Разработка системы менеджмента организации кофейня

• перестановка букв не должна приводить к негативному толкованию;

• название требует осторожного отношения к сокращениям, аббревиатуре, языковым толкованиям.

Символика фирмы, включающая эмблему и цветовую гамму, должна разрабатываться со вкусом и чувством меры, быть современной и отражать, хотя бы в общих чертах, то, чем занимается фирма. [5]

Как известно, кофе является наиболее популярным бодрящим напитком. Люди пьют его по утрам, чтобы поскорее проснуться или в течение рабочего дня, чтобы оставаться бодрым. Именно поэтому для кофейни было выбрано название  «WAKEUP», что в переводе с английского языка означает «Проснись». В месте с таким названием, любой будет чувствовать себя бодрым и отдохнувшим.

Эмблема кофейни, представляет собой кофейную чашку с названием предприятия (рисунок 2).

Рисунок 2 – Эмблема ИП «WAKEUP»

Предпринимательская деятельность осуществляется в рамках определенной организационно-правовой формы хозяйствования. Выбор формы определяется самим предпринимателем в зависимости от его менталитета и объективных условий (сферы деятельности, наличия денежных средств, налоговой политики и др.). [1]

. Для данного предприятия  организационно-правовой формой  предприятия было выбрано «ИП» так как:

1. Эта форма мобильна, а значит, предприятие можно будет  изменять с учетом изменения  спроса.

2. «ИП» имеет упрощенный  порядок ведения учета результатов  деятельности.

3. Имеет простую систему  налогообложения, которая может  сочетаться с льготными налогообложениями.

4. «ИП» обладает правовым  положением физического лица, что  дает право на защиту не  только деловой репутации, но  и на защиту своей чести  и достоинства, а также на компенсацию  за моральный вред.

Организационная структура предприятия — это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними.

Выбор организационной структуры зависит от таких факторов, как:

• организационно-правовая форма предприятия;
• сфера деятельности (тип выпускаемой продукции, ее номенклатура и ассортимент);
• масштабы предприятия (объем производства, численность персонала);
• рынки, на которые выходит предприятие в процессе хозяйственной деятельности;
• используемые технологии;
• информационные потоки внутри и вне фирмы;
• степень относительной обеспеченности ресурсами и др.

Под термином "департаментализация" понимается обычно структурирование организации в соответствии с основными направлениями ее деятельности, формирование структурных подразделений, задачей которых является решение определенного круга проблем, имеющих самостоятельное значение и играющих важную роль в деятельности организации. [3]

Процесс департаментализации организации представлен в таблице 5.

Таблица 5 – Департаментализация организации

Департамент	Выполняемые функции
Административный отдел	Подбор персонала Контроль за соблюдением обязанностей Мотивация персонала Создание системы переквалификации Реализация товара Реклама Заключение договоров с поставщиками
Бухгалтерия	Выплата зарплаты Учет  затрат предприятия Управление финансовыми ресурсами
Производственный отдел	Изготовления продукции

 

Ответственность в рамках организационной иерархии зачастую неэффективна при выполнении сквозных бизнес-процессов. В этом случае лучше использовать матрицу распределения ответственности. Матрица распределения ответственности представляет собой таблицу, где по строкам указаны сквозные бизнес-процессы, а по столбцам подразделения. На пересечении строк и столбцов стоят условные обозначения: О – ответственный (владелец процесса), И – исполнитель процесса. Как правило, владельцем процесса является подразделение выдающее конечный результат, например, сборочный цех.

Матрица распределения ответственности не исключает, а дополняет штатных управленцев, например, начальника производства и производственно диспетчерский отдел (ПДО). [12]

Матрица распределения ответственности представлена в таблице 6.

Таблица 6 - Матрица распределения ответственности

Основные функции	Ответственный за реализацию функции
	Руководитель	Админ. отдел	Бухгалтерия	Произ-ый отдел
1.Стратегическое развитие	О/К	У	У	-
2.Производство продукции	К	У	-	О
3.Организация персонала	К	О	У	-
4.Управление финансовыми  ресурсами	К	У	О	-
5. Организация сбыта продукции	К	О	-	У
6.Управление качеством  услуг	К	-	-	О

 

Рассматривая организационную структуру управления предприятием, также учитывают уровни взаимодействия:

• организации с внешней средой;
• подразделений организации;
• организации с людьми.

Важную роль здесь играет структура организации, посредством которой и через которую это взаимодействие осуществляется. Структура фирмы — это состав и соотношение ее внутренних звеньев, отделов.

Структуры управления организацией

Для различных организаций характерны различные виды структур управления. Однако обычно выделяют несколько универсальных видов организационных структур управления, таких, как линейная, линейно-штабная, функциональная, линейно-функциональная, матричная. Иногда внутри единой компании (как правило, это крупный бизнес) происходит выделение обособленных подразделений, так называемаядепартаментизация. Тогда создаваемая структура будет дивизиональной. При этом необходимо помнить, что выбор структуры управления зависит от стратегических планов организации.

Организационная структура регулирует:

• разделение задач по отделениям и подразделениям;
• их компетентность в решении определенных проблем;
• общее взаимодействие этих элементов.

Тем самым фирма создается как иерархическая структура.

Основные законы рациональной организации:

• упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса;
• приведение управленческих задач в соответствие с принципами компетентности и ответственности, согласование «поля решения» и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи);
• обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за «процесс»);
• короткие пути управления;
• баланс стабильности и гибкости;
• способность к целеориентированной самоорганизации и активности. [15]

Структура предприятия представлена на рисунке 3.

Рисунок  3- Структура предприятия

Организации различаются по характеру своей деятельности. Они могут быть большими и малыми, иметь одну или много сфер деятельности, действовать в одном регионе или в разных странах и т. д.

Естественно, что в зависимости от характера деятельности организаций, масштаба, региональных и национальных особенностей формируется и их структура.

Структура управления - совокупность звеньев управления, находящихся во взаимосвязи и соподчиненности и обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Для достижения поставленных целей и выполнения соответствующих задач менеджер должен создать организационную структуру (организационную систему управления) предприятия. В самом общем смысле этого слова структура системы — это совокупность связей и отношений между ее элементами. В свою очередь, организационная система управления представляет собой совокупность подразделений и должностей, связанных отношениями и подчинением. При создании структуры управления менеджер должен в максимально возможной степени учесть специфику деятельности предприятия и особенности его взаимодействия с внешней средой. Процесс создания организационной структуры управления обычно включает три основных этапа:

1. определение типа организационной структуры (прямого подчинения, функциональная, матричная и др.);

2. выделение структурных подразделений (аппарат управления, самостоятельные подразделения, целевые программы и др.);

3. делегирование и передача на нижестоящие уровни полномочий и ответственности (отношения руководства—подчинения, отношения централизации—децентрализации, организационные механизмы координации и контроля, регламентация деятельности подразделений, разработка положений о структурных подразделениях и должностях).

Организацию и управление работой предприятия осуществляет аппарат управления. Структура аппарата управления предприятием определяет состав и взаимосвязь его подразделений, а также характер возложенных на них функций. Поскольку разработка такой структуры связана с установлением перечня соответствующих подразделений и штата их работников, менеджер определяет взаимоотношения между ними, содержание и объем выполняемых ими работ, права и обязанности каждого работника.

С точки зрения качества и эффективности управления выделяют следующие основные типы структур управления предприятием:

• иерархический тип, к которому относятся линейная организационная структура, функциональная структура, линейно-функциональная структура управления, штабная структура, линейно-штабная организационная структура, дивизиональная структура управления;

• органический тип, включающий бригадную, или кросс-функциональную, структуру управления; проектную структуру управления; матричную структуру управления. [12]

Структура управления ИП «WAKEUP» представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 - Структура управления

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет. Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста: • Общие положения • Функции • Должностные обязанности • Права • Ответственность  • Взаимоотношения (Связи по должности)

"Общие положения" содержат: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее  или среднее) и практическому  опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения  от должности, замещения во время  отсутствия. Последний пункт этого  раздела должностной инструкции  содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми  работник руководствуется в своей  деятельности. Завершает пункт указание  на организационные и распорядительные  документы вышестоящей и своей  организации (фирмы): устав, положение  о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Раздел «функции» содержит основные направления деятельности, а вразделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих. Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость. Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Раздел "Ответственность" может быть написан обобщённо типа "работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка ... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗОТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причинённый организации, в соответствии со ст. 121 КЗОТ работник несёт материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость. Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности), в нём записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передаёт документы, в какие сроки. Во многих должностных инструкциях есть раздел Оценка работы. Основные критерии: своевременность выполнения работы и её качество. Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д. Должностная инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем структурного подразделения, которое его разрабатывала. Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения.[13]