Повышение профессионального качества работы кадровой службы таможенных органов

Для того чтобы не допустить ошибки и отобрать наилучшего кандидата  на имеющуюся вакансию, необходимо пройти несколько последовательных, взаимосвязанных между собой этапов:

- предварительный отбор

- интервью

- тестирование

- проверка рекомендаций (наведение справок)

- предложение занять рабочее место

- адаптация на новом месте

Система управления персоналам представляет собой  комплекс взаимосвязанных элементов (подсистем), состоящих из органов управления, принципов, методов, форм и средств и направленных на достижение целей, стоящих перед коллективом (организацией).

Исходя  из того, что таможенная система представляет собой четко структурированную совокупность элементов (подсистем), взаимосвязанных друг с другом, то состав элементов и численность работников, их составляющих, постоянно меняется под воздействием объективных и субъективных, внешних и внутренних факторов.

Содержательная  сторона процесса управления персоналом определяется особенностями жизнедеятельности  таможенного коллектива, иерархическим, субординационным построением и  должностным положением сотрудников (служащих). Поэтому сущность деятельности по управлению персоналом выражается в достижении определенной гармонии коллектива и руководителя в процессе их взаимодействия.

Руководство персоналом в целом означает процесс  непосредственного, постоянного управления сотрудниками, государственными служащими  и работниками бюджетной сферы  и тесно связано с понятием «управление», часто понимаемым как  его синоним.

Однако  категория «управление» шире по содержанию, так как включает не только руководство  людьми, но и управление финансовыми, материально-техническими и другими  ресурсами.

Cтруктура управления персоналом в государственных организациях (учреждениях), к которым относится таможенная система, состоит из управленческих подразделений, то есть из двух основных составляющих: руководство персоналом и работа с кадрами.

Главная функция руководства персоналом состоит в повседневном, непосредственном управлении (руководстве) людьми в процессе их деятельности.

Основной  функцией работы кадровой службы является обеспечение и поддержание оптимального количества работников необходимой  квалификации в соответствии с потребностями системы (организации).

Особенностями работы с кадрами являются: непостоянство (эпизодичность, фрагментарность) работы с каждым сотрудником, вспомогательный характер деятельности (подбор, обучение, продвижение, увольнение), ограниченность властных полномочий по сравнению с непосредственными руководителями.

А к  особенностям руководства персоналом относятся непосредственное постоянное общение с работниками в процессе деятельности, основополагающий характер управленческих функций, направленных на реализацию целей, больший объем властных полномочий, чем у функциональных руководителей.

Объектом  управления персоналом являются все  исполнители управленческих решений: персонал организации (подразделения), отдельные работники.

Субъекты  управления персоналом – это специалисты, работники кадровой службы, руководители всех уровней, выполняющие функции управления по отношению к подчиненным.

Объективной основой требований к системе  и технологии управления персоналом таможенного органа являются не только общие законы и закономерности теории управления, но и закономерности, присущие этому процессу. Система управления персоналом должна соответствовать целям, особенностям, состоянию и тенденциям развития таможенной службы.

Необходимо учитывать  все возможные взаимосвязи внутри системы управления персоналом, между  её подсистемами и элементами, между  системой управления персоналом и системой управления таможенным органом в  целом, а также таможенным органом  и внешней средой. Необходимость пропорционального совершенствования всех подсистем и элементов системы управления персоналом для недопущения и исключения диспропорций в целостной системе управления. На всех уровнях и во всех частях должна быть пропорциональность системы управления. Соотношение численности работников системы управления персоналом и количественного состава таможенных органов в целом должно носить оптимальный характер, а число ступеней управления персоналом должно быть минимальным, так как эффективность системы управления персоналом напрямую зависит от количества уровней управления. На разных ступенях управления должно происходить возрастание роли одних и снижение других функций управления персоналом и изменение их содержания в связи с развитием и совершенствованием таможенной службы. Закономерности управления персоналом взаимодействуют, влияют друг на друга и повышают результативность всего процесса управления персоналом.

К методам  и средствам управления персоналом относят:

- Мотивацию, которая включает меры морального и материального поощрения, обогащение содержания труда, повышение интереса к работе, систематическое повышение квалификации, планирование карьеры;

- Убеждение, в основе которого лежат педагогические меры разъяснительной и воспитательной работы, стимулирующие личный вклад в достижение общей цели коллектива;

- Принуждение, при котором используют властные полномочия, применение негативных санкций (наказание);

- Обеспечение взаимодействия, средствами которого  являются четкое распределение прав и обязанностей, полномочий и ответственности; обеспечение своевременной и достаточной информацией; координация деятельности, обеспечивающая слаженную работу всех сотрудников;

- Устранение конфликтных ситуаций, то есть регулирование трудовых отношений между администрацией и сотрудником, между работниками; улучшение морально-психологического климата, условий труда, стиля руководства;

- Индивидуальный подход - учет половозрастных, психофизиологических особенностей, образовательного уровня, стажа, опыта, профессиональных и личностных качеств сотрудников, поощрение инициативы, творческого развития.

Система управления персоналом таможенного  органа включает подсистему линейного  руководства и функциональные подсистемы.

К подсистеме линейного руководства относят  управление таможенным органом и управление отдельными функциональными подразделениями. Ее функции выполняют: руководитель таможенного органа, его заместители, руководители функциональных подразделений и их заместители.

В подсистему функционального руководства входят множество подсистем, которые перечислены ниже.  

Управление отбором  и учетом персонала включает организацию  собеседования, оценки, отбора и приёма персонала, а также перемещение, поощрение и увольнение  персонала; профессиональную ориентацию и организацию рационального использования персонала и документационное обеспечение системы управления персоналом.

В управление развитием  персонала входит  обучение, переподготовка и повышение квалификации, введение  в должность и адаптация новых работников, оценка кандидатов на вакантную должность, реализация деловой  карьеры и служебно-профессиональное  продвижение, организация  работы с кадровым ресурсом.

Управление  трудовыми отношениями включает анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений, анализ и руководство отношений руководства, управление производственными конфликтами и стрессами,  социально-психологическая диагностика.

Разработка  форм морального поощрения персонала  и организация нормативно-методического  обеспечения системы управления персоналом входят в состав управления мотивацией поведения персонала.

Управление  социальным развитием подразделяется на организацию жилищно-бытового обслуживания, развитие культуры и физического воспитания, обеспечение охраны здоровья и отдыха, управление социальными конфликтами и стрессами.

В правовое обеспечение системы управления персоналом входят правовое регулирование  трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управлению персоналом, консультирование по юридическим вопросам.

Информационное  обеспечение системы управления персоналом состоит из ведения статистики персонала, информационного и технического обеспечения  системы управления персоналом, организацию работы средств массовой информации таможенного органа.

Технология управления персоналом

Нормативно-правовой основой управленческой деятельности являются следующие документы: Таможенный кодекс РФ, закон «О службе в таможенных органах Российской Федерации», положение о ФТС России, положение о РТУ, положение о таможне, положение о структурных и функциональных подразделениях,  правовые акты трудового, административного, уголовного и других законодательств. Они  устанавливают иерархическую структуру управления и руководства, определяют характер и содержание взаимоотношений объектов и субъектов управления.  

К нормативно-регламентирующим документам относятся: типовые тарифно-квалификационные требования, положения о руководителях различных уровней, должностной регламент, нормативы численности, времени труда и отдыха, правила внутреннего распорядка, регламентация определенных технологических операций и работы с документами. Данные документы четко разграничивают права, обязанности и ответственность руководителей и подчиненных с учетом особенностей их деятельности и в соответствии с занимаемой должностью.

В технологию управления входят должностной регламент  и аттестация сотрудников таможенных органов.

Профессиональная  служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом (ч. 1 ст. 47 Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2004. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Должностной регламент - акт, издаваемый для регулирования  профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, утверждаемый представителем нанимателя и являющийся составной частью административного регламента таможенного органа.

Должностной регламент является основным организационно-нормативным  документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного гражданского служащего таможенного органа при осуществлении им профессиональной деятельности согласно занимаемой должности. Он разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретный таможенный орган, в соответствии с его штатным расписанием на основании требований Федерального закона, Трудового кодекса Российской Федерации, Таможенного кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», правовых актов ФТС России.

Должностной регламент составляется по каждой должности  гражданской службы таможенного  органа и носит обезличенный характер.

При заключении служебного контракта, перемещении  на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей иной должности гражданский служащий таможенного органа обязан ознакомиться с должностным регламентом по соответствующей должности гражданской службы под роспись. Целями  разработки должностных регламентов  государственных гражданских служащих являются:

- создание организационно-нормативной основы служебной деятельности гражданских служащих;

- повышение ответственности гражданских служащих за результаты их служебной деятельности, осуществляемой на основании служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должностей государственной гражданской службы РФ;

- обеспечение объективности при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.

Для определения уровня профессиональной подготовки сотрудников таможенных органов, объективной оценки служебной  и профессиональной деятельности сотрудника и определения соответствия сотрудника занимаемой должности используют аттестацию сотрудников таможенных органов. Порядок проведения аттестации сотрудников таможенных органов РФ определен в соответствии с Положением о порядке проведения аттестации сотрудников таможенных органов Российской Федерации, разработанным в соответствии со статьями 47 и 56 Федерального закона от 21.07.1997 № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» и утвержденным приказом ГТК России от 29.10.2003 № 1215.

Очередная аттестация сотрудников таможенных органов Российской Федерации при рассмотрении вопроса о соответствии занимаемой должности проводится не чаще одного раза в два года, но не реже одного раза в четыре года. Досрочная аттестация сотрудника может быть проведена на основании приказа начальника таможенного органа по согласованию с начальником вышестоящего таможенного органа.

Далее рассмотрим виды технологий управления. В руководстве персоналом, в работе кадровых служб сложились следующие виды технологий управления:

- многозвенные - последовательное  выполнение серий взаимосвязанных  задач, требующих принятия управленческих  решений на каждом этапе трудовой деятельности работника (прием, подготовка, адаптация, передвижение, увольнение);