Проектирование нормативной документации системы менеджмента качества ОАО "Алтын"

Сеть процессов, ответственность руководства и персонала предприятия должны быть документированы. Одной из форм документирования является матрица ответственности.

Матрица ответственности представляет собой соотнесение процессов, протекающих на предприятии, и должностных лиц, отвечающих или участвующих в их исполнении. Строки матрицы соответствуют отдельным процессам, а столбцы - отдельным руководителям, подразделениям (должностным лицам). Матрица ответственности представлена в Приложении В.

 

4. Функциональная  модель деятельности организации

 

Наиболее удобным языком моделирования процессов является IDEF0, предложенный более 20 лет назад Дугласом Россом и называвшийся первоначально SADT - Structured Analysis and Design Technique.

В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной - функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы.

Процесс моделирования какой-либо системы в IDEF0 начинается с определения контекста, т.е. наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель.

В данной курсовой работе была разработана функциональная модель системы менеджмента качества, основанная на процессном подходе приведена в Приложении Б.

 

 

5. Состав  нормативных документов СМК организации

 

.1 Структура  документации СМК

 

Структура документации СМК включает в себя следующие разновидности документов:

1 Политика в области качества, раскрывающая основную цель деятельности предприятия, ресурсы, обеспечивающие достижение поставленной цели и основные аспекты деятельности руководства организации, ответственное за эффективное функционирование системы менеджмента качеством.

2 Общее руководство по качеству, содержащее всестороннюю характеристику деятельности организации, описание структуры и ответственности руководства, раскрытие особенностей взаимодействия системообразующих процессов.

Стандарты предприятия, подробно описывающий методику выполнения конкретного управленческого процесса в организации, разработанный в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

Положения о подразделениях, устанавливающие задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделений и служб организации и их руководителей.

Рабочие инструкции, определяющие последовательность действий, из которых состоит управленческий процесс. В них указывается порядок действий для выполнения процессов оперативного управления.

Должностные инструкции, устанавливающие права и функциональные обязанности управленческого персонала. Они являются фундаментом для формирования полноценной и всеобъемлющей системы менеджмента качества организации.

Структуру документов системы качества схематично можно представить в виде пирамиды (Рисунок 1).

 

Рисунок 1 - Структура документации СМК ОАО «Алтын»

 

Ответственность за организацию работ по управлению документацией системы качества несет уполномоченный по качеству, который координирует деятельность служб качества организации в направлении достижения полной реализации политики и целей в области качества.

 

.2 Основные  требования к документации СМК

 

1 Документация должна быть системной и рациональной, т.е. определенным образом структурирована с четкими внутренними связями. Рациональность проявляется в удобстве пользования документов и в эффективности их совершенствования.

2 Документация должна быть комплексной, т.е. охватывать все аспекты деятельности в Системе качества.

Документация должна быть полной и самодостаточной, т.е. применение документации должно полностью обеспечивать выполнение процедур без привлечения дополнительных источников.

Документация должна быть адекватна требованиям основополагающих стандартов, т.е. желательно указать в разделе ссылки на требования основополагающих стандартов.

Документация должна создать практически выполняемые требования.

Документация должна быть легко идентифицирована.

Документация должна быть адресной.

Документация должна быть актуализированной, т.е. документация в целом и каждый документ должны своевременно отражать изменения, происходящие в основополагающих стандартах и изменение условий обеспечения качества на предприятиях.

Документация должна быть понятна всем ее пользователям и должна сохраняться непротиворечивость документации.

Документация должна иметь санкционированный статус. Документ должен быть согласован и утвержден подписями полномочных должностных лиц.

Должен соблюдаться единый подход к разработке документов всех уровней.

Правила обозначения документов должны обеспечивать однозначность идентификации. Поэтому обозначение должно включать:

1 обозначение вида документа (желательно 2 -3-мя прописными буквами русского алфавита);

2 код предприятия (4 прописные буквы русского алфавита);

порядковый номер вида документа (достаточно 2-значного);

год разработки (через дефис).

 

 

5.3 Нормативные  документы СМК

 

Каждый процесс предприятия должен определяться стандартом предприятия системы качества. Для процессов, протекающих на ОАО «Алтын» были разработаны стандарты, представленные в Таблице 1.

 

Таблица 1 - Перечень стандартов предприятия

№ п/п	Основное содержание в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001	Название стандарта предприятия
1	п.5.1 - 5.3, п.5.5	Стандарт организации. «Ответственность руководства» СТО. АЛТН 01-2010
2	п. 5.4, п.5.6	Стандарт организации. «Анализ и планирование деятельности организации» СТО. АЛТН 02-2010
3	п. 4.2.4	Стандарт организации. «Управление записями» СТО АЛТН 03-2010
4	п. 4.2	Стандарт организации. «Управление нормативными документами» СТО. АЛТН 04-2010
5	п. 4.2.3	Стандарт организации. «Управление документооборотом» СТО АЛТН 05-2010
6	п. 6.2	Стандарт организации. «Управление персоналом» СТО АЛТН 06-2010
7	п. 6.3,6.4	Стандарт организации. «Управление инфраструктурой и производственной средой» СТО АЛТН 07-2010
8	п. 7.2.2	Стандарт организации. «Проведение маркетинговых исследований.» СТО АЛТН 08-2010
9	п. 7.3.1	Стандарт организации. «Научные исследования и проектирование.» СТО АЛТН 09-2010
10	п. 5.3,п. 5.4	Стандарт организации. «Сертификация» СТО АЛТН 10-2010
11	п.7.3.4	Стандарт организации. «Разработка проектной документации.» СТО АЛТН 11-2010
12	п. 7.3	Стандарт организации. «Подготовка производства» СТО АЛТН 12-2010
13	п.7.5.1	Стандарт организации. «Производство продукции» СТО АЛТН 13-2010
14	п. 7.5	Стандарт организации. «Контроль, испытания, упаковка.» СТО АЛТН 14-2010
15	п.7.2.3	Стандарт организации. «Реклама» СТО АЛТН 15-2010
16	8.2.2	Стандарт организации. «Внутренний аудит» СТО АЛТН 16-2010
17	п. 8.4	Стандарт организации. «Анализ данных» СТО АЛТН 17-2010
18	п.8.5.2,п.8.5.3	Стандарт организации «Организация и проведение корректирующих и предупреждающих мероприятий» СТО АЛТН 18-2010
19	п.8.3	Стандарт организации «Управление несоответствующей продукцией СТО АЛТН 19-2010

