Предложения по совершенствованию работы начальника и организации труда общего отдела на ОАО

Системный блок создает повышенный шум за счет имеющегося у него дешевого вентилятора. Это отвлекает руководителя от работы и способствует повышенной утомляемости. [11]

 

 

2.3 Анализ деятельности  начальника общего отдела на  ОАО «Контакт» по делопроизводству

Анализ организации ДОУ  проведем на примере начальника общего отдела ОАО «Контакт».

Согласно Основным положениям государственной службы документационного  обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету  и регистрации, контролю, совершенствованию  работы с документами и внедрению  технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив. [6]

Служба делопроизводства на ОАО «Контакт» представлена Общим отделом. Общий отдел осуществляет документационное обеспечение предприятия, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

В общий отдел входят: начальник общего отдела, секретарь  Генерального директора, курьер и три  делопроизводителя.

Основными задачами Общего отдела являются:

1.Обеспечение четкой организации  делопроизводства на предприятии,  координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

2. Методическое руководство  и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях компании;

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов;

4. Обеспечение единого  порядка документирования, организации  работы с документами, создание  удобных поисковых систем, контроля  исполнения документов и подготовки  дел к передаче на архивное хранение;

5. Координация работы  всех лиц, ответственных за  делопроизводство на предприятии;

6. Обеспечение повышения  квалификации и профессиональных  навыков сотрудников службы делопроизводства;

Исходя из вышеперечисленных  задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

1. Разработка и внедрение  технологических процессов работы  с документами;

2. Разработка внутренних  нормативно-методических документов  по вопросам документационного обеспечения управления;

3. Участие в постановке  задач, разработке, проектировании  и внедрении новых информационных технологий;

4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

5. Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

6. Обеспечение экспедиционной  обработки, доставки, регистрации  документов и справочной работы с ними;

7. Разработка номенклатуры  дел предприятия, обеспечение хранения дел;

8. Обеспечение рабочих  мест современными средствами, в  том числе средствами автоматизации;

9. Организация машинописных, копировальных работ с документами  и оперативного использования  документной информации.

Общий отдел возглавляет  начальник, назначаемый на должность  приказом Генерального директора и  подчиняющийся заместителю экономики  и финансов.

Общий отдел в своей  деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими  рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами  по вопросам документационного обеспечения  управления, Уставом ОАО «Контакт» [12] и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями предприятия. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Основным нормативным  документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. [37] Так сложилось, что никаких работ по разработке данной инструкции на предприятии не проводилось.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться  в соответствии с основными положениями  Государственной системы документационного  обеспечения управления [6] и Типовой  инструкцией по делопроизводству в  Федеральных органах исполнительной власти РФ [10]. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В  структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения;

2. Правила подготовки  и оформления документов;

3. Требования к реквизитам документов;

4. Организация документооборота:

- порядок приема, регистрации,  направления и рассмотрения входящей  корреспонденции.

- порядок подготовки и  регистрации исходящих и внутренних документов.

- организация контроля исполнения документов.

- поисковая система по документам.

- составление номенклатуры  дел.

- формирование и оформление дел.

- экспертиза ценности документов.

- передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. [30]

Подразделения и отделы ОАО  «Контакт» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные  обязанности работников ОАО «Контакт» и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.[13]

Необходимо отметить, что  на ОАО «Контакт» присутствуют организационно-распорядительные документы - Устав Предприятия, в котором закреплены все основные моменты организации ОАО «Контакт» (основные виды деятельности, цели и задачи), [12] Протоколы собраний акционеров.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют  такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение  управление предприятия, как инструкция по делопроизводству и положение  об Общем отделе.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Предложения по совершенствованию работы начальника и организации труда общего отдела на ОАО

Рекомендации по улучшению  использования рабочего времени  начальника общего отдела на ОАО «Контакт»

В результате проведенного анализа были выявлены некоторые  моменты, мешающие эффективной организации  работы начальника общего отдела на ОАО  «Контакт». Причинами этого могут служить факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.

Из внутренних факторов организации можно выделить следующие:

- получение срочных заданий  (указаний, распоряжений) от вышестоящего  руководства, что приводит к спонтанному изменению планов

- избыточная отчетность, отнимающая много времени на  заполнение необходимых форм и материалов

- нерациональное техническое  оснащение рабочих мест, что приводит  к необходимости перехода в  те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника

- большое количество служебных  разговоров по телефону, прерывающих процесс работы

Со стороны личностных и психологических характеристик  руководителя могут проявляться  следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

• медлительность в действиях;
• отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
• повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
• распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

На основании  выявленных причин, мешающих рациональному  использованию рабочего времени, был составлен список «Факторов помех и мер по их устранению».

Для корректировки затрат рабочего времени руководителя необходимо проработать внутренние установки:

- рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

- добиться улучшения взаимодействия с подчиненными, коллегами и вышестоящим руководством, а именно: стараться формализовать отношения и соблюдать субординацию.

- ориентироваться на долгосрочные цели

- научиться расставлять приоритеты работ

- повысить самодисциплину.

Также руководитель общего отдела не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность  возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к  падению результативности его работы.

Рекомендуется изучить и  использовать на практике нормативы  режимов труда и отдыха, установленные  в организации, а именно: Правила  внутреннего трудового распорядка на ОАО «Контакт».[14]

Для планирования и организации  работы начальнику общего отдела можно  посоветовать вести дневник времени.[17, с.98]

Дневник времени - это средство управления работой, позволяющее планировать  ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и  выделять наиболее важные из них.

                      Факторы помех и меры по их устранению

Виды помех, занятий:

• Нерациональное планирование рабочего времени руководителя.

Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени  на некоторые виды работ неоправданно высоки (например, деловые телефонные разговоры, подготовка отчетов, различных планов, прием посетителей по личным вопросам)

• Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д.
• Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д.

Возможные причины потерь времени:

• ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов
• отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня
• отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы
• игнорирование нормативов режимов труда и отдыха
• нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ
• ориентация на проблему
• сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с коллегами и подчиненными
• неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы
• недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники
• отсутствие планирования
• перенесение важных дел на более поздний срок
• стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными
• отсутствие самодисциплины
• прерывание работы телефонными звонками

Меры по устранению:

• выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности);
• ведение предварительного планирования рабочего дня;
• ведение дневника рабочего времени
• изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации
• реалистичное планирование затрат рабочего времени
• ориентация на имеющиеся возможности
• делегирование полномочий
• проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест
• закупка дополнительных единиц оргтехники
• постановка целей и стремление к их достижению
• расстановка приоритетов работ
• самодисциплина
• формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации)