Розробка системи менеджменту у повному товаристві “Ксерокс”

Ви контролю та ресурсів

Виявлені у  процесі контролю недоліки, відхилення та збої

Прийняття відповідних  управлінських рішень в керуючій системі з метою усунення недоліків, відхилень, збоїв

Попередній контроль

Трудові

виявлено, що працівники, які хотіли працювати на нашому підприємстві, не мають відповідних навиків

Відмовити від пропозиції цих робітників.

Інформаційні

виявлено, що інформація про одного із споживачів невірна.

Перевірити систему  обробки інформації.

.

Фінансові

виявлено, що на рахунках підприємства недостатня кількість фінансових ресурсів для розрахунку з кредиторами

Зменшення інших витрат, або шукати додаткові фінансові  ресурси.

Матеріальні:

виявлено, що поставили  застарілі комплектуючі

Прийняти певні види покарань до працівників, які відповідають за це

Поточний контроль

Трудові

виявлено, що бухгалтерія не здає вчасно звіти та баланси діяльності товариства

Вияснити причини запізнення у звітності і обмежитися усним попередженням Вияснити причину та покращити санітарні стан.

Інформаційні

виявлено, що механік  вчасно не попередив заст. з економіки про поломку одного із ПК

Покращення комунікацій на всьому підприємстві.

Фінансові

В процесі контролювання  було виявлено помилки у формувані бюджету товариства.

Висунення догани працівникам бухгалтерії

Матеріальні:

В процесі контролю було виявлено, що один із приміщень не відповідає санітарним нормам.

Вияснити причину та покращити санітарні стан.

Заключний контроль

Трудові

Трудові: виявлено, що декілька керівників не відповідають своїй посаді

Направлення цих керівників на курси підвищення кваліфікації

Інформаційні

Інформаційні: виявлено, що є інформація про нові ринки збуту.

Швидкий вихід на нові ринки збуту 

Фінансові

виявлено, що фактичні витрати  перевищують заплановані.

Зменшити постійні витрати на діяльність

Матеріальні:

Матеріальні: виявлено, що багато комплектуючих простоюють на складі

Припинити закупку даних  матеріалів

Групи методів

Види методів

Приклади використання конкретних методів в організації

Характеристика  взаємозв¢язку функцій і методів менеджменту в організації

Характеристика  механізмів взаємодії різних методів  менеджменту в організації

Економічні методи

1. Економічні  плани

Створення стратегічного  та оперативного плану.

Пов¢язаний з функцією менеджменту планування.

Разом з економічними стимулами дає можливість організувати діяльність підприємства.

2. Матеріальні стимули

Виконуються при нарахувані зарплати та премій.

Пов¢язані з функцією мотивації та планування

У поєднанні з  економічними планами покращує ефективність діяльності підприємства.

Технологічні методи менеджментту

Технологічні документи

Інструкція по використані  нових ПК

Пов¢язаний з регулюванням та контролем

 Інструкції про правила експлуатації даного устаткування.

Конструкторські документи

Механіки використовують конструкторські документи.

Пов¢язаний з мотивацією та контролем

Соціально-психологічні

1. Соціальні плани

Запровадження більшої  обідньої перерви.

Пов¢язані з плануванням, мотивуванням.

Затверджується наказом  директора.

2. Моральні стимули

Подяка гол. адміністратору працівникам центру за спільне вирішення проблеми

Використовується функції  менеджменту:  мотивування та контролювання, регулювання.

Реалізується після  видання указу директора про  подяку працівникам лабораторії.

3. Методи формування колективів

Формуються новий колектив, враховуючи якості та навики працівників  цього виду  діяльності.

Пов¢язані з мотивуванням, організуванням.

Створюється звітність  про створення нового колективу, заводиться картотека на кожного  працівника.

Адміністративні методи

1.Організаційні дії

Наказ директора про створення нового підрозділу

Тісний зв¢язок з всіма функціями менеджменту.

Ці зміни вносяться  у бюджет. Створюється документація.

2. Розпорядчі дії

Розпорядження директора для технологів про звітування за стан устаткування.

Поєднуються з функціями мотивування, контролювання, регулювання.

Формування інструкцій механікам .

