Коммуникационное взаимодействие организации с внешней средой

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                         5

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  ИЗУЧЕНИЯ 

КОММУНИКАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОРГАНИЗАЦИИ 

С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ                                                                                          7

1.1 Коммуникации: понятие,  сущность, функции, классификация 7

1.2 Коммуникационный процесс 13

1.3 Структура внешней среды организации. Коммуникации организации

с внешней средой                                                                                                   19

2 АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИЙ  ОРГАНИЗАЦИИ С ВНЕШНЕЙ 

СРЕДОЙ НА ПРИМЕРЕ  ОАО «ГМС НАСОСЫ» 27

2.1 Технико-экономическая  характеристика ОАО «ГМС Насосы» 27

2.2 Анализ хозяйственной  деятельности и финансового состояния

ОАО «ГМС Насосы» 31

2.3 Анализ внешних коммуникаций ОАО «ГМС Насосы» 37

3 ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  КОММУНИКАЦИЙ 

ОАО «ГМС НАСОСЫ» С  ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ 44

3.1 PR как средство повышения эффективности внешних коммуникаций

ОАО «ГМС Насосы» 44

3.2 Создание PR-службы в ОАО «ГМС Насосы» как оптимальной

технологии коммуникационного  взаимодействия организации 

с внешней средой 50

3.3 Пути повышения эффективности внешних коммуникаций

ОАО «ГМС Насосы 57

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 62

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 64

ПРИЛОЖЕНИЕ А «Структура ОАО «ГМС Насосы»»         66

ПРИЛОЖЕНИЕ Б «Бухгалтерская отчетность за 2007 год» 67

ПРИЛОЖЕНИЕ В «Бухгалтерская отчетность за 2008 год» 77

ПРИЛОЖЕНИЕ Г«Бухгалтерская отчетность за 2009 год» 88

ПРИЛОЖЕНИЕ Д «Показатели хозяйственной деятельности  

ОАО «ГМС Насосы»» 98

ПРИЛОЖЕНИЕ Е «Показатели финансового состояния

ОАО «ГМС Насосы»  101

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж «Коммуникативные и экономические показатели

эффективности on-line коммуникаций» 103

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Коммуникация  всегда играла и продолжает  играть фундаментальную роль в жизни  людей  на протяжении всей  истории  развития  цивилизации.  На современном этапе значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности постоянно возрастает, что связано с изменениями социально – экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований [4].

В английском  языке  термин  communikation  имеет несколько значений:  общение, контакт,  сообщение, связь,  средство  связи. Вместе  с тем большинство авторов определений этого понятия трактуют  коммуникацию  как  взаимодействие в процессе  общения  и передачи  информации.  В теории организации и управления коммуникации рассматриваются прежде всего как предпосылка принятий решений и как способ существования и функционирования социальных систем [1].

Обмен информацией включен  как важнейшее звено во все  основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации [7].

В связи с этим одной  из главных целей управления в  организации является формирование коммуникационных системы и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации.

Актуальность данной курсовой работы обуславливается тем, что правильно выстроенные коммуникации обеспечивают  предприятию стабильные позиции на рынке, выстраивание долгосрочных отношений с бизнес - партнерами, завоевание лояльности клиентов, формирование позитивного имиджа и репутации организации.

Предметом исследования данной курсовой работы являются коммуникации предприятия с внешней средой. В качестве объекта выступает ОАО «ГМС Насосы» - крупнейший поставщик насосного оборудования для ведущих отраслей народного хозяйства России.

Целью курсовой работы является теоретическое и практическое изучение внешних коммуникаций организации, а также поиск методов и средств их совершенствования.

Достижение данной цели предполагает решение ряда следующих задач:

- изучить сущность  и виды коммуникаций;

- изучить основные  этапы коммуникационного процесса;

- изучить классификацию  внешней организационной среды;

- провести анализ технико-экономической  и хозяйственной деятельности ОАО «ГМС Насосы», его финансового состояния;

- провести анализ коммуникаций  ОАО «ГМС Насосы» с внешней  средой;

- разработать рекомендации  по повышению эффективности существующих внешних коммуникаций и предложить методы и способы их дальнейшего совершенствования.

Исходными данными для  написания работы послужили литературные источники, средства массовой информации, а также формы бухгалтерского баланса и годовые отчеты исследуемого предприятия за 2007 – 2009 год.

