Структура и функции аппарата управления организацией

Председатель Буда-Кошелёвского райпо не совсем добросовестно выполняет возложенные на него функции. В частности в течение 2003-2004 годов председатель не обеспечил выполнение всех решений собрания: не произвёл выплаты отдельным работникам, которые были установлены на общем собрании уполномоченных, не привлёк к соответствующей ответственности главного бухгалтера за ненадлежащее выполнение им своих должностных обязанностей. Также председатель правления заключает договора и соглашения от имени общества, которые не относятся вовсе к его компетенции, необоснованно распоряжается имуществом общества, совершая при этом разного рода махинации.

В состав руководящих работников Буда-Кошелёвского райпо помимо председателя правления входит также первый заместитель председателя правления, заместитель председателя правления по экономике – главный бухгалтер, председатель ревкомиссии, заместитель председателя правления по производству и заготовкам, заместитель председателя правления по кадрам и идеологической работе.

Система управления Буда-Кошелёвского райпо представляет собой линейно-функциональную структуру, при которой каждый отдел находится в непосредственном подчинении главного линейного руководителя (заместитель председателя правления по производству и заготовкам, главный бухгалтер и другие). Линейному руководителю решать конкретные вопросы, разрабатывать соответствующие решения, программы, планы помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (бухгалтерия, экономический отдел и так далее).

Свои решения функциональные отделы приводят в жизнь либо через главного руководителя, либо непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

Основным достоинством организационной структуры Буда-Кошелёвского райпо является то, что она обеспечивает высокий уровень специализации управленческой деятельности в конкретных сферах управления. Положительным является ещё и то, что сочетание линейного и функционального построения оргструктуры увеличивает оперативность принимаемых решений и позволяет наладить эффективный контроль за их выполнением. Среди достоинств выделяют возможность привлечения консультантов и экспертов.

Следует отметить, что помимо положительных моментов в функционировании Буда-Кошелёвского райпо имеется и ряд недостатков, которые влияют на работу райпо. Недостатком является то, что при принятии решений и реализации согласованных управленческих решений возникают некоторые трудности. Это связано с тем, что жёсткое разделение управленческого труда усиливает заинтересованность работника в выполнении в первую очередь только своей функции. Поэтому назревает необходимость проводить согласования достаточно часто при решении каких-либо сложных нестандартных задач. С вышеизложенной проблемой связан и второй недостаток, который заключается в отсутствии местных взаимосвязей и взаимодействия между отделами на горизонтальном уровне.

Ещё одним недостатком организационной структуры Буда-Кошелёвского райпо является то, что готовят решения зачастую одни, а реализуют совершенно другие работники. Так, возникает недостаточно чёткая ответственность за свою работу. Недостатком является и отсутствие некоторых функциональных подразделений. Например, отдела маркетинга и рекламы.

Помимо анализа организационной структуры Буда-Кошелёвского райпо и изучения работы органов аппарата управления следует проанализировать динамику численности управленческого персонала.

 

Таблица 2.4. Динамика численности управленческого персонала Буда-Кошелёвского райпо (человек, %)

Должность	Годы						Отклонение (+,-)
	2001		2002		2003		2002 к 2001		2003 к 2002
	Численность	Уд. вес	Численность	Уд. вес	Численность	Уд. вес	Численность	Уд. вес	Численность	Уд. вес
Всего работников списочного состава	1190	100	1058	100	983	100	-132		-75
в том числе:
Руководителей:	43	3,6	37	3,5	36	3,7	-6	-0,1	-1	0,2
зам председателя	2	0,2	2	0,2	3	0,3	0	0,0	1	0,1
главный бухгалтер	7	0,6	6	0,6	5	0,5	-1	0,0	-1	-0,1
главный экономист	1	0,1	1	0,1	1	0,1		0,0		0,0
других работников, занимающих руководящие должности	1	0,1	6	0,6	3	0,3	5	0,5	-3	-0,3
Работники, занимающие должности специалистов:	32	2,7	114	10,8	107	10,9	82	8,1	-7	0,1
экономистов	3	0,3	21	2,0	18	1,8	18	1,7	-3	-0,2
товароведов	7	0,6	23	2,2	25	2,5	16	1,6	2	0,4
бухгалтеров	16	1,3	41	3,9	37	3,8	25	2,5	-4	-0,1

 

Таким образом, данные таблицы свидетельствуют о тенденции сокращения как численности всех работников, так и управленческого персонала Буда-Кошелёвского райпо. При этом следует отметить, что при сокращении числа руководителей в 2003 году по отношению к 2001 на 7 человек, их удельный вес в общей численности работников увеличился на 0,1%. Практически аналогичная ситуация наблюдается и по численности работников, занимающих руководящие должности. Такая ситуация характеризует работу отдела кадров и председателя с негативной стороны, так как изменение численности аппарата управления должно быть либо пропорционально, либо наименьшими темпами, по сравнению с изменением численности остальных работников.

С целью более детального изучения системы управления Буда-Кошелёвского райпо целесообразным является анализ основных документов, регламентирующих деятельность аппарата управления Буда-Кошелёвского райпо.

 

2.3 Основные документы, регламентирующие деятельность аппарата управления Буда-Кошелёвского райпо, их анализ

 

К основным документам, регламентирующим деятельность аппарата управления Буда-Кошелёвского райпо, относятся следующие:

• устав,
• положения об отделах,
• должностные инструкции работников.

Устав, утверждённый собранием уполномоченных Буда-Кошелёвского райпо 5 февраля 2004 года, содержит следующие разделы:

1. общее положение,
2. цели, задачи предмет деятельности общества,
3. правомочия общества,
4. пайщики, членство, права и обязанности,
5. органы управления и контроля потребительского общества,
6. основы экономической деятельности общества,
7. особенности регулирования трудовых отношений
8. реорганизация и ликвидация потребительского общества.

Следует отметить, что в целом устав Буда-Кошелёвского райпо, разработан в соответствии с общепринятыми нормами и правилами, действующими по регулированию деятельности предприятий потребительской кооперации. Однако в принятом уставе существуют и некоторые недочёты. Например в разделе "Цели, задачи предмет деятельности общества" не полностью указаны виды экономической деятельности райпо. Так не указаны следующие виды деятельности, которыми в настоящее время занимается Буда-Кошелёвское райпо:

• переработка и консервирование рыбы и рыбных продуктов,
• разведение свиней,
• выращивание культур в сочетании с животноводством (смешенное сельское хозяйство),
• производство мяса животных, в том числе эксплуатация аммиачных холодильных установок,
• производство изделий из мяса, включая мясные консервы,
• розничная торговля через палатки, ларьки и киоски,
• розничная торговля на рынках, в том числе прокат средств измерения,
• прочая розничная торговля,
• деятельность в области упаковки,
• реклама и другие виды деятельности.

Ещё одним недостатком в уставе является отсутствие чётко определённой ответственности председателя правления и его заместителей за незаконность принятых решений и другие неправомерные действия по отношению к потребительскому обществу в целом и к каждому работнику в отдельности.

В положении об экономическом отделе Буда-Кошелёвского райпо указаны основные задачи и функции отдела, его права и ответственность, а также взаимосвязь с другими отделами.

Основные задачи экономического отдела заключаются в организационном и методическом руководстве плановой и аналитической работе статистического учёта, разработке концепции основных направлений экономического и социального развития райпо на перспективу, составлении планов и прогнозов на перспективу.

Однако в задачах экономического отдела отсутствует задача, предусматривающая проведение анализа текущей деятельности Буда-Кошелёвского райпо и поиск путей улучшения результатов финансово-хозяйственной деятельности райпо. Также в положении не определена степень ответственности за нарушение возложенных на экономический отдел функций, распоряжений председателя правления и постановлении собрания уполномоченных.

Курирует экономический отдел председатель правления райпо, а руководство этим отделом осуществляет главный экономист, который осуществляет организацию и обеспечение эффективной работы отдела по выполнению поставленных задач.

К компетенции главного экономиста относится разработка проекта положения об отделе, распределение обязанностей и прав между работниками отдела и утверждение должностных инструкций на специалистов, составление и утверждение плана работы специалиста, контроль работы своего отдела, проведение производственных совещаний, осуществление мероприятий по повышению квалификации специалистов.

Проведённый анализ изучения должностной инструкции и фактических результатов работы главного экономиста Буда-Кошелёвского райпо, позволил сделать вывод о том, что главный экономист Лемешко С.С. в течение 2004 года не в полном размере выполнял возложенные на него должностные обязанности. Так, в частности он не обеспечил своевременный и качественный контроль за проведением анализа выполнения планов и задач за 2003 год, что привело к частичному отсутствию необходимой информации для проведения Собрания уполномоченных райпо.

В Буда-Кошелёвском райпо помимо изученных документов, регламентирующим деятельность аппарата управления райпо, применяются должностные инструкции для следующих работников: ведущего экономиста по труду и заработной плате, экономиста 1-ой категории по анализу, систематизации, учёта экономических показателей и составления статистической отчётности, главного бухгалтера, зам председателя по кадрам, зам председателя по производству и заготовкам, начальника отдела качества и других специалистов. Также применяются положения о всех отделах райпо: торгового отдела, отдела качества, бухгалтерии и других отделов.

Таким образом, подводя итог всему вышеизложенному, можно сделать вывод о том, что основной целью деятельности Буда-Кошелёвского райпо является удовлетворение имущественных и иных потребностей членов потребительского общества и обслуживаемого населения.

Резкое сокращение численности работников в Буда-Кошелёвском райпо в 2003 году по сравнению с 2001 годом в значительной степени связано с сокращением численности работников по всем его подразделениям. При этом сокращение числа работников произошло по всем половозрастным группам.

Изучение динамики основных показателей финансово-хозяйственной деятельности свидетельствует об увеличение валовых доходов, сокращении уровня издержек обращения в % к товарообороту и о низкой управляемости издержек обращения. В целом же Буда-Кошелёвское райпо за последние три года начало работать более эффективно. Подтверждением этому является сокращение убытка от реализации.

Аппарат управления Буда-Кошелёвского райпо строится по линейно-функциональному типу. Органы управления райпо включают в себя собрание уполномоченных потребительского общества и правление Буда-Кошелёвского райпо. Органом контроля выступает Ревизионная комиссия.

Высшим органом управления Буда-Кошелёвского райпо является собрание уполномоченных, которое правомочно рассматривать и решать любые вопросы его деятельности.

Проведённый анализ деятельности органов управления Буда-Кошелёвского райпо за несколько последних лет позволил выявить множество недостатков их работы., которые значительно влияют как на эффективность работы всего райпо в целом, так и на финансовую устойчивость и конкурентоспособность райпо на рынке в современных условиях.

Также выявлены некоторые нарушения и недочёты в основным документах, регламентирующих деятельность аппарата управления Буда-Кошелёвского райпо.

 

 

3. Пути совершенствования  структуры и функций аппарата  управления Буда-Кошелёвского райпо в условиях перехода к рыночным отношениям

 

3.1 Оценка эффективности управления предприятием

 

В широком смысле эффективность представляет собой результаты деятельности, достигнутые за счёт труда всего коллектива. Эффективность в узком смысле отражается в результативности собственно управленческой деятельности.

Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации задания, надёжности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений.

Для оценки эффективности управления могут использоваться как обобщающие показатели, так и система частных показателей.