Економічна сутність самоменеджменту та його співвідношення з іншими видами менеджменту

      На  нашу думку основними причинами  дефіциту часу менеджерів ОАО  «Захист

рослин» є

      - Постійний  поспіх.

      - Накопичення  робіт.

      - Перевтома.

      - Метушливість.

      - Безплановість  роботи.

      - Слабка  мотивація праці.

      Для  оптимізації робочого дня керівника  ОАО «Захист  рослин»  необхідно

проводити інвентаризацію часу,  що  дозволить  розкрити  причини  виникаючих

дефіцитів часу.

      Менеджеру  для визначення симптомів нераціонального   використання  часу

можна використовувати  наступні симптоми:

      - відсутність  чіткого розкладу своєї роботи  на поточний день;

      - несвоєчасність  відповіді на ділові листи;

      -  безупинні  перешкоди  в   роботі,  викликані   частими   телефонними

дзвониками і напливом відвідувачів;

      - постійне  виконання роботи за своїх  підлеглих;

      - великий  потік усіляких рутинних справ;

      Першим  важливим  кроком  в  оптимізації   робочого  дня  менеджера   ОАО

«Захист рослин»  є аналіз  усіх  видів  його  діяльності.  Для  цього  можуть

використовуватися такі таблиці, як: Аналіз видів діяльності й витрати  часу;

Листок  денних  перешкод.  Аналізувати  можна  з   погляду   двох   позицій:

позитивних і негативних, тобто аналізувати сильні сторони  і слабкі  сторони.

 

      Загалом,  менеджеру  ОАО  «Захист   рослин»  необхідно   згадати   весь

відпрацьований день і постаратися зрозуміти, де було витрачено часу  більше,

ніж потрібно для  тієї чи іншої задачі. Тільки  при  цьому  можна  зрозуміти,

які у минулому допущені тимчасові помилки.

      Як  спосіб поліпшення використання  часу менеджеру ОАО  «Захист   рослин»

необхідно реалізувати  ідеї планування часу. При цьому  необхідно  відзначити,

щоб  правильно  виконувати  свої  функції  і  досягати   цілей,   менеджери,

насамперед, повинні  чітко уявити собі свій бюджет часу  й  сукупність  своїх

задач.  Тоді  вони  будуть  готові  передоручати  менш  важливі   справи   і

зменшувати їхнє число.

      При  плануванні часу менеджерам ОАО  «Захист рослин»  варто   дотримувати

деяких основних правил: При складанні плану дня  краще залишити 40%  робочого

часу вільними. Тобто 60% - запланований час, 20% - непередбачений  час,  20%

- спонтанний час.  Необхідно документувати витрачений  час.  При  цьому  треба

вказувати, як і, на що він був витрачений. Тобто ми  має  постійне  уявлення

про витрату свого  часу і досвід як основу для майбутньої потребі в часі.

      Як  відомо, початком системи планування  часу ОАО «Захист  рослин»   може

служити план на кілька років уперед. Він виводиться  з  плану  життя.  Після

того як складений  план на найближчі кілька років, ми може  скласти  план  на

рік.

      Далі  складається квартальний план, що  служить інструментом контролю  за

річним. Цілі, що враховуються в місячному плані  задачі  і,  переносяться  з

квартального плану  минулого місяця. Декадний план – це ще  більш  детальний,

квартального плану  минулого місяця. Декадний план – це ще  більш  детальний,

точний прогноз  майбутнього періоду.

      Денний  план являє собою останню й   одночасно  найважливішу  ступінь   у

системі планування часу, конкретне втілення (реалізацію) поставлених  цілей!

Денний план будується  на основі декадного плану

      Для  умов підприємства ОАО «Захист  рослин» складання планів  дня   можна

проводити за допомогою  методу  “Альпи”.  Цей  метод  включає  5  стадій:  а)

складання завдань; б) оцінка  тривалості  акцій;  в)  резервування  часу  (у

співвідношенні 60:40) ; г) прийняття рішень по пріоритетах  і  передорученню;

д.) контроль (облік  незробленого).

      Важливо  підкреслити,  що  менеджерам  ОАО  «Захист  рослин»   необхідно

використовувати щоденник часу. Це і календар-пам'ятка, і записна  книжка.  А

також щоденник є  гарним інструментом планування, довідником  і  інструментом

контролю. Необхідно  завжди перевіряти свої плани і змінювати  їх,  якщо  вони

виявляються не здійсненними чи не дозволяють  досягти  поставленої  мети  до

терміну.

