Предмет, сущность и содержание теории управления

 

2.Организация.

 Организовывать –  значит создать некую структуру. Существует много элементов, которые  необходимо структурировать, чтобы  организация могла выполнять  свои планы и тем самым достигать  своей цели. Одним из этих элементов  является работа, конкретные задания  организации.

 Поскольку в организации  работу выполняют люди, другим  важным аспектом функции организации  является определение, кто именно  должен выполнять каждое конкретное  задание из большого количества  таких заданий, существующих в  рамках организации, включая и  работу по управлению.

 

3.Мотивация.

 Руководитель всегда  должен помнить, что даже прекрасно  составленные планы и самая  современная структура организации  не имеют никакого смысла, если  кто-то не выполняет фактическую  работу организации. И задача  функции мотивации заключается  в том, чтобы члены организации  выполняли работу в соответствии  с делегированными им обязанностями  и сообразуясь с планом.

 Руководители узнали, что мотивация, т.е. создание внутреннего  побуждения к действиям, является  результатом сложной совокупности  потребностей, которые постоянно  меняются. В настоящее время мы  понимает, что для того, чтобы  мотивировать своих работников  эффективно, руководителю следует  определить, каковы же на самом  деле потребности, и обеспечить  способ для работников удовлетворять  эти потребности через хорошую  работу.

 

4.Контроль.

 Контроль – это  процесс обеспечения того, что  организация действительно достигает  своих целей. Существует три аспекта  управленческого контроля. Установление  стандартов – это точное определение  целей, которые должны быть достигнуты  в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных  в процессе планирования. Второй  аспект – это измерение того, что было в действительности  достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с  ожидаемыми результатами. Третья  фаза, где предпринимательские действия, если это необходимо, подвергаются  коррекции серьезных отклонений  от первоначального плана. Четыре  функции управления имеют две  общих характеристики : все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.

  Суть системного подхода: организация рассматривается как система, со своим входом (цели, задачи), выходом (результаты работы по показателям), обратными связями (между персоналом и руководством, внешними снабженцами и менеджерами, внешними сбытчиками и менеджерами, покупателями и внутренними сбытчиками и т.д.), внешними воздействиями (налоговое законодательство, экономические факторы, конкуренты и т.д.). Основные цели при системном подходе:

• снижение эмерджентности;

• повышение синергичности;

• обеспечение положительной мультипликативности в организации;

• обеспечение устойчивости функционирования организации;

• обеспечение адаптивности работы организации;

• обеспечение совместимости работы подсистем организации (например, подсистемы «персонал» с подсистемой «руководство», подсистемы «сбыт» с подсистемой «покупатели» и т.д.);

• обеспечение эффективной работы обратных связей в организации как внутри подсистем, так и между подсистемами.

Применение теории систем облегчило для руководителей задачу увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром.

 Система – это некоторая  целостность, состоящая из взаимозависящих  частей, каждая из которых вносит  свой вклад в характеристики  целого.

1.Открытие и закрытие  системы.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы – это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.

2.Подсистемы.

Понятие подсистемы – это важное понятие в управлении. Подсистемы в свою очередь могут состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимосвязаны, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

3.Переменные и системный  подход.

Теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимосвязанных подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные перемены, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

Суть ситуационного подхода: методы управления могут меняться в зависимости от ситуации; на практике результаты деятельности организации анализируются в различных практических ситуациях; ищутся наиболее значимые ситуационные факторы, влияющие на показатели хозяйственной деятельности в динамике, прогнозируются последствия (будущий спрос, затраты, финансовые поступления и т.д.); на основании полученных данных планируется будущая деятельность организации. Часто ситуационный анализ проводят методами экспертных оценок, «мозгового штурма (атаки)» (с аргументами «за» и «против»), с использованием кейсов (от англ. «случай») — деловых ситуаций, помогающих накапливать практический опыт и принимать правильные управленческие решения.

 

Понятие системы управления

Любая социальная система нуждается в управлении. Системы, в которых протекают процессы управления, называются системами управления.

Система управления – это совокупность элементов, взаимодействующих между собой в пространстве и времени, функционирование которых направлено на достижение общей цели.

 Выделяются три основных  принципа системного подхода:

 

- целостность (характеристика  самой системы не сводится  к сумме характеристик составляющих  ее элементов);

- структурность (возможность  описания системы через установление  связей и отношений ее элементов);

- иерархичность (соподчиненность  элементов).

Каждая система управления состоит из двух взаимосвязанных подсистем: управляющей подсистемы или субъекта управления (то есть того, кто управляет) и управляемой подсистемы или объекта управления (того, кем управляют).

К управляющей подсистемы относятся все элементы, обеспечивающие процесс управления, т.е. целенаправленного воздействия на коллективы людей, занятых в управляемых системах.

