Особенности управления женским коллективом

Содержание

Введение

1. Глава 1

1.1 Основные принципы автоматизации  документационного обеспечения  управления

1.2 Распознавание образов как неотъемлемый  этап работы в системе электронного  документооборота (СЭД)

1.3 Жизненный цикл документа

1.4 Согласование документов в СЭД

1.5 Работа с шаблоном документа

1.6 Организация создания АС ДОУ

1.7 Международные требования к системам  автоматизации делопроизводства

1.8 Обзор СЭД на российском рынке

1.8.3 Краткие характеристики системы  «Optima-Workflow»

1.8.4 Краткие характеристики системы  «БОСС-Референт»

1.8.5 Краткие характеристики системы  «Дело»

1.8.6 Краткие характеристики системы  «Евфрат-Документооборот»

1.8.7 Краткие характеристики системы  «PayDox»

1.9 Значимость СЭД для автоматизации  бизнес-процессов предприятия

2. Практическая часть

2.1 Постановка цели

2.2 Моделирование организации

2.3 Расчет эффективности внедрения  СЭД

2.4.1 Вычисление расходов

2.4.2 Оценка эффекта

2.5 Анализ результатов

2.5.1 Проблемы внедрения СЭД

2.5.2 Эффективность автоматизации документооборота

Заключение

Список  использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

. В современном обществе  информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет  качество управления.

В последнее время все  больше предприятий сталкиваются с  проблемой улучшения управляемости  компании: улучшение контроля и ускорение  бизнес-процессов, улучшение возможности  их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение  производительности труда и так  далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение  автоматизированной системы. Однако в  настоящее время попытка решения  задачи внедрения такой системы  наталкивается на существенные сложности.

В современной организации  руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:

Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.

Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.

Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий  и отслеживание взятых на себя обязательств.

Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой  для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее  значение приобретает оперативность  в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование  накопленной информации и предыдущего  опыта.

Тема автоматизации процессов  документооборота становится в последнее  время все более и более  актуальной. Все больше компаний достигает  необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов  и внедрения средств для их автоматизации.

На рынке сложилась  некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь  решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное  обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении  и, соответственно, увеличивает стоимость  проекта. А покупатели систем, как  правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более  легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практических внедрений  показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному  охлаждению руководства компании к  этой теме.

Рынок систем автоматизации  документооборота в настоящее время  находится в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей систем, в той или  иной степени решающие задачи такого класса, на рынке отсутствуют однозначные  лидеры. Более того, на сегодня спрос  не сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей  не всегда имеется четкое представление  о том, что они хотят получить в результате. Подобная ситуация несколько  упрощает появление на рынке новых  игроков и поиск новых способов позиционирования.

Целью данной курсовой  работы является определение эффективности внедрения системы электронного документооборота на смоделированной фирме. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- исследование понятия  информационных технологий, видов,  специфики и способов их внедрения  с целью совершенствования ДОУ;

- рассмотрение структуры  рынка программных продуктов  в области электронного управления  документацией;

- классификация, сравнение  и характеристика данных продуктов;

- разработка основных  критериев выбора эффективной  автоматизированной системы управления  документацией;

- внедрение корпоративной  системы электронного управления  документацией (корпоративного электронного  документооборота) в рамках смоделированного  предприятия;

- анализ полученных результатов.

 

Глава 1.

1 Основные принципы  автоматизации документационного  обеспечения управления

Времена меняются, и на смену  классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота.

Как правило, документы различаются  по типам носителей информации. И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей.

Электронные носители информации могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Использование компьютеров  для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению  электронного документа (ЭД). Электронные  документы зависят от технологии, формата и стандарта его создания.

Для восприятия ЭД требуются  специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные  средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному  носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом  преимуществ по сравнению с бумажным документом: простотой внесения изменений, использованием заранее заготовленных  форм документов, оперативностью при  передаче документа по электронной почте.

Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа  и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Электронная  цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого  ключа электронной подписи. Ключ электронной подписи позволяет  установить отсутствие утраты, искажения  или подделки информации в электронном  документе, а также подделки подписи  обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Классификация информационных технологий является методологической основой выбора и использования  технологии при решении задач  документационного обеспечения  управления.

Возможна следующая классификация  информационных технологий:

по функциям обеспечения  управленческой деятельности (технология подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров; технология подготовки презентаций на основе графических  процессоров; технология подготовки табличных  документов на основе использования  табличных процессоров и т. д.);

по типу пользовательского  интерфейса (командный, графический  интерфейс пользователя, интерфейс  поисковых систем);

по обслуживанию предметной области (страховая деятельность, банковская деятельность и т. д.).

Преобладающими информационными  технологиями, начиная с середины 80-х гг. являются компьютерные, поэтому  можно говорить о реализации офисной  деятельности в рамках автоматизированного  офиса, которая имеет техническую, программную и организационно-методическую основу. Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систем коммуникации персонала, а лишь дополнить ее.

Техническую основу современных  информационных технологий или электронного офиса составляют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники  и средства организационной техники. Это персональные компьютеры, электронные пишущие машинки.

Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает нормативно-методические материалы  по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управления; инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого персонала в  рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.

Глобальная сеть объединяет компьютеры в разных странах и  континентах, например, широко известная  сеть Internet. Объединение глобальных, региональных и локальных вычислительных сетей позволяет создать многосетевые иерархии, позволяющие не только обрабатывать информационные массивы, но и обеспечивать доступ к ним.

Для обеспечения связи  в глобальных сетях выработаны единые правила, которые называются технологиями Internet.

В настоящее время появилась  возможность создания корпоративных  сетей, которые представляют собой  объединение локальных сетей  в пределах одной корпорации (например, филиалов, территориально удаленных  друг от друга) для решения общих  задач. Ведь, действительно, любая организация - это совокупность взаимодействующих  элементов (подразделений), которые  связаны между собой как функционально (выполняют отдельные виды работ  в рамках единого бизнес-процесса), так и информационно (обмениваются документами, устными распоряжениями и т. д.). Поэтому создание единого  информационного пространства на основе корпоративной информационной системы  является необходимым условием для  повышения эффективности деятельности организации и реализации процессов  управления.

Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы  является система электронного управления документами (ЭУД). Организация работы с документами - это составная  часть процессов управления и  принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для  принятия решения или утверждения  и отправляются из организации.

Число организаций, где внедрена система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота был в основном крупный и средний  бизнес, то теперь дело дошло и до небольших предприятий.

Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс  создания, управления доступом и распространения  больших объемов документов в  компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в  организации. Типы файлов, которые, как  правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные.

Системы ЭУД включают:

1) системы электронного  документирования (делопроизводства);

2) системы электронного  документооборота;

3) корпоративные системы  электронного управления документами.

С документами любого содержания необходимо выполнять некоторые  действия: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход исполнения, накладывать  резолюции. Специализированные системы  как раз и предназначены для решения таких задач, например для автоматизации делопроизводственной деятельности предприятия.

Корпоративные системы управления документами - это, по сути, платформы  для создания различных решений, ориентированных на обработку документов. Специализированные решения, в свою очередь, ориентированы на решение  конкретных задач, таких как автоматизация  традиционного отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе рабочих мест. При этом специализированные системы не предназначены для  решения задач, связанных с содержательной частью документа.

1.2 Жизненный цикл документа

На рынке сейчас представлен  достаточно широкий спектр таких  программных решений, каждое из которых  чем-то, но отличается от других. Как  разобраться в этой пестроте? Одна из характеристик, особенно важная для  секретаря или делопроизводителя, который будет работать в такой  системе - какой этап жизненного цикла документа автоматизирует конкретная система.