- дата, індекс;
- грифи затвердження (якщо протокол підлягає
затвердженню);
- заголовок;
- текст;
- підписи голови і секретаря, відбиток
печатки.
Заголовком до тексту протоколу є назва
колегіального органу або конкретної
наради і обговорюване питання. Текст
протоколу складається зі вступної та
основної частин. У вступній частині після
слова ПРИСУТНІ вказують прізвища всіх
присутніх на засіданні членів колегіального
органу або співробітників, а також запрошених
осіб. Якщо їх кількість перевищує 15, до
протоколу додається список присутніх.
У цьому випадку у вступній частині протоколу
вказують тільки їх загальну кількість.
Прізвища осіб, які брали участь у засіданні,
розміщують за алфавітом (окремо - члени
колегіального органу, окремо - запрошені)
і друкують у рядок через інтервал. Після
прізвища запрошеної особи вказують назву
установи, яку вона представляє, місце
роботи і посаду.
На зборах і засіданнях з великою
кількістю присутніх зазначають лише
кількісний склад присутніх. Ініціали
і прізвища голови та секретаря, яких обирають,
фіксують у вступній частині протоколу.
Текст протоколу має складатися
з позицій згідно пунктів порядку денного.
Текст кожної позиції укладається за формою:
СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.
Слово СЛУХАЛИ пишуть в окремому
рядку із цифрою, що позначає питання.
Після слова СЛУХАЛИ ставлять двокрапку.
Ініціали і прізвище доповідача потрібно
писати з нового рядка в називному відмінку
і підкреслювати, після прізвища ставлять
тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої
мови. Якщо наявний текст доповіді, це
необхідно відмітити позначкою ("Текст
доповіді додається"). Нижче нотують
питання і доповіді на них
[11; c. 162].
В Інструкції з діловодства,
створеної відповідно до Типової інструкції
у міністерствах, інших центральних органах
виконавчої влади, Раді міністрів Автономної
Республіки Крим, місцевих органах виконавчої
влади від 17 жовтня 1997 року № 1153, для підприємства
«Полтаватеплоенерго», представлені зразки
створення управлінських документів (трафаретні
форми, формуляри).
В Додатку Г наведено зразок
оформлення протоколу. Документ є трафаретною
формою, де зазначено основні реквізити:
- назва структурного підрозділу;
- гриф затвердження;
- назва виду документа;
- дата, номер та місце
складання;
- заголовок до тексту;
- голова;
- секретар;
- присутні;
- порядок денний;
- слухали;
- виступили;
- вирішили;
- підпис голови та секретаря.
Протокол надрукований на аркуші
формату А4 з берегами: лівий – 30 мм, верхній
– 20 мм, нижній – 20 мм, правий – 10 мм. В
горі по центру розміщується 08 реквізит
- назва структурного підрозділу (за потреби),
в правому верхньому куті - гриф затвердження
(як зазначено у формулярі – «за потреби»,
хоча зазвичай у протоколах гриф затвердження
не проставляють). Назва виду документа
розміщується по центру великими літерами.
Відповідно до інструкції дата
повинна друкуватися від лівого берега,
місце складання по центру, а номер документа
від правого берега. В наведеному документі
ці реквізити розташовані неправильно.
Також неправильно оформлені
такі реквізити:
Заголовок до тексту розміщений
від межі лівого берега (а для поздовжнього
розташування – повинен бути відцентрований).
Без абзацу від лівого берега та з нового
рядка зазначено «Порядок денний»
засідання та його пункти.
3 СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР І
ФОРМУВАННЯ СПРАВ
НА ПІДПРИЄМСТВІ
3.1 Складання номенклатур
справ
Номенклатура справ - це обов'язковий
для кожної установи систематизований
перелік назв (заголовків) справ, що
формуються в її діловодстві, із зазначенням
строків зберігання справ.
Номенклатура справ призначена
для встановлення в установі єдиного порядку
формування справ, забезпечення їх обліку,
оперативного пошуку документів за їх
змістом і видом, визначення строків зберігання
справ і є основою для складення описів
справ постійного та тривалого (понад
10 років) зберігання, а також для
обліку справ тимчасового (до 10 років включно)
зберігання.
На підприємстві складаються
номенклатури справ структурних підрозділів
і зведена номенклатура справ
установи.
Номенклатура справ структурного
підрозділу розробляється не пізніше
15 листопада поточного року
посадовою особою, відповідальною
за діловодство у структурному
підрозділі, на підставі документів
з усіх питань його діяльності із
залученням фахівців, які працюють в підрозділі.
Зведена номенклатура справ
складається службою діловодства на основі
номенклатур справ структурних підрозділів.
Методична допомога у складенні
номенклатур справ надається архівом
установи.
Зведена номенклатура справ
установи схвалюється комісією підприємства
з проведення експертизи цінності
документів (далі - експертна комісія)
та погоджується експертно-перевірною
комісією державного архіву Полтавської
області один раз на п'ять років або невідкладно
у разі зміни форми власності, структури,
функцій та характеру роботи підприємства,
після чого затверджується генеральним
директором.
Зведена номенклатура справ
підприємства складається у чотирьох
примірниках, на кожному з яких повинен
бути заповнений гриф погодження з державним
архівом Полтавської області. Перший (недоторканний)
примірник зведеної номенклатури справ
зберігається у канцелярії, другий використовується
канцелярією як робочий, третій передається
до архіву підприємства, для здійснення
контролю за формуванням справ у структурних
підрозділах, четвертий - надсилається
до державного архіву.
Структурні підрозділи установи
отримують витяги з відповідних розділів
затвердженої зведеної номенклатури справ
для використання у роботі.
Зведена номенклатура справ
установи щороку (не пізніше грудня) уточнюється
та вводиться в дію з 1 січня наступного
календарного року.
До номенклатури прав включаються
назви справ, що формуються та відображають
усі ділянки роботи, яка документується
на підприємстві. До номенклатури справ
вносяться також назви справ, що ведуться
лише в електронній формі.
Графи номенклатури справ заповнюються
таким чином.
У графі 1 проставляється індекс
кожної справи. Індекс справи структурного
підрозділу складається з індексу структурного
підрозділу підприємства (за штатним
розписом) та порядкового номера справи
в межах підрозділу.
Наприклад:
06-12, де 06 - індекс самостійного
відділу, 12 - порядковий номер
справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу
у складі управління, 07 - порядковий номер
справи.
За наявності у справі томів
(частин) індекс ставиться на кожному томі,
наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки
справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен
чітко у стислій узагальненій формі відображати
склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання
в заголовках справ неконкретних формулювань
("різні матеріали", "загальне листування",
"вхідна кореспонденція", "вихідна
кореспонденція" тощо), а також вставних
слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків
справ враховуються такі ознаки формування
справ, як номінальна, авторська, кореспондентська,
предметно-питальна, хронологічна, географічна.
Документи формуються у справи на основі
окремо ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається
з елементів, що розміщуються у такій послідовності:
назва виду справи (листування, журнал,
книга тощо) чи виду документів у справі
(накази, протоколи, акти тощо); автор
документів (найменування установи, структурного
підрозділу); кореспондент або адресат
(найменування установи, до якої адресовані
або від якої надійшли документи); короткий
зміст документів справи (питання,
з якого формується справа); назва регіону
(території), з якою пов'язаний зміст документа;
дата (період), до якої належать документи
справи; вказівки на наявність копій документів
у справі (у разі потреби).
У заголовках справ, що містять
документи з одного питання, не пов'язані
послідовністю ведення процедур діловодства,
вживається термін "документи",
а після нього в дужках зазначаються основні
види документів справи, наприклад: "Документи
(плани, анкети, довідки) про проведення
огляду стану діловодства та архівної
справи у вищих навчальних закладах".
У заголовках справ,
що містять листування, зазначаються
кореспондент і короткий зміст документів,
наприклад: "Листування з Міністерством
фінансів про затвердження і зміну штатного
розпису".
У заголовках справ, що містять
листування з кореспондентами, однорідними
за характером діяльності, такі
кореспонденти не перелічуються,
а зазначається їх узагальнене
найменування, наприклад: "Листування
з органами місцевого самоврядування
з питань забезпечення соціального захисту
населення".
У заголовках справ, що містять
листування з різними кореспондентами,
такі кореспонденти не зазначаються, наприклад:
"Листування про організацію семінару
з підвищення кваліфікації працівників
кадрових служб".
У заголовках справ, що містять
планово-звітну документацію, зазначається
період (місяць, квартал, півріччя,
рік), в якому планується створення
документів, або період їх
фактичного виконання,
Якщо справа складається
з кількох томів або частин, формулюється
загальний заголовок справи, а потім
у разі потреби заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків
справ у номенклатурі враховується
важливість документів, включених до справи,
їх взаємозв'язок. На початку
розміщуються заголовки справ
щодо документів, які надійшли
від органів вищого рівня, далі – щодо
організаційно-розпорядчої документації,
планово-звітної документації, листування,
обліково-довідкових видів документів.
У кожній з цих груп документи
також розміщуються з урахуванням
важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури
заповнюється наприкінці календарного
року.
У графі 4 номенклатури зазначаються
строки зберігання справ, номери статей
за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 "Відмітка"
робляться позначки про перехідні справи;
про справи, що ведуться в електронній
формі; про посадових осіб, відповідальних
за формування справ; про передачу
справ до архіву підприємства чи інших
установ для їх продовження тощо.
Наприкінці року номенклатура
справ закривається з підсумковим записом
про їх кількість [5].
3.2 Формування
справ
Формування справ - це групування
виконаних документів у справи відповідно
до номенклатури справ.
Під час формування справ слід
дотримуватись таких правил:
- групувати у справи
тільки оригінали (у разі їх
відсутності - засвідчені в установленому
порядку копії) правильно оформлених
і виконаних документів, не допускати
включення до справ чорнових,
особистих, дублетних документів, документів,
що підлягають поверненню, та
розмножених копій;
- групувати у справи
документи одного діловодного
року (за винятком особових, судових,
перехідних справ). Особові справи
формуються протягом всього часу
роботи особи на підприємстві;