Основные понятия и категории библиотечного менеджмента

 

 

 

Тема: «Основные понятия и категории библиотечного менеджмента»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

 

Введение 5

1. Менеджмент и самоорганизация 7

1.1 Менеджмент. Его сущность и понятия 9

1.2 Важно представлять, что понимается под организацией 12

1.3 Взаимоотношение членов организации 16

2. Взаимоотношения членов организации 22

2.1 Проблемы единства механизмов менеджмента в сфере культуры 23

2.2 Сущности и характерные черты библиотечного менеджмента 25

3. Особенности менеджмента в сфере культуры 34

Заключение 42

Список литературы 45

 

 

 

Введение

 

Менеджмент - вид профессиональной деятельности, направленный на формирование и использование ресурсов организации для достижения конечных целей. Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического механизма менеджмента. Менеджмент также означает область знаний, которая направлена на изучение возможностей эффективного управления. Кроме того, менеджмент - это управляющий персонал предприятий и фирм. Таким образом, менеджмент представляет собой многоплановое явление, которое охватывает происходящие в организации процессы.

Менеджмент предприятия регулируется законами развития рынка, поэтому одной из целей менеджмента является приспособление деятельности предприятия к постоянно меняющимся условиям рынка. Рассматривая менеджмент как процесс, можно увидеть, что управление представляет собой систему, работа которой заключается в выполнении связанных между собой функций. Основными функциями менеджмента являются: планирование, организация, мотивация, координация и контроль.

При планировании определяются цели и план деятельности предприятия, средства, необходимые для реализации этого, разрабатываются также наиболее эффективные методы достижения целей. Основываясь на прогнозах и стратегических планах, обеспечивается вся будущая работа предприятия.

При организации происходит распределение задач между работниками (подразделениями) и установление взаимодействия между ними. Главной задачей является формирование структуры компании и обеспечение ее всем необходимым (оборудование, денежные средства, персонал и т.д.). Организация направлена на создание необходимых условий для достижения запланированных целей.

Целью мотивации является стимулирование работников для эффективной производительности труда и для последующей реализации запланированных целей.

Координация - одна из основных функций менеджмента, которая гарантирует непрерывность действий. Целью координации является достижение согласованности в работе всех звеньев организации. Такая согласованность достигается путем установления оптимальных связей между ними (собрания, отчеты, компьютерная связь и т.д.).

Задача контроля заключается в количественной и качественной оценке результатов работы. Цель контроля - создание системы управления, которая поможет предприятию достичь намеченных целей своего развития. Поэтому основными инструментами контроля являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

Если рассматривать организацию как некую систему, то наряду с такими ее свойствами, как открытость, реальность, сложность, целостность, полиструктурность, изменчивость, иерархичность можно выделить то, что организация -- это еще и «живущая» система. Организация имеет свои входы и выходы. Внутри нее происходит трансформация входов в выходы. Организация имеет свои границы, она живет в окружающей ее среде, которая влияет на нее.

Живой системой можно назвать растение, животное, человека, т.е. любой объект белковой формы существования. Понятно, что организация не является таким объектом, следовательно, она не живая система. Но любая организация проявляет некоторые свойства живого организма, такие как изменчивость, адаптируемость, целостность, открытость, развиваемость, выживаемость и т.д. Следовательно, организация, как и живая система, является живущей системой. Менеджмент существует для того, чтобы придавать организации свойства живущей системы, развивать ее.

 

 

 

1. Менеджмент и самоорганизация

 

Можно выделить четыре основных функции всей социальной подсистемы организации, а также ее менеджеров всех уровней. Этими функциями являются:

Адаптация (А), Интеграция (И), Долгосрочное Развитие (Р), Достижение цели (Ц) -- краткосрочные цели, связанные с производством продукции.

Адаптация (А) -- концентрация ресурсов для выживания. Адаптация к изменениям ситуации внутри и вокруг организации.