3.Дисциплінарні дії

Директор дає догану гол. технологу за невчасне звітування.

Поєднуються з функціями контролювання та регулювання.

Догани супроводжуватися іншими видами покарання.

Приклади, які відображають характеристики управлінських рішень

Види управлінських  рішень

1. За сферою охоплення:

-Загальні рішення 

затвердження директором бюджету

-Часткові рішення

наказ про збільшення підрозділів

2. За тривалістю  дії;

-перспективні 

прогноз науковців про відкриття надсучасного процесора

- поточні

рішення директора  про  перевірку технології та устаткування

- оперативні

адміністратори прийняли термінове рішення щодо ремонту поломаного комп”ютера

3. За рівнем  прийняття:

- на вищому рівні 

Підвищення ціни на комп”ютерні послуги

- середньому

догани бухгалтерії  за невчасне звітування

- нижчому

підвищити контроль над  працівниками ремонтного відділу

4. За характером  вирішуваних завдань

Запрограмовані

Директор дає розпорядження  про узагальнення інформації про певні госп.операції

Незапрограмовані

Директор приймає рішення  про збільшення обсягу виконуваних  робіт шляхом оновлення устаткуваня

Компромісні

Директор дає наказ  про підвищення зарплати по вимогах  працівників

5. За способом  обгрунтування

Інтуїтивні

Керівники інколи приймають  рішення за інтуїцією, коли є невизначеність

Які базуються на судженнях

Рішення про збільшення виконуваних робіт, коли є нове устаткуваня

Раціональні

Рішення про зміну  розподілу фінансових ресурсів, тому що вони використовуються  неефективно

6. За способом  прийняття

Одноособові

Рішення директора про про збільшення обсягу виконуваних робіт

Колегіальні

Рішення про оновлення устаткування, яке прийняти працівниками

Колективні

Рішення про вимоги до керівництва про підвищення зарплати

7. За характером

Економічні 

Директор приймає рішення  про раціоналізацію роподілу коштів

Технологічні

Заступник директора  з економіки приймає рішення  про оновлення устаткування

Соц.-психологічні

Директор приймає рішення  про подяку працівникам

Адміністративні

Директор підписує заяву  про звільнення працівника

Умови прийняття  управлінських рішень

1.Права

Право прийняття рішень мають всі менеджери, але відповідні їх групи можуть приймати тільки конкретні  рішення. Загальні рішення на підприємстві приймають тільки лінійні керівники.

2. Повноваження

Характеризує межу між  групами менеджерів при прийнятті  рішень. Начальник відділу не може взяти на роботу нового працівника.

3. Обов¢язковість

Вимагає від менеджера  обов’язкового прийняття рішення, якщо його потребує ситуація, що склалась в організації. Страйк робітників цехів потребує обов’язкового рішення про видачу заробітної плати.

4. Компетентність

Характеризує вміння менеджера приймати кваліфіковані  рішення. Якщо директор підприємства  буде компетентною людиною, то він буде приймати такі рішення, в результаті виконання яких підприємство буде процвітати.

5. Відповідальність

Показує, які санкції  можна застосувати стосовно менеджера  в результаті прийняття невдалого  рішення. Якщо керівник приймає помилкове рішення, то йому проводять відрахування від заробітної плати.

Продовження табл. 12

Фактори, які  впливають на процес прийняття управлінських  рішень

Особисті якості менеджера 

(Керівник із досвідом може примати првильніші рішення, ніж новий керівник

Середовище прийняття  рішень

Рішення про збільшення обсягу виконуваних робіт може бути недоцільним через використання старого устаткування

Поведінка менеджера

Активність керівника у обговорені проблеми може передатися на робітників

Інформаційне обмеження

Директор аналізує чи окупить себе даний науковий прект

Взаємозалежність рішень

Рішення про зменшення собівартості на наукові послуги призводить до рішення про зменшення постійних витрат

Очікування можливих негативних наслідків

Керівник при прийняті рішення повинен враховувати не лише позитивну ,але й негативну частину, щоб бути готовим до її виявлення