От всестороннего изучения специфики субъектов управления во многом зависит эффективность управления, которая достигается разграничением или объединением функций, определением цели на том или ином этапе развития, предотвращением дублирования функций и тому подобное.

Главной конечной целью системы управления является не личная деятельность, а организация и обеспечение надлежащего состояния его объекта. Последний может рассматриваться двояко:

- Как организована подсистема  управления;

- Как объективные явления, процессы материального мира, подлежащих  воздействию, преображению и использованию.

Изменения в объектах обусловливают этапы развития системы управления и оценку эффективности ее функционирования. Поэтому объект управления обладает свойством определенной степени влиять на управленческую деятельность по конечным результатам.

Более того, объект управления определяет состояние функционирования субъекта, влияя на его постройку, организацию деятельности, выбор целей, использования комплекса средств их достижения.

Система управления состоит из нескольких однородных групп элементов (технических, технологических, организационных и социальных).

Технические элементы - сбалансированный комплекс отдельных видов технического оборудования специальных средств.

Технологические элементы - это элементы, определяющие распределение политической или духовной деятельности, материального производства на этапы, стадии, процессы. Как правило, такие элементы - это набор правил и норм, определяющих последовательность операции в процессе определенного вида деятельности и управления ими.

Организационные элементы - это элементы, которые непосредственно через разработку структуры управления, соответствующих инструкций, положений и других нормативных документов определяют рациональное использование технических средств, предметов труда, информации, трудовых и материальных ресурсов.

Экономические элементы - это совокупность хозяйственных и финансовых процессов, операций и связей.

Социальные элементы - совокупность социальных отношений, создаваемых в результате совместной деятельности социальных групп.

Для того, чтобы социальная система была статически и динамически устойчивой, а следовательно, жизнеспособной, она должна обладать управляющим элементом, осуществляющим интеграцию ее отдельных звеньев, контроль за поступлением ресурсов, функционированием остальных (управляемых) элементов, результатами и т.п. и способным на основе обратной связи корректировать эти процессы.

Жизнеспособность социальных систем обеспечивается также бережным отношением к ресурсам, их использованием в оптимальных сочетаниях; ориентацией на самообеспеченность ими с интеграцией с другими системами; поддержанием норм, ценностей.

Управляющий элемент социальной системы является весьма сложным образованием, которое мы будем называть системой управления.

Она представляет собой совокупность взаимосвязанных органов управления, реализующих его методы, технику, технологию, и установленного набора правил и предписаний, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий.

Определенное соотношение этих органов управления, соединенных между собой коммуникационными каналами, образует структуру такой системы, отражающую статику управления.

Система управления существует в определенной среде, которая бывает технической (материальные условия управленческой деятельности) и социальной (совокупность отношений людей).

Система управления характеризуется:

1)Соответствием целям  организации.

2)Техническим оснащением.

3)Составом, направленностью  элементов.

4)Соподчинением звеньев  по уровням, их структурой в  рамках отдельного уровня, информационной  нагрузкой.

5)Степенью специализации  и регламентации функций, централизации  или децентрализации полномочий.

6)Характером внутренних  и внешних связей.

7)Стабильностью или изменчивостью  поведения.

8)Открытостью или закрытостью (восприимчивостью или невосприимчивостью  к внешним влияниям).

Принципами построения системы управления являются:

—сопряженность целей, функций, полномочий;

—ориентированность на определенный уровень компетентности персонала;

—допущение неформальных связей;

—обеспечение эффективного контроля;

—гибкость и адаптивность.

Как и любая органическая система, система управления находится в постоянном изменении. Это может быть рост (увеличение числа элементов, связей между ними) и развитие (рационализация функций, процедур и пр.). Рост ведет к увеличению численности управленческого персонала и количества внутренних взаимосвязей.

Система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем границы между которыми весьма условны. Взаимодействие между ними осуществляется с помощью механизма управления. Он включает совокупность полномочий, принципов, методов, правил, норм, процедур осуществления управленческих действий и соответствующей частью принадлежит каждой из подсистем.

Под управляющей подсистемой управления можно понимать ту ее часть, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения и влияет на их выполнение. Для этого она использует такие элементы механизма управления, как планирование, контроль, стимулирование и пр.

Управляющая подсистема имеет иерархическую структуру, между уровнями которой существует определенное соподчинение. Во главе ее находит направитель (центральное звено), который может быть представлен индивидом или коллективом (совет директоров).

К понятию «управляющая подсистема» близко понятие «субъект управления», однако они не тождественны. В состав субъекта можно включить толь те ее элементы, которые связаны с выработкой решений (неважно, на как уровне это происходит).

В общефилософском смысле субъект — это лицо, способное к выбору деятельности, исполняемой роли для себя и для других, к выработке собственных целей и способов их достижения. Субъекты классифицируются по характеру, содержанию и масштабу деятельности.