      Ще  одним  перспективним  способом  управління  часом,   що   доцільно

впровадити в менеджмент ОАО «Захист рослин» є  складання  розпорядку  дня  й

організація трудового  процесу  менеджера.  Організація  свого  робочого  дня

повинна відповідати  основному принципу: “Робота повинна  підкорятися мені,  а

не навпаки”.

      На  нашу думку в умовах ОАО  «Захист рослин»  для  організації   робочого

дня необхідно реалізувати  25  правил,  які  можна  розділити  на  3  групи:

правила початку  дня, основної частини дня й кінця  дня.

      Загальновизнаною  думкою  в  сучасному  менеджменті   є  той  факт,  що

ефективне керування  робить дія оперативної  інформації,  комунікації,  тобто

здатність  обмінюватися  інформацією.  Тому  менеджер  ОАО  «Захист  рослин»

повинний   розуміти   важливість   комунікації,   постійно    удосконалювати

комунікацію.

      Загалом,  в  умовах  нашого  підприємства   доцільно   використовувати

наступні способи  удосконалювання інформаційного обміну:

     1. Регулювання  інформаційних потоків.

     2. Управлінські  дії.

     3. Системи  зворотного зв'язку.

     4. Системи  збору пропозицій.

     5.  Інформаційні  публікації.

     6.  Сучасна  інформаційна технологія.

      З  технічної точки зору на підприємстві  ОАО «Захист  рослин»  необхідно

удосконалити існуючі  інформаційні технології. Суть удосконалення  полягає  в

створенні  локальної  комп'ютерної  мережі   в   межах   секретар   директор

підприємства з  обопільним виходом в Інтернет.

 

 

 

 

 

      3.3 Економічна ефективність впровадження  запропонованих заходів

 

 

      Для  оцінки економічної  ефективності  менеджерської  технології  одних

тільки традиційних  методів  підрахунку  прибутку  недостатньо.  Адже  кожна

гривня, яку витрачають на  управлінську  технологію,  узята  з  інших,  дуже

важливих статей витрат підприємства.

      Відома  проблема не піддається підрахунку  в  багатьох  проектах.  Деякі

менеджери застосовують формальний  підхід  для  виміру  кількісної  величини

ефективності  всієї   нової   менеджерської   технології.   Насправді   вони

цікавляться коректним  способом визначення тих нескінченно  малих  невловимих

вигод від  застосування  таких  технологій,  що  виправдовують  асигнування,

виражені сумою  в гривнях.

      Загалом,  ступінь  ефективності  визначають  тим,  наскільки   вигідні

рішення прийняті з  погляду функціонування бізнесу  незалежно від того,  у  що

це обходиться.  Якщо  система  аналізу  й  обліку  робочого  часу  менеджера

високоефективна, бізнес виграє від їхньої діяльності.

      Також  необхідно відзначити, що ефективність  не  обов'язково  показник

того,  наскільки  ці  задачі,  чи   інфраструктура   процесів   відповідають

загальним  виробничим  цілям  нашого  підприємства.  Загалом,  обґрунтування

корисності  -  це  мистецтво  маркетингу,  що  нелегко   дається   більшості

менеджерів старих формацій.

      На  нашу думку в  умовах  підприємства  ОАО  «Захист  рослин»,  є   сенс

використовувати наступний  алгоритм оцінки  ефективності  капіталовкладень  у

менеджерські технології.

менеджерські технології.

      Виробничий  підрозділ,  що  знайшов  новий   додаток,  готує   технічне

обґрунтування.

      Співробітники  економічного відділу аналізують  пропозицію і допомагають

менеджерам оцінити  прямий і непрямий ефект.

      Очікуваний  ефект підрозділяється на обчислювальний (той, що приведе до

матеріальної економії) і не обчислювальний.

      По  оцінках обчислювальних витрат  і  доходів  виробляється  традиційний

розрахунок  прибутку  на   інвестуємій   капітал.   Необчислювальні   ефекти

включаються в обґрунтування  окремими розділами для розгляду комітетом  вищих

керівників.

      Керівник  виробничого підрозділу затверджує  остаточне обґрунтування.

      Проект  передається на твердження в  раду директорів.

      Установлюється  дата представлення  звіту   про  реалізацію  проекту,  у

якому порівнюються очікувані показники з фактичними.

