Предложения по совершенствованию работы начальника и организации труда общего отдела на ОАО

К первой группе отнесем  те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость  работы, плохо налаженный в организации  обмен информацией, отсутствие четкого  распределения работ по степени  их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда.

Ко второй группе отнесем  факторы, которые, которые не зависят  от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто  срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры  времени».

К третьей группе отнесем  факторы, которые непосредственно  зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы  снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти  факторы не позволят рационально  использовать ему свое рабочее время. Это может быть, самой серьезной  группой факторов, так как чтобы  эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя - это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Для решения проблем, связанных  с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать  свой рабочий день. Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов  и рекомендаций, и для каждого  человека и организаций следует  подбирать их отдельно, индивидуально.

Рассмотрим некоторые  методики тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если неизвестно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета  времени - это ведение записей. Также  расходуемое время можно учитывать  в таблицах, в которых должны быть указаны следующие параметры:

• вид деятельности - для определения вида деятельности;
• время начала и окончания соответствующего вида деятельности;
• длительность соответствующего вида деятельности - для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

Наиболее благоприятным  является ведение учета времени  в процессе работы, так как при  учете времени «потом» можно  забыть некоторые важные детали.

В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны использования  временного ресурса. Для этого необходимо ответить на некоторые вопросы, такие  как:

• была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);
• были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);
• было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации)
• был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

В результате анализа выявляются «поглотители времени», различные ошибки использования рабочего времени, необходимо определить их причины, выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного руководителя.

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для  наиболее хозяйственного его использования  при достижении каких-либо целей  и задач, стоящих перед руководителем  или организацией. Планирование может  быть долгосрочным, среднесрочным и  краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое  путем планирования работы, состоит  в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете  к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени  на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после  которого дальнейшее увеличение времени  на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные  и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя из цели жизни  или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются  результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать  целям. При этом желательно соблюдать  некоторые правила планирования.

Во-первых, следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы  план был не просто перечнем дел, которые  необходимо выполнить за день, стоит  его делать еще и мотивирующим инструментом - ориентировать его  на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно  было поставить рядом с это  записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

Во-вторых, следует учитывать  результаты предшествовавшего анализа  использования рабочего времени. В  процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени  и способы нейтрализации последствий  этих ошибок.

В-третьих, не следует планировать  полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать  не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел  и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

Для решения вопроса, а  перепоручение дел следует разделить  дела по степени их срочности и  важности. При этом наиболее срочные  и важные задачи следует решать руководителю немедленно, важные. Но не срочные можно  отложить, остальные же 2 категории  дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные  дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка - для этого желательно всегда иметь его под рукой.

Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного  изменения окружающей среды может  оказаться так, что некоторые  планы руководителя уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

Планы должны быть реалистичными  и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с  планами коллег, подчиненных, руководства  более высокого уровня.

В каждом конкретном случае следует путем анализа искать свои способы борьбы с нерациональным расходом временного ресурса, и эти  способы в каждом случае будут  специфическими для каждого человека.[26,с.58]

Но без учета и анализа  использования рабочего времени, составленные руководителем планы личной работы оказываются оторванными от реальных условий. Проектирование рациональной организации труда руководителя требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем и изучения структуры его затрат. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы.

Для изучения содержания труда  и структуры затрат рабочего времени  руководителей могут быть использованы следующие методы: анкетный и устный опросы, наблюдения.

Анкетный и устный опросы проводятся с целью изучения существующего  состояния организации труда  и использования рабочего времени, а также для изучения мнения сотрудников  о необходимости проведения специальных  мероприятий, способствующих повышению  эффективности и улучшению условий  труда.

Рационализация трудовых процессов, установление технически обоснованных норм времени основывается на всестороннем изучении производственных и управленческих процессов, исследовании взаимодействия элементов, их составляющих, выявлении  потерь и нерациональных затрат рабочего времени.

На практике изучение затрат рабочего времени руководителей  наиболее часто осуществляется с  помощью специальных наблюдений, результаты которых служат для: совершенствования  организации труда и производства; разработки норм и нормативов времени; выявления потерь и непроизводительных затрат рабочего времени; установления причин невыполнения или перевыполнения норм.

Наблюдения для изучения затрат рабочего времени различаются  по видам, методам и способам проведения, а также по способам регистрации  и формам записи результатов. В зависимости  от цели изучения затрат рабочего времени  различают следующие виды наблюдений: фотография рабочего времени, хронометраж  и фотохронометраж. В практике нормирования труда сегодня наиболее часто используется метод фотографии рабочего времени.

Характеристика данных видов  наблюдений представлена в таблице 1.

После завершения наблюдения зарегистрированные данные должны быть систематизированы и проанализированы в соответствии с целью проводимого исследования.

Для обеспечения возможности  анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в  отдельные, относительно самостоятельные  группы. Классификационные группы затрат рабочего времени руководителя) определяются в зависимости от выбранного критерия. В качестве критерия могут выступать следующие факторы: характер выполняемых работ; функции руководства коллективом; место выполнения работы; форма работы; методы выполнения управленческих операций.

Используя данные о структуре  затрат, можно провести анализ соответствия фактических затрат рабочего времени  планируемым, а также определить потери рабочего времени с точки зрения достижимости намеченных целей. Нетрудно определить пропорцию, в которой время расходуется на получение необходимой информации, распределение заданий и передачу полномочий, проведение совещаний, телефонные разговоры, на прочие вопросы, не подлежащие классификации. Можно определить, сколько времени тратит руководитель на каждый вид работы, связанный с установившейся практикой или с решением повторяющихся задач, и сколько на одноразовые действия, собственно административную работу.

На заключительном этапе  анализа целесообразно определить причины, мешающие рационально использовать рабочее время руководителю. При  этом следует помнить о том, что  важно учитывать не только внешние, но и так называемые внутренние помехи, когда руководитель нарушает ход  своего трудового процесса. Это позволит определить вредные привычки и наиболее часто повторяющиеся ошибки того стиля работы, который практикует руководитель.

Полученные в результате исследования данные и проведенный  анализ должны обеспечить разработку практических предложений по рационализации использования рабочего времени  руководителем и устранению основных причин потерь рабочего времени. При  этом аналитические данные и полученные знания необходимо применять в повседневной практике с целью закрепления  положительных сторон стиля работы, который практикует руководитель, и отказа от тех отрицательных его черт, которые удалось установить с помощью проведенного анализа.[34, с. 96-99]

Требования к организации  рабочего места руководителя

Если рассматривать рабочее  место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую  часть работы. От того, какой это  будет кабинет, зависит, и то, как  будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено  рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет его работа.

Рабочее место руководителя представляет собой обособленную часть  помещения предприятия, оснащенную в соответствии с характером выполняемых  функций необходимыми средствами труда. Рациональная организация рабочего места руководителя предусматривает. - подбор необходимых средств труда; - рациональное их размещение; - обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя и исключающих нанесение вреда его здоровью.