 

Матрица соответствия представляет собой таблицу, содержащую в столбцах названия стандартов предприятия, а в строках - названия процессов, протекающих в организации. На пересечении строк и столбцов ставятся следующие обозначения:

О, если стандарт является основным для данного процесса;

Д, если стандарт дополняет требования к данному процессу, но не является основным для него.

Дополняющими для всех процессов являются стандарты, которые определяют обязательные документируемые процедуры предприятия:

− управление документацией,

− управление записями,

− управление несоответствиями;

− внутренний аудит;

− управление предупреждающими действиями;

− управление корректирующими действиями.

Хотя внутренний аудит является обязательной процедурой и дополняет все стандарты предприятия, в матрице соответствия он не указывается. Это связано с тем, что требования внутреннего аудита в обязательном порядке прописываются в должностных инструкциях сотрудников организации.

Матрица соответствия представляет собой таблицу, содержащую в столбцах названия стандартов предприятия, а в строках - названия процессов, протекающих на предприятии. На пересечении строк и столбцов ставятся следующие обозначения: О (если стандарт является основным для данного процесса) и Д (если стандарт дополняет требования к данному процессу, но не является основным для него).

Данная матрица соответствия демонстрирует, что все процессы охвачены стандартами предприятия. Матрица соответствия представлена в Приложении Г.

 

6.  
Общее описание взаимодействия циклов PDCA-SDCA при функционировании организации

 

Цикл PDCA - SDCA (Рисунок 2) тесно связан с функциональной моделью предприятия. Он должен быть детально прописан для стандарта предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 - Взаимодействие цикла PDCA - SDCA- планирование- действие- контроль- решение- стандарт

 

К планированию относиться процесс управление СМК (анализ и планирование). Если планы не меняют, то будет цикл SDCA, к нему относиться процесс управления нормативной документацией.

К действию относятся процессы жизненного цикла продукции и менеджмент ресурсов.

К контролю относиться процесс измерения, анализ, улучшения (внутренний аудит, технический контроль).

К решению по результатам контроля относится процесс измерения, анализ, улучшения (анализ данных, корректирующие действия, управление несоответствиями), процесс управление СМК (ответственность руководства и анализ со стороны руководства).

При осуществлении циклов PDCA - SDCA процессы будут взаимодействовать следующим образом.

Любая деятельность предприятия осуществляется в цикле PDCA. Руководство предприятия разрабатывает схемы расположения торговых мест, затем заключаются договоры аренды с арендаторами на торговое место на определенный срок. Далее предприятие собирает арендную плату за торговое место. После этого анализируется прибыль от сдачи в аренду торговых мест, количество арендаторов, средства затрачиваемые на материально-техническое обслуживание рынка. На основании полученных данных руководство принимает решение о необходимости проведения корректирующих мероприятий. Если такие мероприятия необходимы, то руководство контролирует выполнение корректирующих действий и по истечении определенного срока проводится повторный анализ, на основании которого определяются дальнейшие действия. Если по результатам контроля оказания услуг по сдаче торговых мест в аренду принимают решение о результативности и эффективности деятельности, то осуществляется переход на цикл SDCA, т.е. данный процесс документируется в виде стандарта.

Если по результатам контроля деятельности по стандарту показывает ее низкую эффективность, необходимо пересмотреть требования существующего стандарта.

При осуществлении циклов PDCA - SDCA можно рассмотреть процесс жизненного цикла «Контрактная деятельность», для которого разрабатывается стандарт.

Руководство предприятия разрабатывает схемы расположения торговых мест и устанавливает арендную плату. Главный бухгалтер заключает договоры аренды с арендаторами, а кассиры-контролеры собирают арендную плату. По прошествии определенного периода руководство проводит проверку. На основании полученных результатов делаются выводы об эффективности процесса и принимаются решения о дальнейших действиях.

 

7.  
Разработка стандарта предприятия

 

Стандарт организации (СТО) - нормативный документ, разрабатывается на основе внешних нормативных документов, руководства по качеству.

Стандарт организации устанавливает:

− требования к процессам и объектам менеджмента качества;

− ответственность руководителей подразделений и персонала, выполняющих процессы, и отвечающих за качество объектов менеджмента;

− взаимодействие процессов и их исполнителей.

Ответственность предусматривает руководителя процесса, ответственного исполнителя процесса и соисполнителей процесса. Объектами менеджмента являются все виды обеспечения процесса и продукции процесса: