Управлінська праця в бібліотеці

 

Необхідно на новій теоретичній  базі підходити до організації діяльності бібліотеки в інфраструктурі суспільства, до організації і змісту бібліотечної освіти, до формування державної політики у цій сфері. У процесі функціонування БД виникає багато проблем як на рівні управління БД в цілому, так і на рівні управління окремою бібліотекою та її підрозділами. Усі ці проблеми потребують вирішення.

 

Проблема, як було визначено  у темі II,- це складне теоретичне чи практичне питання, яке потребує вирішення, вивчення чи дослідження. Проблема відображає різницю між існуючим та бажаним станом системи, між існуючим та бажаним виходом системи.

 

Визначимо декілька проблем, властивих сучасному становищу  БСІ, та ті показники, які використовуємо у процесі характеризування стану та виходу системи.

 

Згідно з теорією  прийняття рішень, для того, щоб  позбавитися протиріч між існуючим та бажаним станом, слід спочатку вибрати цілі рішення, потім поставити завдання. Для одного і того ж завдання можуть бути знайдені різноманітні засоби вирішення і отримані несхожі результати:

- удосконалення технології;

- організація структури;

- підвищення кваліфікації  кадрів.

 

Процес вибору рішення  завдання з декількох можливих називається прийняттям рішення.

 

Між цілями діяльності бібліотечних закладів, завданнями та їх розв'язанням існують певні взаємозв'язки. На ґрунті суспільних та галузевих цілей і завдань формуються цілі діяльності бібліотек на період, який планується, їх формування пов'язане з вибором конкретних цілей з усіх можливих, тобто є процесом прийняття рішень. Сутність зв'язку питань прийняття рішень, з цілями в контексті бібліотекознавчих досліджень, міститься у тому, що проблема цілей функціонування бібліотечної системи, її підсистем і окремих бібліотек є важливою науково-дослідницькою проблемою.

 

На шляху до досягнення цілей виникають проблеми. Робота, спрямована на досягнення цілей, планується на різних рівнях управління БД або бібліотечним закладом. У ході розробки планів розвитку ці завдання фіксуються в планових завданнях, програмах, заходах. Рішення можуть стосуватися бібліотечної системи в цілому або її окремих частин. Від того, які завдання поставлені перед трудовими колективами і які приймаються рішення, залежить рівень ефективності бібліотечної діяльності.

 

Завдання, які доводиться вирішувати в процесі управляння БД, різняться за характером. Це стосується економічних, соціальних, організаційних, технічних завдань. Одна й та ж проблема може мати завдання різного характеру. Так, наприклад, завдання, яке полягає у вдосконаленні організаційної структури апарату управління БД, буде сприйматися як економічне, за умови, що ціль рішення - скорочення витрат на управління. Воно ж буде виглядати як організаційне, якщо ціль рішення – спрощення зв'язків між відділами органів управління.

 

За ступенями впливу на бібліотечну систему завдання поділяються на

стратегічні, поточні, оперативні. До стратегічних відносяться ті, розв'язання яких приводить до радикальних змін у бібліотечній сфері. Стратегічні завдання, як правило, вирішуються за проміжок часу з 3-х до 5-ти, або більше років. Поточні завдання пов'язані з розвитком і  підтримкою функціонування бібліотечної системи. Вони вирішуються на протязі декількох місяців або одного-двох років.

 

Оперативні завдання, в основному, пов'язані з забезпеченням функціонування виробничої системи на заданому рівні.

 

Ми підійшли до важливого  етапу наших міркувань про  зв'язок управління бібліотекознавчих досліджень. Зовнішні і внутрішні умови, в яких функціонують бібліотечні заклади, постійно змінюються. Система управління повинна реагувати на всі зміни, які відбуваються у внутрішньому і зовнішньому середовищі таким чином, щоб результати діяльності бібліотечної системи залишалися на заданому рівні, тобто задоволення запитів і потреб населення має відповідати поставленим вимогам. Регулювання діяльності здійснюється за допомогою рішень.

 

  Можна сказати, що ціль управління полягає в тому, щоб забезпечити бібліотечних працівників, тобто виконавців, програмами необхідних дій в умовах, які постійно змінюються. Програми можуть мати форму принципів, стандартів, норм, інструкцій.

 

Використання результатів  наукових досліджень є неодмінною умовою процессу управління. Базове значення в управлінні мас інформаційне забезпечення прийняття управлінських рішень та контроль за ходом їх реалізації. В останні роки відбувається децентралізація управлінських рішень, йде переорганізація уваги вищих органів управління БСІ на вирішення стратегічних питань та проблем забезпечення творчої ініціативи,

створення умов для ефективного  розвитку БСІ.

 

Аналітичні аспекти  вивчення роботи органів управління поки що не отримали належної оцінки у сфері управління БСІ. Саме тут криються, на мій погляд, невикористані можливості для прийняття біль виважених, більш обґрунтованих управлінських рішень.

 

У циклі прийняття рішень інформація посідає чільне місце. Не випадково формула «управління-інформація», бо сутність її полягає у передачі інформації. Поінформованість, повне уявлення проблемної ситуації дозволяє визначити межі проблеми, яку вивчаємо, правильно сформулювати  мету і рішення.

 

Інформаційна база управління включає :

 

- інформацію поточну (отриману внаслідок виконання функцій обліку і контролю за діяльністю бібліотеки, системи бібліотек), а також

інформацію, отриману із зовнішнього середовища без спеціальних запитів;

 

— інформацію спеціальну, для вирішення сформульованого  завдання, пов'язану з пошуком вузьких місць, слабких ланок у бібліотеці, виявленням елементів структури. Збирання такої інформації має нерегулярний характер. Для її отримання проводять спеціальні дослідження, спостереження;

 

- інформацію про ресурси, яка необхідна для визначення можливостей реалізації рішення, що приймається. Інформацію отримують шляхом подання запиту або збирають, якщо вона не існує в інформації першого і другого порядку. Структурування інформаційної бази дозволяє цілеспрямовано і  послідовно використовувати наявну інформацію і організувати отримання відсутньої. Це раціоналізує процес прийняття рішень, полегшує управління, створює умови для вироблення вірного напряму.

 

Змістовний бік інформації про ВСІ може бути описаний в таких  аспектах для рівнів БСІ в цілому :

 

1. інформація про структуру  галузі: мережі, типи і види бібліотек,

органів управляння, види управлінської діяльності;

 

2. інформація про бібліотечну діяльність та послуги, про стандарти і нормативно-технічну документацію;

 

3. інформація про ресурси  бібліотек - фонди, устаткування;

 

4. інформація про кадри,  кваліфікації, посади, соціальне забезпечення, фах;

 

5. інформація про фінанси;

 

6. інформація про показники діяльності, які характеризують розмаїття стану та розвитку бібліотечно-інформаційної діяльності.

 

Складовим елементом  інформаційної бази є система  документації.

Документи, як відомо, уявляють собою найбільш старий і традиційний  засіб запису даних. Документи залишаються найбільш поширеним засобом не тільки обміну інформації, але й засобом підготовки даних до введення в ЕОМ.

 

Уся документація у сфері  бібліотечної діяльності по області  застосування поділяються на : загальносоюзну, галузеву, республіканську, документацію підприємств і об'єднань. В нашій країні розробляються уніфіковані системи документації (УСД), дія яких поширюється і на документи з практики ВСІ (наприклад, система фактів статистичної звітності, планової, фінансової документації). В середньому, наша галузь забезпечена УСД на 25-40%.

 

На відміну від документальних систем /в області НТІ документи  у сфері управління виконують не пасивну роль (носіїв інформації, а приймають активну участь у процесі управління як своєрідні засоби і предмети управлінської праці. У зв'язку з цим уніфіковані системи документації, що відповідають єдиним правилам і вимогам, виступають як засіб документального обміну даними, які мають нормативно-правову силу у сфері

управління БСІ.

 

В документації як системі розрізняють вхідну, внутрішню (зв’язок систем управління з функціональними відділами) і вихідну документацію.

 

За реалізацією відносин управління документи поділяють  на низхідні і

висхідні.

 

За змістом:

- відомості про зовнішнє  середовище;

- внутрісистемні;

— функціональні (про обслуговування, про фонди);

- про бібліотечні процеси (технологічна документація);

первинні документи, вторинні документи.

 

Управління є одним  з найважливіших процесів, мета яких – забезпечення функціонування бібліотеки. Управління визначається як процес впливу суб'єкта (керуюча підсистема) на об'єкт (підсистема - підсистема, що

керує) з метою досягнення певного результату. Об'єктом управління в бібліотеці виступають : колектив в цілому; групи працівників; окремі працівники чи виконавці; матеріально-технічна база. До суб'єктів відносяться : директор, заступники директора, рада бібліотеки, бібліотечний актив, профспілкова організація. Разом вони складають управління бібліотеки.

 

Управління діяльністю бібліотеки в режимі функціонування доповнилося управлянням її розвитку. Об'єктом управління розвитком стають інноваційні новації, процеси. Інноваційна діяльність в бібліотеці базується на програмно-цільовій основі.

 

Управління бібліотекою  є системою, яка складається з  цілей функцій, структури та методів. До функцій управління традиційно відносяться планування, організація, регулювання, контроль. З нових можна назвати мотиваційну функцію, яка полягає в активізації поведінки членів трудового колективу (персоналу) бібліотеки шляхом стимулювання працівників до творчого, якісного виконання своїх обов'язків.

 

Основні вимоги до управління бібліотекою в наш час пов'язані  з цілеспрямованістю і системністю.

 

Діяльність сучасних бібліотек настільки складна, а  зовнішні умови змінюються так швидко, що старий стиль управління вже не дає задовільних результатів. Це стосується не тільки демократизації управління, але й управлінських стратегій в цілому. Тобто , пріоритет стосується не характеру управління, а культури управління в цілому. Сучасний стиль управління базується на застосуванні можливих засобів і підходів до управління з метою забезпечення життєдіяльності і розвитку бібліотеки.

 

В стратегічному плані  спостерігається переорієнтація управління від

структур до процесів. Успішне управління бібліотекою можливе за умови

визначення оптимального співвідношення системних параметрів.

 

В умовах формування багаторівневої структури бібліотеки акцент управління переноситься із збереження незалежності окремих підрозділів бібліотеки, бібліотек у бібліотечній системі; окремого елементу в ВСІ на посилення інтеграції для створення раціонального балансу функціонування.

 

Управління все більше орієнтується на створення умов самоорганізації  від ієрархічних структур до гнучких функціональних форм забезпечення

стабільності і розвитку, від екстенсивних форм розвитку до інтенсивних.

 

Наукова постановка організації  діяльності бібліотек потребує всебічного і системного дослідження широкого кола питань щодо функціонування, внутрішніх та зовнішніх зв'язків, інформаційних потреб, які виникають, новітніх технологій тощо. Рішення цих питань не можливе без складання вірогідних тенденцій на довгу перспективу, тобто без відповідного

прогнозу. Прогнозування - це передбачення майбутнього того чи іншого явища на основі вивчення закономірностей розвитку дійсності. Прогнозування може здійснюватися на різних рівнях : державному, регіональному, локальному, за типами і видами бібліотек, за напрямами їх діяльності. В функціональному плані прогнози можуть : 1. встановлювати можливі варіанти розвитку; 2. визначати програму можливих шляхів іметодів досягнення цілей. Матеріали прогнозів застосовуються в управлінні для розробки відповідних директивних та методичних документів, а також в процесі прийняття рішень.

 

Вирішення проблем БСІ  лежить за її межами. У кризові часи вступають у дію механізми державного управління. Складовими соціального управління є планування, розробка і реалізація комплексних заходів. При цьому характер управління і засоби його реалізації мають бути адекватними до об'єкта управління і кінцевої мети діяльності БСІ у суспільстві.

 

Головним напрямом реалізації державного управління є формування державної політики в галузі бібліотечно-інформаційного забезпечення суспільства.

 

Інформаційна політики держави - це сукупність рішень, які  затверджують у формі законодавчих актів і положень і які забезпечують гармонійний розвиток інформаційної діяльності. Головні напрями політики :

забезпечення правових засад інформаційної діяльності, створення умов для розвитку сфери /фінансування, МТБ (технічне оснащення, кадрове забезпечення тощо)/.

 

Світовий досвід свідчить, що для концентрації зусиль і проведення відповідної політики необхідно створити спеціальну структуру, хоч би і тимчасово: комітет, раду при президенті тощо. Головна вимога до цієї структури чи подібної до неї - компетентність його виконавчого складу.Головні завдання : організація національних досліджень, експертиза досліджень, визначення пріоритетних напрямів, оцінка перспектив і змісту підготовки кадрів. При цьому підпорядкування створеної структури жодному відомству виключається.