      Ефективність  запропонованих заходів  щодо  удосконалення  використання

робочого часу менеджера  в ОАО «Захист рослин» нами проводилася за  загальною

методологічною схемою:

 

|Ефективність заходів    |Результати (ефект)      | (3.1)           |

|                        |Ресурси витрати         |                 |

|                        |(витрати)               |                 |

 

            В цілому, при оцінці ефективності  менеджерських заходів в умовах

нашого   підприємства   використовувалися   наступні    фінансово-економічні

показники:

 

 

      Індекс  доходності за інвестиційним  проектом

|ІДІ              |ЧГП      | (3.2)                               |

|                 |ІВ       |                                     |

 

      Де  ІДІ - індекс доходності за  інвестиційним проектом

      ЧГП  -  загальна  сума  чистого   грошового  потоку  за   інвестиційним

проектом, грн.

       ІВ - вартість інвестиційних витрат  за проектом, грн.

      Період  окупності інвестицій

 

 

      |ПОІ            |ІВ     | (3.3)                                     |

|               |ЧПГр   |                                           |

 

      Де  ПОІ – період окупності інвестицій, рік

      ЧПр  - річна сума чистого грошового  потоку за  інвестиційним  проектом,

грн.

      Виконаємо  послідовні економічні  розрахунки  щодо  економічної  оцінки

ефективності запропонованих заходів у ОАО «Захист рослин».

      На  теперішній час в ОАО “Захист  рослин”  немає  посади  секретаря.  На

нашу думку її доцільно впровадити та  розширити  обов'язки  до  посади  офіс

-менеджера. Людина, яка б виконувала ці обов'язки, повинна мати вищу  освіту

та вміння працювати  на комп'ютері. В умовах Криворіжжя  її  посадовий  оклад

має бути 400  грн.,  а  з  урахуванням  нарахувань  по  нашому  підприємству

необхідно щомісяця витрачати 548,80 грн. (табл. 3.1).

      При  виконані розрахунків, щодо оптимізації  роботи секретаря  директора

нашого  підприємства  необхідно  знайти  за  допомогою  кадрового  агентства

відповідну людину, та обладнати робоче міста секретаря.  Аналіз  розрахунків

показав, щодо для  впровадження цього заходу  необхідно  витратити  7  685,60

грн., значна, частина  яких припадає за заробітну плату  офіс-менеджера.

 

                                                                 Таблиця 3.1

Розрахунок  витрат   пов'язаних   з   упровадження   менеджерського   заходу

      “Оптимізація  роботи секретаря директора”  в ОАО «Захист рослин»

 

|№  |СТАТТІ ВИТРАТ                |СУМА ВИТРАТ, ГРН.     |ПИТОМА  ВАГА  |

|   |                             |                      |ВИТРАТ, %    |

|   |                             |щомісячно  |щорічно   |             |

|1  |Пошук працівника             |-          |200,00    |2,60         |

|2  |Обладнання  робочого міста    |           |900,00    |11,71        |

|3  |Заробітна плата              |548,80     |6 585,60  |85,69        |

|4  |РАЗОМ                        |           |7 685,60  |100, 00      |

Для оптимізації  робочого дня директора ОАО «Захист  рослин»  необхідно

обладнати робоче місто (провести  модернізацію  компьтера)  та  організувати

його участь у  навчальному тренінгу (табл. 3.2).

                                                                 Таблиця 3.2

Розрахунок  витрат   пов'язаних   з   упровадження   менеджерського   заходу

      «Оптимізація  робочого дня керівника» в  ОАО «Захист рослин»

|№  |СТАТТІ ВИТРАТ                |СУМА ВИТРАТ, ГРН.     |ПИТОМА  ВАГА  |

|   |                             |                      |ВИТРАТ, %    |

|   |                             |щомісячно  |щорічно   |             |

|1  |Обладнання  робочого міста    |           |1 410,00  |70,15        |

|2  |Участь у  тренінгу            |           |600,00    |29,85        |

|3  |РАЗОМ                        |           |2 010,00  |100, 00      |

 

      В   цілому  для  впровадження  заходу  щодо  оптимізації   робочого  дня

керівника ОАО «Захист  рослин» необхідно витратити 2 010,00 грн.

      На  нашу думку для оптимізація  інформаційного обміну між   директором  і

секретарем  необхідно  виконати   наступні   кроки:   установити   додаткове

обладнання та програмне  забезпечення на комп'ютери  секретаря  та  директора

(оптимізувати  інформаційні  системи),  провести   навчання   секретаря   та

здійснити йому додаткову  грошову доплату (табл. 3.3).

      В  цілому, для  впровадження  заходу  щодо  Оптимізація  інформаційного

обміну між директором і секретарем ОАО «Захист рослин»  необхідно  витратити

4 446,40 грн.

      Підсумовуючи  розрахунки,  пов'язані  з   упровадження  в  ОАО  «Захист