Предложения по совершенствованию работы начальника и организации труда общего отдела на ОАО

7. чистить окна и лампы  в помещении не реже двух  раз в год. Это позволит увеличить уровень освещенности кабинета;

8. заменить старые телефонные  станции без тонального набора  на новые с тональным набором. Это поможет сократить время на набор междугородних номеров;

9. заменить старый ПК  на новый с ЖК монитором. Это снизит нагрузку на зрение начальника отдела, уменьшит его утомляемость, а также поможет избавиться от шума вентиляторов;

10. заменить обычный письменный  стол, на котором стоит ПК, на  специальный компьютерный стол. Это позволит создать удобную  позу начальника общего отдела  при работе с ПК и тем  самым уменьшить его утомляемость и повысить работоспособность;

11. заменить обычный жесткий  нерегулируемый стул со спинкой  на подъемно-поворотный и регулируемый  по высоте и углам наклона  сиденья и спинки стул. Это  поможет снизить утомляемость руководителя.

12. для проведения в  кабинете планерок и совещаний  необходимо разделить кабинет  на две зоны: рабочую и зону  для совещаний, т.е. поставить  отдельно рабочий стол и стол  для совещаний, которые, в данном  случае, стоят вместе. Это положительно  повлияет на собеседников, будет  психологически легче и увереннее  проходить общение, что приведет  к наиболее результативным решениям  поставленных задач.

3.1 Совершенствование деятельности начальника общего отдела на ОАО «Контакт» по делопроизводству

В результате анализа системы  документационного обеспечения управления ОАО «Контакт» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства.

Было выявлено отсутствие таких необходимых нормативно-методических документов, как инструкция по делопроизводству и положение об Общем отделе.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [6] и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.[10]

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

- общие положения;

- правила подготовки и оформления документов;

- требования к реквизитам документов;

- организация документооборота;

- порядок приема, регистрации,  направления и рассмотрения входящей корреспонденции;

- порядок подготовки и  регистрации исходящих и внутренних документов;

- организация контроля исполнения документов;

- поисковая система по документам;

- составление номенклатуры  дел;

- формирование и оформление дел;

- экспертиза ценности документов;

- передача дел в архив.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально  конкретно и фиксировать все  основные моменты работы с документами, она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также  сделать работу с документами  на предприятии более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит  оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.[30] Основные особенности разработанной  инструкции по делопроизводству для ОАО «Контакт»:

1) Разработан перечень  нерегистрируемой документации.

 

В связи с тем, что на предприятии отсутствовал данный перечень, регистрировались практически все  поступающие в организацию документы, включая приглашения, поздравительные  письма, прайс-листы и т.д. Необходимо сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню  документов, не подлежащих регистрации. Перечень прилагается к инструкции по ДОУ (представлен в Приложении №4).

2) В инструкцию был добавлен пункт -  порядок прохождения внутренних документов. На предприятии внутренняя и исходящая документация регистрируется в одном журнале регистрации исходящей документации. Ввиду большого объема внутренней и исходящей документации предлагается создать два журнала: «Журнал регистрации внутренних документов» и «Журнал регистрации исходящих документов».

3) В инструкции указывается  специально назначенный сотрудник  (курьер) общего отдела, который должен  осуществлять передачу внутренней  и входящей документации структурным  подразделениям предприятия. 

4) Также в инструкции  указываются некоторые особенности  оформления в дела технической  документации, распространенной на  предприятии.

Вторым обязательным нормативным  документом по организации службы документационного  обеспечения управления является положение  об этом структурном подразделении. Начальнику общего отдела ОАО «Контакт» необходимо разработать положение об отделе.

При разработке положения  о делопроизводственной службе следует  обращать внимание на рекомендации Государственной  системы документационного обеспечения  управления.[6] В структуру положения  об Общем отделе должны входить следующие  пункты:

1. общие положения. Здесь  перечисляются законодательные  акты и нормативно-методические  документы, руководствоваться которыми  должна служба. Определяется степень  самостоятельности подразделения  и подчиненности его руководителя;

2. задачи;

3. структура. Перечисляется  весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.);

4. функции;

5. обязанности;

6. права;

7. ответственность;

8. взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного  обеспечения управления должно разрабатываться  непосредственно начальником общего отдела, согласовываться с юристом  и утверждаться Генеральным директором предприятия.

Основные особенности  данного положения об Общем отделе:

1) Определен состав общего  отдела

2) Указана регламентация  деятельности сотрудников общего  отдела 

3) Указаны права и ответственность  начальника общего отдела, касающиеся  работы данного отдела

4) Рассмотрено с какими  структурными подразделениями и по каким вопросам взаимодействует общий отдел

Систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организации с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, [6] Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры дел необходимо указывать сроки  хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.[7]

На ОАО «Контакт» номенклатура дел составляется по установленной форме. Ежегодно уточняется и утверждается Генеральным директором и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел на ОАО «Контакт» состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям.