Можливість застосування сучасних технічних засобів

При використані досягнень НТП рішення стають більш раціональні і ефективніші

Наявність ефективних комунікацій

При покращені комунікацій  рішення також стають ефективнішими

Відповідність організаційної структури цілям і місії організації

Якщо організаційна структура не буде відповідати місії і цілям, тоді процес прийняття рішення буде не довшим

Підходи до оптимізації управлінських рішень

1. Науковий метод

„Ксерокс” використовує науковий  метод . На приклад: рішення  про збільшення обсягу виконуваних  робіт:

1) Аналізується зібрана  інформація про можливість  збільшення  обсягу виконуваних робіт;

2) Аналізується вплив збільшення обсягу виконуваних робіт на діяльність підприємства у вигляді гіпотези.3) Перевіряється справедливість гіпотези.

4) Рішення про збільшення обсягу виконуваних робіт, якщо справедливість гіпотеза підтвердилася, або повернення до першого етапу, якщо гіпотеза невірна.

2. Системна орієнтація

Використання системи  орієнтації; вивчаються підходи, переробка, виходи, тоді приймається рішення.

3. Використання моделей

Найбільш ефективним методом є застосування моделей. Модель – це відображення у формі формули, графіка тощо.

Види комунікацій

Характеристика  конкретних видів комунікацій

Приклади використання інформації при різних видах комунікацій

Приклади застосування документів при здійсненні різних видів  комунікацій

1. За сферою охопленя.

1. Між організацією  та зовнішнім середовищем

Відбувається обмін інформацією із споживачами, державними установами, постачальниками.

У звітах, які надаються  державним органам міститься  інформація про головні аспекти  діяльності підприємства. У контрактах, які укладаються з постачальниками є інформація про умови, терміни, обсяги виконуваних наукових робіт

Звіти, контракти, угоди  та інші документи, які використовуються при обміні інформації.

2. Організаційні

–від вищих  рівнів управління до нижчих

Передається інформація про зміни та нововедення у товаристві

Директор дає розпорядження  про встановлення нового розпорядку робочого дня.

Може передаватися у  вигляді роспорядження, наказів.

-від нижчих  рівнів управління до вижчих

Передаються пропозиції, питання при певних сиуаціях діяльності.

Працівники дають свої пропозиції щодо вирішення проблеми

Передається у вигляді  службової записки.

-між менеджером  і робочою групою.

Передається інформація від керівника до його робочої  групи про завдання, які стять перед ними.

Заст. з економіки дає вказівки свому відділу про вимоги прийняття на роботу працівників

Передається у вигляді  розпорядження, інструкції, усного повідомлення.

-між різними  підрозділами.

Передається інформація про спільні сфери діяльності, виробничий процес, показники виробництва.

Адміністраторам потрібна більша кількість інформації про функціональні можливості комп”ютерів. Вони получабть цю інформацію від системних адміністраторів

Можуть використовуватися розпорядження, замовлення.

3. Міжособисті.

Передається різноманітна інформація між окремими працівниками.

Директор повідомляє адміністраторів про сроки виконання завдання.

Поширюється в усній  формі при спілкуванні працівників.

2. За способом виникнення.

-формальні

Передається офіційна інформація в межах підприємства.

Головний бухгалтер дає розпорядження свому відділу про оформлення звітів.

Технологи використовують вже старі звіти.

- неформальні

Передається неофіційна інформація на будь-яку тему

Робітники обговорюють  діяльність нового директора.

Приватна розмова.

3. За способом здійснення.

-вербальні

Економіст

Технолог повідомив свій відділ про завершення оновлення устаткування.

-

-невербальні

Несловесні комунікації, яка здіснюються мовою жестів.

Директор виразив своє незадоволення вимогами працівників мімікою і жестами.

-

Види неформальних груп

Склад

Чисельність

Зв¢язки

Мотиви виникнення

Заходи з підвищення ефективності

Група колекціонерів  картин

Керівники підприємства

3

Неформальні

За спільною цікавістю  до ціних творів мистецтва

Надавати інформацію про відомих художників.

Група колишніх футболістів

Працівники різних ланок  управління

5

За спільними інтересами до футболу та спогадами про власні досягненння

Забезпечення квитками на футбольні матчі.

Група люб. научних новинок*

працівників з різних  підрозділів

6

Цікавість до нових научних  відкритів

Інформація про нові научні відкриття