Организация должна также объединять и интегрировать действия по разрешению внутренних конфликтов организации и для становления мягкого взаимодействия между ее людьми -- Интеграция (И).

Наконец, она должна гарантированно обеспечить долгосрочное развитие технической системы, структур, знаний, навыков, мотивации людей для соответствия будущим требованиям целей, среды и системы -- Долгосрочное развитие (Р).

Многие организации имеют специальные отделы и институты для выполнения функций (Ц, А, И, Р). Например, отделы промышленного инжиниринга, планирования, управления кадрами и обучения, институт менеджеров могут отвечать за ту или другую из четырех функций. Однако, по опыту известно, что не все деятельности управляются специализированными отделами. В самом деле, неформальная деятельность, зачастую, является более влиятельным и действенным средством управления по сравнению с официальными методами.

Интегрирование, адаптация, развитие могут осуществляться по решению и под волевым воздействием менеджеров или формироваться специально выделенными людьми (социологи, психологи) -- структурными элементами организации. Это необходимо и полезно. Однако, если эти функции социальной системы не стали сущностью целевых установок и постоянным усилием каждого (большинства) индивидуумов организации, административная «управляющая» часть элементов социальной системы рано или поздно будет вступать в конфликты явного и скрытого толка со своими подчиненными.

Когда система целеформирования, мотивации и структурирования организации приблизится к тому, чтобы личная цель каждого индивидуума (группы) совпадала с целью организации, тогда причины конфликтов будут сведены к минимуму.

Самоорганизация может помочь компании сконцентрировать свои силы и ресурсы, и направить их в нужном направлении. В быстроменяющейся внешней среде, при условии, что менеджеры будут быстро и вовремя принимать верные решения, общая направленность всех работников предприятия на осуществление функций социальной системы (ЦАИР) может помочь принять верное решение и быстрее воплотить его в жизнь. Благодаря этому реакция на изменения внешней среды будет производиться быстрее и продуманнее, что сделает организацию лучше приспособленной к этой среде. Такая организация будет лучше функционировать как живущая система.

Организация, в период перевода себя в новое состояние должна одновременно выживать и адаптироваться в турбулентной окружающей среде. Главной силой реализации изменений является социальная система организации. Для согласования внутренних отношений, для выработки внутриорганизационных законов, писаных и неписаных правил поведения членов организации необходимо при участии всех членов организации создать документ, определяющий границы некой «трубки» допустимых поведенческих реакций работников, позволяющей в сложных для управления организацией условиях изменчивой среды поддерживать и развивать реализацию новой внутренней культуры, основных функций организации и самоорганизации.

В то время как задача претворения в жизнь разработанной и принятой к исполнению стратегии стоит перед всеми подразделениями предприятия, действующими как единое целое, совершенно ясно, что руководству (менеджменту) предприятия предстоит тщательно продумать организационный аспект -- как правильно и наиболее эффективно скоординировать работу всех элементов такого сложного механизма, как бизнес.

К понятию «организация» можно подходить с двух точек зрения: структурной и поведенческой.

При структурном подходе мы рассматриваем организацию как таковую, способы распределения производственных обязанностей и то, каким образом передаются полномочия и ответственность в рамках организации.

При поведенческом подходе в центре исследования находится человек. Независимо от того, насколько тщательно продумана структура организации, деятельность будет определяться в первую очередь людьми, входящими в состав этой организации, их способностями и мотивацией к труду.

 

1.1 Менеджмент. Его сущность и понятия

 

Прежде чем приступить к изучению данного вопроса, определим, что мы понимаем под словом «менеджмент». Это слово употребляется нами в трех значениях: генеральный менеджмент; менеджмент на уровне отдела (подразделения); процесс менеджмента.(1)

Генеральный менеджмент. Под генеральным менеджментом понимаются все менеджеры (управляющие), независимо от того, являются они директорами или нет, которые отвечают за постановку задач и формирование политики, за вопросы, связанные с планированием и организацией, контролем и управлением компанией. Часто употребляются такие термины, как «высшее руководство» или «высшая администрация», под которыми могут подразумеваться президент, директор, директор-распорядитель или главный (генеральный) управляющий, а также другие высшие должностные лица, например финансовый директор или заведующий финансовым отделом, которые входят в состав Совета директоров (Правления) или непосредственно перед ним отчитываются. Характер функций генерального менеджмента меняется с изменением размера компании, степени сложности решаемых ею задач. Внешняя среда также оказывает соответствующее влияние. Выполняемая им роль в целом одинакова для большинства компаний и фирм.

Организационные функции генерального менеджмента предприятия включают:

• непосредственно организационную функцию, то есть формирование наиболее приемлемой организационной структуры в соответствии со стратегией деятельности компании, причем каждый служащий компании должен наилучшим образом отвечать предъявляемым к нему производственным требованиям;
• управление, то есть управление деятельностью компании, реализацию планов, преобразование последних в производственные обязанности для среднего и низшего звена служащих и других работников компании, стимулирование качественного выполнения работы. Следует отметить, что одной из проблем управления является умение выбрать правильный стиль руководства.
• контроль, то есть обеспечение надлежащего выполнения работы всеми элементами организационной структуры. Системы контроля служат для измерения качества и количества проделанной работы. Главным элементом функции контроля является наличие обратной связи между получаемой информацией о результатах работы и соответствующими планами, стандартами, нормами, с тем, чтобы отклонения были проанализированы и устранены;
• координацию, то есть объединение в единое целое всех усилий каждого элемента организации. Техническими приемами координации являются соблюдение бюджета, регулярное проведение совещаний, конференций, заседаний различных комиссий. Надлежащее осуществление координации предполагает наличие развитой системы связи.

Менеджмент на уровне отдела (подразделения). Специфическая роль этого вида менеджмента будет рассмотрена позднее. На этом этапе отметим лишь его составляющие, к которым относятся: постановка задач и целей на уровне отдела в соответствии с общими задачами и целями корпорации; организация работы отдела (создание структуры, распределение обязанностей, урегулирование конфликтов); управление производственной деятельностью по выполнению плана, стимулированию качественной работы сотрудников отдела, координация производственного процесса в рамках отдела, обеспечение надлежащей связи.

Процесс менеджмента. Очевидно, что единственная существенная разница между генеральным менеджментом и менеджментом на уровне подразделений заключается в масштабах, пределах полномочий, ответственности и степени детализации. Процесс менеджмента включает в себя осуществление всех вышеупомянутых функций и может выполняться любым членом данной организации в пределах своей компетенции. Несмотря на то что мы дали определение менеджмента по отношению к тем служащим компании, которые отвечают как минимум за подразделение, тем не менее функции менеджмента могут выполняться инспектором (контролером), мастером (бригадиром), то есть теми, кого мы обычно не называем менеджерами. Однако им все же приходится быть менеджерами на своем, пусть и невысоком, уровне.

 

1.2 Важно представлять, что понимается под организацией

 

Есть, к примеру, следующее определение сущности организации как процесса: это составная часть менеджмента, которая заключается в решении вопросов формирования структуры, касающихся:

• ответственности, посредством которой поставленные перед предприятием задачи распределяются между отдельными руководителями (менеджерами): инспекторами-контролерами и другими служащими;
• формальных внутренних взаимоотношений между служащими предприятия по поводу распределения ответственности.

Данное определение окажется нужным и при рассмотрении вопросов, затрагиваемых в последующих главах.

Необходимо усвоить и нашу трактовку следующих слов и выражений, используемых в данной области:

«Организовать» -- значит спланировать и определить те функции и действия, которые необходимы для выполнения той или иной работы, а также объединить эти функции и действия в рамках группы, сектора, отдела, подразделения.

«Организационное взаимодействие». Если исходить из того, что менеджмент в целом распадается на отдельные позиции менеджмента в рамках структуры, то те формальные отношения, которые существуют между отдельными позициями менеджмента, и будут называться организационным взаимодействием.