Номенклатуру дел на ОАО  «Контакт» печатают в трех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в общем отделе, второй используется в общем отделе в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

В ходе проведенного анализа  было выяснено, что в действующей  на данный момент номенклатуре дел для общего отдела ОАО «Контакт» имеются некоторые недостатки.

В частности в общем  отделе ведется «Журнал регистрации  исходящих факсов», где фиксируются  все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и  т.д.), отправляемые по факсимильному  аппарату, в том числе, и исходящие  письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки  зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так  как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», документы, отправляемые по факсимильному  аппарату, можно фиксировать там  же с пометкой в примечаниях. Для  фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному  аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность  и фамилию лица, принявшего документ.

Также на предприятии вся  внутренняя и исходящая документация регистрируется в одном журнале: «Журнале регистрации исходящих документов». Учитывая большой объем внутренней и исходящей документации, целесообразнее было бы создать два журнала: «Журнал регистрации внутренних документов» для внутренней документации, и «Журнал регистрации исходящих документов» для исходящей документации.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной  номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения  визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), подписывается  начальником общего отдела.

Номенклатура дел для  общего отдела, разработанная автором дипломной работы для ОАО «Контакт», представлена в Приложении №3. 
                                            Заключение

В рыночной экономике предприятие  само принимает решения; самостоятельно формирует цели и задачи, разрабатывает  стратегию и политику своего развития, изыскивает необходимые для их реализации средства, набирает работников; приобретает  оборудование и материалы; решает множество  структурных вопросов, в том числе  и такие, как создание, ликвидация, слияние или наоборот разделение подразделений и филиалов, вхождение  в состав ассоциаций и других объединений; реорганизация производственной и  перестройка организационной структуры  управления и многие другие. Иначе  говоря, предприятия приобретают  все черты самостоятельности, характерные  для работы в условиях рынка. А  это требует значительного расширения сферы управления и самоуправления, увеличения объема и усложнения характера выполняемых менеджерами работ. Существенно возросла и ответственность за своевременность и качество принимаемых решений. Повышается роль маркетинговых исследований, позволяющих изучать динамику потребностей на рынке товаров и услуг. Научно-технический прогресс превращается в одно из орудий управленческих нововведений, направленных на создание условий для эффективной работы. Все большее значение приобретает и решение вопросов, связанных с управлением персоналом, занимающим в новых условиях ключевое положение в ресурсном потенциале и по существу предопределяющим успех организаций в достижении ее целей. В связи со всем этим, предъявляются высокие требования к профессионализму управленческого персонала, от которого зависит эффективность управленческой деятельности, а, следовательно, и эффективность деятельности всего предприятия.

Управление - важнейшее понятие  в рыночной экономике.

Именно управление обеспечивает связанность, интеграцию экономических процессов в организации.

Управлять - значит, вести  предприятие к его цели, извлекая максимум возможности из имеющихся  ресурсов. Управление требует соблюдения определенной технологии разработки, принятия и реализации решений. Поэтому  правильная организация труда руководителя очень важна. Труд руководителей  должен быть организован так, чтобы  потери рабочего времени были минимальны. Основной целью написания данной дипломной работы является анализ труда  начальника общего отдела на ОАО «Контакт» и внесение предложений по совершенствованию его работы на предприятии.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию  организации делопроизводственного  обслуживания предприятия. В результате автором дипломной работы самостоятельно разработаны необходимые нормативные  документы:

- инструкция по делопроизводству;

- положение об общем  отделе.

Разработана улучшенная номенклатура дел общего отдела.

Были предложены рекомендации по улучшению использования рабочего времени начальника общего отдела на ОАО «Контакт», выполнение которых позволит более рационально и эффективно использовать рабочее время руководителя, а значит и повысит качество его труда.

Также были внесены предложения  по совершенствованию организации  рабочего места начальника общего отдела на ОАО «Контакт», при соблюдении которых рабочее место будет лучше приспособлено для выполнения функций руководителя, а значит, труд руководителя будет производительней и эффективней.

В целом данные предложения  помогут повысить качество труда  и эффективность работы начальника общего отдела на ОАО «Контакт».

 

 

                                     Список литературы

1. Трудовой кодекс Российской  Федерации от 30.12.2001. №197-ФЗ., ст.95.

2. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Издательство стандартов, 2008.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". - М.: Издательство стандартов, 2008.

4. Общероссийский классификатор  управленческой документации. ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 2007.

5. Квалификационный справочник  должностей служащих. - М.: ИНФРА-М, 2009.