (Data Type) выберите нужный тип данных, использовав кнопку списка.
5. На вкладке Общие (General) задайте следующие свойства полей:

• Размер поля (Field Size):

• Формат поля (Format).
• Число десятичных знаков (DecimalPlaces).

5.5 Однотабличные запросы на выборку данных

Запросы являются одним из основных инструментов выборки и обработки данных в таблицах базы данных. Запросы используются для анализа, просмотра и изменения данных. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Результат выполнения запроса — это новая, обычно временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется полями, выбранными из одной или нескольких таблиц. Записи формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе. Способ объединения записей различных таблиц указывается при определении их связей. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц.

П Существует несколько видов запросов. Основным является запрос на выборку. С его помощью выбираются данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, а также представляются результаты в таблице. На основе запроса этого вида строятся запросы других видов.

Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных.

Запрос строится на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы результатов.

Простейшие запросы некоторых видов могут быть созданы с помощью мастepa запросов. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. Microsoft Access предоставляет удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запроса по образцу — QBE (Query By Example), с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Окно конструктора запросов QBE (рис. 24  ) разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного  запроса таблицы. Таблицы представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу (бланком QBE), который нужно заполнить.

При конструировании запроса достаточно добавить таблицы в схему данных проса, которые содержат необходимые данные, выделить и перетащить требуемые поля из этих таблиц в бланк запроса. Если нужно, можно ввести условия отбора записей.

 

 

 

 

 

26

 

 

Рис. 24. Окно конструктора запросов

 

 

 

 

 

 

 

В схеме данных запроса отображаются используемые в запросе таблицы со списком полей, а также связи между ними, установленные в схеме данный даных. Первая строка в списке полей, отмеченная звездочкой (*), обозначаем все множество полей таблицы. Кроме связей, внесенных в запрос в соответствии со схемой данных базы, Access автоматически устанавливает связи для объединения таблиц, если таблицы имеют поля, которые содержат данные одинаковых типов с одинаковыми именами. Связи, не установленные программой Access автоматически, может установить пользователь, перетащив задействованные в связи поля из одного списка полей в другой.

Выбранный тип объединения таблиц задается при установлении связи между таблицами и определяет способ формирования записей запроса. По умолчанию связи устанавливаются с параметром объединения первого типа, т.е. объединение только тех записей, в которых значения связанных полей обеих таблиц совпадают.

Результат выполнения запроса на рис.25

Рис. 25 Результат выполнения запроса

Этот же запрос в среде SQL

SELECT Запрос1.ФИО, Запрос1.Название_уч_степени, Справочник_должностей.Название_должности, Запрос1.Стаж FROM Справочник_должностей LEFT JOIN Запрос1 ON Справочник_должностей.Код_должности = Запрос1.Должность;

 

 

27

6. Создание и редактирование однотабличной формы

Access предоставляет широкие возможности для конструирования форм — графического диалогового интерфейса пользователя.

Формы являются основой разработки диалоговых приложений. Через формы можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов-источников, просматривать данные, а также их корректировать.

Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить необходимые сообщения.

При работе с формой может выполняться обработка событий, инициируемых пользователем или наступающих в процессе работы с формой. Форма может создаваться для управления приложением пользователя. Типовые процедуры формируются автоматически при создании элементов формы. Такими элементами, например, являются, графические кнопки, с которыми могут связываться события следующих категорий:

• переход по записям, обработка записей (добавление, удаление, печать, восстановление);
• работа с формой (открытие, закрытие, изменение фильтра; обновление данных, печать формы);
• работа с отчетом (печать, просмотр, отправка, вывод в файл), приложением (запуск приложения, выход из приложения, запуск Word, Excel, блокнота);
• запуск запроса, макроса, печать таблицы, набор номера.

Пользователь может сам программировать макросы и процедуры VBA для обработки различных событий, возникающих при работе в форме.

Форма на основе одной таблицы может быть построена как самостоятельная для загрузки, просмотра и корректировки таблицы, а также как вспомогательная для включения в какую-либо составную форму.

Для создания формы могут быть использованы мастера Access. Точное формирование макета формы в соответствии с требованиями, выработанными пользователем в процессе ее проектирования, обеспечивается средствами конструирования форм.

Создание однотабличной формы с помощью мастера