В ходе данного исследования были изучены публикации  и  ряда других авторов.

В аналитической части  рассматривается эффективность  взаимодействия ОАО «ГМС Насосы» с внешним окружением, выявляются основные элементы внешних организационных коммуникаций; проводится анализ финансового состояния и хозяйственной деятельности предприятия, основанный на данных, полученных при изучении отчетности ОАО «ГМС Насосы».

 

 

 

 

          1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИЗУЧЕНИЯ

   КОММУНИКАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

   ОРГАНИЗАЦИИ С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ

 

1.1 Коммуникации: понятие, сущность, функции,

            классификация

 

Деятельность любого руководителя связана с выполнением следующих процедур и операций:

- получение, проверка  и обработка информации;

- разработка и реализация  решений;

- контроль и корректировка  их выполнения;

- систематизация и хранение данных по выполненным решениям.

Основным способом реализации этой деятельности является осуществление коммуникаций (от лат. communicatio – «общее» или «разделяемое всеми») [11]. Коммуникации – это процесс обмена информацией между двумя и более людьми [3]. Понятия информации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается [8].

 На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это становится понятным, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации называют связующими процессами [2].

Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т. е. полезные для процесса управления.

Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными и руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями пронизан весь процесс производства и управления [11].

Коммуникационные потребности организации зависят от:

- характеристик внешней  среды организации (ее динамичности, сложности, неопределенности);

- задач, решаемых организацией (например, если ставится задача  выпустить качественно новый товар, захватить новые рынки сбыта, осуществить модернизацию производства, диверсификацию деятельности, то потребность в коммуникациях резко возрастает);

- основных характеристик  организации - масштабов, структуры,  сферы деятельности, характера производимой  продукции (услуг), степени диверсификации, позиции в отрасли и т.д [22].

Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся  коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т. д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

В качестве коммуникаций для организации используются различные  формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и реклама. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т. е. существует множество способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся  межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем и рабочей группой, неформальные коммуникации [2].

Система коммуникаций достаточно сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков (рисунок 1).

 

 

Рисунок 1 – Классификация  коммуникаций

 

На рисунке 1 представлена классификация коммуникаций по направленности, по виду отправителя, по средствам передачи информации и по виду получателя.

Классификация коммуникаций осуществляется в зависимости от:

- средств коммуникации;

- целей и задач,  решаемых в процессе коммуникаций.

- субъектов коммуникации (внешних и внутренних) [5].

Вертикальные коммуникации предполагают обмен информацией  между уровнями и в рамках самой организации. При этом выделяются коммуникации по восходящей снизу вверх (мастер – начальник цеха – директор) и по нисходящей сверху вниз (соответственно директор – начальник цеха – мастер).

Горизонтальные коммуникации осуществляются между подразделениями одной организации (торговый отдел – планово-экономическая служба – бухгалтерия) либо отдельными исполнителями, а также с деловыми партнерами (фирмами, ассоциациями, компаниями и др.) [9].

Конкретная коммуникация характеризуется, как правило, совокупностью признаков. Например, рабочее собрание руководителей подразделений на предприятии можно квалифицировать как внутрифирменную, формальную, вертикальную, вербальную и невербальную коммуникацию.

Кроме того, в менеджменте коммуникации осуществляются разными методами, в связи с этим их можно разделить на следующие группы:

- познавательные (для  передачи или обмена данными);

- экспрессивные (о  чувствах, взглядах, оценках);

- убеждающие (с целью  влияния на клиента или наоборот);

- социально-ритуальные (для  обеспечения норм общения);

- несловесные (любые  другие) [11].

Коммуникации в организации  выполняют следующие функции:

- информативные –  передача истинных или ложных  сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов решений;

- мотивационные –  побуждение работников к исполнению  и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов и т.д.;

- контрольные – отслеживание  поведения работников различными  способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

- экспрессивные –  способствование эмоциональному  выражению чувств, переживаний, отношения  к происходящему; удовлетворение  социальных потребностей [10].

Цели коммуникации:

- обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления, а также между организацией и ее окружением;

- совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;

- регулирование и рационализация информационных потоков [7].

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать  отдельные личности, группы и организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, восприятий, отношений и т. п. от одного лица другому в устной, письменной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции. Для того чтобы коммуникация состоялась в межличностном варианте, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах, вкус и т.п. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в организации: