Совершенствование информационного и технического обеспечения системы управления персоналом на примере ООО «Автолайн-НК»

Главный механик - организация водоснабжения, отопления, энергообеспечение предприятия.

Начальник ремонтно-механической мастерской (РММ)- организация проведения технического обслуживания, планового  и внепланового ремонта автобусов.

Начальник хозяйственного отдела - обеспечение выполнения хозяйственной деятельности внутри предприятия.

Зам. директора  по экономике - осуществляет руководство  работой по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию  рациональной хозяйственной деятельности в соответствии с потребностями  рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия. Обеспечивает доведение плановых заданий до подразделений предприятия.

Отдел труда  и зарплаты - обеспечивает организацию процессов труда и управления на предприятии в соответствии с его целями и стратегией, направленными на производство высококачественной, конкурентоспособной услуг транспортного характера, на основе рационального использования трудового потенциала каждого работника. Руководит формированием фондов оплаты труда структурных подразделений в зависимости от условий работы и структуры заработной платы, запланированного роста объемов производства, заданий по снижению трудоемкости.

Бухгалтерия - выполняет  работу по ведению бухгалтерского учета и имущества; обязательств и хозяйственных операций, участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

Отдел кадров - возглавляет работу по комплектации предприятия кадрами рабочих  и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в  соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

Главный инженер - руководит деятельностью технических служб организации, контролируем результаты их работы, состояние трудовой и производственной дисциплины. Определяет техническую политику, перспективы развития организации и пути реализации комплексных программ по совершенствованию, реконструкции и техническому перевооружению действующего производства. Определяет направления специализации и кооперирования организации в соответствии с развитием НТП и достижением высоких темпов роста производительности труда.

Начальник юридического отдела - обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов. Осуществляет правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии. Организует оказание юридической помощи общественным организациям, консультирование работников по правовым вопросам.

Планово - экономический  отдел - осуществляет руководство работой  по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности в соответствии с потребностями рынка и возможностями получателя необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия. Совместно с бухгалтерией осуществляет методическое руководство и организацию работы по учету и анализу результатов производственно - хозяйственной деятельности, разработку рациональной учетной документации.

 

 

2.2 Анализ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом на предприятии ООО " Автолайн-НК "

 

Общая структурная  схема информационно-технической системы ООО «Автолайн-НК» представлена ниже. Она включает комплекс взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест: АРМ отдела кадров, АРМ технического отдела, АРМ бухгалтерии, АРМ планового отдела, РМ ремонтной службы, АРМ администратора системы (базы данных).

В ходе анализа информационно-технического обеспечения управления персоналом на предприятии ООО " Автолайн-НК " были выявлены следующие компоненты, непосредственно входящие в состав структуры автоматизированной информационной системы:

1. Наличие автоматизированных  рабочих мест оснащенных вычислительной  техникой.

АРМ планового  отдела. Предназначен для планирования технико-экономических показателей (ТЭП), убытков и доходов. Кроме того, здесь выполняется расчёт премий и анализ деятельности предприятий. Формы анализа формируются по всем видам работ (маршрутные, заказные, хозяйственные, коммерческие и пр.) в разрезе всех подразделений предприятия (отработанные часы, расход топлива, фактическая выручка и пр.).

АРМ техотдела. АРМ необходим для планирования технического обслуживания, технического ремонта, учёта ремонтных воздействий на автобусы, а также для разработки маршрутных листов. Здесь заполняются необходимые справочники (виды ремонтных воздействий, нормативы трудоёмкости и простоя в ТО и ремонте, стоимости ремонта и пр.). Персонал данной службы отслеживает все перемещения автомобилей по предприятию (постановка в ремонт, перемещения по ремонтным зонам, выход из ремонта) с формированием соответствующих документов (ремонтных листов). Модуль анализа состояния подвижного состава позволяет получать оперативные данные о местонахождении автобуса, готовности к выполнению транспортной работы, о простоях в ремонте и пр. Вся информация об изменении состояния подвижного состава мгновенно отражается в базе данных и становится доступной на чтение с других рабочих мест.

АРМ бухгалтерии. Это наиболее сложная служба (с  точки зрения реализации и сопровождения) и состоит из комплекса самостоятельных АРМ, функционально связанных как между собой, так и с другими рабочими местами предприятия. Все бухгалтерские проводки фиксируются в главной книге. Основные подсистемы бухгалтерии: расчёт заработной платы (все категории работников), подсистема учёта основных средств, подсистема учёта малоценных материалов, подсистема работы с банком (выписка платёжных поручений), подсистема работы с внешними организациями (поставщики запчастей, договорные работы и др.).

АРМ отдела кадров. Предназначен для ввода и корректировки информации о персонале предприятия. Здесь заполняются необходимые справочники (штатное расписание, категории работников, виды образования, структура подразделений предприятия и пр.). Персонал отдела кадров отслеживает все перемещения работников (приём, увольнение, переход в другое подразделение), а также изменение по конкретным работникам (смена места жительства, изменение классности, рождение детей и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений.

АРМ технического отдела. Предназначен для ввода корректировки информации о подвижном составе предприятия

Здесь заполняются  необходимые справочники (марки  автомобилей, нормативы технического обслуживания и пр.). Персонал технического отдела отслеживает все перемещения автобусов (получение, списание, перевод в другое подразделение), а также изменения по конкретным автомобилям (смена двигателя, закрепление за водителем и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о пробегах, возрастной структуре парка, закреплении за водителями и пр. Все данные об изменениях подвижного состава мгновенно отражаются в базе данных и становятся доступными для чтения с других рабочих мест.

2. Наличие пакета прикладных программ: Microsoft Office.

Таким образом, исследование информационно-технического обеспечения управления персоналом на предмет существующей автоматизированной информационной системы показало:

1.Наличие автоматизированного  документооборота.

2.Наличие собственного специализированного программного обеспечения, помогающего автоматизировать часть работ специалиста.

3.Наличие в  отделе профессионального развития  персонала специализированного  программного обеспечения.

Из всего  перечисленного следует, что для  эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления персоналом на базе современных средств передачи данных.

 

3. ОСНОВНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ  И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  ИНФОРМАЦИОННО – ТЕХНИЧЕСКОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ  НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО " АВТОЛАЙН-НК "

 

3.1 Разработка направлений совершенствования  информационно – технического  обеспечения системы управления персоналом

 

Для управления профессиональным ростом персонала  на предприятии ООО " Автолайн-НК" предлагается осуществить следующие мероприятия:

1.Программа  по возможностям продвижения,  обеспечивающая следующие услуги:

- дает широкий  спектр информации о вакантных местах и о квалификации, которая нужна, чтобы их занять;

- указывает  систему, в соответствии с которой  квалифицированные служащие могут  претендовать на эти места;

- помогает работникам  установить цели карьеры;

- поощряет осмысленный  диалог между работниками и их руководителями о целях карьеры.

2.Для приема  новых сотрудников следует привлечь  работников для проведения мероприятий  по отбору новых кадров.

По нашему мнению план развития карьеры в значительной степени зависит от руководителя, который формально и неформально оценивает работу сотрудника в занимаемой должности и его потенциал, является важнейшим каналом связи между сотрудником и высшим руководством организации, принимающим решения о продвижении, а также располагает ресурсами для развития сотрудника. В свою очередь службы управления персоналом всемерно способствуют выполнению планов развития карьеры отдельных сотрудников, осуществляя общее управление профессионально-должностным продвижением в организации. С этой целью составляются общие планы управления карьерой, в которых отражены основные направления деятельности кадровых служб.

3. Внедрить специализированную программу.

Большое распространение  получили программы фирмы 1С. Они  сочетают в себе доступную цену и  неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля и склад» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговля и склад» зачастую обходится заказчикам недешево, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами.

В работе менеджера в  настоящее время все чаще и  чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов.

4. Наличие корпоративной вычислительной сети.

Корпоративная вычислительная сеть – это интегрированная, многомашинная, распределенная система  одного предприятия, имеющего территориальную  рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации. Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:

-реализацию  унифицированного доступа специалистов  отдела к коммуникационным ресурсам;

-единое управление, администрирование и техническое  обслуживание информационно-коммуникационных  ресурсов;

-организацию  доступа к структурированной  информации в режимах on – line и off – line;

-организацию  единой системы электронной почты  и электронного документооборота;

-защиту электронной  почты на основе международных  стандартов с созданием защищенных  шлюзов в существующие сети  передачи данных;

-организацию  глобальной службы каталогов  в интересах абонентов корпоративной  вычислительной сети;

-реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;

-взаимодействие  корпоративной сети организации  с бизнес системами других  организаций, вычислительными сетями государственных учреждений, финансово-кредитных органов, участвующих в информационном обмене на правах абонентов коммуникационной корпоративной системы;

-функциональную  наращиваемость, обеспечивающую построение  корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.